Cómo escribir una carta de trabajo
1) Sobres
(1) Tipos de sobres
Hay dos tipos de sobres: sobres horizontales y sobres verticales. Cuando utilice un sobre horizontal, escriba la dirección del destinatario en la parte superior del sobre; cuando utilice un sobre vertical, escriba la dirección del destinatario en el lado derecho del sobre. Si se invierte la posición, se producirá un error de entrega y la carta enviada por el remitente será devuelta.
(2) Contenido del sobre
(1) Dirección del destinatario. Cuando utilice un sobre horizontal, escriba primero la dirección del destinatario; cuando utilice un sobre vertical, escríbala a la derecha. Esta parte incluye: código postal, provincia, ciudad (condado), ciudad, calle, número de casa, así como el nombre completo de la unidad y el nombre del departamento comercial. La dirección del destinatario debe ser detallada, específica, precisa y ordenada. Tenga cuidado de no escribir simplemente el nombre de la empresa sin la dirección detallada y no simplifique el nombre de la empresa para evitar envíos erróneos.
②Nombre del beneficiario. Generalmente escritos en la posición media, los caracteres son un poco más grandes. El nombre va seguido de un título, como "Camarada" o "Maestro Qi". Cuando se comunique con el trabajo por primera vez, si no sabe el nombre de la otra parte o, a veces, para evitar retrasar el procesamiento de la carta debido a la transferencia del personal de negocios (o viaje de negocios) de la otra parte, también puede Utilice el departamento comercial específico como destinatario, como el "Departamento de ventas" de una fábrica.
③Dirección y nombre del remitente. Escriba en un sobre horizontal; cuando utilice un sobre vertical, escriba a la izquierda.
Según las normas del departamento postal, los sellos generalmente se colocan en la esquina superior derecha de los sobres horizontales o en la esquina superior izquierda de los sobres verticales.
(3) Formato de escritura de sobres extranjeros. Para facilitar la entrega, las cartas comerciales relacionadas con el extranjero deben escribirse según los formatos habituales en el extranjero. El formato de escritura de los sobres extranjeros es diferente al de China. Para cartas comerciales enviadas a países y regiones de habla inglesa, el formato de escritura del sobre se divide en estilos americano y británico:
(1) Formato de escritura del sobre americano, generalmente escriba el nombre y la dirección del remitente en el esquina superior izquierda del sobre, arriba Escriba el nombre y la dirección a continuación; escriba el nombre y la dirección del destinatario en la posición central derecha del sobre, incluido el título del destinatario (Sr., Sra., Gerente, etc.) y el nombre, apellido, número de casa y calle del destinatario, ciudad, estado, código postal y país.
El sello suele estar pegado en la esquina superior derecha del sobre y el logotipo de la aviación está pegado o escrito debajo del sello.
(2) Formato de escritura en sobre en inglés. Generalmente, el nombre y la dirección del remitente se escriben en la esquina inferior izquierda del sobre. La marca de aviación puede colocarse o imprimirse en la esquina superior izquierda del sobre. El nombre y la dirección del destinatario están escritos en el centro de la dirección del sobre y un sello pegado en la esquina superior derecha del sobre. Tenga en cuenta que al escribir nombres y direcciones en sobres, la costumbre estadounidense generalmente usa el estilo cabeza a cabeza, es decir, los lados izquierdos de cada línea están conectados entre sí. La escritura británica utiliza principalmente sangría, es decir, cada línea tiene una sangría una línea hacia la derecha.
(3) Para facilitar la entrega, el sobre (en la esquina superior izquierda o en la esquina inferior derecha del sobre) también está marcado con asuntos de entrega relevantes. Los más comunes son:
1. );
2) Registro (o Reg; Regd.);
3) Correo urgente
4) Paquetería;
5) Impresos
6) Muestra;
7) Papel comercial
8) Carta confidencial (Confidentia 1); >
9) Carta personal, privada);
10) Llevar regalos
11) Si no se puede entregar, por favor devuélvala a un lugar determinado (1). Entrega FIM, por favor vaya a nuevamente.....);
12) Envío de devolución garantizado (garantizado
13) Déjelo en la oficina de correos (devolución postal); /transferencia al administrador de correos);
14) Muestras sin valor comercial.
2) Cartas
Las cartas también se llaman membretes. Registra los asuntos comerciales específicos y es la parte central de la correspondencia comercial. El contenido de la carta es diverso, la expresión es flexible y tiene un formato determinado. Generalmente se divide en cuatro partes: inicio, cuerpo, final y firma.
3) Accesorios
Los archivos adjuntos comunes a las cartas comerciales incluyen cotizaciones, presentaciones o instrucciones de productos, contratos de pedido, avisos de entrega, certificados de inspección de calidad del producto, etc. , utilizado para confirmar diversos argumentos escritos en una carta o como procedimiento de confirmación de transacciones comerciales.
Redacción de cartas comerciales
1) Cartas chinas
Al igual que las cartas ordinarias, las cartas comerciales generalmente constan de cinco partes: principio, cuerpo, final, firma y fecha. .
(1) Empezar por
Escribe al principio el nombre del destinatario o unidad receptora. Las direcciones se escriben en una línea separada, en letras mayúsculas y seguidas de dos puntos.
(2) Texto
El texto de la carta es la parte principal de la carta, describe los temas sustantivos de la transacción comercial y generalmente incluye:
(2) El motivo por el que escribió la carta, cuándo recibió la carta de la otra parte, expresando gratitud, respondiendo las preguntas mencionadas en la carta, etc. ;
(3) Los contactos comerciales que se realizarán en esta carta, como preguntar sobre asuntos relevantes, responder preguntas planteadas por la otra parte, aclarar pensamientos u opiniones, realizar solicitudes a la otra parte, etc. . Si desea preguntarle a la otra parte, responda las preguntas de la otra parte, responda primero y luego pregunte, para mostrar respeto;
④ Presente la esperanza, el método y la solicitud para un mayor contacto.
(3) Fin
Finalmente, a menudo expreso la solicitud a la que espero que la otra parte responda en una o dos oraciones simples. Por ejemplo, "Te escribo con la única esperanza de responderte". Al mismo tiempo, escribe palabras que expresen deseos o homenajes, como "Saludo", "Te deseo buena salud", etc. Generalmente los saludos se escriben en dos líneas. "Atentamente suyo" y "Atentamente suyo" pueden seguir al texto principal o estar separados del texto principal. "Saludo" y "Salud" recurren a la escritura de primer nivel.
(4) Firma
La firma es la firma del escritor, generalmente escrita en la posición inferior derecha de otra línea (o una o dos líneas en blanco) después del final. Las cartas comerciales enviadas en nombre de una empresa pueden estar firmadas con el nombre de la empresa o el nombre de un departamento específico dentro de la empresa, o con el nombre del autor. Las cartas comerciales importantes también se pueden sellar con un sello oficial para mostrar solemnidad.
(5) Fecha
Fecha escrita: generalmente escrita en la línea siguiente o en la esquina inferior derecha de la firma en la misma línea. Las fechas de las cartas comerciales son muy importantes, así que no te las pierdas.
2) Cartas en inglés
La correspondencia comercial con países extranjeros suele escribirse en inglés. Según el uso habitual de las cartas inglesas, consta de ocho partes: membrete, fecha, nombre y dirección del destinatario, título, cuerpo, fin, firma y otros.
(1) Membrete
El membrete se refiere al nombre, nombre de la fábrica, dirección, número de teléfono, número de registro de telegrama, nombre del responsable, etc. Impreso o impreso en papel carta.
(2) Fecha
La fecha suele estar impresa en la esquina inferior derecha del membrete o debajo del nombre y la dirección del remitente. La forma británica de escribir fechas es día, mes y año; la ortografía estadounidense es mes, día y año. Para evitar malentendidos, la fecha y el año se expresan en números y el mes en inglés. La primera letra debe estar en mayúscula o abreviada. Por ejemplo, Mail, 1998 (escritura estadounidense); enero, mayo de 1998 (escritura en inglés).
(3) El nombre y la dirección del destinatario
Es el mismo que el nombre y la dirección del destinatario en el sobre. Generalmente está impreso en el lado izquierdo del papel de carta, 2. -4 líneas debajo de la fecha o 2-4 líneas debajo de la posición de la firma.
Al escribir el nombre de la unidad receptora, preste especial atención a los hábitos de la otra parte. No debemos agregar ni eliminar artículos antes del nombre de la empresa a voluntad, ni debemos utilizar escrituras complejas y abreviaturas a voluntad. Por ejemplo, Company and Co. no se puede intercambiar; de lo contrario, se considerará descortés. Si el destinatario de la carta es un individuo, debe agregar un título antes del nombre del destinatario, como Sr. (Sr.), Sra. (Sra.), Señorita (Señorita), Hon (usado para dirigirse al alcalde, ministro , embajador, etc.). ), Presidente. (Gerente General, Presidente, Presidenta, etc.), Prof (Profesor), etc. La ubicación del destinatario es la misma que el formato de escritura del sobre.
(4) Título
En las cartas en inglés, los mismos títulos corteses como "Su Excelencia" y "Señor" se utilizan a menudo como "Estimados señores".
Cuando se dirige a una empresa, la organización de mujeres de la empresa suele utilizar "Sra." o "Sra."; Diríjase al destinatario como Estimado señor.
(5) Texto
El estado y el contenido del texto son los mismos que los de las letras chinas. En las cartas comerciales en inglés, la carta comienza dos líneas debajo del título, una línea entre líneas y dos líneas entre párrafos. Lo adecuado es ocupar las tres cuartas partes del papel de carta, dejando cierto espacio a su alrededor. Las primeras palabras de la izquierda en cada línea deben estar conectadas entre sí, y las primeras palabras de la derecha no deben estar conectadas entre sí, pero deben ser lo más ordenadas y hermosas posible.
(6) Final
El final de una carta comercial en inglés es una cortesía del autor y significa "sinceramente". Si el destinatario es una empresa se suele recurrir al pudor: sinceramente suyo, verdaderamente suyo, fielmente suyo, etc. Si el destinatario es un particular, se utiliza comúnmente: Atentamente, Atentamente, etc. Cabe señalar que debe haber una coma después de la palabra de cortesía al final.
(7) Firma
Una firma consta de dos partes, una es la firma del escritor y la otra es el nombre impreso del escritor. La firma debe escribirse con bolígrafo o bolígrafo cinco líneas debajo de las palabras de cortesía al final. Para una fácil identificación, el nombre se imprime debajo de la firma y, a veces, el título se imprime junto. Los títulos de trabajo comunes incluyen: Presidente, Presidente o Gerente General 1 Gerente, Director, Director General, Gerente. Jefas de departamento, directivas, jefas de departamento, jefas de sección, etc.
Cabe señalar que si el escritor desea firmar en nombre de una unidad de negocio o agente, el nombre de la unidad de negocio debe imprimirse en letras mayúsculas al final y luego firmar para indicar que la carta no está firmada por el autor. Si se escribe a título personal, la unidad corporativa será responsable de todos los asuntos planteados.
(8) Otros
Además de lo anterior, las cartas comerciales suelen encontrarse con las siguientes situaciones:
(1) Cuando el autor llama la atención. (Preste atención a la persona específica de la otra parte. Puede indicarlo debajo del nombre y dirección en la carta o en el lado derecho de la misma línea, agregar la palabra "persona responsable". (tenga en cuenta la abreviatura), o subráyalo.
(2 ) Para que la otra parte comprenda rápida y correctamente el tema y el propósito de la carta, el autor de la carta a menudo enumerará las "razones" en la carta, la marcará en la parte en la parte superior de la carta y dibuje una línea horizontal debajo del asunto para recordarle a la otra parte que preste atención.
(3) Para facilitar la conservación de la correspondencia comercial y la separación de responsabilidades, las primeras letras. de los nombres del remitente y del mecanógrafo están marcados en la parte inferior izquierda de las dos líneas debajo de la firma
(4) ) Para describir los archivos adjuntos adjuntos a la carta para que el destinatario los revise, puede agregar una nota. con el nombre del remitente y el mecanógrafo de la carta
⑤ Si necesita agregar algo después de escribir la carta, o adjuntarlo. Para contenido breve que no esté relacionado con el tema de la carta, puede hacerlo. agregue una posdata debajo del archivo adjunto al final de la carta y use P.D. (abreviatura de posdata) para guiarla.
La estructura y el formato de una correspondencia de comercio exterior son los siguientes: Fecha 20 de mayo. 1998, Atención: Mach & Wilson, 340 Water Street, Cammel, Nueva Jersey, Atención: Sr. Jack Johnson
Scharfman Brothers Inc.
Exportación de direcciones de cable - Fabricante Auriculares telefónicos Representante de HEMPSTS - Importador (516) 292-1750
393 Front Street, Sauco
Impuestos: 96-7725 Hempstead
Nueva York 11550 Estimados señores
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Al final de la carta, humildemente la llamo verdaderamente suya
Nombre de la empresa: schrtfmanbros.inc
Símbolo
Nombre del autor Michael Sejarfma
Gerente del puesto de escritor
Remitente y mecanógrafo ms/am
A
Requisitos de redacción de cartas comerciales
Las cartas comerciales son diferentes de la creación literaria.
Las obras literarias deben ser explícitas e implícitas, hablar directamente desde el corazón, mientras que las cartas comerciales deben ser claras e inequívocas, sin ser sutiles ni líricas. Los requisitos de redacción de cartas comerciales son:
1) El tema es destacado y el punto de vista claro.
Las cartas comerciales se escriben para un negocio determinado y tienen un propósito obvio. El contenido de la carta debe estar muy centrado en este objetivo, y no debe incluir cosas sin importancia para evitar diluir el tema; no es necesario escribir saludos y saludos como una carta privada; Las preguntas que haga a la otra parte deben ser claras y las respuestas a las preguntas de la otra parte deben ser específicas. No responda preguntas que no respondan a la pregunta ni se ande con rodeos deliberadamente. Dadas las responsabilidades financieras involucradas en las cartas comerciales, los asuntos discutidos deben definirse y explicarse claramente. Por ejemplo, al responder a la solicitud de pedido de la otra parte, especificaciones, rendimiento, tiempo de entrega, condiciones de precio y descuento, método de entrega, responsabilidad financiera, etc. Cada uno debe explicarse claramente para evitar confusiones y disputas en el futuro.
2) Cara a cara, con sinceridad.
Antes de escribir una carta, póngase en el lugar de la otra persona: las necesidades, la situación, los intereses y las dificultades de la otra persona tanto como sea posible bajo la premisa del beneficio mutuo; y también considerar el estatus de la otra persona, identidad, conocimientos profesionales, nivel educativo, capacidad receptiva, etc. , para que la otra parte pueda entender correctamente lo que se dice en la carta.
Una actitud sincera significa que el contenido de la carta debe ser objetivo y no debe ser exagerado ni falsificado. Al mismo tiempo, incluso si la solicitud de la otra parte es inaceptable, usted debe explicarla con tacto para mantener una buena relación y no dañar futuros negocios.
3) Buscar la verdad en los hechos y ser cortés
Los negocios requieren buscar la verdad en los hechos, respetar la ética profesional, mantener la reputación de la empresa y de las personas y no engañar deliberadamente a los clientes. otra parte o poniendo trampas para inducir intereses injustos. La otra parte muerde el anzuelo. La cortesía no se trata de decir algunas palabras amables, sino de respetar a la otra persona y ser educado. Por ejemplo, cuando reciba una carta de la otra parte, deberá responder lo antes posible. Es de mala educación retrasar la respuesta.
4) Estructura rigurosa, cabeza y cola redondeadas.
Estructura estricta. Para hacer esto, primero debes organizar lo que quieres escribir de manera ordenada y convertirlo en un esquema o borrador para evitar una estructura suelta y un principio y un final inconexos.
La característica de las cartas comerciales es ir directo al grano. Puedes saltarte la rutina e ir directamente al tema del principio de la carta. Al final de la carta se pueden expresar varias esperanzas, etc.
5) Mantenga un tono tranquilo y utilice palabras precisas
Para lograr el propósito de las relaciones comerciales, es muy importante prestar atención al tono y tono de la carta. El tono de las cartas comerciales debe ser tranquilo, igualitario y coherente. No utilice un tono autoritario o amenazador disfrazado, ni sea humilde ni autoritario.
Utilice palabras con precisión y no utilice palabras oscuras o ambiguas. Una redacción inadecuada o inexacta a menudo puede provocar malentendidos e incluso ser aprovechada por otros, provocando pérdidas financieras a una de las partes. Por ejemplo, cuando solicite a la otra parte que suministre bienes, no utilice palabras como "gran cantidad" o "muchos", sino especifique la cantidad. De manera similar, la cotización generalmente no puede referirse a "precio razonable" o "precio de mercado". Debe especificar el precio específico, en qué moneda se utiliza, cómo se liquida y si existen cargos adicionales. Trate de evitar el uso de palabras como "acerca de" y "acerca de". Al responder a la carta de la otra parte, es mejor indicar la fecha, el contenido y el número de esa carta. Generalmente no diga "carta recibida" o "carta del mes pasado", ya que puede haber más de una carta.
Además, se debe estandarizar la redacción de la carta y utilizar correctamente los signos de puntuación.
6) Sé conciso y claro, presta atención a la retórica
El contenido y la forma de la carta deben ser claros y concisos. Hacer negocios requiere eficiencia y ahorro de tiempo. Evite el uso de oraciones largas y palabras retóricas innecesarias.
Las cartas comerciales tienen fines prácticos y no son tan retóricas como las obras literarias, pero la retórica necesaria también es indispensable. Las oraciones inconsistentes o lógicamente confusas pueden afectar la expresión del significado y la comunicación de información.
Finalmente, debemos desarrollar el hábito de revisar una carta al menos una vez antes de enviarla. Además de verificar si el contenido está completo y los hechos son exactos, también debe verificar si hay algún problema con las oraciones y si la otra parte puede entender y aceptar la carta. Una vez que la inspección sea satisfactoria, debe firmarla y enviarla.