Cosas a tener en cuenta en la etiqueta de una recepción de negocios

Cosas a tener en cuenta sobre la etiqueta en la recepción de negocios

La etiqueta comercial ocupa una posición muy importante en el lugar de trabajo. A continuación se detallan los aspectos que he recopilado para usted sobre la etiqueta en una recepción de negocios. ¡Bienvenido a leer!

Aspectos a tener en cuenta sobre la etiqueta en una recepción de negocios

(1) ¿Cuándo es la persona a cargo del huésped? La búsqueda no está disponible, debe decirle claramente a la otra parte dónde ha ido el responsable y cuándo regresará a la unidad. Deje su número de teléfono y dirección y aclare si el huésped volverá a la unidad o si nuestra persona a cargo irá a la otra unidad.

(2) Cuando llega el huésped, nuestra persona a cargo no puede recibirlo inmediatamente por diversas razones. Debe explicar el motivo y el tiempo de espera al huésped. Si el huésped está dispuesto a esperar, deberá hacerlo. proporcione al huésped bebidas y revistas, si es posible, las bebidas deben cambiarse para los huéspedes de vez en cuando.

(3) El personal de recepción debe tener métodos y posturas de orientación correctos al guiar a los huéspedes a su destino.

1. Método de guiado en el pasillo. El personal de recepción debe coordinar los pasos dos o tres pasos por delante del huésped y dejar que el huésped camine por el interior.

2. Método de guiado en escaleras. Al guiar a los invitados por las escaleras, los invitados deben ir al frente y el recepcionista debe caminar detrás. Al bajar las escaleras, el recepcionista debe caminar al frente y los invitados detrás. Al subir y bajar las escaleras, el recepcionista debe prestar atención al. seguridad de los invitados.

3. Métodos de guía en el ascensor. Al guiar a los invitados para que tomen el ascensor, el personal de recepción primero ingresa al ascensor, espera a que los invitados entren y luego cierra la puerta del ascensor. Al llegar, el personal de recepción presiona el botón "abrir" para permitir que los invitados salgan del ascensor. primero.

4. Métodos de orientación en el salón. Cuando un invitado entra a la sala de estar, el recepcionista usará sus manos para pedirle que se siente. Solo cuando vea al invitado sentado podrá asentir y irse. Si un invitado se sienta en el asiento equivocado, se le debe pedir que se siente en el asiento superior (normalmente el más cercano a la puerta es el asiento inferior).

(4) Sirve el té con sinceridad. Los chinos están acostumbrados a entretener a los invitados con té. Cuando se entretiene a invitados distinguidos, los juegos de té deben ser particularmente particulares. Hay muchas reglas para servir el té y también hay muchas cosas a las que prestar atención al pasar el té. Etiqueta para recibir a los invitados en recepciones de negocios

(1) Para los invitados extranjeros y de fuera de la ciudad que vienen de visita, negocian negocios o asisten a reuniones, primero deben comprender el número de tren y el vuelo del otro. llegada del grupo y concertar una cita con la identidad y posición del huésped. El personal fue a recibirlos. Si por alguna razón el anfitrión del estatus correspondiente no puede ir, el anfitrión que vaya a recibir al huésped deberá darle una explicación cortés.

(2) Cuando el anfitrión va a la estación o al aeropuerto para recibir a los invitados, debe llegar temprano y esperar a los invitados. No debe llegar tarde y hacer esperar a los invitados. Cuando los invitados ven que alguien viene a saludarlos, deben sentirse muy felices. Si el saludo llega tarde, definitivamente dejará una sombra en el corazón de los invitados, no importa cómo lo expliques después, no podrás eliminar esta impresión de abandono. del deber y abuso de confianza.

(3) Después de recibir al huésped, primero debes saludar: "¿Tuviste un viaje difícil?", "Bienvenido a nuestra hermosa ciudad", "Bienvenido a nuestra empresa", etc. Luego, preséntese a la otra parte y entréguesela si tiene una tarjeta de presentación. Preste atención a la etiqueta al entregar tarjetas de presentación:

1. Cuando intercambie tarjetas de presentación con ancianos y venerables, entréguelas con ambas manos, inclínese ligeramente hacia adelante y diga "Por favor, cuídame". Cuando desee obtener la tarjeta de presentación de la otra parte, puede usar un tono de solicitud y decir: Si le resulta conveniente, ¿puede dejarme una tarjeta de presentación?

2. ¿Como persona que recibe la tarjeta de presentación? tarjeta de presentación, debe tomarla con cuidado con ambas manos y leerla una vez, nunca guardarla en su bolsillo sin mirarla y nunca tirarla sobre la mesa.

(4) Al recibir a los invitados, debe preparar el transporte para ellos con anticipación. No espere hasta que lleguen para preparar el transporte con prisa, esto provocará retrasos en la espera.

(5) El anfitrión debe preparar el alojamiento para el huésped con anticipación, ayudarlo a realizar todos los procedimientos y guiarlo a la habitación. Al mismo tiempo, el anfitrión debe presentarle los servicios y. instalaciones de la residencia al huésped, y entregar el plan de actividades y el cronograma al huésped. Entregarlo a los huéspedes y entregarles los mapas preparados o mapas turísticos, lugares de interés y otros materiales de introducción.

(6) Después de enviar al huésped a la residencia, el anfitrión no debe irse inmediatamente. Debe quedarse con el huésped por un tiempo y tener una conversación cálida. El contenido de la conversación debe satisfacer al huésped. como por ejemplo el material de antecedentes de la participación del huésped en la actividad, información local, etc. Costumbres, paisajes naturales únicos, productos especiales, precios, etc.

Teniendo en cuenta que los invitados están cansados ​​por el viaje, el anfitrión no debe quedarse por mucho tiempo y dejar que los invitados descansen temprano. Al separarse, informe al huésped la hora, lugar, método, etc. del próximo contacto. Inglés de negocios de uso común para recibir invitados

Consejo 1: organice adecuadamente el acuerdo de reunión

Cuando planee viajar al extranjero y visitar a un cliente, primero debe notificar a la otra parte por carta. Antes de salir del país, confirme la fecha y el propósito de la visita con la otra parte por fax, correo electrónico o teléfono. Si se trata de una visita improvisada, organícela a través de la secretaria de la otra parte y dígale: "Me gustaría concertar una cita con el señor Lee". (Me gustaría concertar una cita con el señor Lee). la otra parte haga su visita Sólo cuando esté preparado estará de humor para negociar con usted.

El segundo paso es expresar buena voluntad y bienvenida al oponente de la comunicación.

Si la comunicación la inicia usted, brinde al oponente todas las comodidades para que la comunicación pueda llevarse a cabo en un ambiente amigable y armonioso desde el principio. Especialmente cuando tu interlocutor viene de lejos, le dices con entusiasmo: "Yo lo arreglaré todo". No sólo demuestra tu sinceridad, sino que también le ahorra tener que preocuparse por la comida, el alojamiento, etc. En caso de asuntos triviales. , concéntrate en comunicarte contigo.

Paso 3: Evite interferencias durante la comunicación

Si la comunicación es en su empresa, indique a sus subordinados que no causen interferencias innecesarias durante el proceso de comunicación. Porque una interferencia excesiva afectará la voluntad y el entusiasmo por la comunicación.

Consejo 4: observe la etiqueta

Al comunicarse, aún debe respetar la etiqueta general y mantener buenos modales. Esto puede aumentar la buena voluntad de las personas hacia usted y mejorar la eficiencia de su comunicación. Además, una mala postura al sentarse y mirar a izquierda y derecha cuando su oponente habla son suficientes para crear una mala impresión de su cuerpo y reducir su interés en negociar con usted.

Consejo 5: Admite tus errores de manera oportuna

Si obviamente has cometido un error y has causado un daño grande o pequeño a otros, un "lo siento" de disculpa. Es mi culpa." (Lo siento, es mi culpa). Por lo general, puedes obtener el perdón de la otra persona. Incluso si estuviera realmente molesto, al menos podría mejorar un poco su estado de ánimo. Poner excusas innecesarias sólo echará más leña al fuego y ampliará el problema.

Consejo 6: Quejarse no es irrazonable.

Quejarse ante los demás sobre algo en un tono enojado probablemente resulte desagradable y contraproducente. Es frustrante cuando el camarero te trae el plato equivocado, cuando la camarera del hotel se olvida de ordenar tu habitación, cuando los artículos que llegan no son exactamente lo que pediste. Pero enojarse no solucionará el problema. Es mejor decirle a la otra persona con calma y firmeza: "Tengo una queja que presentar" (tengo una queja) y luego contarle lo que pasó.

Consejo 7: La información debe ser sustancial y completa.

Los elementos específicos suelen ser más convincentes que las descripciones verbales. Cuando los clientes lo escuchen decir "Tenemos un folleto en inglés" (Tenemos un folleto en inglés) o "Tome esto como muestra" (Tome esto como muestra), su interés definitivamente aumentará, y luego. hacerle muchas preguntas relacionadas con el producto. Si recopila información completa, podrá responder todas las preguntas. Esto es muy beneficioso en la comunicación empresarial.

Consejo 8: Alivia la atmósfera tensa

Cuando la reunión está estancada en una atmósfera aburrida y tensa debido a su duración, es imposible lograr resultados satisfactorios a través de un punto muerto sin sentido. Si puede preguntar "¿Qué tal un descanso?" sin interrumpir a la otra parte, la otra parte estará feliz de aceptarlo y la atmósfera tensa se resolverá de inmediato. Cuando regrese a la mesa de conferencias, podrá continuar comunicándose con ideas claras.

Consejo 9: Sea un anfitrión considerado

Si la comunicación se realiza en su empresa, además de proporcionar un lugar cómodo para el oponente de la comunicación, también debe hacer todo lo posible para cooperar con él. al oponente y proporcionarle servicios y equipos que faciliten la comunicación.

Por ejemplo, dígale abiertamente "Puede utilizar nuestro equipo de oficina si es necesario". (Si es necesario, puede utilizar nuestro equipo de oficina). Ayude a su oponente a medir correctamente el contenido de la comunicación y el resultado puede ser extremadamente perjudicial para usted. propio lado.

Paso 10: Pregunta a la otra parte su opinión.

Todos quieren que sus opiniones se tomen en serio. Cuando te comunicas con otros, además de expresar tus propias ideas, siempre puedes agregar "¿Cuál es tu opinión?" o "Me gustaría escuchar tus ideas sobre el problema" (quiero escuchar tu opinión al respecto). tema.) No sólo hace que la otra parte se sienta valorada, sino que también le permite llegar gradualmente a un acuerdo a través del intercambio de ideas.

Consejo 11: Exprese sus pensamientos y decisiones con claridad

Si no puede expresar sus pensamientos en detalle en una situación de comunicación, no solo la otra parte se confundirá. La confusión puede dificultar el La otra parte piensa que usted no comprende la situación real en absoluto y pierde interés en comunicarse con usted. Imagínese si cuando le estuviera describiendo el accidente automovilístico a la policía, no le recordara: "Yo tenía el derecho de paso". o no le dijera: "Creo que debería llamar a un abogado". abogado.) Usted podría sufrir una gran pérdida debido a esto. Hay muchas situaciones en las que es especialmente necesario proporcionar información detallada, como describir tu enfermedad a un médico, decirle al peluquero el peinado que deseas, explicar las características de un producto a un cliente, etc. Preste más atención a cómo responden los británicos y estadounidenses a tales situaciones y su inglés en esta área definitivamente mejorará.

Consejo 12: encuentre el meollo del problema

¡Cualquier conflicto o! malentendido Hay causas potenciales. ¿Por qué sus antiguos clientes no realizan pedidos a su empresa esta vez? ¿Por qué la otra parte no puede cumplir con sus requisitos? Cuando esto sucede, debe explorar las razones de manera inmediata y activa. Preguntarle a la otra persona "¿Cuál parece ser el problema?" o "¿Hay algo que necesite nuestra atención?" puede expresar su preocupación. Sólo conociendo el meollo del problema podremos comunicarnos.

Consejo 13: Sé sincero en la solución del problema.

Cuando un cliente te reclama, lo que debes hacer es intentar apaciguarlo. La mejor manera es expresar preocupación y sinceridad en la resolución de sus quejas. Sus palabras "Por favor, cuéntemelo" o "Lamento mi error y le aseguro que tendré mucho cuidado al realizar el trabajo" Lo siento y le aseguro que haré todo lo posible para solucionar este asunto) a hacer que la otra parte se sienta responsable y restaurar su confianza en usted.

Consejo 14: Haz sugerencias oportunas

-Te enviaremos un reemplazo de inmediato.

Cuando se han causado pérdidas, proponer soluciones oportunas a menudo puede evitar que la comunicación llegue a un punto muerto e incluso conducir a un acuerdo exitoso. Por ejemplo: los productos que entrega al cliente no son los especificados en el pedido y puede asegurarle inmediatamente que "le enviaremos un reemplazo de inmediato) o decirle "Podemos ajustar el precio". usted si se queda con el material". Entonces, las preocupaciones del cliente se reducirán a la mitad inmediatamente y estará dispuesto a hacerlo. Considere su propuesta.

Consejo 15: Confirma detalles importantes en cualquier momento

En las negociaciones comerciales, cuando están involucrados el monto, las condiciones de entrega y la fecha, además de confirmarlos verbalmente en el momento de la negociación. Una vez redactado el contrato, es necesario revisarlo en detalle. Una vez que tenga dudas, debe preguntar inmediatamente a la otra parte "¿Es esto lo que decidimos?" (¿Es esto lo que decidimos?) Si el contenido del contrato es realmente incorrecto, debe decirle a la otra parte "Lo haré". "Devolverle este contrato sin firmar" "(Tengo que devolverle este contrato sin firmarlo) en protesta. En cualquier cuestión contractual, es mejor ser prolijo que vago.

Consejo 16: Cuando no entiendas lo que la otra persona dijo, asegúrate de pedirle que lo repita.

El inglés no es nuestra lengua materna, por lo que es natural no hacerlo. entender. Fingir entender algo cuando no lo entiendes es perjudicial. De hecho, no es difícil pedirle a alguien que repita o explique algo más claramente. Solo necesitas decir "¿Te importaría repetirlo?" (¿Te importaría repetirlo?). de nuevo, pero también reduce la velocidad. Si aún no lo entiendes, entonces aún tienes que usar este viejo método: "¿Podrías explicarlo con mayor precisión?" Preguntas para responder

Definitivamente requiere mucho pensamiento hacer preguntas continuamente. Su contraparte responderá afirmativamente y finalmente lo guiará para que dé una respuesta definitiva a sus principales sugerencias. Por lo general, el oponente sólo responderá alegremente "Sí" cuando sólo haga preguntas que le resulten beneficiosas. Por lo tanto, antes de iniciar una situación de comunicación, también puedes pensar detenidamente sobre las condiciones que quieres que acepte la otra parte y qué beneficios tendrá. Intenta utilizar "¿Es importante eso?" "¿Es útil si?" (¿Si? ¿Le resulta útil?) no obtiene su aprobación, entonces no será difícil que se apruebe su sugerencia.

Consejo 18: Haga las concesiones adecuadas

El ejemplo más común de concesiones mutuas entre las dos partes es la negociación. El comprador quería que el vendedor redujera el precio en 150 yuanes, pero el vendedor sólo quería reducir el precio en 50 yuanes. Después de un tiempo de negociación, el comprador finalmente redujo el precio en 100 yuanes. No importa cuán agresivo sea tu oponente, siempre tienes que hacer una concesión final: "¿El mejor compromiso que podemos hacer es?" (¿El mejor compromiso que podemos hacer es?) o "Este es el precio más bajo posible (Este es"). el precio más bajo posible.) Entonces sea firme, de lo contrario perderá algo si cede demasiado.

Consejo 19: No tomes decisiones apresuradas.

Enfatiza la credibilidad en el centro comercial. Una vez que le prometes algo a alguien, no lo cumples, lo que creará una mala impresión. Por eso, es importante pensarlo detenidamente antes de tomar una decisión. Si está discutiendo algo con un cliente sobre lo que no puede decidirse, también podría pedirle que le dé un momento: "Por favor, déjeme pensarlo bien" o "¿Estaría bien darle una respuesta mañana?". (¿Puedo responderte mañana?) Recuerda, las decisiones apresuradas a menudo tienen consecuencias graves.

N.º 20 consejos para decir "No"

En términos de comunicación, ¡cuándo! deberías negarte, deberías decir "No" resueltamente. Usar "Eso es difícil" o "Sí, pero..." de manera indirecta hará que la otra parte sienta que no estuvo de acuerdo lo suficientemente simple, en lugar de negarse cortésmente. Si dices "No, ¿pero?", la otra parte sabrá claramente que estás rechazando, pero parece que aún puedes hablar. En este momento, debido a que utilizó "No" para contener a la otra parte primero, se encuentra en una posición favorable para la comunicación.

Consejo 21: No inste a su oponente a tomar una decisión

Cuando su interlocutor necesite tiempo para considerar el plan, no lo siga instando a "¿Ha decidido?" " (¿Terminaste?) De esta manera, no solo interferirás con su pensamiento, sino que también puedes irritarlo. Como resultado, es posible que un posible acuerdo haya fracasado.

Consejo 22: El silencio es oro

Ante una propuesta inaceptable hecha por la otra parte, el silencio es la respuesta más poderosa. Este tipo de indiferencia ejerce más presión sobre el oponente que echarle agua fría. Para evitar disputas o renegociaciones durante la firma, los puntos acordados durante las negociaciones deben registrarse y circularse al final de la reunión. Por lo tanto, cada vez que se llegue a un acuerdo, recuerde recordarle a la otra parte: "Registraremos los elementos acordados". )

Consejo 23: La fanfarronería excesiva es suficiente para arruinar la situación.

Los negociadores a menudo hacen alardes excesivos y falsos ante sus oponentes para llegar a un acuerdo. Esta situación es especialmente común cuando se venden productos a otros. Los clientes compran productos porque escuchan sus alardes, lo que a su vez provoca pérdidas. En los casos leves, ya no tratarán con usted en casos graves, me temo que lo demandarán por fraude, ¡lo cual no tiene valor! a otros: "Podemos ofrecerle una garantía de 100 años". "(Podemos ofrecerle una garantía de cien años). Al asumir este tipo de compromiso, es mejor pensar detenidamente primero.

Consejo 24: No pierdas el tiempo comunicándote con el oponente.

Antes de comenzar la comunicación, es mejor conocer el horario del oponente de antemano e intentar cooperar tanto como sea posible. . Después de que usted y el cliente hayan discutido todos los detalles, le dice: "Le daré a mi secretaria el contrato para que lo firme de inmediato y luego lo llevaré al aeropuerto para tomar su vuelo a las 7:00". " (Le pediré a mi secretaria que mecanografíe el contrato inmediatamente para que usted lo firme y luego lo llevaré al aeropuerto para tomar el vuelo de las siete). Probablemente apreciará su consideración y atención, por lo que también lo hará. adoptar una actitud cooperativa.

Movimiento 25: Logra tu objetivo, vete inmediatamente

Si se llega a un acuerdo y aún persistes, existen dos peligros: el oponente de la comunicación cambia de opinión o puedes perder el control; por tu dejadez. No elijas tus palabras y digas algo incorrecto. Por lo tanto, tan pronto como se completa la discusión, inmediatamente terminamos con "Me alegro de haberlo conocido, Sr. Lee" (Sr. Li, encantado de conocerlo), nos despedimos y nos vamos.

Consejo 26: Comuníquese con confianza

Cualquiera que esté dispuesto a comunicar espera que su oponente en la comunicación sea una figura importante. La forma más directa de hacer que tu oponente piense que eres una persona que toma decisiones es decirle "Puedes hacerme cualquier pregunta". (Puedes hacerme cualquier pregunta). Si pareces nervioso frente al oponente, fuma. todo el tiempo o tosiendo constantemente, la otra parte definitivamente dudará de la efectividad de la comunicación entre él y usted. Por lo tanto, debe tener confianza en cada situación de comunicación.

Consejo 27: Reconocer la experiencia y las habilidades del oponente comunicativo.

Todos están orgullosos de sus propios talentos. Muestre a su contraparte que reconoce sus habilidades y espera que se desempeñe: "Sé que es bueno manejando situaciones difíciles y creo que puedo contar con usted (y creo que puedo confiar en usted). Creo". que no querrá decepcionarte.

Consejo 28: Habla sobre los problemas de tu oponente en un tono positivo

Cuando tu oponente esté preocupado por un determinado problema y puedas ayudarlo, di "Creo que nuestros expertos pueden ayudarte". "(Creo que nuestros expertos pueden brindarle sugerencias útiles para los problemas de su empresa). Definitivamente lo hará sentir aliviado e inmediatamente mostrará una actitud cooperativa, y sus habilidades de comunicación también mejorarán enormemente. .

Consejo 29: Revela malas noticias con tacto.

Para revelar malas noticias a otros, también necesitas algunas habilidades. Antes de anunciar los resultados, el profesor siempre revela cuántos alumnos han reprobado, para que los alumnos a los que no les vaya bien puedan estar mentalmente preparados con antelación. De manera similar, al revelar aumentos de precios u otras malas noticias a los clientes, decirles primero "Malas noticias, me temo" (me temo que son malas noticias) puede tener el mismo efecto. Cuando las personas están mentalmente preparadas para que algo suceda, siempre es más fácil aceptarlo.

Consejo 30: Enfatiza la misma situación entre las dos partes

Una de las técnicas para persuadir al oponente es enfatizar las similitudes entre las dos partes, para que puedan crear un sentido. de identidad y luego llegar a un acuerdo. La razón más común por la que un vendedor le pide a un antiguo cliente un aumento de precio del producto es: "Nuestros costos también han aumentado mucho". Esto hace que el cliente sienta que su oponente se enfrenta a un aumento de precio como él. En este momento, por muy poco dispuesto que esté el comprador, no tiene más remedio que aceptar el resultado inevitable del aumento de precio.

Consejo 31: Aplique una ligera presión sobre el oponente negociador

Para incitar al oponente negociador a tomar una decisión lo antes posible, aplicar una ligera presión a veces es un método que vale la pena considerar. Por ejemplo, los vendedores inteligentes saben que establecer una "fecha límite" puede estimular a los compradores que no están interesados ​​en comprar o que dudan en comprar. "A menos que realice su pedido en febrero, no podremos realizar entregas en abril". o "El precio especial estará vigente hasta el 30 de mayo". (La oferta especial es válida hasta el 30 de mayo) pueden hacer que los compradores potenciales hagan algo rápidamente. cálculos mentales!

Consejo 32: No te regodees con la desgracia

Ten cuidado Cuando algo que le has dicho o advertido a tu oponente antes es lamentablemente cierto, no hay necesidad de recordárselo " ¡Te lo dije!" (¡Te lo dije!) Este tipo de palabras no ayudarán a tu comunicación, pero solo ayudarán. El oyente está aún más disgustado.

Consejo 33: Preserva la cara de tu oponente de comunicación

Para fallar completamente la comunicación, la mejor manera es hacer que tu oponente de comunicación pierda toda la cara. Sin embargo, este no es el resultado que deseas, ¿verdad? Porque de esta manera, la comunicación no sólo se romperá, sino que también provocará resentimiento por parte del oponente. Aunque golpeas fuerte a tu oponente, tú mismo te has convertido en un comunicador fallido. Por lo tanto, al interrogar a la otra parte, asegúrese de señalar con el dedo el asunto en sí, no al oponente: "Sus opiniones sobre la gestión difieren de las mías, a veces incluso se puede culpar a un tercero que no está presente". En lugar de empujarlo directamente al oponente de la comunicación: "Alguien debe haberle dado información incorrecta". Este tipo de declaración puede llevar a la otra parte a revisar su punto de vista, en lugar de ofenderlo y alejarlo.