Cómo tomar actas de reuniones 4 formas de tomar actas de reuniones
Contenido Método 1: Prepararse con antelación 1. Comprender la política de reuniones de la empresa. 2. Prepare una plantilla con anticipación. 3. Trae tu computadora o laptop. Método 2: Tome notas durante la reunión 1. Distribuya hojas de firmas a los participantes. 2. Complete la plantilla tanto como sea posible. 3. Registre los resultados de la primera propuesta. 4. Registre otras sugerencias. 5. Escuchar los informes de los participantes y obtener copias de los informes. 6. Registre las tareas asignadas. 7. Registre las instrucciones del presidente de la reunión. 8. Las discusiones de la reunión deberán registrarse en resumen sólo cuando se solicite específicamente. 9. Clausura. Método 3: Transcribir después de la reunión 1. Transcribir lo antes posible. 2. Utilice una computadora para escribir las notas en una versión electrónica. 3. Organiza tus notas en párrafos claros. 4. Distribuir el primer borrador del acta de la reunión al personal relevante. 5. Revisar y obtener aprobación. Método 4: Usar plantillas 1. Visite el sitio web de plantillas de documentos de la conferencia. 2. Navega y compara. 3. Abra la plantilla. 4. Agregue el logotipo de la empresa y la información de derechos de autor al encabezado. 5. Cambie el título. 6. Cambie el tema de la plantilla (opcional). 7. Ajuste la estructura de la plantilla. 8. Guárdelo para usarlo en reuniones. 9. Consulta la plantilla. ¡Felicitaciones por su nuevo nombramiento como secretaria! Sin embargo, ¿sabe cómo levantar actas de reuniones y cómo prepararlas y presentarlas? Ya sea que necesite seguir las Reglas de orden de Robert, la Biblia de las actas de las reuniones o algo menos formal, debe seguir ciertos pasos.
Método 1: Prepárese con anticipación
1. Comprenda la política de reuniones de la empresa. Si los requisitos formales para las actas de las reuniones son altos, hay que preguntarse si están de acuerdo con las Reglas de Procedimiento de Robert u otras normas. Si es menos formal, debe preguntar claramente qué contenido quiere la empresa que cubra el acta de la reunión y para qué se utilizará. Como persona que toma notas, no es necesario que lea todas las Reglas de orden de Robert, pero resulta útil comprar una copia (o pedir prestada una) como referencia.
Despeja tu rol. Algunos secretarios de reuniones no participan en las discusiones de la reunión, mientras que otros toman notas y participan en las discusiones. Pase lo que pase, el trabajo central del secretario de la reunión es tomar notas y no asume el papel de anfitrión o coordinador de la reunión.
2. Prepare una plantilla con antelación. El formato de todas las actas de las reuniones es aproximadamente el mismo. Las plantillas le proporcionan una referencia conveniente. Incluya al menos lo siguiente: Tipo de reunión. ¿Reunión semanal o reunión anual? ¿Reunión pequeña o reunión especial?
Fecha, hora, ubicación. Deja un espacio para anotar la hora de inicio y finalización de la reunión.
Los nombres del presidente de la reunión, de los dirigentes y de sus secretarios o apoderados.
Disculpas a los participantes por su ausencia. Preste atención a si se alcanza el quórum de votación.
Tu firma. Como tomador de notas, deberá firmar. También es posible que se requieran firmas después de que la empresa revise las actas de la reunión.
Se puede adjuntar agenda de la reunión. Si el presidente o el coordinador de la reunión no le pide que escriba la agenda de la reunión, entonces alguien debería hacerlo. Consultar la agenda de la reunión puede resultar útil para organizar las notas.
3. Traer un ordenador o portátil. Trae el que estés acostumbrado. Si escribe actas de reuniones con frecuencia, utilice una libreta dedicada o cree una carpeta separada en su computadora. Si el acta de la última reunión no se ha enviado para su revisión, llévela consigo.
Puedes utilizar un equipo de grabación para facilitar la transcripción después de la reunión, pero la grabación no puede sustituir las notas in situ. Pida permiso a los participantes antes de grabar y no lo copie palabra por palabra al transcribirlo más adelante.
Aprender abreviaturas puede acelerar la toma de notas, pero no es necesario registrar cada frase de la reunión. Esto debería evitarse.
Si la empresa te exige hacer registros públicos, utiliza un proyector o una pizarra de presentación. La escritura no debe ser borrosa y asegúrese de poder llevarse las notas después de la reunión para su transcripción.
Método 2: Tomar notas durante la reunión
1. Distribuir hojas de firmas a los participantes. Cuando todos hayan llegado, reparta una hoja de papel y pídales que firmen con su nombre e información de contacto. Puede copiarlo en la plantilla después de la reunión o puede adjuntar este documento directamente como archivo adjunto. Este método se utiliza generalmente para reuniones grandes. Si hay muchos asistentes que no conoce, mire el plano de asientos y anote sus nombres mientras se presentan. Mantenga la lista a mano para poder consultarla en cualquier momento al tomar actas de la reunión.
2. Rellena la plantilla tanto como sea posible.
Mientras espera la reunión, complete el nombre de la empresa, la fecha, el lugar y el tipo de reunión (por ejemplo, junta directiva, comité especial, etc.). Tan pronto como comience la reunión, anote la hora de inicio. Si no tiene una plantilla, escriba esta información en la parte superior de su nota.
Si la reunión se realiza durante un período especial y tiene objetivos especiales, informe a los participantes con antelación. Después de transcribir tus notas, adjunta también objetivos especiales para la reunión.
3. Registrar los resultados de la primera propuesta. La mayoría de las reuniones comienzan con una propuesta, usemos esto como ejemplo. Asegúrese de anotar toda la información relevante sobre su propuesta: normalmente comienza con: "Propongo este plan".
El nombre del proponente.
Resultados de la encuesta. La propuesta se aprueba o la propuesta fracasa.
Si la propuesta es larga, puedes pedir que la presenten por escrito para que no quede registrada con exactitud. Si encuentra este problema con frecuencia, debe sugerir que la empresa establezca una política: las propuestas de una determinada cantidad de palabras o más deben presentarse por escrito.
Si usted redactó la agenda de esta reunión, usted es tanto el registrador como el proponente. Está bien, siempre y cuando seas objetivo al registrar tus palabras y acciones.
4. Registra otras sugerencias. Escuche atentamente todas las discusiones, pero no es necesario grabarlas a menos que se especifique lo contrario. Registre únicamente el contenido relevante para la propuesta. Cada propuesta deberá seguir estrictamente la redacción original, debiendo constar las menciones y los resultados de la votación.
Algunas propuestas requieren ser secundadas antes de votar. Si alguien dice: "Apoyo esa propuesta", escriba quién la apoyó y qué decía.
Si no sabes el nombre del proponente o necesitas que repita su propuesta, puedes preguntar cortésmente. Está bien interrumpir, lo importante es asegurar la veracidad de la información.
Si la redacción de la propuesta cambia, bastará con realizar los cambios correspondientes directamente en el expediente. A menos que el cambio viole el significado anterior y provoque una acalorada discusión, no es necesario registrar "cambiado".
5. Escuchar los informes de los participantes y obtener una copia del informe. Cuando alguien lee un informe o una noticia junto a un documento, escriba el orador y el contenido del informe. Si contiene una propuesta, regístrela de la misma manera que normalmente registraría una propuesta. Lo más práctico es pedir al relator una copia del informe después de la reunión. Tome nota durante la reunión para recordar que debe solicitar materiales relevantes después de la reunión. Después de transcribir el acta de la reunión, adjunte el informe como archivo adjunto.
Si el denunciante no proporciona una copia, averigüe cómo obtener una. Necesidad de obtener después de la reunión.
Si se trata sólo de un informe oral en lugar de la lectura de un documento, entonces sólo se requiere un resumen breve y objetivo del contenido del informe. No se requieren detalles de grabación ni redacción específica del reportero.
6. Registrar las tareas asignadas. Incluyendo tareas enviadas para la última reunión y nuevas tareas asignadas para esta reunión. ¿Alguien asignado para escribir una carta? Escriba su nombre y los requisitos de la misión. En relación con el carácter formal de la reunión, la propuesta incluye una serie de tareas. Si se trata de una reunión informal, es posible que algunas decisiones no se expresen con suficiente claridad, por lo que es necesario escuchar con atención.
Si en la reunión también se expusieron los motivos de la decisión, deberá dejar constancia de ellos de forma resumida.
7. Registre las instrucciones del presidente de la reunión. Cuando una objeción entra formalmente al proceso de discusión, se deberá dejar constancia de la objeción y sus motivos, así como de las instrucciones del presidente de la reunión. Se recomienda consultar las Reglas de orden de Robert y los estatutos de la empresa.
8. Las discusiones de la reunión deben registrarse en resumen sólo cuando se solicite específicamente. Estrictamente hablando, las actas de las reuniones registran propuestas y decisiones formales en lugar de discusiones específicas. Sin embargo, si la empresa tiene reglas especiales, documente la discusión. Documentar las discusiones objetivamente. Recuerde los puntos sustantivos en lugar de las opiniones y elimine adjetivos, adverbios y otras figuras retóricas. Apunte a la objetividad y la simplicidad.
No grabar a los oradores en la discusión. Esto es especialmente importante cuando se documenta una discusión acalorada, donde mencionar nombres puede ofender a la otra parte.
9. Registre la hora a la que finaliza la reunión. Recuerde pedirle al periodista una copia del informe o pedirle que se la envíe por correo electrónico. Escanee rápidamente las actas para ver si falta algo o no está claro. Si tienes alguna pregunta, pregúntale antes de que se vayan.
Método 3: Transcribir después de la reunión
1. Transcribir lo antes posible. Lo mejor es transcribir inmediatamente después de la reunión, cuando el recuerdo es más claro.
2. Utiliza una computadora para escribir las notas en una versión electrónica. Si la reunión se graba en una computadora, omita este paso. Luego cree un nuevo documento para transcribir las notas y abra el documento de notas a un lado como referencia.
3. Organiza tus notas en párrafos claros. Cada propuesta, decisión y solicitud es un párrafo separado. Revisa los siguientes puntos: Correcta ortografía y gramática. Puede utilizar un software de revisión ortográfica.
Objetividad. No puede contener sus propias opiniones personales. Las actas de las reuniones deben garantizar la objetividad.
Utilizar palabras de forma clara y precisa. Reemplace las palabras vagas con palabras precisas. Elimine las descripciones que califiquen.
Solo se registran acciones, no discusiones. A menos que haya solicitudes especiales.
Indicar números de página.
4. Distribuir el primer borrador del acta de la reunión al personal relevante. Según la información de contacto que se pidió a los participantes que completaran al principio, envíela a sus direcciones de correo electrónico. También debe haber información de contacto del anfitrión de la reunión.
5. Revisar y obtener aprobación. Es posible que deba leer las actas de esta reunión en voz alta en la próxima reunión para revisarlas. Si se aprueban las propuestas del acta, se aprueba el acta. Si se realizaron cambios antes de la aprobación, los cambios deben anotarse en el documento. Sin embargo, no es necesario indicar el contenido de la modificación específica.
Si alguien propone modificaciones después de la aprobación, registre el contenido de la propuesta y si fue aprobada palabra por palabra.
Método 4: Usar plantillas
1. Visite el sitio web de plantillas de documentos de la conferencia. El uso de plantillas le ayudará a mantenerse organizado y evitar errores de formato.
2. Navega y compara. Utilice la función de búsqueda del sitio para encontrar la plantilla que mejor se adapte a sus necesidades. Busque plantillas (generales o estándar) según requisitos específicos, encuentre la plantilla adecuada y haga clic en "Descargar" o "Usar". Guárdalo para asegurarte de poder encontrarlo la próxima vez.
3. Abre la plantilla. Después de descargarlo, descomprímelo y ábrelo con Microsoft Word o Exel. Para facilitar el uso y obtener mejores resultados, se recomienda utilizar la última versión de Microsoft Word. Manténgase actualizado para disfrutar de más funciones nuevas y hacer que la operación sea más conveniente.
4. Agregue el logotipo de la empresa y la información de derechos de autor al encabezado. Elimina el logo en el ejemplo, pero recuerda leer las normas de uso de la plantilla para evitar disputas legales innecesarias.
5. Cambiar el título. Elimine el texto de muestra y escriba los títulos reales de las actas de las reuniones.
6. Cambiar el tema de la plantilla (opcional). Puedes cambiar el color de la plantilla u otros temas para hacerla más profesional. Es muy simple: busque "Diseño de página", haga clic en "Color y tema" y podrá configurarlo usted mismo. Por ejemplo, elija colores que combinen con el logotipo de su empresa.
7. Ajustar la estructura de la plantilla. Algunas secciones son redundantes o faltan, o no te gusta el estilo. Ajuste según sus necesidades.
8. Guárdelo para usarlo en reuniones. Utilice Microsoft para tomar notas de las reuniones, lo cual es conveniente, rápido y más organizado. Pero también puedes imprimir la plantilla y escribir notas a mano. Preste atención a ajustar la altura de la fila para garantizar que haya suficiente espacio para completar la información.
9. Consulta la plantilla. Felicitaciones por hacer la plantilla. Tener una plantilla como referencia definitivamente mejorará la eficiencia y la precisión. No olvides escanearlo rápidamente para ver si falta algo o está oscurecido. Después de comprobar que no hay problemas, ¡estás completamente preparado!
Consejo: Transcribe notas inmediatamente después de la reunión, porque es cuando el recuerdo es más claro. Esfuércese por transmitirlo al personal relevante lo antes posible.
Siéntese cerca del moderador durante las reuniones para facilitarle la petición de información que no escuchó con claridad.
Guardar las actas de las reuniones en un lugar seguro.
Haga que los proponentes presenten sus propuestas por escrito para evitar registros inexactos.
Pregunta claramente cuando tengas preguntas y no temas interrumpir la reunión.
Las actas de las reuniones son importantes. Se guardarán y se hará referencia a ellos durante muchos años. En particular, las actas de reuniones sobre cuestiones legales también pueden afectar la reputación de las personas involucradas.
Lea parte de las Reglas de orden de Robert, especialmente la sección sobre los deberes de un secretario.
Registro en orden cronológico.
Si un tema aparece dos veces, no lo combine.
Advertencia de no registrar demasiados detalles. Incluso si le piden que grabe una discusión, trate de ser breve. Recuerde sólo los puntos importantes y evite detalles innecesarios.
Manténgase objetivo y no mezcle inferencias personales.
No grabe contenido protegido por el "Acuerdo de Confidencialidad Abogado-Cliente". Simplemente indique "Esta parte de la discusión está bajo el Acuerdo de Confidencialidad Abogado-Cliente, por lo que no será grabada".
Si lo requiere la designación Al documentar conversaciones confidenciales (por ejemplo, entre abogado y cliente), esta parte del registro debe mantenerse separada y declararse claramente en cuanto a la confidencialidad y quién tiene acceso a ella.