¿Cuáles son los flujos de trabajo de recepción?
El proceso del trabajo de recepción
El proceso del trabajo de recepción, el trabajo de recepción en realidad parece simple, pero está directamente relacionado con la impresión que otras personas tienen de nosotros, lo cual es crucial, también es un Parte que no podemos ignorar. El trabajo de recepción debe estar estandarizado. Conozca el proceso de trabajo de recepción a continuación. Proceso de trabajo de recepción 1
1. Comprender la situación. Después de aceptar la tarea de recepción, primero averigüe el número de personas de la otra parte, su posición, el tipo de vehículo (número de tren), la hora de llegada del vuelo, el propósito de su llegada, el posible tiempo de estadía y las intenciones y requisitos de nuestros líderes en la recepción.
2. Organizar comida y alojamiento. Con base en la información obtenida, trabajaremos de inmediato con el departamento de administración para organizar las habitaciones en consecuencia e instaremos al personal de servicio a mejorar la higiene interior y preparar agua fría y caliente, etc., de acuerdo con los estándares alimentarios determinados, y notificaremos al departamento de administración y al departamento de administración; casa de huéspedes con antelación para organizar las comidas.
3. Recogida en la estación (máquina). De acuerdo con el horario del tren (vuelo) del huésped, lo recibiremos en la estación (aeropuerto) con anticipación, lo ayudaremos a recoger el regalo y lo guiaremos fuera de la estación para tomar el tren.
4. Bienvenido. Espere con anticipación en el lugar al que deben llegar los invitados. Cuando lleguen, salúdelos calurosamente, tome la iniciativa de presentarse y guíe a los invitados al dormitorio para que se laven y descansen.
5. Introducción. Una vez organizados los invitados, informe al jefe correspondiente de la unidad de manera oportuna. Cuando los líderes de ambas partes se comuniquen entre sí, si es necesario, el personal de recepción debe presentar la identidad de nuestros líderes a la otra parte.
6. Comprender las actividades. Comprender y solicitar las actividades y disposiciones de trabajo de los líderes superiores después de su llegada, para que tengan conocimiento de ello.
7. Preparar el lugar del evento. Notifique al personal relevante de ambas partes con anticipación e inste a nuestro personal de servicio a brindar una buena protección.
8. Comedor. Calcular el número de personas a cenar, informar con antelación a nuestros acompañantes y concertar el número de mesas y asientos si es necesario.
9. Organizar actividades extraescolares. De acuerdo con los intereses y pasatiempos de los huéspedes, considere organizar con anticipación actividades recreativas en el tiempo extracurricular.
10. Reserva un billete de vuelta. Conozca con antelación la fecha de salida de sus invitados y reserve los billetes.
11. Despedida. Prepare el vehículo con anticipación y notifique a nuestros líderes para despedirlo.
12. Notificar a la unidad de recogida. Notificar a los huéspedes de manera oportuna para recibirlos en la unidad.
13. Haz el trabajo de acabado. Liquidar cuentas con los departamentos pertinentes de manera oportuna para que los invitados puedan despedirse y todo esté listo.
Información ampliada
Cuestiones a las que se debe prestar atención a la hora de hacer un buen trabajo en recepción
1. El trabajo debe ser muy detallado. Para hacer un buen trabajo en recepción, es necesario ser diligente con el cerebro, la boca y las piernas. Debes pensar detenidamente y hacerlo de forma práctica. Muchos problemas en la recepción surgen a menudo de la palabra "crudo". Por lo tanto, la recepción debe ser meticulosa y meticulosa, y no descuidada.
2. La actitud debe ser entusiasta. Independientemente del estatus del visitante o del tamaño de la "marca", el visitante debe ser recibido con una sonrisa y con alegría, para que el visitante se sienta cálido y como en casa, como si fuera un invitado.
3. La recepción debe ser dirigida. El trabajo de acogida es una ciencia que requiere muchos conocimientos. Las personas acogidas tienen diferentes intereses y aficiones. Hay que ser específicos, distinguir la situación y realizar la acogida de forma específica.
Proceso de trabajo de recepción 2
¿Cómo hacer un buen trabajo en recepción?
Determine el número de personas a recibir Al prepararse para la recepción, primero determine el número de personas y luego prepare el té, los asientos, etc.
Determine la hora de llegada y determinar la hora de llegada, así como el personal de bienvenida y orientación, deben ser educados, cálidos y atentos
Comprender la posición de la otra parte, las especificaciones de recepción, disposición de los asientos, acompañantes, etc. se deben hacer arreglos de acuerdo con la posición de la otra parte
Antes de que llegue el cliente, se debe limpiar a fondo el entorno de la unidad para garantizar que las ventanas estén despejadas y limpias. Si el cliente es muy importante, lo es. lo mejor es agregar algunas flores, plantas verdes, etc. para embellecerla
Para la imagen de los empleados, si la unidad cuenta con ropa de trabajo, lo mejor es que sea uniforme y ordenada. Si no hay ropa de trabajo, primero debe explicarlo. La vestimenta cumple con los estándares de recepción. Lo mejor es que el servicio al cliente de recepción y el resto del personal usen ropa uniforme.
Ruta, reunirse con anticipación, empleados de. Todos los departamentos saben que es mejor no tener interferencias externas durante el itinerario de recepción, y las cosas se pueden manejar con anticipación o posponer. También se debe planificar la ruta de recepción y coordinar la disposición del vehículo, el orden, etc.
Diseño del lugar, generalmente habrá una reunión después de la recepción, la disposición de los asientos para los líderes, los materiales y artículos de la reunión se preparan con anticipación, los proyectores, las computadoras, etc. se depuran primero para garantizar que sean correctos, el té, el personal de servicio, etc., así como la recepción Cosas a las que prestar atención, prepare la capacitación con anticipación
Si el viaje de la otra parte dura más de un día, haga arreglos para el catering y el alojamiento en con anticipación e informe el plan de entretenimiento y el presupuesto al líder con anticipación
Notas
El trabajo de recepción está sujeto a los cambios y ajustes correspondientes en el proceso de trabajo de recepción según la identidad de la otra parte, número de personas, naturaleza del trabajo, itinerario y afiliaciones de ambas partes 3
Estándares para el flujo de trabajo de recepción en oficina
1. Propósito
"No hay "un asunto pequeño en la diplomacia" y "un asunto no menor en la recepción". Como parte importante del trabajo de oficina, la recepción es una exhibición. La imagen de la empresa refleja una parte importante del espíritu y la cultura corporativa. Para establecer una buena imagen de la empresa, ampliar los contactos e intercambios externos de la empresa y mostrar mejor la cultura corporativa, con el fin de estandarizar aún más el trabajo de recepción, el proceso de trabajo de recepción de la oficina está especialmente estandarizado.
2. Principio
De acuerdo con el principio de "calidez y cortesía, servicio considerado, economía estricta y recepción de contraparte".
3. Gestión
La oficina es el departamento de gestión homólogo del trabajo de recepción de la empresa. Es responsable de la organización y gestión del trabajo de recepción, coordina los departamentos pertinentes para implementar las tareas de recepción. y proporciona servicios logísticos y garantías.
4. Proceso de recepción
1. Disposición general del trabajo
Después de recibir el aviso de la visita del huésped, de acuerdo con los arreglos de la dirección de la empresa y del visitante unidad del huésped, posición y Determine el nivel de recepción de acuerdo con circunstancias específicas, como el propósito de la visita, que se puede dividir temporalmente en tres niveles de recepción: A, B y C. Según el nivel de recepción, se elaborará un plan de recepción. Se redactará, se organizará específicamente el personal de recepción correspondiente y se realizarán los preparativos antes de la recepción.
El nivel A es el estándar de recepción de primer nivel, y el director general suele acompañar a los invitados importantes.
El nivel B es el estándar de recepción de segundo nivel, y el subdirector general y otros; Los líderes de la empresa suelen ir acompañados;
El nivel C es el estándar de recepción de tercer nivel. Generalmente, los líderes o personal de los departamentos relevantes vienen de visita y el trabajo de recepción se realiza de acuerdo con los requisitos del liderazgo.
2. Arreglos de recogida
Después de recibir el aviso de la visita del huésped, la oficina debe hacer los arreglos para la recogida del vehículo con anticipación el día antes de la visita del huésped, y determine la hora de recogida, el lugar y la información de contacto del huésped. Lleve a cabo la limpieza del vehículo y la inspección de seguridad antes de la salida, y proporcione los suministros necesarios, como agua mineral y toallitas húmedas. El conductor responsable de recoger el autobús debe llegar al lugar de recogida con media hora de antelación. Si el huésped visita el autobús por primera vez, se imprimirá un cartel de recogida si es necesario.
3. Disposiciones de alojamiento
Según el nivel de recepción, organice un lugar de check-in adecuado, haga una reserva de habitación con anticipación y vaya al hotel con anticipación para confirmar la habitación. estado si es necesario, incluso preguntar al personal de recepción del hotel Prepare la tarjeta de la habitación, abra el servicio telefónico externo, coloque bolsas de artículos de tocador, té, frutos secos, cigarrillos y otros suministros de recepción, y asigne las habitaciones con anticipación.
4. Organización del trabajo publicitario
Después de recibir el aviso de la visita del huésped, recopilar información relevante de acuerdo con la situación del huésped y el nivel de recepción, diseñar y producir el cartel publicitario y la publicidad de la empresa. máquina de subtítulos de bienvenida a los invitados Después de la visita, haga un buen trabajo siguiendo el recorrido, tomando fotografías en las reuniones y otros trabajos relacionados.
5. Coordinación de la visita
Después de recibir el aviso de la visita del huésped, notifique a los departamentos pertinentes de la empresa con anticipación para llevar a cabo los preparativos para la visita y la recepción de acuerdo con el nivel de recepción.
Antes de que los huéspedes visiten la empresa, deben notificar a los líderes pertinentes y al personal de recepción con anticipación para recibirlos. Durante la visita, el personal de recepción brindará un buen servicio, tomará fotografías y videos y organizará la recogida y el traslado. dejar los vehículos de manera oportuna.
6. Organización de la reunión
La oficina preparará los materiales pertinentes, flores, frutas, té, cuadernos, papel, bolígrafos para firmas, etc. el día antes de la llegada de los invitados, y los imprimirá. la reunión Prepare tarjetas de asiento para los asistentes, prepare computadoras portátiles, proyecte subtítulos de bienvenida, revise la sala de conferencias y el entorno sanitario circundante, y otros preparativos para la reunión.
Al comienzo de la reunión, el personal de la oficina debe agregar rápidamente té a los invitados y agregar agua cada 10-15 minutos; si el mismo grupo de invitados tiene reuniones durante varios días, deben cambiar la fruta; variedades y preparar tazas de té y cenizas de cigarrillos en la sala de conferencias. Limpieza de tanques, etc.
Observaciones: Ilustración de la tribuna y disposición de los asientos de la conferencia.
7. Organización de comidas
Organice las comidas en el hotel con anticipación de acuerdo con el nivel de invitados recibidos, notifique a los participantes en la cena, determine el número de comensales y determine el número de invitados de acuerdo con sus gustos dietéticos y disponibilidad. Si tiene restricciones dietéticas, ordene con anticipación, prepare bebidas, cigarrillos, etc., organice vehículos y recoja y deje a tiempo.
Observaciones: Ilustración de la disposición de los asientos para los invitados al banquete
8. Disposición de las actividades
Durante la estancia de los invitados en la empresa, si necesitan acompañar a los invitados a las áreas circundantes de acuerdo con los arreglos de los líderes de la empresa, el personal de recepción debe determinar la ruta de viaje con anticipación, organizar guías turísticos panorámicos, lugares para cenar, vehículos de viaje, etc., y preparar cámaras, toallitas húmedas, agua mineral, paraguas, etc. Durante el proceso de viaje, deben atender a los huéspedes según sus necesidades y organizar todas las actividades del viaje.
9. Arreglos de regreso
De acuerdo con el itinerario y las necesidades del huésped, ayúdelo a reservar el boleto aéreo o de tren de regreso, prepare regalos, haga arreglos para que el vehículo sea entregado de manera segura a el punto de partida, y el personal de recepción preparará el hotel Check-out y otros trabajos de seguimiento
5. Etiqueta de recepción
1. Apariencia: Cara limpia y ropa decente.
2. Comportamiento: firme y digno, tranquilo y generoso.
3. Discurso: Tono gentil, educado y elegante.
4. Actitud: sincera y entusiasta, ni humilde ni arrogante.
5. Recibe la tarjeta de presentación: Recíbela con ambas manos respetuosamente, léela y guárdala en tu bolsillo solemnemente.
6. Liderar: generalmente caminar frente al invitado hacia la derecha, girar hacia la izquierda de vez en cuando, seguir los pasos del invitado y extender la mano para indicarle al girar.
7. Al entrar al ascensor: guíe a los invitados primero en entrar, primero en salir y presione el botón del ascensor rápidamente.
6. Precauciones
Cuando el proceso de recepción involucra circunstancias especiales como asuntos confidenciales o reuniones importantes, se debe prestar especial atención a la confidencialidad. Durante la recepción se debe presentar adecuadamente a la empresa. Hay una diferencia tanto interna como externa. En ocasiones en las que la fotografía no es adecuada, se debe explicar cortésmente a los visitantes.
7. Resumen
Una vez finalizado el trabajo de recepción, debes resumir puntualmente los problemas existentes en el trabajo, ser bueno para descubrir las deficiencias del trabajo, atreverte a sugerir áreas que Necesitamos mejorar en el trabajo y nos esforzamos por hacerlo. Esforzarnos por alcanzar la excelencia y contribuir con nuestra fuerza al desarrollo de la empresa.