¿Qué conocimientos profesionales debe poseer una secretaria?

Aquí hay un artículo que habla específicamente sobre los conocimientos profesionales que debe tener una secretaria, pero hay muchos. No es necesario que los leas todos. Puedes simplemente hojearlos y lo verás. Yo también soy secretaria

¿Qué estructura de conocimientos debe poseer una secretaria corporativa moderna?

Resumen Este artículo apunta a la situación que, bajo el progreso de la ciencia y la tecnología, el rápido desarrollo. de la sociedad y los rápidos cambios de las empresas modernas, las secretarias también enfrentarán nuevas oportunidades y desafíos, y analiza los nuevos conocimientos que las secretarias corporativas modernas deben dominar además de dominar los conocimientos anteriores. También se propone que las secretarias ajusten y mejoren constantemente su estructura de conocimientos para que puedan adaptarse al desarrollo y las necesidades de esta empresa moderna.

Palabras clave nuevo siglo; estructura del conocimiento; ¡nuevo conocimiento!

¡Con el desarrollo de la sociedad, la prosperidad económica, el comercio exterior y la diversificación y complejidad de las diversas relaciones sociales, el contenido específico de El trabajo de secretaría se puede resumir en ayudar a la gestión de liderazgo y brindar servicios integrales. Es una tarea importante de informar a los subordinados, servir de enlace con todas las partes y participar en los asuntos gubernamentales. Es una parte indispensable e importante de la gestión empresarial moderna. El trabajo requiere requisitos de calidad integrales cada vez más altos para el personal de secretaría en términos de alfabetización cultural, habilidades de liderazgo, comunicación social, ingenio, elocuencia, habilidades de escritura y otros aspectos. Por lo tanto, el personal de secretaría debe avanzar paso a paso y continuar aprendiendo. , establecer y mejorar la estructura de conocimientos que se debe poseer y mejorar la calidad integral para adaptarse a los requisitos y necesidades del creciente desarrollo del trabajo de secretaría. 2. ¿A qué se refiere la estructura de conocimientos? 1. ¿A qué se refiere la estructura de conocimientos? lo que una persona sabe. Las categorías de conocimiento que domina, el marco de conocimiento formado por la influencia mutua de varios tipos de conocimiento y la proporción de cada tipo de conocimiento. La "proporción" mencionada aquí se refiere no solo a la relación de cantidad, sino también a la relación de calidad

2 Estructura de conocimiento de la secretaria Para una secretaria, una estructura de conocimiento completa y razonable debe tener tres aspectos: Conocimiento básico. , conocimientos profesionales y conocimientos afines.

(1) Conocimientos básicos se refiere al conocimiento mínimo que debe poseer un secretario corporativo. Cuanto más sólidos y ricos sean los conocimientos básicos, mayor se liberará el potencial del secretario. Los conocimientos básicos de las secretarias incluyen principalmente conocimientos de ciencias naturales y conocimientos de ciencias sociales.

Conocimientos básicos de las ciencias naturales. Los conocimientos básicos de ciencias naturales se refieren a conocimientos de matemáticas, biología, astronomía, geografía, etc. Todas las secretarias corporativas deberían dominar este conocimiento. Según investigaciones relevantes, las personas que son buenas en matemáticas tienen un coeficiente intelectual alto. Por lo tanto, en la investigación y práctica del trabajo secretarial, la gente también ha comenzado a darse cuenta del enorme papel de la metodología matemática, como la teoría de juegos y los métodos de investigación de operaciones en la toma de decisiones auxiliares, los métodos abstractos y cuantitativos en el análisis económico y la previsión de mercados. Método de cuadrantes de coordenadas y aplicación de conceptos derivados, métodos modelo en la investigación de documentos oficiales, etc. Al igual que las matemáticas, las secretarias corporativas no pueden ignorar otras ciencias naturales como la biología, la astronomía y la geografía. Por ejemplo, cuando un secretario corporativo organiza un viaje internacional para un líder, si no tiene el conocimiento geográfico necesario e ignora o calcula mal la diferencia horaria, causará muchos problemas e incluso retrasará asuntos importantes.

Conocimientos básicos de ciencias sociales. Las secretarias deben tener conocimientos básicos de conocimientos de ciencias sociales como historia, política, historia del desarrollo social, teorías filosóficas, conocimientos jurídicos, psicología, etc. No sólo debemos comprender la historia del desarrollo de nuestras propias disciplinas, sino también la evolución de las civilizaciones chinas y extranjeras. Esto nos ayudará a aprender de la experiencia histórica, evitar repetir los errores de nuestros predecesores y permitir que todos nuestros esfuerzos se basen en principios científicos. sobre todo, puede hacernos más inteligentes y más racionales en las actividades de creación de la realidad. Por otro lado, las virtudes tradicionales promovidas en la historia, especialmente en la historia de nuestro país, también tienen un gran efecto moldeador en la formación de buenas virtudes entre los secretarios corporativos. Ya sea el sentimiento de "preocúpate por el mundo primero y regocíjate después de la felicidad del mundo", o el espíritu de "todos son responsables del ascenso y caída del mundo", o el pensamiento de "si vives y mueres por el beneficio del país, ¿por qué deberías evitarlo por desgracias y bendiciones?", Todos han sentado las bases de la personalidad del personal de secretaría. Los secretarios deben tener una comprensión general de la historia del desarrollo social y los cambios de la patria, de la espléndida cultura formada durante miles de años, así como de las grandes ideas y los principales cambios sociales formados y desarrollados a partir de ella, para que puedan salvaguardar los intereses. de la patria en el trabajo. Llevar adelante las tradiciones nacionales y heredar las ideas correctas. Por supuesto, cuando abrimos la ventana del mundo y miramos el mundo, los secretarios corporativos también deben tener una comprensión general de la historia y la cultura del mundo durante miles de años, especialmente los cambios históricos de los principales países con los que viajamos. y la formación de culturas nacionales.

Sólo así podremos captar con precisión las características de los diferentes países, lo que será de gran beneficio para el trabajo de las secretarias.

La teoría filosófica también es imprescindible para las secretarias corporativas. Las teorías filosóficas afectan directamente la visión del mundo, los valores y la perspectiva de la vida de una persona. Sólo con una comprensión básica de las teorías filosóficas y una comprensión positiva de las ideas filosóficas correctas pueden los secretarios corporativos establecer conceptos correctos y así posicionarse correctamente. Se puede ver que las teorías filosóficas no sólo son muy importantes para las secretarias corporativas, sino también indispensables para cualquiera que quiera sobrevivir bien.

Como personal de nivel central de la empresa, el conocimiento jurídico es un conocimiento básico esencial para los secretarios corporativos. Deben conocer la ley, comprenderla, cumplirla y protegerla para poder convertirse en ellos. un verdadero "ayudante de personal" de la empresa. En concreto, los conocimientos jurídicos incluyen derecho constitucional, derecho civil, derecho penal, etc. Las funciones legales de un secretario corporativo son: conocer y comprender las leyes y regulaciones relacionadas con la empresa, garantizar que las actividades de producción y operación de la empresa estén dentro del alcance permitido por la ley; conocer y comprender si las actuales; las leyes y políticas se han aplicado adecuadamente en la empresa, para ayudar a los líderes a expandir las áreas de producción y los canales comerciales dentro del alcance permitido por la ley, y fortalecer las actividades comerciales para determinar si los derechos e intereses de la empresa han sido ilegales; infringidos y utilizar armas legales para proteger a la empresa.

(2) El conocimiento profesional del personal de secretaría se puede dividir en dos partes. La primera parte son los conocimientos básicos de la profesión de secretaria. La segunda parte es la experiencia industrial de la industria de la secretaria.

Conocimientos profesionales básicos. El conocimiento básico de las especialidades de secretaría debe incluir ciencias de secretaría, ciencias de la escritura, ciencias de la información, relaciones públicas, ciencias administrativas, ciencias de archivo, lógica, taquigrafía, idiomas extranjeros, historia de la secretaría china, etc. La ciencia secretarial es una disciplina que estudia principalmente las características, reglas generales y principios básicos del trabajo secretarial. El contenido generalmente incluye: el alcance de las responsabilidades, los requisitos de las tareas y la estructura organizativa del departamento de secretaría; la experiencia práctica, los métodos de trabajo y las teorías rectoras del trabajo de secretaría; el cultivo ideológico, la estructura de conocimientos y diversos requisitos de capacidad del personal de secretaría; la historia del desarrollo del trabajo de secretaría en los tiempos antiguos y modernos en el país y en el extranjero; la relación entre la ciencia de la secretaría y otras disciplinas relacionadas; la reforma y la dirección del desarrollo futuro del trabajo de secretaría, etc. Para las secretarias, la ciencia secretarial es la base de la profesión y la materia introductoria y la base de la profesión secretarial. Por lo tanto, las secretarias corporativas deben dominar las ciencias secretariales.

La escritura es muy importante para el personal de secretaría y es un tema clave. No solo necesitan dominar las teorías básicas de la escritura, sino también dominar habilidades de escritura de alto nivel mediante el aprendizaje de estudios de escritura y comprender los métodos de escritura de diferentes idiomas para adaptarse a las necesidades laborales de las secretarias. Los estudios se encuentran entre los conocimientos básicos de la profesión de secretaria. Tiene mucho peso. Todos los excelentes trabajadores de secretaría en la antigüedad y en la actualidad, tanto en el país como en el extranjero, generalmente tienen altas habilidades de expresión escrita. La informática es una disciplina que puede impartir conciencia de la información y tecnología de la información a las secretarias corporativas. Incluye conocimientos sobre recopilación, selección, almacenamiento, extracción, análisis y procesamiento integrales de información, utilización, retroalimentación y servicios de red. El conocimiento de la información de las secretarias corporativas incluye los siguientes elementos: conocimiento del propósito de la demanda de información, conocimiento del contenido de la información, conocimiento de la fuente de información, conocimiento del canal de información, conocimiento del proyecto de servicio de información, conocimiento de la calidad de la información y conocimiento de la barrera de la información. Al mismo tiempo, los secretarios corporativos deben dominar las tecnologías de la información emergentes en el proceso de aprendizaje continuo de la informática.

Además de los conocimientos profesionales anteriores, materias profesionales como ciencias administrativas, archivísticas, lógica y taquigrafía también son indispensables en la estructura de conocimientos de las secretarias corporativas. La ciencia administrativa es una disciplina que estudia el contenido, las reglas generales, los principios básicos y los métodos de los documentos y trámites. Los contenidos principales incluyen la naturaleza, características, funciones, tipos, estilos y requisitos de redacción de los documentos actuales; las leyes, principios, sistemas y métodos de trabajo documental, la aparición y desarrollo de documentos y el trabajo documental, la historia de los documentos chinos y extranjeros; ; medios modernos de procesamiento de documentos, etc. Se puede ver que a partir de él se pueden aprender los métodos de gestión y procesamiento de documentos, lo que tiene una importante función práctica. La archivística explica específicamente la formación, función, recopilación, identificación, clasificación, procesamiento y utilización de los archivos, lo que resulta muy eficaz para que las secretarias se encarguen de firmar, conservar y enviar documentos. La lógica se refiere al estudio de las formas de pensamiento humano y los modos de pensar con el fin de mejorar el conocimiento de la capacidad de pensamiento y el nivel lógico. Las secretarias corporativas deben dominar la lógica, lo que no solo les exige aprender a usar expresiones lógicas, sino que también les exige aprender a pensar de forma lógica. La taquigrafía es un método rápido de mantenimiento de registros mediante el cual el personal de secretaría puede mejorar la eficiencia de su trabajo.

Experiencia en la industria. Otra parte de la experiencia de secretaría es la experiencia en la industria en la que trabaja la secretaria.

Esta es una parte central de la estructura de conocimientos secretariales. En términos generales, la experiencia en la industria se refiere al conocimiento de la industria que el secretario debe poseer en la industria a la que se dedica el secretario en la empresa. Este es un "conocimiento profesional secundario" para el secretario. Incluye el perfil de producción y ventas de la empresa, los cambios de personal, así como el estatus y el rol de la empresa entre sus pares. Lo más importante es el sentido común básico de la industria a la que se dedica, por ejemplo, si trabaja. Una empresa dedicada al negocio de la confección debe dominar el conocimiento de la ciencia y la estética de la moda. En la investigación secretarial se presta cada vez más atención a la importancia de un segundo conocimiento profesional. En el extranjero, las profesiones de secretaría se han clasificado durante mucho tiempo según la segunda categoría, como secretarias jurídicas, secretarias de negocios, secretarias de asuntos exteriores, secretarias técnicas, secretarias médicas, etc. La actual naturaleza permanente de la profesión de secretaria en algunos países se debe a que el conocimiento profesional secundario de una secretaria se ha convertido en un factor importante para encontrar un trabajo. El trabajo de secretaría corporativa no lo puede realizar "una persona guapa que cubra todo lo feo". No basta con saber mecanografiar o escribir, o tampoco basta con ser elocuente. También es necesario estar familiarizado con la experiencia y la experiencia de la empresa. tener cualidades integrales. Por tanto, se puede decir que el trabajo puramente secretarial no existe. Cada empresa tiene una secretaria, y una secretaria comercial debe tener conocimientos profesionales en la industria. Los secretarios corporativos deben prestar atención a este punto.

(3) Diversos conocimientos auxiliares. Los conocimientos auxiliares no desempeñan un papel "fundamental" como el conocimiento básico, ni desempeñan un papel "marcador" como el conocimiento profesional. Su función para las secretarias es enriquecer sus mentes, ampliar sus horizontes, ampliar sus ideas y mejorar su eficiencia en el trabajo. Incluye principalmente: conocimientos de gestión. Las secretarias son personal auxiliar de gestión y el trabajo de secretaría es una parte indispensable del trabajo de gestión. Aprender y dominar los conocimientos de gestión ayudará a las secretarias a aplicar conscientemente las reglas del trabajo de gestión y ayudará a los líderes a implementar la gestión. La administración tiene muchas subdisciplinas además de dominar los principios de la administración, las secretarias pueden optar por estudiar subdisciplinas de la administración según la naturaleza de la unidad a la que sirven. Por ejemplo, las secretarias de agencias administrativas pueden optar por estudiar gestión administrativa y las secretarias corporativas pueden elegir gestión corporativa. Conocimientos en relaciones públicas. El trabajo de secretaría tiene la naturaleza de las relaciones públicas en muchos aspectos, como recibir invitados en nombre de los líderes, participar en negociaciones, divulgar información al mundo exterior, etc., todo lo cual involucra relaciones públicas. Dominar el conocimiento de las relaciones públicas ayudará a las secretarias a utilizar las relaciones públicas como un medio para agregar brillo a la imagen social de la organización. Conocimiento psicológico. Las actividades auxiliares de gestión del secretario siempre se realizan a través de las interacciones entre el secretario y el líder, y el secretario y el público. En el proceso de comunicación, las secretarias, los líderes y el público mostrarán ciertos fenómenos y características psicológicas. Aprender y dominar el conocimiento psicológico no solo ayuda a las secretarias a analizar científicamente sus propios procesos y características psicológicas, superar sus propias barreras psicológicas y mejorar su calidad psicológica, sino que también ayuda a observar y comprender los procesos y características psicológicas de los líderes y del público. sus reglas de actividad psicológica y utilizan estas reglas para guiar las interacciones entre secretarias, líderes y el público para mejorar la calidad y el efecto de las interacciones. El conocimiento de la psicología es muy rico. Las secretarias deben centrarse en aprender psicología general, psicología de la gestión, psicología del liderazgo, psicología social y psicología secretarial. Conocimiento económico. La línea básica del Partido Comunista de China estipula claramente que el trabajo actual de todo el partido debe centrarse en la construcción económica. La marea de construcción económica está impulsando cambios rápidos en todos los ámbitos de la vida en nuestro país. Un líder sin perspicacia económica es obviamente incompetente, y un secretario sin conocimientos económicos no puede ser un buen asesor y asistente del líder. El conocimiento de la economía es como un vasto océano. Los secretarios pueden optar por aprender contabilidad, moneda, valores, mercados, comercio exterior y otros aspectos del conocimiento en función de sus necesidades reales y sus propias habilidades. Conocimiento de las relaciones interpersonales. El personal de secretaría debe aprender relaciones interpersonales para desempeñar el papel de coordinación interna y relaciones públicas externas. Además, el personal de secretaría también debe dominar algunos conocimientos en campos como la toma de decisiones, la consultoría, la previsión, la literatura, la ciencia del talento, la creatividad, la ciencia de la información, la edición, el periodismo, la comunicación, la sociología, etc., para ampliar sus conocimientos. sentirme más cómodo y libre en el trabajo.

3. El sistema de conocimiento que las secretarias deberían construir en el nuevo siglo

La llegada del nuevo siglo, especialmente la adhesión a la OMC, ha acortado la distancia entre China y el mundo. , pero también ha expuesto claramente nuestra Hay brechas en todos los aspectos, por lo que China enfrentará mayores oportunidades y desafíos. Esta situación también ha traído nuevos desafíos al trabajo secretarial, así como nuevas oportunidades de desarrollo. El trabajo de secretaría ya no es el concepto tradicional de los telefonistas, recepcionistas y oficinistas que envían y reciben mensajes, copian y escriben, siempre que tengan conocimientos de secretaría sencillos y básicos.

El siglo XXI es la era de la economía del conocimiento. El personal de secretaría debería disponer de una nueva estructura de conocimientos secretariales, llenar los vacíos, actualizar y optimizar constantemente su propia estructura de conocimientos. Creo que en el nuevo siglo, además de los conocimientos anteriores, las secretarias también deberían tener los siguientes conocimientos.

1. Para dominar el idioma inglés, el inglés se convertirá en una herramienta imprescindible. Con la profundización de la reforma y la apertura, los intercambios dentro y fuera del país se han vuelto cada vez más estrechos. El personal de secretaría debe utilizar un lenguaje de uso común al contestar llamadas telefónicas y recibir cartas de los invitados entrantes. El inglés es el idioma más común del mundo. Por lo tanto, en términos de inglés, no solo debes poder mantener conversaciones sencillas, sino también dominar la escritura, la traducción y otras habilidades para adaptarte a las necesidades laborales.

2. Las secretarias que estén familiarizadas con el funcionamiento de computadoras y el uso de equipos de automatización de oficinas en el nuevo siglo deben aprovechar al máximo la "clarividencia y el oído" de los líderes. Primero deben obtener diversa información rápidamente, lo que requiere. Sólo entonces se podrán desarrollar complejos asuntos de oficina hacia la automatización y la informatización de la oficina. Con el desarrollo de la ofimática, la aplicación de sistemas de ofimática centrados en bases de datos ha provocado nuevos cambios en los métodos de oficina. Algunas empresas, instituciones y oficinas de departamentos gubernamentales han utilizado sucesivamente computadoras, máquinas de fax, fotocopiadoras, teléfonos multifunción, lectores de símbolos ópticos, microcomputadoras, cámaras de video, etc. El uso de estos modernos equipos de oficina ha cambiado efectivamente la forma en que las secretarias usan la escritura a mano. El método de trabajo manual mejora enormemente la eficiencia de la oficina y el nivel de gestión.

3. Estar familiarizado con la cultura y el conocimiento de la etiqueta en los intercambios extranjeros. En el nuevo siglo, las secretarias pueden tener que tratar con invitados extranjeros con frecuencia, lo que requiere comprensión y familiaridad con la política, la economía, la geografía y la economía. historia de los países de estos invitados, costumbres, etiqueta y otros conocimientos, para que podamos comunicarnos normalmente y sin problemas y comunicarnos entre nosotros

4. , al realizar actividades económicas y comerciales exteriores, los contratos económicos relacionados con el extranjero firmados deben tener efectos legales estrictos. Tiene disposiciones y requisitos específicos sobre los derechos y obligaciones de ambas partes, y utiliza cláusulas como compensación y sometimiento a arbitraje para restringir las violaciones del contrato. Si carecemos de conocimientos jurídicos relacionados con el extranjero, ya sea que el contenido del contrato esté incompleto, los términos no sean específicos o las responsabilidades económicas no estén claras, afectará la ejecución del contrato y causará pérdidas debidas a empresas, instituciones e incluso a las empresas. país. 5. Ser capaz de conducir en el nuevo siglo. Las secretarias del nuevo siglo deben poder conducir y estar preparadas para las necesidades de los líderes en cualquier momento. Por supuesto, las empresas, instituciones y departamentos gubernamentales donde trabaja el secretario pueden tener conductores dedicados, pero si ocurre una emergencia y es necesario manejarla, y el conductor acaba de salir por algo y el tiempo es escaso, en este momento , si la secretaria sabe conducir, será útil, para que la incidencia se pueda resolver sin problemas

IV La importancia de que la secretaria tenga la estructura de conocimientos que exige la época