Oficina automatizada OA para departamentos gubernamentales
1. Los requisitos generales son mayores. Las agencias gubernamentales y del Partido otorgan gran importancia a la planificación, escalabilidad y mantenibilidad del software OA en la construcción de automatización de oficinas. Los requisitos generales son muy altos y se han convertido en indicadores clave para la evaluación y selección de productos OA.
2. Fuertes capacidades de procesamiento de documentos. El contenido principal de la automatización de oficinas en las agencias gubernamentales y del partido es el procesamiento de documentos, lo que requiere que el software tenga excelentes capacidades de procesamiento de documentos, especialmente cuando hay una gran cantidad de documentos. Los usuarios se centrarán en la eficacia del procesamiento por lotes de documentos y la capacidad de mejorar la eficiencia.
3. La seguridad debe ser altamente confiable. Las aplicaciones de automatización de oficinas en agencias gubernamentales y del partido involucran a una amplia gama de personas. No solo tienen requisitos estrictos de facilidad de uso, sino que también tienen requisitos más altos de confiabilidad, estabilidad y seguridad que los clientes de otras industrias. El sistema debe proporcionar diseños de seguridad de múltiples niveles, como autenticación de nombre de usuario y contraseña, autenticación secundaria de bloqueo de identidad del usuario, mecanismo de asignación de permisos distribuidos, seguridad de bases de datos, seguridad de formularios, seguridad de documentos, seguridad de dominio y bloqueos de cifrado del sistema para garantizar la seguridad de la oficina. sistema de automatización de las agencias del partido y del gobierno.
Basado en las características del sistema de circulación de documentos oficiales, el software OA nacional de primera clase adopta nuevas tecnologías de seguridad en varias tecnologías clave, como el reconocimiento de huellas dactilares, el reconocimiento de escritura a mano y otras tecnologías biométricas en la autenticación de identidad; transmisión cifrada Introducir el concepto de centro CA; aplicar anotaciones de texto completo y anotaciones de sonido en la tecnología de aprobación; utilizar el modo visual en la definición del flujo de trabajo, etc.
4. Las soluciones y capacidades de servicio postventa deben ser integrales. La automatización de oficinas para agencias gubernamentales y del partido otorga gran importancia a la calidad y las capacidades de la solución, los productos en la solución, la solidez de sus proveedores y la calidad de los servicios de seguimiento para garantizar que las agencias gubernamentales y del partido puedan obtener resultados sostenidos. valor del software.
5. Gran personalización y escalabilidad. La existencia de un sistema flexible de definición del flujo de trabajo se ha convertido en un factor clave que afecta el éxito del sistema de circulación de documentos. La OA de los partidos y agencias gubernamentales debe proporcionar funciones integrales definidas por el usuario en términos de estructura organizativa, formato de formulario, flujo de trabajo, sistema de gestión de archivos, derechos de acceso, formato de impresión, estadísticas, etc. Sólo cuando se enriquecen los elementos definidos por el usuario se pueden satisfacer bien las necesidades actuales y futuras de automatización de oficinas de diversas agencias y unidades gubernamentales. Al mismo tiempo, la versión del sistema OA del partido y el gobierno debe adoptar una arquitectura abierta, con funciones independientes de cada módulo e interfaces estándar, lo que puede sentar una buena base para futuras actualizaciones y expansiones del sistema. Según el manual de desarrollo secundario, las agencias gubernamentales también pueden utilizar las funciones de interfaz integradas del sistema para realizar el desarrollo secundario por su cuenta.
6. Se deben conservar los rastros de las modificaciones del archivo. Para garantizar la información original de los documentos oficiales y determinar las responsabilidades de los documentos oficiales, la OA de las agencias gubernamentales y del partido debe poder rastrear de manera efectiva varios comportamientos de modificación y formar un informe de seguimiento del proceso adjunto a los documentos oficiales. El sistema debe integrar Word y WPS como herramientas de edición de archivos para que los rastros de modificación de cada revisor puedan conservarse por completo durante el proceso de publicación.
Las marcas de modificación de diferentes personas deben distinguirse por diferentes colores. Información como "nombre del modificador" y "hora de modificación" se pueden marcar en el área de modificación para garantizar la seriedad y responsabilidad de la modificación del archivo. El administrador de procesos también puede monitorear el procesamiento de todos los documentos que circulan en el proceso en tiempo real.
7. La oficina debe ser humana. El sistema OA de las agencias gubernamentales y del partido debería poder proporcionar de manera integral y efectiva anotaciones manuscritas y firmas electrónicas de texto completo, y simular en la medida de lo posible los procesos y operaciones del procesamiento de documentos oficiales en las oficinas tradicionales. Especialmente para algunos líderes de alto nivel y líderes antiguos, se pueden diseñar y proporcionar algunos modos de operación humanizados, como la tecnología de anotación de texto completo escrita a mano, que puede hacer que la escritura sea suave y sin irregularidades, soportar la presión del bolígrafo y hacer que el líder La expresión y la escritura son más detalladas y fluidas, lo cual es adecuado para sus hábitos tradicionales de aprobación que evitan la falsificación y la negación de la escritura. En segundo lugar, el diseño del sistema y el sistema de firma electrónica deben ser fáciles de usar, fáciles de usar y altamente seguros.
8. La compatibilidad abierta debe ser alta. El sistema de documentos oficiales OA de las agencias gubernamentales y del partido debe ser altamente compatible con el principal software de edición de texto utilizado por las agencias gubernamentales, para que los datos puedan transferirse sin problemas entre ellos. El sistema de documentos oficiales debe ser compatible con otros sistemas, como la aprobación administrativa externa, la información del personal o la información salarial, y pueden llamarse libremente en lugar de estar aislados entre sí.
Las redes del comité del partido, el gobierno, el Congreso Nacional del Pueblo, la Conferencia Consultiva Política del Pueblo Chino y la Comisión de Inspección Disciplinaria, así como los departamentos subordinados centrales y locales, deben estar interconectados y compartir recursos. Ésta es la tendencia de desarrollo. de OA del partido y del gobierno en el futuro.
9. Admite trabajo móvil y remoto. Con el advenimiento de la era móvil 3G, trabajar fácilmente en cualquier momento y en cualquier lugar se ha convertido en una fuerte demanda para las agencias gubernamentales y del partido. Por lo tanto, la versión OA de las agencias gubernamentales y del partido debe tener potentes funciones de oficina móvil o de oficina remota. Cuando los líderes están en viaje de negocios, sólo necesitan instalar el sistema en sus teléfonos móviles, PDA o portátiles y utilizar archivos de identificación personal para acceder de forma remota al sistema ofimático de la unidad a través de la red, consultar sus propias tareas pendientes y correos electrónicos, y consultar las últimas actualizaciones de la unidad. La información, aprobación y tramitación de tus propios trabajos, marcan la diferencia.
En resumen, la versión OA de las agencias gubernamentales y del partido debe cumplir plenamente con el "Reglamento sobre el procesamiento de documentos oficiales de las agencias del partido de China", las "Medidas para el procesamiento de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales" ", "Formato de documentos oficiales de agencias administrativas nacionales" y "Ley de archivos de la República Popular China", "Reglas de archivo de documentos oficiales" y otras especificaciones de documentos oficiales, que tienen las características de integridad, madurez, simplicidad, multi -Diseño de seguridad de nivel, personalización flexible, estabilidad y confiabilidad.
Hay dos opciones para comprar software. Una es comprar un sistema general ya preparado y la otra es encontrar una empresa de software para personalizarlo.
Para uso general, consulte Instant Office Star/. El funcionamiento es relativamente sencillo y resulta muy útil para estandarizar el trabajo y mejorar la eficiencia. La personalización del proceso de flujo de trabajo es cómoda y sencilla, y la configuración de permisos es clara. También existen sellos electrónicos, preservación de huellas y firmas manuscritas. Existen varios modelos de negocio que se pueden personalizar, como módulos de gestión de material de oficina, etc. Además, también se pueden realizar cosas como mensajería instantánea, transferencia de archivos, transmisiones, llamadas telefónicas por Internet, notificaciones, correos electrónicos, registros de trabajo, asistencia, tareas laborales, centros de documentos corporativos, discos duros de red, etc. Si se implementa en Internet y se combina con mensajes de texto bidireccionales entre OA y teléfonos móviles, básicamente se puede realizar una oficina móvil. Su mensajería instantánea es similar a QQ y MSN, y su uso es rápido. El precio también es muy económico. Si encuentra una empresa de software para desarrollo personalizado, el precio será mayor, oscilando entre decenas de miles y cientos de miles, según el nivel de empresa que esté buscando.