Ahora necesito enviar avisos por escrito a todos los departamentos y al personal. El líder me pidió que adjuntara una copia. No sé cómo hacerlo.

Se adjuntan dos materiales para su referencia

GB/T9704-1999

Formato de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales

Oficina de la Secretaría de la Oficina General del Editor del Consejo de Estado

Noviembre de 2000

1 Alcance

Este alcance estipula los requisitos generales de papel, los requisitos de impresión y varios requisitos para documentos oficiales. Documentos de organismos administrativos nacionales. Disposición de características y reglas de identificación.

Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos de todos los niveles del país. Los documentos oficiales de otras agencias pueden implementarse con referencia.

El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a esta norma y ser implementado de conformidad con la normativa pertinente.

2 Normas citadas

Las disposiciones contenidas en las siguientes normas constituyen disposiciones de la presente norma al ser citadas en la presente norma. Al momento de publicación de esta norma, las versiones indicadas eran válidas. Todos los estándares están sujetos a revisión y las partes que utilizan este estándar deben explorar la posibilidad de utilizar la última versión del estándar que se enumera a continuación.

GB/T 148-1997 Dimensiones de formato del papel de impresión, escritura y dibujo

3 Definiciones

Esta norma adopta las siguientes definiciones.

3.1 palabra palabra

Identifica la unidad de longitud de la distancia horizontal en el documento oficial. Una palabra se refiere al espacio que ocupa un carácter chino.

3.2 Línea línea

Identifica la unidad de longitud de la distancia vertical en el documento oficial. Este estándar utiliza la distancia entre la altura de las fuentes No. 3 más 7/8 veces la altura de las fuentes No. 3 como línea de referencia. El estándar de documento oficial usa la distancia entre la altura de las fuentes No. 2 más 7/8 veces; la altura de las fuentes No. 2 como línea de referencia.

4 Principales indicadores técnicos del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales generalmente utiliza papel de impresión offset o papel carbón con un gramaje de papel de 60 g/m2-80 g/m. La blancura del papel es 85-90, la resistencia al plegado transversal es ≥15 veces, la opacidad es ≥85 y el valor de PH es 7,5-9,5.

5 Formato del papel del documento oficial y tamaño de diseño

5.1 Tamaño del formato del papel del documento oficial

El papel del documento oficial adopta el tipo A4 especificado en GB/T 148 Paper. el tamaño del formato del producto terminado es: 210 mm × 297 mm, la desviación de tamaño permitida se muestra en GB/T 148.

5.2 Márgenes de la página del documento oficial y tamaño central

El encabezado (borde blanco superior) del papel del documento oficial es: 37 mm ± 1 mm

Encuadernación en papel del documento oficial. la boca (borde blanco izquierdo) es: 28 mm±1 mm

El tamaño central es: 156 mm×225 mm (sin incluir números de página)

6 Color de gráficos y texto en documentos oficiales< /p >

A menos que se especifique lo contrario, el color de las imágenes y el texto de los documentos oficiales es negro.

7 Especificaciones de composición tipográfica y requisitos de impresión

7.1 Especificaciones de composición tipográfica

Utilice la fuente Song de imitación número 3 para el texto principal. Si hay subtítulos en el texto, Utilice la fuente Song con subíndice n.° 3 o los caracteres en negrita generalmente tienen 22 líneas por lado y 28 caracteres por línea.

7.2 Requisitos para la elaboración de planchas

El diseño debe ser limpio y sin fondo gris, la escritura debe ser clara y sin interrupciones, el tamaño debe ser estándar, el centro de la plancha no debe estar torcido y el error no debe exceder 1 mm.

7.3 Requisitos de impresión

La impresión a doble cara; los números de página deben estar alineados y el error en ambas caras no debe exceder los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100% de la marca cromatográfica y la tinta roja debe alcanzar Y80% y M80% de la marca cromatográfica. La tinta impresa es sólida y uniforme; el texto no es florido, blanco ni roto.

7.4 Requisitos de encuadernación

Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo sin que las páginas se caigan. La cubierta y el bloque del libro del documento oficial no deben caerse y el reverso debe estar plano y no vacío. El error entre las dos páginas no debe exceder los 4 mm. La configuración para encuadernación a caballete o costura plana es utilizar dos clavos para serrar los orificios de costura exteriores a 1/4 del recorrido hacia arriba y hacia abajo del bloque del libro, con un error permitido de ±4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el libro es de 3 mm a 5 mm; no hay clavos rotos, faltantes ni clavos pesados, y las puntadas son planas y firmes; El error de tamaño del producto cortado es de ±1 mm, las cuatro esquinas están a 90 grados y no hay rastrojos ni defectos.

8 Reglas para la identificación de diversos elementos en documentos oficiales

Esta norma divide los elementos que componen los documentos oficiales en tres partes: cabecera, cuerpo principal y pie de imprenta.

Cada elemento colocado encima de la línea posterior roja (el ancho es el mismo que el centro de la página, es decir, 156 mm) en la página de inicio del documento oficial se denomina colectivamente ceja colocada debajo de la línea posterior roja (no; incluido) y entre las palabras del tema (no incluido) Cada elemento del título se denomina colectivamente cuerpo principal. Todos los elementos colocados debajo del título de materia se denominan colectivamente edición;

8.1 Encabezado

8.1.1 Número de serie de la copia del documento

El número de serie de la copia del documento es el orden de cada documento cuando se imprimen varias copias del mismo documento número de serie. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, utilice

dígitos arábigos para marcar el número 1 en la esquina superior izquierda del centro de la página.

8.1.2 Nivel secreto y período de confidencialidad

Si necesita marcar el nivel secreto, utilice fuente en negrita tamaño 3, con el cuadro superior marcado en la primera línea en la esquina superior derecha. esquina de la página y un espacio entre las dos palabras 1 palabra si necesita marcar el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad al mismo tiempo, use fuentes en negrita de tamaño 3 y marque la línea superior en la primera línea en la parte superior. Esquina derecha de la página Utilice "★" para separar el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad abierto.

8.1.3 Urgencia

Si necesita indicar el grado de urgencia, utilice fuente en negrita tamaño 3 y márquelo en la esquina superior derecha de la página en la segunda línea. con un espacio entre las dos palabras; si necesita marcar tanto el nivel secreto como la urgencia al mismo tiempo, la marca del cuadro superior del nivel secreto debe estar en la primera línea en la esquina superior derecha de la página. , y la marca del nivel de emergencia está en la segunda línea en la esquina superior derecha de la página.

8. 1.4 El logotipo de la agencia emisora ​​de documentos

está compuesto por el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​de documentos seguido de "documento" para algunos documentos oficiales específicos, solo el nombre completo o

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Se puede marcar la abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​del documento. La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la placa es de 25 mm. Para documentos oficiales notificados, la distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la página es de 80 mm. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad, y el grado de urgencia, puede marcarlo en dos líneas encima del logotipo de la autoridad emisora ​​(ver Figura 3).

Se recomienda que el logotipo de la autoridad emisora ​​utilice fuentes Song de tamaño pequeño y esté marcado en rojo. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora ​​basándose en el principio de apariencia llamativa y hermosa, pero generalmente debe ser inferior a 22 mm × 15 mm (alto × ancho).

Al publicar conjuntamente el documento, el nombre de la agencia patrocinadora debe colocarse primero y la palabra "documento" debe colocarse a la derecha del nombre de la agencia emisora, dispuesta de arriba a abajo en el medio; si hay demasiadas agencias de publicación conjunta, el texto principal debe mostrarse en la primera página del documento oficial.

8.1.5 Número de emisión

El número de emisión está formado por el código de la autoridad emisora, el año y el número de serie. Debajo del logotipo de la autoridad emisora, deje 2 líneas en blanco, use la fuente Song de imitación No. 3 y dispóngala en el centro, el año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; el año debe marcarse con el nombre completo; encerrado con "〔 ]" hexagonal; no se deben incluir dígitos ficticios en el número de serie (es decir, 1 no debe estar numerado) es O01), no agregue la palabra "th".

Una línea roja inversa con el mismo ancho que el centro de la placa está impresa 4 mm debajo del mecanismo emisor.

8.1.6 Emisor

El documento oficial presentado deberá estar marcado con el nombre del emisor, dispuesto paralelo a la derecha del número del documento. El número del documento emitido es una palabra a la izquierda y el nombre del emisor es una palabra a la derecha. El emisor está en la fuente Song de imitación número 3, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre del documento. El emisor está en letra cursiva número 3 después de los dos puntos.

Si hay varios emisores, el nombre del emisor del patrocinador se coloca en la línea 1 y los nombres de los demás firmantes se enumeran en el orden de la agencia emisora ​​a partir de la línea 2 debajo del nombre del patrocinador. emisor, mueva la línea roja inversa hacia abajo para que el número de emisión y el nombre del último emisor estén en la misma línea y la distancia entre la línea roja inversa y esta debe ser de 4 mm.

8.2 Cuerpo principal

8.2.1 Título del documento oficial

Deje 2 líneas en blanco debajo del subrayado rojo, use el subíndice pequeño No. 2 Song Ti, que se puede dividir en una o más líneas Las líneas deben estar dispuestas en el centro al regresar a la línea, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espaciado debe ser apropiado;

8.2.2 Agencia de envío principal

Hay una línea en blanco debajo del título y el cuadro superior a la izquierda está marcado con la fuente de canción de imitación número 3. Al regresar, el. el cuadro superior todavía está allí; el nombre de la última agencia principal de envío seguido de dos puntos de ancho completo.

Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal y el texto principal no se puede mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo del título de asunto en la edición y encima de la copia carbón. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.

8.2.3 El texto principal del documento oficial

El nombre de la agencia emisora ​​principal debe colocarse una línea debajo, dejando 2 palabras en blanco a la izquierda de cada párrafo natural, y volviendo al cuadro superior. No se pueden devolver números ni años.

8.2.4 Archivos adjuntos

Si hay archivos adjuntos al documento oficial, deje 1 línea en blanco debajo del texto, 2 palabras en el espacio izquierdo y use fuente de imitación tamaño 3 para identificar "Adjunto", seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre. Si los archivos adjuntos tienen números de serie, utilice números arábigos (como “Adjunto: 1. ×××××”); no se agregarán signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto. Los archivos adjuntos deben estar unidos con el texto principal del documento oficial, y "Adjunto" debe marcarse en el cuadro superior de la primera fila en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. Si hay un número de serie, el número de serie debe ser. marcado; el número de serie y el nombre del archivo adjunto deben ser consistentes. Si el archivo adjunto y el texto principal del documento oficial no se pueden unir, el número de emisión del documento oficial debe marcarse en el cuadro superior de la primera línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto y el archivo adjunto (o número de serie) debe estar marcado después de él.

8.2.5 Fecha escrita

Utilice caracteres chinos para marcar el año, mes y día; escriba "cero" como "O"; consulte 8.2 para conocer la ubicación de la fecha escrita. ．6.

8.2.6 Marca de validez de documento oficial

La marca de validez de documento oficial es una forma de expresión que acredita la validez del documento oficial. Incluye el sello de la autoridad emisora ​​o el nombre del firmante. Hay dos formas de marcar la validez de los documentos oficiales: una es cómo una única agencia emisora ​​marca la marca de validez de un documento oficial y la otra es cómo las agencias emisoras conjuntas marcan la marca de validez de un documento oficial.

8.2.6.1 Sello único de emisión

Los documentos oficiales emitidos por un solo organismo no llevan en la firma el nombre del organismo emisor, sino sólo la fecha del documento. Deben quedar 4 palabras en blanco a la derecha de la fecha de escritura; el sello debe estar dentro de una línea del texto, recto y centrado, y la hora de escritura debe estar en la parte inferior. El sello debe estar en rojo.

Cuando no hay texto en el arco inferior del sello, se utiliza el método del arco inferior, es decir, solo se presiona el arco inferior sobre la fecha escrita.

Cuando hay; Si hay texto en el arco inferior del sello, se utiliza el método de configuración intermedia, es decir, la línea central del sello presiona la fecha de escritura.

8.2.6.2 Sello conjunto

Cuando un documento conjunto requiera sellar con dos sellos, la fecha de redacción deberá estar separada, dejando 7 caracteres en blanco a izquierda y derecha; la agencia patrocinadora El sello viene primero; ambos sellos están estampados con la fecha de escritura y el sello es rojo. Sólo se puede utilizar el mismo método de sellado para garantizar que los sellos queden ordenados. Los dos sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí y la distancia entre ellos no supera los 3 mm.

Cuando un documento conjunto requiera más de 3 sellos, para evitar que aparezcan sellos en blanco, se deben ordenar los nombres de cada agencia emisora ​​(se pueden usar abreviaturas) en la posición correspondiente en el orden de sellado. , y los sellos deberán estar pegados o sobreimpresos en él. El sello de la organización patrocinadora está al frente, y cada fila puede tener un máximo de 3 sellos, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página si hay uno o dos sellos en la última fila, deben ser; dispuestos en el medio; los sellos no deben cruzarse ni ser tangentes entre sí; en la última fila hay dos palabras en el espacio derecho debajo del sello para indicar el momento de la escritura.

8.2.6.3 Notas sobre circunstancias especiales

Cuando el espacio en blanco que queda después de componer el documento oficial no puede acomodar la posición del sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre caracteres para resuelva el problema, asegúrese de que el sello y el texto estén en el mismo lado y no utilice el método de marcar "Esta página no tiene texto" para resolver el problema.

8.2.7 Notas

Si hay notas en el documento oficial, deben estar escritas en fuente No. 3 imitación Song, con 2 caracteres en el espacio izquierdo y entre paréntesis, y debe colocarse en la línea debajo de la fecha de escritura.

Edición 8.3

8.3.1 Encabezados de materia

Los "Encabezados de materia" deben estar en negrita tamaño 3, ubicados en la columna superior izquierda, seguidos de un texto completo. -marca de ancho. Los dos puntos deben marcarse en estilo Song con tamaño 3; debe haber un espacio entre los títulos.

8.3.2 Autoridad de copia

Si hay autoridad de copia en el documento oficial, colóquela 1 línea debajo del encabezado del asunto, deje 1 palabra en blanco a la izquierda y a la derecha, y use la fuente de imitación Song No. 3 para marcar "Copiado" "Enviar", seguido de dos puntos de ancho completo para separar las autoridades Cc, y deben estar alineadas con las autoridades Cc después de los dos puntos al regresar; se agrega después de la última autoridad Cc. Si la agencia de envío principal se mueve bajo el encabezamiento de materia, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia.

8.3.3 Autoridad emisora ​​y fecha de emisión

Ubicada debajo de la autoridad de copia (si no hay autoridad de copia bajo el encabezado de materia), ocupa la línea 1, use imitación No. 3; Fuente de la canción.

La palabra "l" se deja en blanco para la autoridad emisora ​​y la palabra "l" se deja en blanco para la fecha de emisión. La fecha de emisión se basa en la fecha de impresión del documento oficial y está marcada con números arábigos.

8.3.4 Línea de fondo en la edición

Añade una línea de fondo debajo de cada elemento de la edición, con el mismo ancho que el centro de la edición.

8.3.5 La ubicación de la impresión

La impresión debe colocarse en la última página del documento oficial (cuarta portada) y el último elemento de la impresión debe colocarse en la última línea.

Número de página 9

Utilice números arábigos N° 4 de medio ancho en blanco y colóquelos una línea debajo del borde inferior del centro de la página. -línea de palabra y una línea de una palabra a la izquierda y a la derecha de los dígitos a 7 mm del borde inferior del núcleo. Los números de página simple deben tener un espacio de una palabra a la derecha y los números de página doble deben tener un espacio de una palabra a la izquierda. Las páginas en blanco y las páginas que siguen a la página en blanco no tienen números de página.

10 Tablas en documentos oficiales

Si un documento oficial requiere una tabla, para un formulario en papel A4 horizontal, el número de página debe colocarse en el lado izquierdo de la tabla horizontal, y el número de página única debe colocarse en la esquina inferior izquierda de la tabla, el número de página doble se coloca en la esquina superior izquierda de la tabla, el encabezado del número de página única está en el lado de la abertura de costura y el El encabezado del número de doble página está en el lado de la muesca.

Si el documento oficial necesita ir acompañado de un formulario en papel A3, y cuando la última página es un formulario en papel A3, las cubiertas tercera y cuarta (se pueden colocar para entrega separada, sin números de página) deben estar en blanco y se debe adjuntar el formulario en papel A3. No debe colocarse en la última página del documento (cuarta portada) antes de la tercera portada.

11 Formato específico de los documentos oficiales

11.1 Formato carta

La distancia entre el borde superior del nombre del organismo emisor y el borde superior de la página es de 30 mm. Se recomienda utilizar caracteres de estilo Song de marcado pequeño, el tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora. 4 mm debajo del nombre completo de la autoridad emisora ​​hay una línea militar y civil (gruesa en la parte superior y delgada en la parte inferior). ), y a 20 mm del borde inferior de la página hay una línea civil y militar (delgada en la parte superior y gruesa en la parte inferior), ambas líneas tienen 170 mm de largo. Hay 28 caracteres en el centro de cada línea. La página de inicio no muestra los números de página. El nombre de la agencia emisora ​​y la doble línea están impresos en rojo. El número de texto se coloca en el borde superior derecho del centro de la página, una línea debajo de la línea Wuwen. Deje una línea en blanco debajo del número del documento para identificar el título del documento oficial. Si necesita marcar el nivel de confidencialidad o urgencia, puede colocar la marca de la cuadrícula superior en el borde izquierdo del centro de la línea L debajo de la línea de artes marciales. El método de identificación de otros elementos entre las dos líneas se explica a partir de los elementos correspondientes de esta norma.

11.2 Formato de comando

La marca de comando consta del nombre de la agencia emisora ​​más "orden" u "orden", con un subíndice rojo en fuente Song, y el tamaño de fuente es determinado por el organismo emisor. El borde superior de la marca de comando está a 20 mm del borde superior del centro de la placa. Hay 2 líneas en blanco en el borde inferior para marcar el número de pedido; 2 líneas en blanco debajo del número de pedido marcan el texto; debajo del texto y 4 palabras en la marca derecha identifican la firma del emisor, y 2 líneas en blanco en el lado izquierdo del sello de firma el título del emisor debe identificarse con una sola palabra el nombre completo del emisor; Se debe identificar una orden u orden emitida conjuntamente. Deje una línea en blanco debajo de la firma del emisor y dos palabras en el lado derecho para indicar la fecha de redacción. Otros elementos se explican a partir de los elementos relevantes de esta norma.

11.3 Formato del acta de la reunión

La marca del acta de la reunión consta de “××××××Acta de la reunión”. La posición del logotipo es la misma que la del 8. l． 4. Utilice letras minúsculas rojas en la fuente Song y el tamaño de fuente lo determinará la autoridad emisora. Las actas de las reuniones no serán selladas. Otros elementos se explican a partir de los elementos relevantes de esta norma.

12 Estilo

Consulte la Figura 1 para ver los márgenes y el tamaño central del papel de documento oficial A4; la Figura 2 para ver el diseño de la primera página del documento oficial; de la primera página del documento oficial; y el diseño de la última página del documento oficial Véase la Figura 4; el diseño 1 de la última página del documento oficial conjunto se muestra en la Figura 5; del documento oficial conjunto se muestra en la Figura 6. (Ilustración omitida)

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"Formato de materiales de informes gubernamentales"

1. Ámbito de aplicación

Documentos y materiales de informes diversos. Los documentos incluyen el comité del partido, el gobierno, el partido y la coalición de gobierno, las oficinas del partido y del gobierno y los documentos departamentales.

2. Requisitos específicos

1. Marca de encabezado del documento. El nivel de secreto y el período de confidencialidad están marcados en negrita de tamaño 3. La marca de la cuadrícula superior está en la primera línea en la esquina superior izquierda de la página. El nivel de secreto y el período de confidencialidad están separados por "★".

2. Envía un número de texto.

Consta del código, año y número de serie de la autoridad emisora, utilizando fuentes Song pequeñas de tamaño 4 y dispuestas en el centro. El año y el número de serie están marcados con números arábigos. El año de publicación debe marcarse con el nombre completo, entre corchetes "[ ]" en ambos lados. El número de serie no debe contener dígitos (es decir, 1 no debe codificarse como 001) y la palabra "número" no debe estar codificada. ser añadido.

3. Títulos de documentos y materiales informativos. Por lo general, consta de tres partes: la autoridad emisora, el tema y el tipo de idioma. Excepto para agregar títulos de libros a los nombres de leyes, reglamentos y otros documentos normativos, generalmente no se utilizan signos de puntuación. El título principal del documento debe colocarse en una línea con una línea en blanco debajo de la línea roja del papel manuscrito, en negrita con un tamaño pequeño de 2 y dispuesto en una o más líneas en el centro. Al regresar a la línea, asegúrese de que el significado de las palabras esté completo, que la disposición sea simétrica y que el espacio sea apropiado.

4. Unidad de entrega principal. Deje 1 línea en blanco debajo del título, use fuentes de canción de tamaño 4 en el cuadro superior a la izquierda y mantenga el cuadro superior cuando regrese a la línea; el último nombre de la unidad principal va seguido de dos puntos de ancho completo.

5. Texto de documentos y materiales informativos. Hay 2 caracteres en blanco en cada párrafo natural y se devuelve la cuadrícula superior. Utilice papel A4, los márgenes izquierdo y derecho son de 3,17 cm, los márgenes superior e inferior son de 2,54 cm, el interlineado es generalmente un valor fijo de 28 puntos (sistema de procesamiento de textos Word), los números y los años no se pueden ajustar. El texto principal generalmente usa fuente Song de tamaño 4. Si el contenido del documento tiene muchos niveles, el título se puede marcar jerárquicamente. La primera capa debe estar en negrita con tamaño 4 en negrita, la segunda capa debe estar en negrita con tamaño 4 en cursiva. el título de la tercera capa debe estar en negrita con una fuente de imitación de tamaño 4. El texto siempre se organiza horizontalmente de izquierda a derecha.

6. Si el archivo tiene archivos adjuntos, deje una línea en blanco debajo del texto principal y encima de la firma del documento, deje dos espacios a la izquierda para indicar "Adjunto" en fuente Song tamaño 4, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre. . Cuando el nombre del archivo adjunto está ajustado, se alinea con el texto después de los dos puntos. Si los archivos adjuntos tienen números de serie, utilice números arábigos (como “Adjunto: 1, ××××××”); si hay muchos archivos adjuntos, los números de serie deben estar alineados. No hay ningún signo de puntuación después del nombre del archivo adjunto.

7. Firmar la firma. Firma del documento: Utilice el nombre completo de la fecha de redacción y la unidad emisora. La fecha de redacción es la fecha en que se emite el líder del documento. Si el documento se redacta conjuntamente, la fecha del documento la emite el líder de la última agencia emisora. El año, mes y día están en números arábigos y. en fuente Song de 4 puntos.

Inscripción de los materiales del informe: deje una línea en blanco debajo del título, use el nombre completo de la unidad del informe y la hora, use números arábigos para el año, mes y día, use los caracteres de imitación del número 4 y organice ellos en el centro.

8. Presentación y CC. El envío debe colocarse en la línea debajo del envío, y el espacio izquierdo debe estar marcado con "Envío" en fuente Song de 4 puntos, seguido de dos puntos de ancho completo; la copia al carbón debe colocarse en la línea 1 debajo del envío; envío, y el espacio izquierdo debe estar marcado con la fuente de la canción "CC" de 4 puntos seguida de dos puntos de ancho completo. Las agencias de informes y de copia en diferentes sistemas o diferentes niveles están separadas por comas. Las unidades en el mismo nivel o dentro del mismo sistema están separadas por comas. Al regresar, alinee con la agencia de copia después de los dos puntos.

Número de página. La parte inferior de la página siempre debe estar centrada y el formato del número debe ser "1, 2, 3...". El número de página no debe mostrarse en la primera página del archivo.

10. Si el documento es una solicitud de instrucciones, debe tener un encabezamiento de asunto, una persona de contacto y un número de contacto. Debe colocarse debajo de la firma del documento y debe estar subrayado. Las "palabras de asunto" están marcadas con caracteres en negrita de tamaño 4 en la columna superior izquierda, seguidos de dos puntos de ancho completo. Los "encabezados" están marcados con cursiva de tamaño 4, con un espacio entre los encabezados y están ordenados por categoría; palabras y palabras genéricas. La persona de contacto y el número de contacto aparecen en una línea, utilizando fuentes Song de tamaño 4. La persona de contacto y el número de contacto se encuentran bajo la organización CC (ningún envío y el contenido CC están debajo del título de asunto) y utilizan fuentes de canción de tamaño 4.