Cómo utilizar Lotus Notes para aumentar la productividad
De /lotus/notes-tips/
Como plataforma de colaboración de nueva generación, Lotus Notes no solo tiene la función de correo electrónico, sino También proporciona bases de datos de documentos avanzadas, ofimática, servicios web y entornos de desarrollo. Se han agregado algunas funciones nuevas fáciles de usar a Notes 85. Este artículo presenta principalmente algunas técnicas comunes para tomar notas y soluciones a problemas comunes, que pueden ayudarlo a utilizar mejor las notas para administrar su trabajo diario y mejorar la eficiencia del trabajo.
Desarrolle e implemente su próxima aplicación en la plataforma en la nube IBM Bluemix.
Comience su prueba gratuita ahora.
Utiliza Notas para gestionar mejor tus correos electrónicos diarios.
El correo electrónico es una herramienta indispensable en nuestro trabajo diario. Dominar las habilidades de uso del correo electrónico de Notes puede ayudarlo a obtener información clave del correo electrónico de manera eficiente y procesarlos de manera específica.
Establecer reglas de correo electrónico
Abra la base de datos de correo electrónico, como se muestra en la Figura 1, seleccione Más reglas de correo electrónico. Luego haga clic en Nueva regla, como se muestra en la Figura 2, donde puede establecer varias reglas para administrar el correo. Según el remitente, título, importancia, etc. , se colocan diferentes correos electrónicos en diferentes carpetas y los correos electrónicos no deseados se pueden filtrar directamente como spam.
Figura 1. Configurar reglas de correo electrónico (ver imagen más grande)
Figura 1. Establecer reglas de correo electrónico
Figura 2. Cree una nueva regla de correo electrónico (ver imagen más grande)
Figura 2. Cree nuevas reglas de correo electrónico
Establezca recordatorios de correo electrónico importantes
Abra Archivo-Preferencias-Correo (Figura 3), puede configurar los correos electrónicos enviados por las personas que le importan. Fondo y color de fuente. Mientras estas personas envíen correos electrónicos, serán fácilmente notadas.
Figura 3. Establece el color de fondo y fuente del mensaje (ver imagen grande)
Figura 3. Establezca el fondo y el color de fuente de los correos electrónicos
Haga una copia de seguridad de los correos electrónicos
Cuando el volumen de correo electrónico exceda la capacidad del servidor de correo especificado, recibirá un mensaje de advertencia. Seleccione Configuración de archivo para establecer las reglas para la copia de seguridad del correo electrónico y transferir algunos correos electrónicos en el buzón a otra carpeta especificada localmente (Figura 4). Cuando necesite hacer una copia de seguridad de su correo, puede seleccionar una regla para realizarla. También puede establecer un cronograma en la configuración de archivo para iniciar las operaciones de copia de seguridad a intervalos regulares. Para los correos electrónicos de respaldo, puede encontrar fácilmente esta parte de sus correos electrónicos de respaldo en Ver Archivo.
Figura 4. Copia de seguridad de correos electrónicos (ver imagen más grande)
Figura 4. Realizar una copia de seguridad de los correos electrónicos
Configurar recibos de correo electrónico
Si está interesado en algunos correos electrónicos importantes y desea confirmar si la otra parte los ha recibido. Al crear un nuevo correo electrónico, puede hacer clic en "Opciones de envío" y marcar "Acuse de recibo" aquí. De esta forma, si la otra persona recibe el correo electrónico, tú podrás recibir un recibo.
Figura 5. Configurar recibos por correo electrónico (ver imagen más grande)
Figura 5. Configura recibos por correo electrónico
Fuera de la oficina
Cuando estés de vacaciones, puedes establecer una configuración Fuera de la oficina en tu correo electrónico. De esta forma, durante tus vacaciones, tu buzón responderá automáticamente al remitente con un mensaje de "fuera de la oficina", para no retrasar cosas importantes.
Figura 6. Configuración fuera de la oficina (ver imagen más grande)
Figura 6. Salir de la oficina
Guardar material de oficina
Si necesita enviar correos electrónicos básicamente con el mismo título, formato y destinatarios, puede utilizar la función Guardar como estático de Notas. Cree un nuevo correo electrónico e ingrese la información que necesita, destinatarios, título, contenido del correo electrónico, etc. y seleccione "Más-Guardar como estático" (Figura 7). Si desea enviar un correo electrónico con contenido similar en el futuro, puede ir a la herramienta del buzón - Membrete (como se muestra en la Figura 8) para encontrar el correo electrónico guardado. Basado en esta plantilla, puedes enviarlo con ligeras modificaciones sin tener que recuperar el correo electrónico original para copiarlo y pegarlo.
Figura 7.
Guardar como estático (ver imagen más grande)
Figura 7. Guardar como estático
Figura 8. Herramientas - Estático (ver imagen grande)
Figura 8. Herramientas: estáticas
Volver al principio
Utilice Notes para administrar mejor la base de datos de documentos
Notes proporciona potentes funciones de bases de datos de documentos. Usar Notes para administrar datos cómodamente puede mejorar enormemente la eficiencia del trabajo.
Crear marcadores
Al crear marcadores, puede agregar documentos y bases de datos de uso frecuente a favoritos u otros marcadores para facilitar la búsqueda (Figura 9).
Figura 9. Crear un marcador (ver imagen grande)
Figura 9. Crear marcadores
Encuentre rápidamente bases de datos en el espacio de trabajo
Método 1: clasifique y administre el trabajo no utilizado estableciendo múltiples páginas del espacio de trabajo, como trabajo, estudio y pruebas... Poniendo algunas relacionadas Las bases de datos en una página pueden facilitar las búsquedas en las bases de datos (Figura 10).
Figura 10. Configurar la página del espacio de trabajo
Figura 10. Configure la página del espacio de trabajo
Método 2: cuando hay varias bases de datos en el espacio de trabajo, puede ingresar la palabra clave de la base de datos que desea buscar en OpenList, de modo que todas las bases de datos que contengan la palabra clave estarán en OpenList Listed (Figura 11).
Figura 11. Busque la base de datos en OpenList.
Figura 11. Busque la base de datos en OpenList.
Método 3: También puede utilizar CTRL F para buscar palabras clave en la página del espacio de trabajo para encontrar la base de datos. Ctrl F no se limita a la página actual del espacio de trabajo, sino que recorrerá todos los nombres de las bases de datos en el. espacio de trabajo.
Crear una prueba privada
A veces las vistas existentes en la base de datos no satisfacen tus necesidades. Puede personalizar la vista que desee creando una vista privada en el menú Crear. Una forma más sencilla es copiar el diseño basándose en una vista existente y hacer clic en Guardar y personalizar (Figura 12). Luego defina las condiciones de selección según sus propias necesidades en la interfaz de diseño, agregue columnas o ajuste columnas. Esta sencilla vista privada se puede diseñar fácilmente incluso si no está familiarizado con el lenguaje de scripting de Lotus. Para usuarios avanzados, también es posible crear las vistas necesarias mediante fórmulas y lenguaje de programación Lotus.
Figura 12. Crear un intento privado
Figura 12. Crear un intento privado
Técnica de Separación
Cuando trabajamos desde casa, muchas veces nos encontramos con que la apertura de bases de datos o documentos es muy lenta. En este caso, podemos copiar bases de datos de uso común al área local mediante copia, abra Archivo-Copiar-Nueva copia para obtener el cuadro de diálogo en la Figura 13. De esta manera, cuando la red es deficiente o está desconectada, podemos trabajar primero en la base de datos local y luego copiar los datos locales al servidor cuando la red está conectada. Hay muchas configuraciones al copiar. Por ejemplo, puede optar por copiar sólo algunas vistas o documentos para reducir el espacio. Haga clic en "Más configuraciones" en el cuadro de diálogo para ingresar a la página de configuración (como se muestra en la Figura 14).
Figura 13. Crea una copia
Figura 13. Crea una copia
Figura 14. Copiar configuración
Figura 14. Copiar configuración
Página de inicio
Crear una página de inicio también puede aportar comodidad a su trabajo. La página de inicio predeterminada de Notes solo proporciona algunas claves de inicio, como correo/calendario/contactos. Como se muestra en la Figura 15. Haga clic en la flecha junto a "Haga clic aquí para ver las opciones de la página de inicio" y verá una lista desplegable que ofrece varios estilos de página de inicio. Uno de los que se utiliza comúnmente aquí es "mi trabajo" (Figura 16). Puede configurar todas las bases de datos que utiliza con frecuencia en mi página de inicio de trabajo, como correo electrónico, calendario, Teamroom e incluso páginas web. Haga clic en "Editar esta página (Figura 17)" en la esquina superior derecha de la página de inicio de Mi trabajo y aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de página", donde podrá diseñar la página de inicio que desee bajo la plantilla "Mi trabajo".
La Figura 18 es una forma de configurar la página de inicio de mi trabajo para que la mayor parte de su trabajo se pueda realizar en la página de inicio. Por supuesto, también puedes crear una nueva página de inicio sin depender de plantillas existentes y diseñarla exactamente según tus propias ideas.
Figura 15. Página de inicio predeterminada de Notes
Figura 15. Página de inicio predeterminada de Notes
Figura 16. Seleccione Inicio (ver imagen más grande).
Figura 16. Seleccione Página de inicio
Figura 17. Establecer la página de inicio (ver imagen grande)
Figura 17. Configuración de la página de inicio
Figura 18. Página de inicio de mi trabajo (ver imagen más grande)
Figura 18. Mi página de inicio de trabajo
* * *Disfrute de la información de conexión del servidor Domino.
Abra la base de datos de contactos, seleccione Conexión avanzada y podrá * * * disfrutar de la información de conexión del servidor Domino a través de la importación/exportación de archivos. Para los empleados nuevos, los empleados antiguos a menudo importan su información de conexión en un archivo. Al importar este archivo, los empleados nuevos pueden obtener la información de conexión de los servidores relevantes. Si tiene varias computadoras, también puede copiar la información de conexión mediante este método.
Figura 19. Importar y exportar conexiones (ver imagen más grande)
Figura 19. Importación y exportación de conexiones
Utilice la tecla Ctrl para cambiar de vista.
Cuando selecciona un documento, mantiene presionada la tecla Ctrl y luego cambia de vista (por ejemplo, de por autor a por categoría), el foco de la vista cambiada seguirá estando en el documento seleccionado. Comparando la Figura 20 y la Figura 21, podemos ver que el foco de la vista está en el documento "test3" antes y después del cambio.
Figura 20. Utilice la tecla Ctrl para cambiar de vista: la vista antes de cambiar (ver imagen grande)
Figura 20. Utilice la tecla Ctrl para cambiar de vista: la vista antes de cambiar.
Figura 21. Utilice la tecla Ctrl para cambiar de vista: la vista cambiada (ver imagen grande).
Figura 21. Utilice Ctrl para cambiar de vista: vistas cambiadas.
Compresión de bases de datos
Muchas personas pueden tener este problema. Aunque se ha borrado la base de datos de su buzón, el sistema todavía indica que no hay espacio suficiente. Esto se debe a que la base de datos Lotus es una base de datos de documentos típica y ocupará mucho espacio en el disco duro después de un uso prolongado, por lo que debemos comprimir la base de datos con frecuencia. El método de compresión comúnmente utilizado es hacer clic en Archivo-Aplicación-Propiedades (Figura 22) con el mouse, hacer clic en el segundo botón de propiedades en el cuadro de diálogo y luego hacer clic en el botón "Comprimir". Puede consultar las propiedades de su base de datos y, si la utilización es inferior a 70, compactarla. El "porcentaje utilizado" aquí se refiere a la cantidad de espacio de su base de datos existente que se utiliza, no a la cantidad de espacio que ha utilizado, por lo que cuanto mayor sea el porcentaje aquí, mejor, no menor.
Figura 22. Compresión de base de datos (ver imagen grande)
Figura 22. Compresión de bases de datos
Uso de la función de arrastre de notas
Notes siempre ha admitido el arrastre de documentos y enlaces de bases de datos y, desde 1985, también admite el arrastre de campos de texto y campos de nombres. Al arrastrar, puede arrastrar fácilmente el contacto del mismo tiempo a la lista de destinatarios y también puede arrastrar al remitente a la lista de contactos del mismo tiempo (Figura 23).
Figura 23. Arrastre el contacto de Samtime como destinatario (ver imagen más grande)
Figura 23. Arrastre el contacto de Samtime a la ubicación del destinatario
Volver al principio
Utilice las preferencias con prudencia
Abra Archivo-Preferencias, podrá ver muchas funciones. Se puede configurar. aquí.
Establecer la configuración básica del cliente Notes.
1) Configurar el guardado automático.
En la página de configuración básica del cliente Notes, marque el elemento Autoguardado. Notes guarda automáticamente los documentos con regularidad para evitar que se cierre accidentalmente mientras se editan documentos y se pierdan datos no guardados.
Figura 24. Configuración básica del cliente Notes: guardado automático
Figura 24.
Configuración del cliente Basic Notes - guardado automático
2) Marcar el correo electrónico seleccionado.
Marque "Mostrar marcas de verificación en los márgenes de los documentos seleccionados", como se muestra en la Figura 24. De esta manera, los correos electrónicos seleccionados con espacios se marcarán con "√", lo que hace que sea muy conveniente seleccionar varios correos electrónicos. Como se muestra en la Figura 25.
Figura 25. Marcado de correos electrónicos
Figura 25. Marcar mensajes
Establecer ventanas y temas
1) Usar el modo de documento agrupado.
Si hay demasiados documentos y bases de datos abiertos, puede optar por utilizar el modo Agrupar documentos para agrupar documentos de la misma base de datos en una pestaña (como se muestra en la Figura 26).
Figura 26. Windows y temas (ver imagen más grande)
Figura 26. Ventana y Tema
2) Heredar el tema del sistema operativo
Si desea que Notes tenga una apariencia personalizada en el sistema operativo, puede cambiar el elemento del tema y configurarlo en el tema del sistema operativo. De esta manera, puedes cambiar las notas para darle un aspecto hermoso según tus preferencias personales, que puede ser verde, azul, rosa,... Esta característica es una nueva característica de Notas en la versión 8.5. Aquí te sugiero que cambies tu sistema operativo y notas a cuero verde para ayudar a aliviar la fatiga visual. La Figura 27 muestra Notas después de configurar el modo "Documento de grupo" y heredar la apariencia del sistema operativo.
Figura 27 ventana y tema (ver imagen grande)
Figura 27 ventana y tema
Establecer fuente y color
En "Fuente y Página de color, puede establecer el tamaño de fuente, por ejemplo, agrandando la fuente para que sea más cómoda para las personas. También puedes configurar la fuente y el color de los mensajes no leídos. De forma predeterminada, los mensajes no leídos se muestran en negrita y en negrita. Si alguien piensa que esto no es obvio, puede configurar sus mensajes no leídos en rojo aquí para llamar la atención sobre ellos. Estas dos características también son nuevas en Notes 85.
Figura 28. Fuentes y colores
Figura 28. Fuentes y colores
Volver al inicio
Utilice las teclas de método abreviado de Notas con prudencia
Hay muchas teclas de método abreviado en las notas que son útiles pero que pueden pasarse por alto. Éstos son algunos de ellos.
flecha Ctrl
Seleccione una o más filas de la tabla, mantenga presionada la tecla Ctrl y luego presione las teclas de flecha arriba y abajo para mover fácilmente el orden de las filas en la tabla. mesa.
Etiquetas
Si desea explorar rápidamente documentos no leídos en la vista de base de datos, simplemente presione la tecla Tab para saltar al siguiente documento no leído.
Alt Enter
Alt Enter se utiliza para llamar a propiedades como base de datos/documento/texto.
Insertar
La tecla Insertar se utiliza para cambiar el estado leído/no leído de un documento.
El segundo hijo
F2 y Shift F2 se utilizan para aumentar y disminuir las fuentes respectivamente.
F8
F8 y Shift F8 se utilizan para agregar y reducir párrafos respectivamente.
F9
F9 se puede utilizar no solo para actualizar la vista, sino también para actualizar el documento en la última nota.
Ctrl F8
Cuando tus notas tienen muchas ventanas abiertas, puedes cambiar de pestaña fácilmente presionando Ctrl F8.
Ctrl Shift L
Ctrl Shift L puede obtener la mayoría de las teclas de acceso directo (Figura 29).
Figura 29. Lista de teclas de método abreviado (ver imagen más grande)
Figura 29. Lista de teclas de método abreviado
Volver al inicio
Lista de preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo eliminar filas o columnas en una tabla?
Cuando hay celdas fusionadas en la tabla, eliminar filas o columnas provocará un error. En este punto, debes dividir las celdas antes de eliminarlas. Haga clic derecho y seleccione Dividir celdas.
Notes se cierra de forma anormal durante el uso. ¿Cómo vuelvo a ejecutar Notes?
Procesos relacionados con Kill Notes.
Notes tiene los siguientes procesos principales en plataformas Windows, Linux y MAC:
windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe
Linux: notes2, lnotes, taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave, Sametime_idlemo
MAC: notes, notesmm
¿Por qué no puedo encontrar algunos menús?
Comprueba si el menú "Ver-Avanzado" está seleccionado.
Figura 30. Menú avanzado (ver imagen más grande)
Figura 30. Menú avanzado
¿Por qué no puedo enviar un correo electrónico cuando respondo al grupo de correo electrónico?
Debido a que el grupo de correo al que está respondiendo está en el nombre.nsf del servidor, debe copiar la información de la dirección de este grupo de correo al nombre.nsf local antes de poder usarlo.
Quiero reinstalar Notes en otra máquina. ¿Qué datos importantes deben guardarse?
Es necesario guardar los siguientes datos:
Propósito del directorio de archivos
Bookmark.nsfnotes \ data guarda los datos de los marcadores y de la página de inicio.
Desktop8.ndknotes\data guarda todos los datos en el espacio de trabajo.
Nombre. nsfnotes\data almacena información de contacto, conexión de red y ubicación.
Notas. nNota\Guardar configuración de preferencias.
User.dicnotes \data Diccionario definido por el usuario.
Id Notes\Datos de tu Id. Sólo con el id puedes utilizar Notes.
Además, si crea sus propias bases de datos, incluidos correos electrónicos de respaldo y bases de datos replicadas, y las coloca en Notas\Datos, recuerde guardarlas. Pero, en general, recomendamos que esos datos no se almacenen en la unidad C.
Volver al principio
Conclusión
Este artículo presenta principalmente algunas funciones comunes en Notes desde los aspectos de administración de correo electrónico, administración de bases de datos de documentos, configuración de preferencias y accesos directos. uso de claves, etc. y consejos que le ayudarán a ser más productivo. Notes es poderoso y la cobertura de este artículo es muy limitada. Espero que más personas discutan y compartan las técnicas de uso de notas.