Trabajo en la Oficina de Protección Ambiental y necesito urgentemente un documento sobre el sistema de gestión de archivos. Pídale a expertos de todos los ámbitos de la vida que respondan muchas preguntas. Gracias de antemano.

1. Sistema de Gestión de Documentos y Archivos

Sistema de Responsabilidad del Puesto del Personal de Archivos

1. políticas de trabajo y establecer y mejorar diversos sistemas.

2. Amo mi trabajo, tengo un fuerte sentido de responsabilidad y profesionalismo, trabajo duro para aprender las teorías básicas y el conocimiento empresarial de los principios de la ciencia archivística y mejoro constantemente mi nivel profesional.

3. Responsable de recopilar y organizar los diversos documentos y materiales generados durante las actividades laborales de la oficina, velando por la integridad de los diversos archivos en diferentes soportes, archivándolos en tiempo y forma, entregándolos a los archivos. sala y realizar procedimientos de entrega.

4. Implementar el sistema de confidencialidad y seguridad del partido y del Estado, y no ampliará el alcance del uso de los archivos sin autorización, y no destruirá los materiales de archivo sin autorización para garantizar la seguridad de los archivos.

5. Proporcionar orientación empresarial, supervisión e inspección del trabajo de archivos de las unidades subordinadas.

6. Completar con seriedad otras tareas asignadas por los líderes.

Sistema de archivo

1. Todos los documentos y materiales que reflejan las actividades laborales de la oficina y tienen valor de referencia y utilización deben ser organizados, archivados y gestionados de forma centralizada por la sala de archivos. departamento o individuo puede tomarlo como propio.

2. Los documentos y materiales generados por cada departamento serán archivados por cada departamento en el primer trimestre del año siguiente. Los documentos y materiales contables serán archivados por el departamento de contabilidad y trasladados a la sala de archivos. un año después. Los documentos y materiales para proyectos especiales, como infraestructura y equipos, serán clasificados y archivados por el departamento de formación de manera oportuna una vez completada o finalizada la tarea.

3. Los materiales utilizados por nuestro personal que sale a estudiar y asistir a reuniones por asuntos oficiales deben entregarse a nuestra oficina de manera oportuna.

4. Todos los documentos y materiales archivados deben ser fáciles de almacenar durante mucho tiempo, tener buena calidad de papel, imágenes claras, letra clara y procedimientos de firma completos. Está prohibido escribir con bolígrafos, lápices y bolígrafos de colores.

5. Archivado de documentos y materiales, normalmente un archivo, varios archivos importantes o de uso frecuente.

6. Los documentos y materiales que deban archivarse deben recopilarse completa y completamente, y la calidad de los archivos debe cumplir con las normas pertinentes.

7. Cada departamento debe transferir todos los archivos que deban archivarse a la sala de archivos a tiempo y preparar dos copias del catálogo de transferencia. Al recibirlo en el archivo deberá ser revisado y firmado por ambas partes.

8. La Brigada de Vigilancia Ambiental Municipal y la Estación de Monitoreo Ambiental deberán trasladar el directorio de archivos anual a la Dirección de Archivos de esta dirección para su archivo.

Sistema de utilización y confidencialidad de los archivos

1. Los archivos conservados por esta oficina son utilizados principalmente por la oficina y sus unidades afiliadas. El suministro y uso externos deben ser aprobados por el líder a cargo. del trabajo de archivos.

2. Los archivos deben cumplir estrictamente las normas de confidencialidad y controlar estrictamente los diferentes ámbitos de uso según el grado de confidencialidad de los archivos.

3. El personal de la oficina solo puede utilizar archivos dentro del alcance de sus funciones laborales. Si necesitan utilizar archivos fuera del alcance de sus funciones laborales, deben obtener la aprobación del líder a cargo del trabajo de archivos.

4. No se permite el préstamo de archivos al personal de otras unidades.

5. Todos los usuarios deben completar el "Libro de Registro de Archivos de Préstamo" según sea necesario.

6. Los usuarios deben conservar los documentos correctamente y no se les permite abrirlos, extraerlos, rasgarlos, ni desfigurarlos, rayarlos o alterarlos. No se permite fumar ni beber durante la revisión de archivos. Los archivos prestados deben conservarse adecuadamente, devolverse de manera oportuna y no deben prestarse ni perderse. Los infractores serán responsables de conformidad con las leyes y reglamentos pertinentes.

7. Cuando la oficina de archivos proporciona archivos para su uso, debe adjuntar un formulario de registro del efecto de utilización del archivo según sea necesario. Una vez completado el trabajo de utilización, los usuarios deben completarlo con sinceridad y enviarlo a los archivos. oficina para su presentación oportuna.

Sistema de almacenamiento de archivos

1. La sala de archivos debe estar equipada con los almacenes y bastidores compactos necesarios según el número de archivos almacenados, y debe estar equipado con dispositivos antirrobo y ligeros. Instalaciones a prueba de altas temperaturas, ignífugas, a prueba de humedad, a prueba de polvo, a prueba de roedores, a prueba de insectos y otras instalaciones.

2. No se deben mover artículos inflamables, explosivos y fácilmente contaminantes cerca del almacén, ni se deben apilar en el almacén escombros no relacionados con archivos e información, y se debe evitar la entrada de incendios. El personal ajeno a los archivos no puede ingresar al almacén sin permiso.

3. Los estantes y archivos del almacén se organizan en orden y se compila el índice de almacenamiento.

4. La oficina de archivos debe tomar activamente las medidas correspondientes de acuerdo con los requisitos de protección de archivos para garantizar la seguridad de los archivos.

5. Realizar inspecciones exhaustivas del estado de almacenamiento de documentos de forma regular y mantener registros. Informar los problemas al líder a cargo de manera oportuna. En caso de circunstancias especiales, regístrese a tiempo y resuelva el problema a tiempo.

6. Al entregar trabajos al personal de archivos, los procedimientos de custodia y entrega deben completarse antes de partir.

Sistema de inspección y estadísticas de archivo

1. La sala de archivos debe establecer un libro de registro de materiales de archivo y un libro de contabilidad de materiales de transferencia de archivo.

2. Verifique periódicamente la cantidad de almacenamiento del inventario para garantizar que las cuentas sean consistentes.

3. La oficina de archivos debe informar cada año la reducción y los cambios en los materiales de archivo al departamento superior de archivos.

4. En caso de traslado de personal de archivo, se deberán completar los trámites de traspaso. Si los archivos son inconsistentes, no se pueden transferir fuera de la organización original.

Sistema de identificación y destrucción de archivos

1. Los archiveros, en su trabajo diario, deben prestar atención a familiarizarse con sus propios archivos y emitir opiniones periódicamente sobre el almacenamiento y destrucción de archivos.

2. Para destruir materiales de archivo, se debe organizar un comité de evaluación o un equipo de evaluación de acuerdo con el "Programa de Período de Almacenamiento de Materiales de Archivo Archivados" aprobado por la Oficina de Archivos Municipales, los materiales de archivo que hayan excedido el límite. El período de almacenamiento se clasificará según su valor histórico y su utilización. El límite de tiempo se evaluará estrictamente y los archivos destruidos se enumerarán y solo podrán llevarse a cabo después de su aprobación.

3. Si hay la mayoría de los archivos en la caja que no tienen valor de conservación, deben ser desmantelados, sacados y destruidos. Las partes que deben guardarse se clasificarán y guardarán en la sala de archivos. No está permitido determinar si se guardaron o destruyeron basándose únicamente en los nombres de los archivos en el directorio de archivos y la antigüedad del almacenamiento en el volumen.

4. Al destruir materiales de archivo, se debe implementar un sistema de supervisión de la destrucción y la lista de destrucción debe estar firmada por el aprobador, el comité de evaluación o líder del equipo y el supervisor de la destrucción.

5. La lista de archivos aprobados para su destrucción se mantendrá en los archivos durante mucho tiempo.

2. Sistema de gestión de archivos contables

1. De acuerdo con el principio de gestión centralizada y unificada, todos los archivos contables de la agencia están centralizados y gestionados en los archivos.

2. El archivo de archivos contables debe clasificarse y numerarse según diferentes períodos de almacenamiento para garantizar que el directorio de archivos sea coherente con el archivo "cuenta".

3. El Departamento de Finanzas es responsable de archivar y vincular los expedientes contables formados cada año de acuerdo con los requisitos de presentación. Una vez finalizado el año fiscal, el Departamento de Finanzas puede conservar temporalmente los archivos contables de ese año durante un año. Después de su vencimiento, se transferirán a los archivos de nuestra empresa. Simplemente complete la lista de transferencia.

4. La gestión de archivos debe almacenarse de forma ordenada, fácil de encontrar y evitar daños, pérdidas y fugas.

Sistema de préstamo de documentos contables

1. Los archivos contables se proporcionan para uso de la unidad, pero no se permite su préstamo a archivos. Si hay circunstancias especiales, deberá ser prestado por el líder de la unidad, pero deberá ser devuelto dentro de un plazo.

2. Cuando otras unidades revisan los archivos, deben emitir una carta de presentación, indicando la identidad del revisor y el contenido de la revisión. La revisión solo puede ser aprobada por el líder de la unidad.

3. Tomar prestados archivos, conservarlos adecuadamente, agregarlos, modificarlos, desgarrarlos, reimprimirlos, desensamblarlos, crearlos y prestarlos a otros.

4. Al devolver los archivos, estos deben ser revisados ​​y corregidos, y el pagaré debe cancelarse personalmente. Si hay defectos, pérdidas, etc. , informar a los líderes de manera oportuna, exigir responsabilidades e investigar y castigar severamente.

Sistema de destrucción de archivos contables

1. Cuando sea necesario destruir archivos contables una vez transcurrido el período de almacenamiento, el departamento de archivos de la unidad propondrá opiniones sobre su destrucción y realizará evaluaciones junto con el personal. Departamento financiero y revisar estrictamente la cantidad. La destrucción de los archivos de contabilidad de inventario debe ser aprobada por el líder de la unidad. Para reclamaciones y deudas futuras no liquidadas y comprobantes originales con contenido de búsqueda, deben emitirse y archivarse por separado y conservarse hasta que se procesen las reclamaciones, deudas y comprobantes relacionados.

2. Al destruir archivos contables, el departamento de archivos y el departamento financiero deben enviar personal para supervisar la destrucción.

3. Al destruir archivos contables, el personal de ventas debe contarlos y verificarlos cuidadosamente después de la destrucción, deben firmar y sellar la lista de destrucción e informar la situación de supervisión de ventas al líder de la unidad.

3. Sistema de gestión de archivos de cuadros

Responsabilidades del administrador de archivos de personal de cuadros

1.

2. Verificar (pedir prestado), reenviar y recopilar estadísticas sobre los archivos del personal del cuadro.

3. Cambios de cargos y salarios de los cuadros registrados.

4. Proporcionar información del cuadro a los departamentos pertinentes.

5. Garantizar la seguridad, confidencialidad y protección de los expedientes del personal del cuadro.

6. Tramitar otros asuntos relacionados.

Sistema de recolección de material de archivos de personal de cuadros

1. Siga estrictamente las "Reglas de recopilación y archivo de archivos de personal de cuadros" para recopilar archivos de personal de cuadros de manera oportuna.

2. Los materiales de archivo recopilados deben ser documentos oficiales completos. Los materiales deben ser auténticos, completos y completos, con texto claro y objetos claros, y contar con la firma del organizador o particular y la fecha de formación de los materiales.

3. Hacer un buen trabajo en el registro de los materiales recogidos.

4. Reúna y complemente periódicamente los materiales de archivo de manera planificada para lograr una pequeña cosecha excelente en el primer trimestre, una gran cosecha en la primera mitad del año y una gran cosecha al final. del año. Al mismo tiempo, dentro de medio mes, los materiales recibidos deben colocarse en bolsas para documentos, encuadernarse en volúmenes y archivarse cada dos años.

5. Los materiales de archivo deben estar escritos en papel de oficina formato 16. No se permiten bolígrafos, lápices, tinta roja y azul pura, ni papel carbón.

Sistema de identificación y archivo de archivos y materiales del personal del cuadro

1. De acuerdo con los requisitos de documentos relevantes para los archivos del personal del cuadro, identifique y revise cuidadosamente los materiales del archivo recopilados.

2. Los materiales que no pertenecen a los archivos de personal de los cuadros deben entregarse a los departamentos pertinentes de manera oportuna, y los materiales que deben devolverse al individuo deben entregarse al individuo en un plazo razonable. manera oportuna.

3. Los materiales con procedimientos incompletos o no estándar deben devolverse al departamento de formación de materiales de manera oportuna para procedimientos adicionales.

4. Los materiales que deben destruirse después de la identificación deben registrarse en detalle y enviarse al liderazgo para su aprobación antes de que puedan ser destruidos.

5. Los expedientes de personal de los cuadros que han sido identificados y registrados deben guardarse en bolsas de archivo de manera oportuna y encuadernarse en volúmenes cada dos años.

Sistema de revisión de archivos de personal de cuadros

1 Durante la recepción, entrega, préstamo y trabajo diario de los archivos de personal de cuadros, se deben verificar cuidadosamente, descubrir errores y registrarlos de manera oportuna. manera.

2. Al final de cada mes, consulta el estado de devolución de los documentos prestados. Aquellos que no paguen después de la fecha de vencimiento deben ser supervisados ​​con prontitud.

3. Realizar una inspección exhaustiva de la gestión de los archivos del personal del cuadro cada seis meses para garantizar que los nombres en la lista sean consistentes con los archivos en el archivador y que los archivos sean consistentes con los nombres. en las bolsas, superficies y materiales del archivo la posición y el número son consistentes.

4. Al final de cada año, según el aviso de nombramiento y cese de cuadros, verificar la entrega de expedientes y supervisar oportunamente aquellos expedientes que aún no hayan sido entregados.

5. Realizar un buen trabajo en el registro y estadística de los expedientes de personal de los cuadros.

Sistema de transferencia de archivos de personal de cuadros

1. Después de recibir los documentos de nombramiento, despido, transferencia o instrucciones de liderazgo de los cuadros relevantes, los archivos deben transferirse a la nueva unidad de supervisión en un manera oportuna.

2. Los expedientes del personal del cuadro transferido deben estar completos y completos, encuadernados en un volumen de acuerdo con los requisitos del "Reglamento de Trabajo de los Archivos del Cuadro" y transferidos al mismo tiempo.

3. El "Aviso de Traslado de Expedientes de Cuadro y Personal" deberá cumplimentarse detalladamente al momento de traspasar los expedientes, debiendo sellarse y estampar los expedientes con el sello.

4. Los documentos deben enviarse mediante transporte confidencial o entregarse a los miembros y cuadros del partido para que los lleven, y no se permite enviarlos por correo ni entregarlos a los propios cuadros.

5. Después de transferir los archivos, el año, mes y lugar deben marcarse en la lista de archivos como referencia.

6. Verifique e inspeccione cuidadosamente los archivos del personal del cuadro recibido y firme y selle inmediatamente el recibo después de la confirmación. Si se descubren materiales faltantes, esto debe anotarse en el recibo. Si no se devuelve con un mes de retraso, la unidad transferente deberá solicitarlo por escrito para evitar su pérdida.

7. Los expedientes del personal del cuadro recibido deben registrarse, numerarse y conservarse cuidadosamente en el momento oportuno.

8. Los departamentos de despliegue, nombramiento y remoción de cuadros deben notificar con prontitud al departamento de gestión de archivos de personal de cuadros sobre los cambios y establecer los sistemas de contacto necesarios.

Sistema de verificación (préstamo) de archivos de personal de cuadros

1 Al verificar (pedir prestado) archivos de personal de cuadros, debe haber dos * * * miembros del partido y completar el formulario "Verificar (pedir prestado). )" ) Lea el Formulario de aprobación del expediente de personal del cuadro y siga los procedimientos de aprobación.

2. Nadie tiene permitido verificar (tomar prestados) mis archivos y los de mis familiares.

3. Los camaradas que verifican (toman prestados) los archivos del personal de los cuadros deben respetar estrictamente la disciplina. Solo se permite verificar (tomar prestadas) las partes relevantes y no se permite ver el archivo completo.

4. Al revisar (tomar prestados) archivos del personal del cuadro, debe cuidar bien los archivos y prestar atención a mantenerlos limpios. Está estrictamente prohibido rayar, alterar, doblar, desmontar o sacar. , agregar o dañar el contenido del archivo en los materiales.

5. Sin aprobación, las unidades o individuos que verifican (toman prestados) archivos de personal del cuadro no pueden extraer, fotografiar o copiar el contenido de los archivos a voluntad.

6. Se debe garantizar una seguridad absoluta al comprobar (tomar prestados) los expedientes del personal del cuadro. Mantenga estrictamente la confidencialidad y guárdela adecuadamente. No se permite tomar prestados ni retirar los materiales del archivo. No se permite que se entreguen a personal irrelevante y a los cuadros para que los lean por sí mismos. No se permite que el contenido del archivo se filtre o publique sin autorización. Los infractores serán criticados y educados hasta que sean sancionados según la gravedad del caso.

7. Sin pasar por los procedimientos de préstamo de archivos, no se permite el préstamo de archivos de personal del cuadro y el tiempo de préstamo generalmente no es superior a 15 días. Si el período del préstamo no se ha agotado, la unidad prestataria debe explicar de inmediato los motivos de la extensión al departamento de gestión de archivos de cuadros y personal. El préstamo se puede renovar después de la aprobación y la renovación generalmente no excede los 7 días. Quienes no pagan después de la fecha de vencimiento deben averiguar los motivos, y quienes no pagan sin ningún motivo deben ser criticados y educados.

8. Está estrictamente prohibido beber agua y fumar al leer los documentos, y tener cuidado de no dañar los documentos.

9. Cuando los archivos se envían fuera del almacén, se deben contar primero y luego pagar. Cuando se devuelven los archivos, se deben contar primero y luego devolverlos.

Sistema de confidencialidad para los archivos del personal del cuadro

1. El departamento de gestión de archivos del personal del cuadro debe establecer un almacén de archivos especial, una sala de revisión y una oficina, y no se puede acceder a archivos ni trabajos en ellos. el almacén.

2. El almacén debe estar equipado con aires acondicionados, deshumidificadores, extintores, termómetros e higrómetros, conservantes y otras instalaciones para cumplir con los requisitos de prevención de incendios, prevención de robos, prevención de humedad, prevención de altas temperaturas, iluminación. protección y prevención de polillas.

3. Los archivos del personal del cuadro deben almacenarse en archivadores de hierro.

4. No se permite el acceso a la sala de archivos a personal no relacionado.

5. Está estrictamente prohibido fumar en el almacén. Los almacenes y archivadores deben mantenerse limpios y libres de escombros.

6. Verificar frecuentemente la conservación y protección de archivos, y hacer sugerencias para mejorar los problemas existentes.

7. El personal de los archivos debe cumplir estrictamente con el sistema de confidencialidad del partido y del estado. No se les permite discutir el contenido de los archivos con personal irrelevante. No se les permite usar el teléfono para realizar consultas. o proporcionar la situación general de los cuadros y la historia política u otra información contenida en los materiales de archivo. Preguntas importantes.

8. Los archiveros no pueden llevar archivos del personal de los cuadros a lugares públicos, y los individuos no pueden mantener los archivos de otras personas en privado. Cualquiera que utilice materiales de archivo para cometer malas prácticas en beneficio personal será tratado con seriedad de acuerdo con la gravedad del caso. Las violaciones de la Ley de Archivos de la República Popular China y de la Ley de Protección de Secretos de la República Popular China se tratarán de conformidad con la ley.