¿Cómo redactar un informe resumen de trabajo?
1. Los principales tipos y contenidos de los informes de resumen de trabajo
El propósito de los informes de resumen de trabajo es resumir y analizar el trabajo de un proyecto, un equipo, un departamento o incluso un empresa durante un período de tiempo. Un informe de trabajo debe proporcionar información clara y específica. El contenido del resumen del trabajo se divide principalmente en: título, resumen, texto principal (incluido: progreso del trabajo reciente, problemas principales, medidas de mejora), etc.
2. El proceso de redacción de un informe resumido de trabajo
(1) Esté completamente preparado
1. Investigue el sistema de informes de trabajo de la empresa
Algunas empresas tienen requisitos y formatos para redactar informes de trabajo en sus sistemas de documentos internos o buzones de correo. Incluso si no, aún necesita comprender los requisitos básicos para redactar informes de trabajo en este departamento y puesto en el futuro cercano. Esto es para garantizar que el informe de trabajo tenga especificaciones básicas y referencias de formato.
2. Recopilar materiales y datos para redactar un informe de trabajo.
Un informe profesional y detallado requiere análisis tanto de texto como de datos, por lo que antes de redactar el informe es necesario recopilar materiales y datos. Si es el director general de un departamento, debe recopilar informes de trabajo de varios equipos del departamento, analizarlos y resumirlos.
㈡Informe general
1. Preste atención al costo y al cronograma
No importa en qué proyecto esté trabajando, necesita saber qué quiere su supervisor de su empresa. informe Comprender el cronograma, el presupuesto y la puntualidad del proyecto. Para resumir tu informe, puedes comenzar recopilando información sobre el estado actual de los proyectos de trabajo, y también prestar atención a si los proyectos que estás dando seguimiento van por el camino correcto. Si hay algunos problemas, es necesario solucionarlos.
2. Descubrir problemas y proponer soluciones.
Afrontar los problemas en el trabajo. Si encuentra que los proyectos o elementos de trabajo que está dando seguimiento tienen problemas como presupuestos lentos y cronogramas lentos, no debe evitarlos y expresarlos claramente en sus informes de trabajo. Si se evita, puede causar problemas mayores en el futuro. El enfoque correcto es pensar en mejorar estos problemas y en qué otras buenas formas existen.
Por ejemplo, el objetivo de su proyecto es fabricar y transportar 1.000 camisetas, entonces el coste debe controlarse en 1.000 yuanes. Si ahora solo estás produciendo 300 camisetas, pero el costo total ha superado los 500 yuanes, debes prestar atención a lo que salió mal. Por ejemplo, si su proyecto tiene un retraso de 2 días, también debe mencionar en su informe qué causó que el cronograma se adelantara.
Aportar opiniones y sugerencias viables sobre los problemas que surjan. Por ejemplo, el proyecto de producción de camisetas mencionado anteriormente se adelantó dos días sobre lo previsto, pero superó el presupuesto. Entonces es necesario encontrar formas de mejorar la eficiencia de la producción y acelerarla.
Organizar eficazmente el contenido de los informes
1. Borrar títulos para informes y correos electrónicos.
Asigne un título a su informe. Comience su informe escrito con un breve título resumido y una fecha. Mantenga el informe breve para que no sea necesaria una página de título separada.
Al mismo tiempo, configure el título del correo electrónico. Generalmente, una vez completado el informe, debe enviar un correo electrónico a su jefe, por lo que es mejor formular un título claro y conciso en el correo electrónico para que el destinatario pueda comprender el contenido del informe de un vistazo.
Por ejemplo, el título del correo electrónico se puede escribir como "Informe de envío de junio de 2017+0 de David. Al mismo tiempo, preste atención al análisis estadístico de los datos del informe y proporcione un límite de tiempo claro". Si su empresa tiene un formato de informe o un archivo adjunto establecido, también debe utilizarlo.
2. Resumen general
Al principio debe haber un resumen general del informe que enumere claramente los puntos clave del trabajo y explique simplemente cómo avanza el proyecto según presupuesto y cronograma de.
Asegúrese de que su jefe pueda captar la información clave del informe dentro del primer minuto de leerlo. Por ejemplo, podría comenzar su informe diciendo: "El proyecto de transporte de Parker está muy por delante de lo previsto". Otro ejemplo: "Gastamos más del 50 por ciento de nuestro presupuesto, pero sólo producimos el 30% de nuestra producción planificada". Acelerar la eficiencia de la producción conduce a reducir los costos generales".
3. Describe la información clave en detalle
Para proyectos o elementos de trabajo clave, asegúrate de proporcionar los detalles más relevantes, enumera los logros clave hasta la fecha y céntrate en los hitos y los datos clave. . Deja que hablen los resultados, no el proceso.
Por ejemplo, evite describir la situación laboral de esta manera: "Los dos supervisores del equipo, Xiao Zhang y Xiao Wang, trabajan muy duro. Xiao Zhang suele llegar a la oficina muy temprano y Xiao Wang está a menudo son los últimos en salir del trabajo. Su trabajo garantiza que el proyecto pueda seguir el ritmo del progreso esperado".
En su lugar, enfatice los datos clave: "El progreso del proyecto seguido por el equipo está adelantado en un 20%. del horario, gracias a los dos supervisores (Xiao Zhang y Xiao Wang) trabajan duro durante 2 horas extra todos los días".
4. Organiza la información y ajusta el estilo de redacción
Al organizar estos detalles, puedes ajustar el formato del informe según el estilo de redacción que prefiera tu jefe. Si no está seguro del estilo de su jefe, intente extraer los puntos clave y ordenar la estructura lógica del artículo.
Por ejemplo, a tu jefe le gustan las expresiones gráficas. Puedes hacer tres gráficos: progreso actual, problemas existentes y soluciones.
Y si a tu jefe le gusta la expresión narrativa cronológica, puedes organizar tu artículo así:
Progreso del trabajo esta semana: 1, 2, 3,...
Problemas existentes: 1, 2, 3,...
Solución: 1, 2, 3,...
Aprende a componer, tu superior La información o los datos clave deben ser visto intuitivamente. Si hay unos pocos párrafos, el informe será muy extenso y será difícil identificar la información clave. Una segmentación clara mediante símbolos de formato o símbolos numéricos ayudará a sus superiores a leer su informe de forma rápida e intuitiva.
5. Expresión visual adecuada.
Si es necesario, aprende a utilizar gráficos para expresar las cosas de forma intuitiva. Utilice gráficos para expresar el progreso del proyecto y la ejecución del presupuesto, lo cual es intuitivo y efectivo. Por ejemplo, si el trabajo avanza sin problemas, puede mostrar un símbolo de luz verde en la ubicación del plan del proyecto. Si el trabajo está retrasado, puede hacer clic en el símbolo de luz amarilla en la ubicación del plan del proyecto.
6. Informes de revisión e inspección
Antes de enviar el informe a tu superior, deberás revisarlo y editarlo. No confíe únicamente en las revisiones electrónicas de ortografía y gramática. Debe verificar cuidadosamente todos los errores posibles (como adverbios y adjetivos innecesarios) para asegurarse de que el informe sea conciso y esté libre de errores de bajo nivel.
Por ejemplo, evite decir: "Los resultados de ventas de agosto fueron muy sólidos, nuestros mejores resultados en lo que va del año, gracias a los extraordinarios esfuerzos de Xiao Zhang y Xiao Wang". El mismo mensaje se puede expresar de una manera más concisa: "Agosto tiene las mejores ventas, gracias a Xiao Zhang y Xiao Wang por su arduo trabajo".
7.
Informe al menos una vez al mes a menos que se indique lo contrario. Generalmente, las empresas exigirán una frecuencia de presentación de informes laborales. La frecuencia adecuada es al menos una vez al mes. Sin embargo, si su jefe exige una frecuencia más corta, como una vez a la semana, deberá cumplirla estrictamente.
3. Tres principios para redactar un buen informe de trabajo
1. Formato estándar, sin errores de bajo nivel
Este es el requisito básico para un informe de trabajo. . Generalmente, las empresas tendrán una plantilla de informe de trabajo estándar y el formato específico requiere que usted consulte ella al escribir. Incluso si no existe una plantilla a la que consultar, aún puede buscar resúmenes de trabajo escritos por superiores o colegas con experiencia como referencia.
2. La expresión estructurada es muy importante
Los informes deben presentarse de forma estructurada. ¿Cómo construir?
Desde una perspectiva de estructura vertical, cada grupo de puntos de vista es un resumen del siguiente punto de vista. Por ejemplo, al resumir los problemas de un proyecto, puede agruparlos en motivos internos y motivos externos, y agregar los siguientes argumentos por motivos internos y motivos externos. Por ejemplo, los motivos internos se resumen en tres puntos: cotización, informe de due diligence, condiciones del préstamo, etc. Y las razones externas se resumen en dos puntos: competencia entre pares y actitud de cooperación con el cliente.
Esto no solo asegura la exhaustividad de la estructura vertical, sino que también asegura que cada punto de vista en cada grupo no se superponga. Hay un cierto orden lógico en la estructura horizontal, formando una estructura rigurosa.
3. Comentarios de seguimiento después de completar el informe
Una vez completado el informe, debe enviarse al líder y a los colegas relevantes. Más importante aún, se menciona la siguiente etapa del trabajo. en el informe se debe realizar seguimiento y retroalimentación.
¿A qué crees que se debe prestar atención a la hora de redactar un informe resumen de trabajo? No dude en compartir sus puntos de vista en el área de comentarios.
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