Cómo construir un sistema de información de gestión de archivos eficaz

Cómo construir un sistema de información de gestión de archivos eficaz

1. El papel de la construcción de un sistema de información en la gestión de archivos

1. . Construir un sistema de información para la gestión de archivos, utilizar la tecnología de la información moderna para gestionar los archivos por categoría, región, segmento y fase, y aprovechar al máximo las ventajas de la tecnología de la información, lo que favorece el logro del objetivo de construir un sistema de información para la gestión de archivos. En las empresas y unidades, el sistema de información de gestión de archivos, como nuevo método de gestión, ahorra recursos materiales y mano de obra, hace la gestión más conveniente y mejora la eficiencia de la gestión de archivos.

2. Alcanzar los objetivos de informatización del almacenamiento y automatización de la gestión. En primer lugar, realiza la automatización de la catalogación, organiza y categoriza archivos y optimiza el sistema de gestión de archivos. En segundo lugar, la información de archivo y las estadísticas de documentos están más automatizadas. La tecnología informática puede contar con precisión y rapidez diversos datos, como la cantidad de archivos, contar diferentes tipos de datos y acelerar el progreso de las estadísticas de archivos. En tercer lugar, la búsqueda es más automatizada y, al mismo tiempo, es completa y precisa.

2. Deficiencias durante la construcción del sistema de información de gestión de archivos

1. Afectados por los conocimientos, la capacidad técnica y la experiencia profesional del personal de archivos, existen malentendidos sobre las funciones del sistema de información informática y las necesidades del usuario durante el proceso de trabajo, lo que afecta el desarrollo en profundidad del trabajo de construcción del sistema de información y la incapacidad de analizar al usuario. necesidades, lo que resulta en La participación del usuario es baja, las dos partes no pueden comunicarse y muchas de las necesidades del usuario no se pueden satisfacer durante el período de construcción del sistema. La aparición de este problema se debe principalmente a la escasez de talentos en las unidades empresariales, la falta de talentos profesionales e integrales en las unidades empresariales y la falta de reeducación y capacitación de los talentos existentes, lo que afecta la construcción de informatización de archivos en las empresas. y unidades.

2. El personal de archivo carece de capacidades profesionales. El personal de archivos de las empresas y unidades no puede dominar ni aplicar bien las tecnologías modernas, como los métodos de escaneo de imágenes digitales, la tecnología de aplicación de fotocopiadoras, la tecnología de redes y discos ópticos, y la tecnología multimedia, etc., lo que les impide adaptarse a la construcción de sistemas de información de archivo durante su trabajo, lo que afecta Procesamiento de información y procesamiento de información. Al mismo tiempo, el personal de los archivos carece de la capacidad de dominar la tecnología de recuperación y no puede establecer contacto con varias bibliotecas, lo que afecta gravemente a la aplicación práctica del sistema.

3. Varias cuestiones a las que se debe prestar atención en la construcción de un sistema de información de gestión de archivos

1. Preste atención a la formación y construcción de talentos y reserve talentos para la construcción del sistema. La gestión de archivos es un puesto con estrictos requisitos profesionales que requiere que el personal ame su trabajo, aclare sus responsabilidades, sea leal a sus deberes y se dedique a su trabajo. También requiere que el personal de gestión de archivos tenga sólidos conocimientos teóricos y científicos, y. tener habilidades prácticas y capacidades de gestión, etc. Para aplicar mejor la tecnología de la información a la gestión de archivos y construir sistemas de información para la gestión de archivos, las empresas y unidades deben centrarse en el cultivo y la construcción de talentos, aclarar los objetivos de educación y capacitación y capacitar al personal en conocimientos científicos, conocimientos profesionales, alfabetización moral y habilidades operativas. , etc. Sólo así se podrán mejorar los conocimientos y habilidades de los talentos, mejorarse continuamente y dedicarse mejor al trabajo de gestión de archivos. El propio personal también debe plantear sus propios requisitos. Durante su trabajo, debe seguir aprendiendo, encontrando lagunas y poniéndose al día. El personal debe ser bueno en observación y resumen, enriquecer constantemente su conocimiento cultural y dominar las tecnologías avanzadas necesarias para el trabajo lo antes posible para que sus habilidades puedan satisfacer las necesidades del trabajo.

2. Explorar y mejorar los métodos de gestión de la información de archivo. Los métodos de escaneo de imágenes digitales, la tecnología de aplicaciones de fotocopiadoras, la tecnología de redes y discos ópticos y la tecnología multimedia son cosas que el personal de gestión de archivos empresariales debe dominar. Una vez que dominen estas diferentes tecnologías, los creadores de sistemas pueden explorar con valentía métodos de construcción de informatización de la gestión de archivos y una nueva gestión. modelo, dominar tecnologías avanzadas de difusión, procesamiento y recuperación de información de archivos, crear documentos y archivos electrónicos y aclarar nuevos estándares para la gestión de documentos y archivos electrónicos. Fortalecer contactos e intercambios con otros archivos, establecer relaciones de cooperación, dividir el trabajo y cooperar con cada archivo, y establecer conjuntamente una plataforma para compartir recursos como información de archivos.

3. Lograr la estandarización y objetivos de gestión estandarizados.

La gestión de archivos estandarizada y normalizada es el principal indicador para medir el nivel de gestión y el desempeño de una unidad empresarial. Lograr la estandarización y normalización del trabajo de los archivos es la base para garantizar la gestión de los archivos y la integridad de los materiales de los archivos. Por lo tanto, durante la construcción de la informatización de la gestión de archivos, es necesario defender la estandarización y los objetivos de gestión estandarizados deben archivarse de manera oportuna después de su archivo, y se deben aclarar los puntos clave del archivo y los principios de archivo para lograr los objetivos. objetivo de estandarización y gestión estandarizada de documentos y materiales en la unidad.