Diez estrategias para mejorar la imagen de la profesión de auditoría interna
Diez estrategias para mejorar la imagen profesional de la auditoría interna
1. Desarrollar un enunciado de tareas de auditoría
El enunciado de tareas de auditoría no solo debe ser la pauta de trabajo para el departamento de auditoría, sino que también sirve como herramienta de desarrollo del mercado. Una declaración de misión de auditoría eficaz, por un lado, establece los objetivos organizacionales del departamento y proporciona una referencia específica para la toma de decisiones de gestión. Al mismo tiempo, es una oportunidad para promover que la auditoría interna se convierta en un recurso importante de la organización. Por lo tanto, debería desempeñar un papel en la transmisión al mundo exterior del importante mensaje de que el departamento de auditoría está garantizando el éxito de la organización.
Tomando como ejemplo el First Bank de los Estados Unidos, un departamento de auditoría formuló una declaración de tareas de auditoría de la siguiente manera:
El departamento de auditoría debe trabajar a través de una comunicación abierta, habilidades profesionales, conocimiento e integridad, promover la mejora del ambiente de control y agregar valor a la organización atendida.
Esta declaración de tareas de auditoría establece brevemente que la función principal de la auditoría interna es la evaluación de riesgos y también enfatiza que su objetivo es agregar valor a la organización. Además, también debemos hacer que la declaración de misión refleje el método de auditoría más cercano al servicio al cliente.
Incluimos palabras como “facilitar” y “comunicación abierta” porque nuestro objetivo es enfatizar el compromiso de trabajar con los clientes en lugar de dictarles o criticarlos. También debemos enfatizar la importancia de la integridad, que es un concepto que ayuda a transmitir la naturaleza cooperativa del proceso de auditoría. Considerándolo todo, la declaración de la misión es establecer una imagen positiva para el departamento de auditoría y conduce a un fiel reflejo de nuestra responsabilidad. enfoque de auditoría.
Aunque el desarrollo cuidadoso de una declaración de misión de auditoría eficaz representa un paso importante en la configuración de la misión del departamento, este paso no está completo. Una vez que haya desarrollado una declaración de misión, no la guarde en un cajón del escritorio. Asegúrese de que sea visible tanto para los auditores como para los clientes. Puede crear algunos lemas de auditoría obvios y demostrativos y exhibirlos en la oficina de auditoría y en el escritorio de cada miembro del equipo de auditoría. La declaración de la misión de auditoría también se puede incluir en manuales de capacitación en auditoría y documentos formales del departamento de gestión. Además, asegúrese de que la declaración de misión "cobre vida", sea real y útil, y no se trate como una idea teórica abstracta. Su equipo de auditoría se ganará la confianza de sus clientes sólo si se adhiere consistentemente a sus principios y predica con el ejemplo.
2. Desmitificar el proceso de auditoría
Los clientes a menudo se sienten incómodos con lo que no entienden y, por lo tanto, es posible que no valoren las actividades de auditoría que no se les explican completamente. Para reducir la confusión y los conceptos erróneos sobre la auditoría, se puede desarrollar un documento técnico que explique claramente cómo funciona una auditoría.
Este documento técnico debe proporcionar una descripción detallada de los procedimientos de auditoría, incluido el establecimiento de un cronograma de auditoría, objetivos de auditoría, procedimientos de resolución de conflictos y una descripción del acuerdo de auditoría que otorga la autoridad de auditoría. Los diagramas de flujo y las ilustraciones visuales facilitan la ilustración de los conceptos y procedimientos de auditoría. Además, es posible que desee revisar los beneficios potenciales y abordar las expectativas del cliente sobre los resultados de la auditoría. Una vez que los clientes comprenden el papel, las responsabilidades y los procedimientos de una auditoría, es más probable que vean la auditoría como una acción positiva y constructiva. Los libros blancos sirven como una herramienta de enriquecimiento que puede mejorar la efectividad del trabajo de auditoría al mejorar la colaboración con los clientes.
3. Cree una página web LAN interna.
El sistema LAN no solo proporciona una excelente plataforma para la comunicación con los clientes, sino que también promueve el desarrollo de servicios de auditoría. Los auditores internos pueden utilizar la red de área local de la empresa para brindar a los clientes un acceso conveniente a información como declaraciones de misión y documentos técnicos del departamento de auditoría, información de auditoría publicada, currículums del personal y otros recursos de auditoría disponibles en Internet.
Entre otros contenidos web, el equipo de auditoría de Bank One proporciona una descripción de los servicios del departamento en su página web LAN, incluidos comentarios sobre las regulaciones y cómo seguirlas, informes de investigación y revisiones de políticas y procedimientos relevantes. evaluación, etcétera. Además, el sitio web presenta la preparación de un cronograma de trabajo de auditoría, que enumera los plazos tentativos para cada tarea de auditoría y permite a los departamentos de gestión explorar informes de auditoría publicados previamente en formato PDF. El sitio web también incluye un cuestionario divertido con cinco preguntas para evaluar el conocimiento de los visitantes sobre las políticas bancarias, los procedimientos de auditoría, las leyes y las regulaciones. Este tipo de página web interesante e interactiva puede ayudar a aumentar el interés de los clientes en el contenido del sitio web y estimular a los usuarios a iniciar sesión y regresar al sitio web.
Para promover aún más el trabajo de auditoría, la LAN del equipo de auditoría de First Bank agregará la experiencia correcta adquirida por los clientes durante el proceso de auditoría aprendida de la investigación posterior a la auditoría, para que toda la empresa Puede echar un vistazo a cómo un servicio de auditoría beneficia a sus compañeros. En resumen, el departamento de auditoría se esforzará por mejorar las características de la construcción del sitio web, enfatizar el papel del departamento de auditoría en la organización y demostrar su historial de éxito.
4. Mantente en contacto con tus clientes con frecuencia
El mejor momento para desarrollar una relación sólida con tus clientes es durante la auditoría, pero no solo durante la auditoría, cuando comienzas a conocerlos, a través de gestos simples, como pasar noticias o información regulatoria, puede ayudar a mantenerse en contacto con los clientes y construir una base de confianza. Los resultados de la auditoría no sólo ayudan a los clientes a evitar riesgos, sino que también hacen que los clientes valoren la ayuda que reciben del departamento de auditoría para comprender la situación.
Durante la auditoría, es posible que también desee examinar los procedimientos de trabajo del departamento de ejecución comercial para comprender mejor el trabajo del cliente y comprender los cambios en circunstancias conocidas desde la última auditoría. Además, si la política de la empresa lo permite, invite ocasionalmente a los clientes a almorzar para mantener y mejorar el desarrollo de las relaciones con los clientes. Si el tiempo es limitado, un simple correo electrónico o una llamada telefónica pueden ayudar a mantener abierta la relación.
¿A menudo pregunta a los clientes: "¿Cómo va el trabajo?" o "¿Tiene alguna pregunta?", este tipo de "gestión circular", o visita ocasionalmente la oficina del cliente y charla informalmente. puede ayudar al auditor a mantener el ritmo del trabajo del departamento comercial y continuar dando la máxima prioridad a las preocupaciones de auditoría. De esta manera, también puede evitar la posibilidad de tensión en la relación entre la auditoría y el cliente, o hacer que la relación. entre el auditor y el cliente Este problema rara vez ocurre.
5. Proporcionar servicios de consultoría de auditoría
Como un importante negocio de auditoría, los servicios de consultoría han sido ampliamente reconocidos por la profesión sólo recientemente, pero muchos profesionales eficientes están completando sus trabajos habituales. se han desempeñado como evaluadores de riesgos y control. Es de suponer que dichos auditores hayan notado que los servicios de consultoría no sólo ayudan a garantizar que la función de auditoría agregue valor sino que también contribuyen a una imagen profesional más positiva. Los servicios de consultoría permiten a los auditores lograr la aceptación de la auditoría por parte de los clientes y los alientan a ver la auditoría como un medio para mejorar los procesos comerciales.
Si bien la consultoría de auditoría tiene muchos beneficios potenciales, llevar a cabo el negocio de manera efectiva requiere un enfoque correcto. La clave para un trabajo de consultoría de auditoría exitoso es comprender completamente los procedimientos y objetivos comerciales del cliente. Obtenga la mayor cantidad de información posible de todos los niveles de gestión para garantizar una total familiaridad con la unidad de negocio del cliente. Por ejemplo, ¿qué medidas se utilizan para medir el éxito del departamento? ¿Qué métodos se utilizan para determinar si se pueden lograr los objetivos comerciales?
El conocimiento comercial acumulado de cada unidad de negocios puede mejorar el conocimiento de auditoría de toda la empresa. y mejora de la capacidad, mejorando así la capacidad de trabajo de los consultores. De hecho, obtener conocimiento impactante de aspectos de un negocio que se cruzan con otras unidades auditadas a menudo conduce a recomendaciones más valiosas. Una vez que tenga una sólida comprensión y comprensión de los procedimientos comerciales y los objetivos comerciales, su conocimiento de auditoría se reflejará en recomendaciones para mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de los clientes.
6. Encuentre un resultado de auditoría en el que todos ganen
Revise estrictamente el método de su departamento para presentar los resultados de la auditoría y luego determine si el enfoque del proceso de auditoría se centra innecesariamente en la gestión organizacional. ¿En lugar de centrarse en el problema? Aunque no puede minimizar los resultados de su auditoría o ignorar su responsabilidad por la exactitud de sus informes, muchas auditorías emiten opiniones de auditoría que faltan el respeto a sus clientes y los confunden. Los límites entre la auditoría misma y el departamento de gestión son claros. definido.
El enfoque debe desviarse de la identificación de problemas y la reunión para presentar los resultados de la auditoría a la unidad auditada debe usarse como una oportunidad para mejorar el trabajo. Si es posible, utilice su experiencia para desarrollar un plan de acción para abordar los asuntos de auditoría durante una reunión de trabajo o un intercambio posterior a la auditoría. En general, el plan debe anticipar la reacción de la administración a los hallazgos de la auditoría, de modo que los problemas revelados por los hallazgos puedan convertirse en pasos positivos para mejorar en lugar de un aluvión de críticas. El programa también reducirá el tiempo necesario para resolver problemas, lo que ayudará a minimizar comportamientos que a menudo dañan la relación entre auditores y clientes. Tratar la conclusión de la auditoría como una oportunidad para resolver problemas alentará a los clientes a comenzar a tratar la auditoría como un "entrenador" en lugar de un "policía", y la gerencia comenzará rápidamente a evaluar el proceso de auditoría para ver cómo está realmente diseñado para ser utilizado. . para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos.
Aún queda mucho trabajo por hacer para cambiar la percepción negativa de la auditoría, y este trabajo no puede limitarse al interior de la organización. Tomando algunas medidas para llevar a cabo actividades educativas en la industria para corregir las ideas erróneas de la gente sobre la profesión de auditoría.
7. Acude a colegios y universidades locales para dar conferencias
Los profesores universitarios suelen conceder gran importancia a que los profesionales acudan a las aulas para enseñar a los estudiantes sobre sus campos profesionales y compartir sus conocimientos desde el mundo real. Perspectivas y experiencias. Los auditores pueden ofrecerse como voluntarios para impartir cursos de contabilidad o negocios para ayudar a los estudiantes a comprender la verdadera naturaleza y el valor de la profesión de auditoría.
Los estudiantes deben comprender que, aunque la auditoría interna tiene ciertas reglas, el auditor no es una calculadora ni un guardia de la empresa.
Aproveche esta oportunidad para aclarar conceptos erróneos y explicar a los estudiantes que la auditoría es una profesión dinámica y desafiante que brinda una importante oportunidad de crecimiento y recompensa. Dígales a los estudiantes que los auditores brindan servicios importantes a las organizaciones a través de la gestión de riesgos, la auditoría de la autenticidad de la información financiera y las actividades de consultoría.
También debe mencionarse el papel de los auditores en la prevención y detección del fraude, una descripción de las técnicas de auditoría utilizadas para investigar y abordar casos ilegales y penales, historias de investigación y recopilación de pruebas, y una discusión sobre los métodos técnicos. para prevenir el fraude, probablemente despertará la curiosidad de los estudiantes.
Para aquellos estudiantes que estén interesados en involucrarse en la industria de la auditoría o quieran aprender más sobre la profesión de auditoría, no olviden llevarles sus entradas gratuitas para asistir a la conferencia local del Instituto de Auditores Internos. Además de ayudar a los estudiantes a cambiar su percepción sobre la auditoría, sus esfuerzos pueden despertar el interés en la profesión e inspirar a futuros graduados a unirse a este campo.
8. Únase a su grupo de pares local
Aunque es posible que ya sea miembro del Instituto de Auditores Internos, ¿consideraría unirse a un capítulo o barrio local, incluso si no No tenemos mucho tiempo para contribuir a ello y, normalmente, las organizaciones de todos los niveles necesitan personas de diferentes niveles para cumplir con sus obligaciones.
Para el desarrollo de la profesión de auditoría, el Instituto de Auditores Internos siempre ha sido un firme defensor, y las sucursales locales también han llevado a cabo con frecuencia diversas actividades para hacer diversos esfuerzos para mejorar la imagen de la profesión de auditoría. Apoyar esta causa le permite desempeñar un papel en el cambio de percepciones y el aumento de conocimientos. Una asociación local de auditoría interna fuerte significa mucho para sus colegas. Envía el mensaje de que los auditores internos son un organismo profesional dedicado que aspira a practicar la auditoría con altos estándares en lugar de hacer recomendaciones de auditoría basadas en criterios subjetivos.
9. Escriba artículos para editores de columnas relevantes
Los periódicos locales proporcionan un excelente foro de discusión para defender el trabajo de auditoría interna. Los auditores pueden utilizar las cartas de los lectores al editor o los envíos que se incluirán en columnas para analizar las noticias actuales de la industria o las perspectivas de desarrollo de la auditoría interna. Por ejemplo, la próxima vez que aparezca algo en la prensa sobre una gran empresa que va a la quiebra, comete fraude o tiene prácticas contables cuestionables, escriba sobre la importancia de la auditoría en la organización actual y cómo la auditoría es parte de la función de abordar las irregularidades en gran medida. Perspective como punto de partida para discutir el importante valor que la auditoría realza a la organización y el importante papel que desempeña para garantizar el éxito de las actividades comerciales de la organización.
Dado que el público generalmente no comprende que la auditoría externa y la auditoría interna son dos profesiones separadas, también deberá explicar la diferencia entre las dos. ¿Quiere dejar claro a los lectores que el trabajo de auditoría interna no se trata sólo de cuestiones contables y financieras? Este es un error común en el mundo exterior. Desde la perspectiva del alcance del trabajo de auditoría, esta profesión en realidad involucra todas las actividades comerciales de la empresa. organización.
También es posible que desee enfatizar que aquellos accionistas que han invertido en la empresa necesitan un departamento de auditoría interna fuerte e independiente que los ayude a proteger sus inversiones. Es importante subrayar que si los inversores no exigen un cambio en esta situación, los riesgos financieros de WorldCom y Enron volverán a surgir para ellos.
10. Promover la auditoría en todo momento
Cambiar la comprensión del público sobre la profesión de auditoría no siempre requiere establecer deliberadamente ocasiones ambientales. Las actividades cooperativas diarias fuera de la oficina son una forma de eliminarla. conceptos erróneos y educar al público en una plataforma adecuada. Por ejemplo, la próxima vez que alguien te pregunte a qué te dedicas, no puedes simplemente responder con una respuesta superficial y luego cambiar inmediatamente de tema. En su lugar, tómese el tiempo para explicar su trabajo y detallar el papel de la auditoría en la organización. Introduzca algo de sentido común y luego pase el tema a dilucidar la verdadera función y el valor agregado del trabajo de auditoría. No es necesario ser un charlatán; simplemente exponga los hechos e ilustre las muchas contribuciones positivas que los auditores hacen a la organización y su creciente importancia para las operaciones comerciales modernas. La audiencia se dará cuenta de que usted está interesado en ayudarlos a comprender el trabajo de auditoría, e incluso transmitir esta información a otros a través de ellos, de modo que su información aumentará exponencialmente y se ampliará el alcance de la publicidad. Por lo tanto, nunca se debe subestimar el potencial de mercado del trabajo verbal.
Ya sea un pequeño paso, como entregar nueva información a un cliente, o una contribución mayor, como compartir experiencia en auditoría en un seminario empresarial, cada auditor puede desempeñar un papel en la transformación del efecto de promoción de la profesión. Cambiar esta comprensión lleva tiempo y, a menudo, requiere los esfuerzos conjuntos de muchas personas. Si bien estamos empezando a ver algunos cambios en la imagen general de la profesión, cada vez más auditores necesitan aprovechar este impulso y desempeñar un papel en su promoción.
En el pasado, los clientes a menudo comparaban ser auditados con visitar el consultorio de un dentista, un acto que generalmente les hacía sentir doloroso e incómodo. Ahora, al reconocer la función de valor agregado de los servicios de auditoría y los beneficios del asesoramiento de auditoría, se ha convertido en uno de los mayores defensores del departamento de auditoría. Esto es un resultado directo del efecto de mercado del trabajo de auditoría y del cambio en la conciencia pública de esta manera. .
La misma situación puede ocurrir en su organización, y estos pensamientos y sentimientos pueden extenderse entre el público. Con la comunidad auditora plenamente comprometida, creemos que surgirá una nueva dimensión que cambiará las actitudes hacia la profesión de auditoría y mejorará la comprensión del trabajo de auditoría.