Cómo redactar un excelente plan de planificación y ejecución de eventos
1. Clarificar el propósito de la actividad y formular un plan de actividad.
Formato general del plan de actividades
Tema de la actividad: Piensa por ti mismo + comunícate con el objetivo del informe de actividad.
Tiempo de actividad: Es necesario considerar si el tiempo del usuario es conveniente.
Ubicación: Sea específico.
Objetos de actividad: usuarios existentes o usuarios potenciales, incluidos los usuarios potenciales de la Parte A (este es uno de los fundamentos de la cooperación).
Descripción de la actividad: descripción de la actividad, aspectos destacados de la actividad (para aprobación de patrocinio/financiación)
Canales de promoción: tiempo de entrega, canales de entrega, ubicación de los recursos de entrega, etc.
Efecto esperado: Para estimar el valor aproximado del efecto, existen dos efectos comúnmente utilizados. Los beneficios directos que aporta la actividad a los destinatarios del servicio 2. El impacto de las actividades en los datos de la plataforma y los usuarios de la plataforma.
Estimación de costos: Elaborar una cotización, incluyendo el costo de cada canal de promoción, ejecución offline y obsequios o premios en cada enlace.
Dos. Desarrollar un cronograma de promoción de eventos y preparativos anticipados.
En la etapa de implementación, generalmente se requiere una reunión preparatoria con los participantes de la actividad. Avanzar según el tiempo de actividad determinado, ordenar los nodos de actividad, asignar varios preparativos y determinar el responsable de cada trabajo. El responsable general de la actividad realizará un seguimiento del estado de finalización en cualquier momento.
Notas:
1. Producción de la página de actividades
Debe preparar un documento de requisitos, enumerar claramente el proceso y los requisitos, explicar cómo diseñar y cómo implementar y cuándo Conéctese y otros temas clave, y luego manténgase en contacto con la tecnología en cualquier momento para garantizar que la página se complete a tiempo y que la prueba se inicie oficialmente si no hay problemas.
2. Diseño y producción del material
También se deben indicar los requisitos de diseño, incluido el estilo, el patrón, el tamaño, etc. y dar seguimiento a la situación productiva de la productora, incluyendo materiales utilizados, diferencias de color, etc. , para asegurar la finalización de calidad y cantidad.
3. Cosas a tener en cuenta al recopilar actividades
Descripción de la actividad: antecedentes de la actividad + organizador + recompensa
Tema de la actividad: decidido después de la comunicación.
Tiempo de la actividad: claro
Ubicación: clara y detallada
Objetivo de la actividad: usuarios existentes y usuarios potenciales.
Método de participación: recopilar información del usuario (la más básica: nombre + número de teléfono móvil)
Reglas de la actividad: aclarar los requisitos y precauciones con antelación, como los criterios de selección de los participantes ( género, edad, altura, ocupación, etc.), código de vestimenta, fecha límite de inscripción, hora de notificación de inscripción exitosa y métodos de consulta para asuntos del evento. Si se trata de una actividad remunerada, deberás indicar claramente el método de pago y el número de cuenta, qué condiciones se pueden reembolsar y cómo realizar el reembolso. Asegúrese de dejar un mensaje para consultas sobre el evento. No importa cuán simples y claras sean tus reglas, siempre habrá usuarios que tendrán todo tipo de preguntas inesperadas, especialmente sobre actividades pagas. ¡recordar!
Lugar y exhibición de premios: poner fotografías o vídeos.
4. Estadísticas y notificaciones de registro
El estado del registro debe recopilarse de manera oportuna. Una vez que se descubre que el número de solicitantes es demasiado pequeño y la brecha entre el número esperado de personas es demasiado grande, se proporcionará retroalimentación al gerente general de manera oportuna para discutir si se deben aumentar los canales de distribución y la intensidad para garantizar el número. de personas asistentes al evento. Notifique a los usuarios exitosos antes del evento y confirme la cantidad específica de personas que pueden participar en el evento a tiempo según la información de contacto dejada durante el registro, como llamadas telefónicas o mensajes de texto.
5. Se debe designar a una persona dedicada a mantenerse en contacto con la Parte A, mantenerse al tanto de los cambios en las necesidades de la Parte A y notificar al gerente general para que realice los ajustes correspondientes.
6. Determine el anfitrión del evento con anticipación para que la otra parte pueda organizar el tiempo y familiarizarse con el evento.
7. El punto más importante: Los participantes se mantienen en contacto en todo momento para que se pueda compartir información. Es mejor establecer un grupo de actividades para que todos puedan informarse rápidamente entre sí sobre el progreso de su trabajo y los cambios en los arreglos de las actividades para evitar errores en un determinado vínculo, lo que en última instancia afectará el trabajo de preparación general.
Tres. Desarrollar un plan de implementación de actividades y desglosar las tareas de implementación.
Es necesario formular un plan de ejecución de transmisión en vivo para el evento. Combinado con el proceso de actividad establecido, todo el trabajo en la ejecución de transmisión en vivo, como la verificación. en, hospedaje, fotografía, utilería, administración del lugar y transmisión en vivo Asignado a personas específicas. Los planes de ejecución generalmente son precisos al minuto.
El plan de implementación en sitio de la actividad incluye:
Propósito de la actividad: Describir brevemente el contenido de la actividad y explicar el propósito de la actividad. (Los altos ejecutivos y los promotores del proyecto no son necesariamente la misma persona y deben volver a declararse.
)
Hora y lugar del evento: el personal llegó al sitio con 1 o 2 horas de anticipación para familiarizarse con el ambiente del lugar y preparar materiales y premios para ellos mismos, especialmente los estudiantes responsables de registrarse. Deben llegar temprano para reunir a los usuarios para el evento y no dejar que los usuarios sientan que no fueron recibidos con anticipación. También es conveniente reunir a los usuarios y luego ir a ellos para buscar a la persona encargada de iniciar sesión para prepararse para la actividad de inicio de sesión.
Flujo de actividades: El diagrama de flujo de actividades depende de la disposición de los enlaces de actividades.
Relación de materiales y obsequios: nombre, tipo, cantidad, proceso de uso y lugar de uso.
Plan de contingencia para eventos: imagine de antemano varios de los problemas más probables y piense en las soluciones correspondientes.
Cuatro. Implementación en sitio
Los problemas y soluciones comunes durante la implementación en sitio son los siguientes:
1. Problemas de personal interno
El personal ejecutivo debe ingresar rápidamente a sus respectivos puestos. posiciones después de llegar al sitio, el inicio de sesión guía a los usuarios de mantenimiento y moderadores para que se familiaricen nuevamente con los crucigramas, los preparen con anticipación y los envíen a la ubicación predeterminada, y se comuniquen con el fotógrafo con anticipación para explicar qué escenas y cierres. Se necesitan mejoras. Si hay varios fotógrafos, divide bien las responsabilidades... En definitiva, todos los preparativos del lugar deben finalizar lo antes posible. Establezca un equipo de ejecución de actividades con anticipación para notificarle cualquier emergencia de manera oportuna. Por ejemplo, si un ejecutivo llega tarde, el gerente general debe hacer arreglos de inmediato para que alguien lo recupere; si alguien olvida el contenido del trabajo o está distraído, el colega que está a su lado debe recordarle de inmediato que ayude. En resumen, el personal ejecutivo debe trabajar en conjunto para garantizar el buen desarrollo del evento.
2. Problemas de los usuarios
Durante el proceso de inicio de sesión del usuario, la persona responsable del inicio de sesión debe comunicarse rápidamente con los usuarios que no llegaron a tiempo, preguntar sobre la situación y haga una marca para que puedan tomar una decisión final sobre el número de personas presentes. Estimaciones precisas. Una vez que el número de usuarios sea insuficiente, notificar oportunamente al gerente general para evaluar si afectará las actividades posteriores. De ser así, luego de que el gerente general tome una decisión, buscará al anfitrión para informar el plan de ajuste lo antes posible, y notificará a los ejecutivos de los enlaces afectados si existen problemas o conflictos entre los usuarios participantes, y a la persona correspondiente; cargo no puede resolverlos por sí solo, se notificará al responsable del evento lo antes posible. Personas coordinan la solución.
3. El proceso del evento ha cambiado
Si el proceso cambia nuevamente durante el evento, el gerente general notificará rápidamente al anfitrión durante el intermedio para que el anfitrión pueda responder en el acto. y Notificar a otros ejecutivos.
Una vez completados todos los procesos programados, el usuario se marcha, para que todos los gestores puedan relajarse. Todos se toman una foto, cuentan los materiales y obsequios restantes y completan la tarea de limpiar el lugar para que podamos tener un banquete de celebración y premiarnos con tranquilidad.
Verbo (abreviatura de verbo) recuperación activa
Proceso de actividad, qué enlaces no están bien conectados, qué enlaces tienen problemas, piense en cómo optimizar el proceso en el futuro;
Resumen Todos los problemas y sus propias contramedidas, cuáles son buenas, cuáles son insuficientes y cómo mejorar en el futuro. Lo mejor es anotarlos.