Planes de recepción seleccionados Resumen de planes de recepción de conferencias

La recepción del congreso es la labor de servir al congreso. El siguiente es un plan de recepción de la conferencia que he recopilado y organizado cuidadosamente. Lo compartiré con ustedes a continuación para que lo aprecien.

Plan de recepción 1

Recientemente, participé en la planificación de una serie de actividades del "Proyecto de Asistencia Sanitaria a la Población de China". Como principal planificador y supervisor ejecutivo de este proyecto, creo profundamente que para llevar a cabo con éxito un evento de conferencia a gran escala, todo el personal y los participantes deben tener claro el propósito y la importancia del evento. Por lo tanto, he refinado repetidamente el tema de la actividad, el propósito de la actividad, el propósito de la actividad y los objetivos de la actividad de esta reunión, y ahora los comparto de la siguiente manera:

Tema de la actividad:

Título principal: " Serie de actividades "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China"

Subtítulo: Conferencia especial "Abrazando la era saludable" y ceremonia de lanzamiento del "Proyecto de ayuda"

Pancarta: Cumpliendo los deseos de las personas y los sueños humanos

El cariño siempre está disponible y la ayuda está en todas partes

Reducir la carga de las familias en todo el mundo y hacer que las personas sean felices y saludables

Propósito del evento:

Reducir la carga de las familias de todo el mundo y hacer que las personas sean felices y saludables. Las personas de todo el mundo son felices y saludables.

Propósito de la actividad:

Permitir que los sistemas de salud y planificación familiar en todos los niveles comprendan plenamente el "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China" y comprendan su publicidad y servicios únicos, a fin de eliminar la desconfianza de la gente hacia el "Proyecto de Ayuda"” y el miedo a los elevados gastos médicos. Establecer una imagen de marca de "el cuidado siempre está, la asistencia está en todas partes" para servir a la causa de la salud de la población, promoviendo así el avance integral del "proyecto de ayuda".

Objetivos de la actividad:

1. Número de participantes: 200 personas (teniendo en cuenta factores como el efecto general del evento, gastos, número de asistentes, creación de ambiente en el lugar). , etc., el límite es 200 personas La escala es ideal).

2. Ganancias esperadas: Las unidades y los individuos participantes vienen con placer y regresan con satisfacción.

3. Dar forma a la imagen: Utilizar diversos productos y servicios para que las personas beneficiarias recuerden el “proyecto de ayuda” y establecer una imagen de marca fuerte.

4. Comunicación de la marca: forme un plan de comunicación de marca maduro para optimizar y copiar continuamente.

Para controlar los riesgos y mejorar el efecto de la reunión, realicé diseños precisos para el proceso de la reunión, la gestión in situ y la distribución del lugar, etc., para que de ahora en adelante todos, todos los días, todo, e incluso el encuentro. Cada persona, cada cosa, cada minuto. Por ejemplo:

El tiempo importa

07:00 Inventario e inventario del estado de preparación de varios artículos.

　07:10 Determinar los invitados que pueden asistir a la reunión, establecer una base de datos representativa e imprimir formularios.

A las 07:20 horas, personal relevante trajo todo tipo de elementos y partió del comité organizador.

Llegó al recinto a las 07:50 y comenzó a instalarse fuera del recinto.

A las 08:30 horas se iniciará el trazado del recinto y se procederá a la depuración de diversos equipos y redes.

　09:10 El diseño del lugar está completo y el personal relevante está en espera.

　09:20 Representantes comenzaron a congregarse en la entrada del recinto, esperando entrar.

El ingreso comienza a las 09:30, se dispone de etiqueta, revisión de boletos, acompañantes, anfitriones, representantes, expertos, líderes, etc.

09:50 Reproducción de vídeo

09:55-10:00 Sonido entre bastidores

10:00-10:05 Palabras de apertura

10:05-10:07 Nada más entrar el líder de la escolta se reproduce la "Marcha Radetzky"

10:07-10:20 El líder pronuncia un discurso

10:20 Flores

　10:20-10:22 La "música de salida" se reproducirá tan pronto como salga el líder de la guardia

　10:22-10:25 Anfitrión

10:25-10: 27 El Líder de la Guardia 2 entra y toca "Marcha Radetzky"

10:27-10:35 El Líder 2 habla

10: 35 Flores

10 :35-10:37 El segundo líder de la guardia sale y toca la "música de salida"

10:37-11:10 Discurso de experto: "Abrazando la Era Saludable "

11:10-11: 30 Productos de demostración

11:30-11:40 Los representantes de los pilotos reciben obsequios y los líderes otorgan placas/placas

11 :40-12:00 Los representantes de los beneficiarios pronuncian discursos (4 personas)

12:00-12:05 Los líderes salen y tocan "música posterior a la reunión"

12:05-12 :15 Representantes asisten al almuerzo banquete

12:15 -12:20Líder del comité organizador: Brindis

12:20-13:30 Almuerzo banquete/área de demostración de productos y área de experiencia inicio de actividades

13:30-14:00 Despedida de los invitados

Limpieza del recinto a las 14:00

Plan de recepción 2

(1) El significado del plan de recepción de la conferencia

Plan de recepción de la conferencia Se refiere a la redacción que organiza los saludos y despedidas de los participantes, así como las actividades de recepción como alimentación, alojamiento, transporte, viajes. y entretenimiento, así como asuntos específicos, pertenece al plan de planificación especial de la conferencia y puede incluirse en el plan general de la conferencia, o puede redactarse por separado como anexos del plan general de la conferencia.

(2) Contenidos básicos del plan de recepción de congresos

1. Objetos de recepción y motivos de la recepción. Hay muchos tipos de objetos de recepción para la conferencia, incluidos líderes superiores, funcionarios gubernamentales, coorganizadores y unidades de apoyo, invitados especiales, miembros de la conferencia (formales y sin derecho a voto), expositores, comerciantes, audiencias en general, reporteros de los medios, etc. , algunos en nombre de delegaciones gubernamentales. También hay visitantes que participan en grupos conjuntos y algunos que participan en conferencias, exposiciones y visitas de forma individual. Cada plan de acogida debe describir claramente el objetivo específico. Al mismo tiempo, también es necesario explicar brevemente por qué se recibe, es decir, el motivo, finalidad y significado de la recepción.

2. Política de acogida. La política de recepción es el principio general y la ideología rectora del trabajo de recepción de conferencias. La política de recepción debe determinarse en función de los objetivos de la conferencia, los requisitos de la organización líder de la conferencia para el trabajo de recepción y las circunstancias específicas de los participantes.

3. Especificaciones de recepción. Esto incluye la identidad del personal presente por el organizador al recibir, banquetear, visitar, acompañar y despedir a los participantes, así como las normas de alimentación y alojamiento dispuestas por el organizador, etc.

4. Contenido de la recepción. Incluyendo recogida, organización de alojamiento, ceremonia de bienvenida, banquetes, visitas, servicios de traducción, entretenimiento cultural, tours, animación de fiestas, venta de entradas, despedida de regreso y salida, etc.

5. Horario de recepción. Anotar el cronograma de las diversas actividades de recepción.

6. Responsabilidad de recepción. Indique las responsabilidades específicas de los departamentos y personal responsables de cada trabajo de recepción. Por ejemplo, las actividades de conferencias a gran escala pueden establecer grupos de trabajo, como un grupo de registro, un grupo de visitas turísticas y un grupo de venta de entradas, que son respectivamente responsables de reunirse con los asistentes, registrarse, registrarse, hacer visitas turísticas y contactar con la venta de entradas al regresar y partida.

7. Fondos de recepción. Especifique los costos de manutención, alojamiento y transporte de los participantes. A veces también incluye gastos de organización de visitas, visitas turísticas, presencia de representaciones teatrales, etc. Las actividades de la conferencia relacionadas con el extranjero también incluyen una cierta cantidad de honorarios por obsequios. Los planes de recepción anunciados al exterior generalmente no incluyen esta parte.

Plan de recepción 3

1. Procedimientos de recepción del departamento comercial:

Una vez obtenida la información del cliente que celebra una reunión en el hotel, el departamento comercial debe comenzar realizar el siguiente trabajo:

1. Contactar a la persona a cargo de la reunión de manera oportuna

(1) Entender claramente la naturaleza de la reunión (si se trata de una recepción). para la Oficina de Exploración o un evento de negocios, si asistirán invitados importantes, etc.) y Contenido (incluido: tiempo, número de personas, número de salas requeridas, lugar, equipo, formato, transporte y otros requisitos especiales, etc.)

(2) Si se trata de una recepción de conferencia importante y a gran escala, se acordará con el cliente. Después de recibir los detalles de la recepción, la situación debe informarse al jefe del departamento de manera oportuna. manera, y el jefe de departamento realizará una reunión de coordinación para coordinar la recepción de toda la reunión.

2. Confirmar el número de lugares y salas de reunión

Durante el proceso de negociación de la reunión, los detalles relevantes de la reunión deben discutirse en detalle con la persona específica a cargo de la parte de la reunión, y Se deben mantener registros. En particular, comprobar lo antes posible si hay lugares y habitaciones adecuados para las necesidades de los huéspedes. Una vez confirmado que el lugar y las habitaciones se pueden proporcionar de acuerdo con los requisitos del cliente, se debe enviar un aviso para reservar el lugar y las habitaciones al departamento de catering y al departamento de limpieza.

3. Negociar el precio

Después de confirmar que no hay problemas con el lugar y la disposición de las habitaciones, se debe proporcionar un precio claro al cliente en función de la situación real. Si la actividad involucra múltiples contenidos, ciertos precios deben ajustarse y equilibrarse en conjunto con los departamentos relevantes.

La política de precios es relativamente fija. Si excede su autoridad, debe buscar instrucciones de inmediato de su supervisor.

4. Firmar el acuerdo de conferencia y cobrar el depósito de la conferencia

Después de que la parte de la conferencia haya confirmado todos los detalles de la reunión, ambas partes deben firmar el acuerdo de conferencia de acuerdo con los requisitos y compromisos. y cobrar las tarifas de conferencia correspondientes de acuerdo con el acuerdo

5. Emitir el aviso de recepción de la reunión

Después de firmar el acuerdo de conferencia, completar el aviso de recepción de la reunión con base en el. contenido específico y detalles relevantes negociados por ambas partes Después de verificar, distribuirlo a varios departamentos y guardar los archivos de la reunión

6. Recepción de la reunión

Después de emitir. el aviso de recepción de la reunión, debe comunicarse con la persona a cargo de la conferencia y los departamentos relevantes del hotel en cualquier momento. Manténgase en contacto, coordine el diseño del lugar y realice un seguimiento del progreso de la reunión

Una vez finalizada la reunión, si se debita el consumo del cliente, la cuenta será manejada por el departamento de ventas y el departamento de finanzas. Al mismo tiempo, el departamento de catering brindará asistencia.

8. Despedida de la conferencia

Despida a los líderes del grupo de la conferencia y al responsable de la conferencia para dejar un buen sentimiento a los invitados; , elige la oportunidad de regalar pequeños souvenirs exquisitos al responsable de la conferencia para profundizar la amistad

Fin de la reunión

Después de la reunión, realiza una reunión resumen si; es necesario analizar las ganancias y pérdidas de la recepción de la reunión y enviar las opiniones de los clientes a los departamentos pertinentes. Al mismo tiempo, el departamento de ventas debe hacer un buen trabajo archivando los materiales de recuperación para las actividades de recepción de la conferencia de interés periodístico, y se pueden escribir y enviar artículos; a los medios para su publicación.

2. Procedimientos de recepción del Departamento de Housekeeping:

Después de recibir el aviso de recepción de reunión emitido por el Departamento de Ventas, el Departamento de Housekeeping deberá realizar lo siguiente:

1. Trabajo preliminar para la recepción de la conferencia

(1) Conocer y comprender el contenido del aviso de recepción de la conferencia

(2) Comprender el método de liquidación, los elementos de cobro y las personas de contacto; y firmantes de tarifas

(3) Implementar si es necesario organizar salas de conferencias, el número y el horario de las salas, y comprender si la sala necesita abrir llamadas de larga distancia, eliminar bebidas y agregar adicionales; camas

(4) Implementación La habitación está equipada con flores y frutas estándar, así como la tarjeta de presentación del gerente general, tarjeta de felicitación, etc.

(5) Asegúrese de si; los invitados que asisten a la reunión toman ascensores especiales y si los invitados llegan en grupos

(6) es responsable de la distribución de las tarjetas de habitación cuando los invitados se registran para las reuniones, etc.

2. Disposición de la sala de conferencias

Organice las salas correspondientes de acuerdo con los requisitos de recepción de la conferencia Cuando los recursos de la sala sean suficientes, la disposición de la sala se concentrará. Al mismo tiempo, también podrá elegir. para arreglar habitaciones similares. Habitación en estado.

3. Disponibilidad de la sala de conferencias

Confirmar la reserva de la sala de conferencias Después de confirmar la sala específica, ingrese el contenido de la reserva en la computadora y confirme el número de la sala.

4. Check-in de los invitados a la conferencia

(1) Un día antes de la llegada de los invitados a la conferencia, verificar con el departamento de ventas la sala para la recepción de la conferencia, organizar la sala en al menos un día antes y haga un buen trabajo de preparación para todos los invitados antes del check-in;

(2) Antes de la llegada de los invitados a la conferencia, prepare tarjetas de habitación y listas de distribución de reuniones del equipo para los invitados importantes; se pueden enviar tarjetas de habitación, tarjetas de bienvenida, formularios de registro, etc. El subgerente del vestíbulo de turno revisará la habitación antes de que lleguen los invitados para asegurarse de que esté en condiciones normales.

(3) Cuándo; Una vez que los invitados a la conferencia llegan al hotel, los arreglos de la recepción de la conferencia y los procedimientos normales de recepción serán los siguientes: Los invitados se registran y el botones transporta su equipaje de inmediato. Si tiene algún problema, comuníquese con la persona a cargo de la recepción de reuniones del departamento de ventas de manera oportuna.

5. Invitados a la conferencia que salen del hotel

(1) El conserje debe proporcionar información de recepción y ayudar a los huéspedes a recoger y entregar el equipaje de manera oportuna.

> (2) El cajero de la recepción es rápido en el pago.

(3) Ayuda a los huéspedes a organizar los vehículos.

6. Preste atención a los hábitos de consumo de los huéspedes importantes y recopile y organice información del historial de los huéspedes.

3. Procedimientos de Recepción del Departamento de Catering

Luego de recibir el aviso de recepción de la reunión emitido por el Departamento de Marketing y Ventas, el Departamento de Catering deberá realizar lo siguiente:

1 Reunión Trabajo preliminar para la recepción

(1) Mantenga registros y, de acuerdo con el aviso de recepción de la reunión, comprenda con precisión la organización, la hora, el lugar, el número de personas, el formato, los estándares de recepción y los requisitos especiales relevantes de la reunión. la reunión y organizar la información de la recepción paso a paso Entregar

(2) De acuerdo con el aviso de recepción de la reunión y los requisitos de la parte de la conferencia, el lugar se organizará con al menos medio día de anticipación;

(3) El supervisor de banquetes inspeccionará de acuerdo con los estándares de servicio del hotel y los requisitos del cliente. Los preparativos previos a la reunión (si los canales de la conferencia están claros, la ubicación y limpieza de las instalaciones de la conferencia, el estado funcional de la energía y equipo de audio, la calidad del diseño del lugar, la perspectiva mental del personal de servicio, etc.), rectificar los problemas inmediatamente si se encuentra alguno y esforzarse por asegurarse de que no haya omisiones

(4) Haga un seguimiento con el organizador de la conferencia y la persona de contacto de la conferencia del departamento de ventas con dos días de anticipación para determinar las pausas para el té de la conferencia, los planes de comidas y los requisitos especiales, y reserve lugares para cenar para los invitados a la conferencia.

2. Recepción de la reunión en curso

(1) Organizar personal de etiqueta excelente para que llegue 40 minutos antes de la reunión para guiar a los invitados

(2) Seguir; ponerse al día con los servicios de la conferencia y ayudar a los invitados a manejar asuntos especiales durante la conferencia.

(3) Ayudar al enlace de la conferencia del departamento de ventas y al cajero del departamento de finanzas a ordenar las cuentas de la conferencia de manera oportuna; manera y prepararse para ajustar cuentas con la persona a cargo de la fiesta de la conferencia.

3. Fin de la reunión

(1) El personal de servicio de banquetes dará seguimiento al check out de la reunión

(2) Ayudar a los invitados; para ordenar los elementos que quedaron de la reunión.

4. Comidas y despedidas de la reunión

(1) Llevar a los invitados a la reunión a comer y brindar un servicio de calidad.

(2) Hacer un buen trabajo al instalarse; las cuentas de catering Trabajo.

5. Despedida

(1) Despedirse de los invitados a la conferencia y dejarles un buen sentimiento

(2) Después de que los invitados abandonen el hotel; , si dejan algún artículo de valor, se debe contactar al huésped de intercambio lo antes posible.

6.Organizar la información de los clientes de la reunión y resumir las ganancias y pérdidas de la recepción de la reunión.

4. Otros departamentos relevantes favor de consultar el aviso de recepción de reunión emitido por el departamento de ventas para realizar el trabajo de recepción correspondiente.

Plan de recepción 4

1. Antes la reunión

1. Negociar con el organizador de la conferencia para comprender los requisitos de la conferencia y los servicios requeridos.

2. Proporcionar vuelo, boleto, alojamiento, hotel, lugar de la conferencia, transporte y otra información necesaria para la reunión, y formular un plan de reunión completo para las partes de la reunión.

3. Enviar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección in situ de la comida, el alojamiento, el lugar de la conferencia, los viajes, el entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar de la conferencia.

4. Determinar el plan, firmar el contrato y pagar el depósito por adelantado.

2. Durante la reunión

1. Recepción de la reunión: una persona dedicada es responsable de la etiqueta, la recogida, las relaciones públicas y otros servicios en el aeropuerto y la estación. Coloque el AM de bienvenida, el cartel de bienvenida, el mostrador de registro, los carteles, etc. en el hotel y en la sala de conferencias con antelación.

2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.

3. Lugar de reunión: Personal especial acudirá a la sala de reuniones para comprobar los carteles de la sala, iluminación, sonido, té, etc.

4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala, y pregunte si existen requisitos especiales.

5. Catering de congresos: Horarios de comida, normas de alimentación y confirmación de invitados especiales (musulmanes).

6. Viajes a la conferencia: confirme el itinerario de viaje, el uso del automóvil, si el guía turístico agregará atracciones, etc.

7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.

8. Servicios de conferencia: tome fotografías grupales de los delegados de la conferencia, proporcione servicios de secretaría y servicios relacionados a los delegados.

3. Después de la reunión

1. Liquidación: proporcione detalles detallados y explicaciones de los gastos incurridos durante la reunión, y haga que una persona dedicada consulte con el cliente y liquide la cuenta.

2. Información: recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión según los requisitos del cliente.

3. Foto de grupo: Durante la reunión, todos los participantes se tomaron una foto de grupo antes de la reunión, esta fue impresa y distribuida a cada participante como recuerdo.

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