¿Cuáles son los consejos para realizar llamadas telefónicas?
Desde una perspectiva general, se debe prestar atención a los siguientes aspectos:
(1) Selección de hora
Selección de hora, incluida la elección de la hora de llamada y la ubicación de la conversación telefónica El tiempo que dura. Excepto en casos urgentes, generalmente no realice llamadas antes de las 7:00 de la mañana o durante las comidas o después de las 10:30 de la noche. También debe prestar atención a las diferencias horarias entre distintos países y regiones. Lo mejor es acumular, analizar y recordar cuidadosamente el período de tiempo en el que la otra parte suele contestar el teléfono.
La duración adecuada de la conversación telefónica es de 3-5 minutos. Si no es una llamada de cita y el tiempo es de más de 5 minutos, primero debe decirle a la persona lo que quiere hacer o la idea general y preguntarle a la otra parte si es conveniente si la otra parte no lo es; en este momento, pídale a la otra parte que programe otra cita o reprograme el método.
(2) La elección del idioma para el inicio, la herencia y la transición
El idioma es el único portador de información para las conversaciones telefónicas, por lo que la etiqueta de comunicación telefónica se refiere principalmente a la etiqueta de comunicación del lenguaje, y se le debe prestar especial atención. La elección de la lengua de origen y de transición es elección tanto del llamante como de la persona que recibe la llamada. Si llama al número equivocado, debe disculparse antes de suspender la llamada; la persona a la que está molestando debe decir con consideración "Está bien" o "No importa". Incluso si el número es correcto, espere hasta que nadie responda después de que el teléfono suene diez veces antes de guardarlo. Si la llamada es a la centralita de la otra parte y necesita ser transferida a una extensión, el operador de la centralita debe decir: "Hola, Universidad de Zhejiang (o nombre de la unidad)", o agregar "¿Dónde lo quiere que llame primero?" , y usted dice cortésmente: "Por favor llame al 4161 (o al nombre del departamento)". La línea puede estar ocupada en este momento, el operador debería decir: "Lo siento, la línea está ocupada, espere un momento (o por favor). llamar de nuevo más tarde)". Si la extensión está conectada, entonces la persona que llama dice: "¿Está XX aquí?" En este momento, hay tres situaciones: primero, XX contesta el teléfono; segundo, XX está allí, pero no es quien contesta el teléfono; tercero, no está.
En la primera situación, XX dijo: "Yo soy, ¿quién eres tú?"
En la segunda situación, la persona que atendió la llamada dijo: "Ella está a tu lado". , espere un momento." ."
En la tercera situación, la persona que llama dice: "Lo siento, XX acaba de salir, ¿necesita dejar un mensaje si la persona que llama necesita dejar un mensaje?" , debe indicar claramente su nombre, unidad y número de llamada.
Si llama directamente a la oficina o a la casa de la otra persona, la persona que contesta el teléfono puede decir: "Hola. Mi nombre es XX. ¿A quién llamo?". La persona que llama puede decir: "¿Quién soy?". ¿Yo? ¿Quién es?" - La persona que contestó el teléfono resulta ser alguien que está familiarizado y quiere ser contactado, o alguien que no está familiarizado - "Soy XX del Centro de Relaciones Públicas de la Universidad de Zhejiang, quiero preguntar. Tienes algo." "Soy el Departamento de Relaciones Públicas de la Universidad de Zhejiang. XX en el centro, ¿puedo hablar con XX por teléfono?" - La persona que contestó el teléfono no era la persona que estaba buscando.
Si la secretaria contesta el teléfono y la persona al otro lado de la línea está buscando a su jefe y resulta que éste no está, lo mejor es decirle: "Lo siento, señor Guo". no está aquí. ¿Quién eres? ¿Necesitas que te deje un mensaje? " "En lugar de preguntarle a la persona quién es primero y luego decirle que el gerente no está allí, para no causar el malentendido de que el gerente está". En realidad está allí pero no está dispuesto a responder a su llamada.
Por lo general, es la persona que llama quien propone finalizar la conversación y despedirse. Si la otra parte es un anciano, un superior, un invitado extranjero o una mujer, debe escuchar a la otra parte colgar el teléfono antes de colgarlo. Sin embargo, a veces la persona que llama habla mucho y no quieres perder más tiempo hablando con él de una manera aburrida. Puedes decirle cortésmente: "No quiero quitarte demasiado tiempo. Podemos hablar de ello". Luego, ¿vale?"
Muchas personas ahora instalan dispositivos de grabación en sus teléfonos. Encienda el dispositivo cuando esté fuera de casa y grabe los mensajes telefónicos entrantes. Al grabar su propia voz, preste atención al tono de sus palabras, como "Esta es la casa de Wang Jing. Ella no puede venir a contestar el teléfono. Deje un mensaje después de escuchar la señal e indique su nombre y teléfono". número claramente. Ella lo llamará lo antes posible". Si tiene algo que decir después de escuchar la señal del mensaje, simplemente hágalo.
(3) Elección de tono y entonación
Aunque no puedes ver la expresión y la postura de la otra parte cuando hablas por teléfono, a veces puedes adivinar el estado de la otra parte a partir de la expresión de la otra parte. palabras mejor que durante una reunión real. El tono y la entonación son las mejores expresiones de emociones delicadas y sutiles.
Un operador militar dijo con profunda comprensión: "Demasiado alto o demasiado fuerte hará que los usuarios se sientan duros, duros, contundentes, fríos, duros pero no suaves; demasiado ligeros o demasiado bajos harán que los usuarios se sientan ..." Apático y débil si el Si el tono es demasiado largo, parecerá vago; si el tono es demasiado corto, parecerá irresponsable. En términos generales, un tono moderado, un tono ligeramente más alto y una cola un poco más alta harán que los usuarios se sientan amigables y naturales”. p>
Para algunas expresiones conversacionales, el efecto del tono será mucho mejor si se usan oraciones imperativas e interrogativas en lugar de oraciones declarativas. Cada organización debe determinar los términos lingüísticos apropiados en función de su propia naturaleza y características de imagen.
(4) Control Emocional
Sé siempre respetuoso y sincero al hablar por teléfono. "No hagas a los demás lo que no quieres que te hagan a ti". Incluso cuando estés de mal humor pero necesites llamar para solucionar las cosas lo antes posible, no dejes que tu impaciencia y tus emociones problemáticas afectar su lenguaje y hacer que la otra parte se sienta incómoda.