Cuando el director está en una reunión, alguien siempre responde a mensajes de texto y llamadas telefónicas, preguntando qué debe hacer el director de la oficina si el estrés falla.

Establecer un sistema de castigo. Si se deducen salarios por contestar llamadas telefónicas durante las reuniones, se deben establecer reglas. Sin embargo, si los empleados tienen asuntos particularmente urgentes, se pueden tratar según corresponda.

Antes de que comience la reunión, recuerde a los asistentes que sus teléfonos deben estar configurados en modo vibración o silencio. Durante la reunión siempre había gente entrando y saliendo, contestando el teléfono o susurrando, lo que afectaba el normal desarrollo de la reunión. El anfitrión debe recordárselo y ocuparse de ello con prontitud para mantener el orden de la reunión.

Datos ampliados

Aprende a controlar diversas situaciones en la reunión.

1. Controlar el tiempo de la reunión. El tiempo total de la reunión es limitado. Una discusión suele durar 2 horas. Algunos departamentos tienen un acalorado debate sobre un determinado tema en el trabajo y el moderador no puede dejarlo pasar. Para los temas que no se puedan resolver durante la reunión, se deben mantener registros y se deben organizar grupos relevantes para realizar investigaciones y debates especiales después de la reunión.

2. Evite la "procrastinación". La reunión terminó temprano y el contenido de la reunión básicamente quedó terminado. En este momento, el anfitrión de la reunión puede improvisar y permitir que los participantes en el lugar se comuniquen entre sí y discutan temas no resueltos. Cuando la reunión llega a su fin y los temas de la reunión quedan sin terminar, el moderador puede recordar a los oradores que simplifiquen y acorten el contenido de la reunión tanto como sea posible para evitar "retrasar la reunión".