¿Cuál es la diferencia entre archivos digitales y archivos tradicionales en papel?
Ha habido un largo debate sobre si la gestión de archivos digitales es mejor o la gestión tradicional de archivos en papel. Creo que cada uno tiene su propia respuesta a esta pregunta. La siguiente es la diferencia entre archivos digitales y archivos en papel tradicionales que he recopilado para usted. ¡Espero que hayas disfrutado este artículo!
En primer lugar, los métodos de clasificación son diferentes.
Los archivos digitales no necesitan ser clasificados por un archivero. La organización de los archivos en papel es muy compleja y el esquema de clasificación cubre archivos de varios tipos y soportes de la unidad. Se requiere que el catálogo esté razonablemente configurado, numerado científicamente y organizado de manera estandarizada, y que cumpla con los estándares nacionales e industriales pertinentes. Colóquelo en la estantería, organice y almacene los archivos de varias categorías y soportes por separado, para que se puedan buscar fácilmente y no se acumulen archivos dispersos.
En segundo lugar, los métodos de recopilación son diferentes
Los archiveros rara vez participan directamente en la recopilación de archivos digitales y la gestión de documentos en papel, y generalmente solo realizan el trabajo de archivado y recepción. El sistema de recopilación de archivos digitales adopta una gestión de archivos integrada para garantizar la integridad del contenido del archivo digital y otra información y no se perderá ni destruirá debido al paso del tiempo y los cambios en el entorno. Para la recopilación de archivos en papel, es necesario formular el alcance de la presentación y el período de almacenamiento de los documentos y materiales. Los documentos y materiales escritos deben cumplir con los requisitos de calidad estipulados por el estado. Los procedimientos de los documentos deben estar estandarizados, las firmas deben estar completas y el contenido. ser exactos y se deben hacer clasificaciones.
En tercer lugar, los métodos utilizados son diferentes.
Es responsabilidad del departamento de archivos servir al liderazgo en la toma de decisiones, el trabajo de prueba y la utilización social. Los archivos digitales ofrecen buenas condiciones para los servicios de información de archivos. Los servicios de recuperación electrónica se pueden realizar a través de una red de archivos y recursos digitales que se pueden compartir. Es muy conveniente transmitir e intercambiar información entre tribunales de todos los niveles, y buscar, leer y copiar información. El uso de archivos en papel es relativamente engorroso y el departamento de archivos tiene un conjunto de normas de gestión para el préstamo de archivos.
En cuarto lugar, los métodos de almacenamiento son diferentes.
Los soportes de archivos digitales tienen sus propias particularidades. Se diferencian de las condiciones de almacenamiento de los archivos tradicionales en papel. Su contenido principal es la seguridad de los equipos y la información del archivo digital. La seguridad de los equipos es para resistir desastres naturales, emergencias, etc. La seguridad de la información utiliza una serie de medidas para garantizar la legibilidad y disponibilidad de los archivos digitales, actualizarlos oportunamente y evitar que la información se pierda y modifique ilegalmente. El almacenamiento de archivos en papel requiere altas temperaturas y humedad en el almacén, y los archiveros tienen que tomar medidas todos los días. Si la temperatura y la humedad son demasiado altas o demasiado bajas, se deben tomar las medidas correspondientes a tiempo. Revise periódicamente los archivos en busca de daños, moho, contaminación por polvo, infestaciones de insectos, decoloración, etc. Si hay daños, moho, contaminación por polvo, infestación de insectos o decoloración, se debe reparar y copiar.
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