Estándares de formato de documentos (ayuda de emergencia)

Compilado por la Secretaría de la Oficina General del Consejo de Estado

Noviembre de 2000

1 Alcance

Este alcance especifica los documentos oficiales de agencias administrativas nacionales Requisitos generales de papel, requisitos de impresión, reglas de disposición y marcado de diversos elementos en documentos oficiales.

Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos de todos los niveles del país. Los documentos oficiales de otras agencias pueden implementarse con referencia. El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a esta norma y aplicarse de conformidad con la normativa pertinente.

2 Normas referenciadas

Las disposiciones contenidas en las siguientes normas constituyen disposiciones de la presente norma al ser citadas en la presente norma. Al momento de publicación de esta norma, las versiones indicadas eran válidas. Todos los estándares están sujetos a revisión y las partes que utilizan este estándar deben explorar la posibilidad de utilizar la última versión del estándar que se enumera a continuación.

GB/T 148-1997 Dimensiones de formato del papel de impresión, escritura y dibujo

3 Definiciones

Esta norma adopta las siguientes definiciones.

Palabra de 3.1 palabras

Es la unidad de longitud que identifica la distancia horizontal en el documento oficial. Una palabra se refiere al espacio que ocupa un carácter chino.

3.2 Línea línea

Identifica la unidad de longitud de la distancia vertical en el documento oficial. Este estándar utiliza la distancia entre la altura de las fuentes No. 3 más 7/8 veces la altura de las fuentes No. 3 como línea de referencia. El estándar de documento oficial usa la distancia entre la altura de las fuentes No. 2 más 7/8 veces; la altura de las fuentes No. 2 como línea de referencia.

4 Principales indicadores técnicos del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales generalmente utiliza papel de impresión offset o papel carbón con una base de papel de 60 g/m2-80 g/m. La blancura del papel es 85-90, la resistencia al plegado transversal es ≥15 veces, la opacidad es ≥85 y el valor de PH es 7,5-9,5.

5 Formato y tamaño de diseño del papel para documentos oficiales

5.1 Tamaño del formato del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales adopta el tipo A4 especificado en GB/T 148 Paper , el tamaño del formato del producto terminado es: 210 mm × 297 mm, la desviación de tamaño permitida se muestra en GB/T 148.

5.2 Margen de página del documento oficial y tamaño central

El encabezado del papel del documento oficial (borde blanco superior) es: 37 mm ± 1 mm

Encuadernación en papel del documento oficial La boca ( margen blanco izquierdo) es: 28 mm±1 mm

El tamaño central es: 156 mm×225 mm (sin incluir números de página)

6 Color de imágenes y texto en documentos oficiales

A menos que se especifique lo contrario, el color de las imágenes y el texto de los documentos oficiales es negro.

7 Especificaciones de composición tipográfica y requisitos de impresión y embalaje

7.1 Especificaciones de composición tipográfica

Utilice fuente de imitación Song de tamaño 3 para el texto principal si hay subtítulos en el texto. , use fuente de subíndice de tamaño 3 o los caracteres en negrita generalmente tienen 22 líneas por lado y 28 caracteres por línea.

7.2 Requisitos para la elaboración de planchas

El diseño debe ser limpio y sin fondo gris, la escritura debe ser clara y sin interrupciones, el tamaño debe ser estándar, el centro de la plancha no debe estar torcido y el error no debe exceder 1 mm.

7.3 Requisitos de impresión

La impresión a doble cara; los números de página deben estar alineados y el error en ambas caras no debe exceder los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100% de la marca cromatográfica y la tinta roja debe alcanzar Y80% y M80% de la marca cromatográfica. La tinta impresa es sólida y uniforme; el texto no es florido, blanco ni roto.

7.4 Requisitos de encuadernación

Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo sin que las páginas se caigan. La cubierta y el bloque del libro del documento oficial no deben caerse y el reverso debe estar plano y no vacío. El error entre las dos páginas no debe exceder los 4 mm. La configuración para encuadernación a caballete o costura plana es utilizar dos clavos para serrar los orificios de costura exteriores a 1/4 del recorrido hacia arriba y hacia abajo del bloque del libro, con un error permitido de ±4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el libro es de 3 mm a 5 mm; no hay clavos rotos, faltantes ni clavos pesados, y las puntadas son planas y firmes; El error de tamaño del producto cortado es de ±1 mm, las cuatro esquinas están a 90 grados y no hay rastrojos ni defectos.

8 Reglas para la identificación de diversos elementos en documentos oficiales

Esta norma divide los elementos que componen los documentos oficiales en tres partes: cabecera, cuerpo y pie de imprenta.

Los elementos colocados sobre la línea de fondo roja en la página de inicio del documento oficial (el ancho es el mismo que el centro de la página, es decir, 156 mm) se denominan colectivamente cejas; línea de fondo roja (no incluida) y entre las palabras del asunto (no incluidas) Cada elemento del título se denomina colectivamente cuerpo principal; todos los elementos colocados debajo del título de materia se denominan colectivamente edición;

8.1 Encabezado

8.1.1 Número de serie de la copia del documento

El número de serie de la copia del documento es el orden de cada documento cuando se imprimen varias copias del mismo documento.

Número. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, utilice números arábigos para marcar el número 1 en la esquina superior izquierda del centro de la página.

8.1.2 Nivel secreto y período de confidencialidad

Si necesita marcar el nivel secreto, utilice negrita tamaño 3 y la esquina superior derecha de la página.

Línea número 1, deje una palabra entre las dos palabras si necesita marcar tanto el nivel secreto como el período de confidencialidad, use negrita tamaño 3 y marque la línea superior en la primera línea en la esquina superior derecha de la página; Utilice "★" para separar el nivel secreto y el período de confidencialidad.

8.1.3 Urgencia

Si necesitas indicar la urgencia, utiliza negrita tamaño 3 y márcala en la esquina superior derecha del centro de la página

Línea 1, dos Deje un espacio entre las palabras; si necesita marcar tanto el nivel secreto como la urgencia, la marca del cuadro superior del nivel secreto está en la primera línea en la esquina superior derecha del centro de la página. debe marcar el nivel secreto, use tipografía en negrita No. 3 y la marca del cuadro superior está en la primera línea en la esquina superior derecha del centro de la página. OK, el nivel de emergencia está marcado en la segunda línea. esquina superior derecha de la página.

8. 1.4 El logotipo de la agencia emisora ​​de documentos está compuesto por el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​de documentos seguido de "documento" para algunos documentos oficiales específicos, solo el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​de documentos; estar marcado. La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la placa es de 25 mm. Para documentos oficiales notificados, la distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la página es de 80 mm. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad, y el grado de urgencia, puede marcarlo en dos líneas encima del logotipo de la autoridad emisora ​​(ver Figura 3).

Se recomienda que el logotipo de la autoridad emisora ​​utilice fuentes Song de tamaño pequeño y esté marcado en rojo. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora ​​basándose en el principio de apariencia llamativa y hermosa, pero generalmente debe ser inferior a 22 mm × 15 mm (alto × ancho).

Al publicar conjuntamente el documento, se debe colocar primero el nombre de la agencia patrocinadora y la palabra "documento" a la derecha del nombre de la agencia emisora, dispuesta de arriba a abajo en el medio; si hay demasiadas agencias de publicación conjunta, el texto principal debe mostrarse en la primera página del documento oficial.

8.1.5 Número de emisión

El número de emisión está formado por el código de la autoridad emisora, el año y el número de serie. Logotipo de la autoridad emisora

Deje 2 líneas en blanco en la parte inferior, use la fuente Song de imitación número 3 y colóquelas en el centro; el año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; estar marcado con el nombre completo y encerrado en hexagonal "[ ]"; el número de serie no debe estar numerado como bit ficticio (es decir, 1 no está programado como O01), no agregue la palabra "th".

Imprime una línea inversa roja del mismo ancho que el centro de la placa 4 mm por debajo del mecanismo emisor.

8.1.6 Emisor

Los documentos oficiales presentados deberán estar marcados con el nombre del emisor, dispuesto paralelo a la derecha del número del documento. El número del documento emitido es una palabra a la izquierda y el nombre del emisor es una palabra a la derecha. El emisor está en la fuente Song de imitación número 3, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre del documento. El emisor está en letra cursiva número 3 después de los dos puntos.

Si hay varios emisores, el nombre del emisor del patrocinador se coloca en la primera línea, y para otras firmas

El nombre del emisor se coloca debajo del nombre del organizador. emisor desde la segunda línea en adelante, organícelos en secuencia de acuerdo con el orden de la autoridad emisora

y mueva la línea de fondo roja hacia abajo para que el número de emisión y el nombre del último emisor estén encendidos. La misma línea y la línea trasera roja deben estar a su lado. La distancia es de 4 mm.

8.2 Cuerpo principal

8.2.1 Título del documento oficial

Deje 2 líneas en blanco debajo de la línea de fondo roja, use el subíndice pequeño No. 2 Song Ti, que se puede dividir en una o más líneas Las líneas deben estar dispuestas en el centro al regresar a la línea, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espaciado debe ser apropiado; 8.2.2 Agencia de envío principal

Deje 1 línea en blanco debajo del título. El cuadro superior izquierdo está marcado con la fuente de imitación No. 3. Al regresar a la línea, el cuadro superior todavía está allí; El nombre de la agencia de envío principal va seguido de dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal y el texto principal no se puede mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo del título de asunto en la edición y encima de la copia carbón. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.

8.2.3 El texto principal del documento oficial

Una línea debajo del nombre de la agencia emisora ​​principal, 2 palabras dejadas en blanco por cada párrafo natural, y el cuadro superior del línea de retorno. No se pueden devolver números ni años.

8.2.4 Adjuntos

Si existen adjuntos al documento oficial, marcar "Adjuntos" en una línea en blanco 1 debajo del texto, con 2 palabras en el espacio izquierdo, usando tamaño 3 fuente de imitación, seguida de dos puntos de ancho completo y nombre. Si los archivos adjuntos tienen números de serie, utilice números arábigos (como “Adjunto: 1. ×××××”); no se agregarán signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto. Los archivos adjuntos deben estar unidos con el texto principal del documento oficial, y "Adjunto" debe marcarse en el cuadro superior de la primera fila en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. Si hay un número de serie, el número de serie debe ser. marcado; el número de serie y el nombre del archivo adjunto deben ser consistentes. Si el archivo adjunto y el texto principal del documento oficial no se pueden unir, el número de emisión del documento oficial debe marcarse en el cuadro superior de la primera línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto y el archivo adjunto (o número de serie) debe estar marcado después de él.

8.2.5 Fecha escrita

Utilice caracteres chinos para marcar el año, mes y día; escriba "cero" como "O"; consulte 8.2 para conocer la ubicación de la fecha escrita. ．6.

8.2.6 Marca de validez de documento oficial

La marca de validez de documento oficial es una forma de expresión que acredita la validez del documento oficial. Incluye el sello de la autoridad emisora ​​o el nombre del firmante. Hay dos formas de marcar la validez de los documentos oficiales: una es cómo una única agencia emisora ​​marca la marca de validez de un documento oficial y la otra es cómo las agencias emisoras conjuntas marcan la marca de validez de un documento oficial.

8.2.6.1 Sello único de emisión

Los documentos oficiales emitidos por un solo organismo no tienen el nombre del organismo emisor en el área de la firma, sino solo la fecha del documento. Deben quedar 4 palabras en blanco a la derecha de la fecha de escritura; el sello debe estar dentro de una línea del texto, recto y centrado, y la hora de escritura debe estar en la parte inferior. El sello debe estar en rojo.

Cuando no hay texto en el arco inferior del sello, se utiliza el método del arco inferior, es decir, solo se presiona el arco inferior en la fecha escrita.

Cuando hay; Si hay texto en el arco inferior del sello, se utiliza el método de configuración intermedia, es decir, la línea central del sello presiona la fecha de escritura.

8.2.6.2 Sello conjunto

Cuando el documento conjunto requiera sellar con dos sellos, se deberá separar la fecha de escritura, dejando 7 caracteres en blanco a izquierda y derecha; agencia patrocinadora El sello viene primero; ambos sellos están estampados con la fecha de escritura y el sello es rojo. Sólo se puede utilizar el mismo método de sellado para garantizar que los sellos queden ordenados. Los dos sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí y la distancia entre ellos no supera los 3 mm.

Cuando un documento conjunto necesite estampar más de 3 sellos, para evitar sellos en blanco, los nombres (abreviaturas disponibles) de cada agencia emisora ​​deben ordenarse en la posición correspondiente en el orden de colocación. los sellos, y los sellos deben fijarse o sobreimprimirse en él. El sello de la organización patrocinadora está al frente, y cada fila puede tener un máximo de 3 sellos, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página si hay uno o dos sellos en la última fila, deben ser; dispuestos en el medio; los sellos no deben cruzarse ni ser tangentes entre sí; en la última fila hay dos palabras en el espacio derecho debajo del sello para indicar el momento de la escritura.

8.2.6.3 Notas sobre circunstancias especiales

Cuando el espacio en blanco restante después de la composición tipográfica del documento oficial no puede acomodar la posición del sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre caracteres. Para resolver el problema, asegúrese de que el sello y el texto estén en el mismo lado y no utilice el método de marcar "Esta página no tiene texto" para resolver el problema.

8.2.7 Notas

Si existen notas en el documento oficial, deberán estar escritas en tipo de letra imitación Song No. 3, con 2 caracteres en el espacio izquierdo y entre paréntesis, y colocado en la línea debajo de la fecha de escritura.

Edición 8.3

8.3.1 Encabezados de materia

Los "Encabezados de materia" deben estar en negrita tamaño 3, colocados en la columna superior izquierda y seguidos de texto completo. -caracteres de ancho. Los títulos deben marcarse en estilo Song con tamaño 3; debe haber un espacio entre los títulos.

8.3.2 Autoridad de copia

Si hay autoridad de copia en el documento oficial, debe colocarse 1 línea debajo del encabezado del asunto, dejar una palabra en blanco a la izquierda y a la derecha; , y use la fuente de imitación Song No. 3 para marcar "Copiado" "Enviar", seguido de dos comas de ancho completo para separar las autoridades Cc, y deben estar alineadas con las autoridades Cc después de los dos puntos al regresar; se agrega un punto después de la última autoridad Cc. Si la agencia de envío principal se mueve bajo el encabezamiento de materia, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia.

8.3.3 Autoridad emisora ​​y fecha de emisión

Se ubica debajo de la autoridad de copia (no hay autoridad de copia bajo el encabezamiento de materia) y ocupa la línea 1 de uso No. 3 imitación; Fuente de la canción. La palabra "l" se deja en blanco para la autoridad emisora ​​y la palabra "l" se deja en blanco para la fecha de emisión. La fecha de emisión se basa en la fecha de impresión del documento oficial y está marcada con números arábigos.

8.3.4 Línea de fondo en la edición

Añade una línea de fondo debajo de cada elemento de la edición, con el mismo ancho que el centro de la edición.

8.3.5 La ubicación de la impresión

La impresión debe colocarse en la última página del documento oficial (cuarta portada) y el último elemento de la impresión debe colocarse en la última línea.

9 páginas

Utilice números arábigos del número 4 de medio ancho en blanco y colóquelos una línea debajo del borde inferior del centro de la página.

Coloque un número 4 a la izquierda y a la derecha de los dígitos. Una línea de palabra, una línea de palabra está a 7 mm del borde inferior del centro de la placa. Los números de página simple deben tener un espacio de una palabra a la derecha y los números de página doble deben tener un espacio de una palabra a la izquierda. Las páginas en blanco y las páginas que siguen a la página en blanco no tienen números de página.

10 Tablas en Documentos Oficiales

Si se requiere una tabla en un documento oficial, para un formulario en papel A4 horizontal, el número de página debe colocarse en el lado izquierdo de la tabla horizontal , y el número de página única debe colocarse en la esquina inferior izquierda de la tabla, el número de página doble se coloca en la esquina superior izquierda de la tabla, el encabezado del número de página única está en el lado de la abertura de costura. y el encabezado del número de doble página está en el lado de la muesca.

Si el documento oficial necesita ir acompañado de un formulario en papel A3, y cuando la última página es un formulario en papel A3, las cubiertas tercera y cuarta (que se pueden colocar para entrega separada, sin números de página) debe estar en blanco y se debe adjuntar el formulario en papel A3. No debe colocarse en la última página del documento (cuarta portada) antes de la tercera portada.

11 Formato específico de los documentos oficiales

11.1 Formato carta

La distancia entre el borde superior del nombre de la institución emisora ​​y el borde superior de la página es de 30 mm. Se recomienda utilizar caracteres de estilo Song de marcado pequeño, el tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora. 4 mm debajo del nombre completo de la autoridad emisora ​​hay una línea militar y civil (gruesa en la parte superior y delgada en la parte inferior). ), y a 20 mm del borde inferior de la página hay una línea civil y militar (delgada en la parte superior y gruesa en la parte inferior), ambas líneas tienen 170 mm de largo. Hay 28 caracteres en el centro de cada línea. La página de inicio no muestra los números de página. El nombre de la agencia emisora ​​y la doble línea están impresos en rojo. El número de texto se coloca en el borde superior derecho del centro de la página, una línea debajo de la línea Wuwen. Deje una línea en blanco debajo del número del documento para identificar el título del documento oficial. Si necesita marcar el nivel de confidencialidad o urgencia, puede colocar la marca de la cuadrícula superior en el borde izquierdo del centro de la línea L debajo de la línea de artes marciales. El método de identificación de otros elementos entre las dos líneas se explica a partir de los elementos correspondientes de esta norma.

11.2 Formato del comando

El logotipo del comando consta del nombre de la agencia emisora ​​más "orden" u "orden", con un subíndice rojo en fuente Song, y el tamaño de fuente es determinado por el organismo emisor. El borde superior de la marca de comando está a 20 mm del borde superior del centro de la página.

Deje 2 líneas en blanco en el borde inferior para marcar el número de comando; el texto;

1 línea en blanco debajo del texto a la derecha. Un espacio en blanco de 4 caracteres indica el sello de firma del emisor y un espacio de 2 caracteres en blanco en el lado izquierdo del sello de firma identifica la posición del emisor; Se debe marcar el nombre completo de la posición del emisor de una orden u orden emitida conjuntamente. Deje una línea en blanco debajo de la firma del emisor y dos palabras en el lado derecho para indicar la fecha de redacción. Otros elementos se explican a partir de los elementos relevantes de esta norma.

11.3 Formato del acta de la reunión

La marca del acta de la reunión consta de “××××××Acta de la reunión”. Su bit de identificación

está establecido en 8. l． 4. Utilice letras minúsculas rojas en la fuente Song y el tamaño de fuente lo determinará la autoridad emisora. Las actas de las reuniones no serán selladas. Otros elementos se explican a partir de los elementos relevantes de esta norma.

12 estilos

Consulte la Figura 1 para ver los márgenes y las dimensiones centrales del papel de documento oficial A4; consulte la Figura 2 para ver el diseño de la primera página del documento oficial

Consulte el diseño de la primera página del documento oficial para su presentación en la Figura 3; el diseño de la última página del documento oficial se muestra en la Figura 4; el diseño 1 de la última página del documento conjunto se muestra en la Figura 4; 5; el diseño 2 de la última página del documento conjunto se muestra en la Figura 6.

(Extraído de "Agencias administrativas nacionales

Formato de documento oficial" GB/T9704-1999 de China Standard Publishing House)

Adjunto: Interpretación de artículos

1 Alcance

Esta norma especifica los requisitos generales de papel, los requisitos de impresión, el orden de los elementos en los documentos oficiales y las reglas de marcado para los documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales.

Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos de todos los niveles del país. Los documentos oficiales de otras agencias pueden implementarse con referencia.

El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a esta norma y ser implementado de conformidad con la normativa pertinente.

Este capítulo estipula el alcance del contenido, el alcance de aplicación y el alcance específico de la norma.

(1) Alcance del contenido

El alcance del contenido solo cubre los requisitos de papel, los requisitos de impresión y el orden de los diversos elementos de los documentos oficiales en el formato oficial de la agencia administrativa nacional. Los documentos (en adelante, "documentos oficiales") y las reglas de identificación no abarcan todo el alcance de los formatos de documentos oficiales. Los requisitos completos para el formato de los documentos oficiales deben estudiarse combinando los requisitos para el formato de los documentos oficiales en las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales" con esta norma.

(2) Ámbito de aplicación

Esta norma se aplica a documentos oficiales de agencias administrativas nacionales en todos los niveles, y los documentos oficiales de otras agencias, empresas e instituciones pueden implementarse por referencia. La llamada ejecución de referencia significa que se puede combinar con su propia ejecución real.

(3) Alcance específico

Las "Medidas" estipulan que los documentos oficiales en las regiones autónomas de minorías étnicas pueden utilizar lenguas minoritarias al mismo tiempo. Dado que las fuentes, los estilos de fuente y los hábitos de escritura de los caracteres de minorías étnicas son diferentes de los de los caracteres chinos, la implementación de este estándar puede especificarse por separado en algunos lugares con referencia a este estándar.

2 Normas de referencia

GB/T 148-1997 Tamaño del formato del papel de impresión, escritura y dibujo

Norma nacional GB/T 148 citada en esta norma - 1997 "Tamaños de formato de los papeles de impresión, escritura y dibujo" estipula principalmente los tamaños de formato de los papeles de impresión, escritura y dibujo. Entre los documentos oficiales generales, se utilizan principalmente papel de impresión y papel de escritura. Dado que este estándar se adopta en base al estándar internacional ISO 218, el tamaño del formato del papel es completamente consistente con el estándar internacional. Entre los tipos de papel de la serie A, el tipo de papel para documentos oficiales es el tipo A4, es decir, el tamaño del formato es 210 mm × 297 mm y el error de cada borde de recorte se especifica en ± 3 mm. Por lo tanto, el tamaño de formato de los documentos oficiales especificado en GB/T 9704-1999 "Formato de documentos oficiales de organismos administrativos nacionales" se basa en GB/T 148-1997 "Tamaño de formato de papel de impresión, escritura y dibujo".

3 Definiciones

Esta norma adopta las siguientes definiciones.

3. 1 Palabra

La unidad de longitud que identifica la distancia horizontal en el documento oficial. Una palabra se refiere al espacio que ocupa un carácter chino.

3.2 Línea línea

Identifica la unidad de longitud de la distancia vertical en el documento oficial. Este estándar utiliza la distancia entre la altura de las fuentes de tamaño 3 más 7/8 veces la altura de las fuentes de tamaño 3 como línea de referencia; el título de un documento oficial utiliza la distancia entre la altura de las fuentes de tamaño 2 más 7/8 veces la altura de las fuentes de tamaño 3; altura de fuentes de tamaño 2 como línea de referencia.

En esta norma, para determinar la posición de varios elementos en el documento oficial, es necesario proporcionar regulaciones unificadas sobre el posicionamiento vertical y horizontal del documento oficial. Por esta razón, la forma de descripción horizontal de los documentos oficiales es "palabra" y la forma de descripción vertical es "línea". En estas dos definiciones, "zi" se refiere a la distancia horizontal de los caracteres chinos. El concepto de "línea" (excepto el título No. 2) se refiere a la altura de la fuente No. 3 más 7/8 veces su distancia. Por tanto, una línea a la que se refiere la norma es una unidad de cantidad fija.

A partir de estas dos definiciones, cualquier elemento del documento oficial se puede posicionar con precisión horizontal y verticalmente.

4 Principales indicadores técnicos del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales generalmente utiliza papel de impresión offset o papel de copia con una base de papel de 60 g/m a 80 g/m2. La blancura del papel es del 85% al ​​90%, la resistencia al plegado transversal es ≥15 veces, la opacidad es ≥85% y el valor del pH es 7,5-9,5.

Debido al estatus especial de los documentos oficiales, por un lado, debemos considerar su apariencia seria y solemne, por otro lado, también debemos considerar su uso frecuente y sus requisitos de conservación a largo plazo como archivos. Por tanto, los indicadores técnicos del papel utilizado para los documentos oficiales deberán determinarse reglamentariamente.

La calidad del papel para documentos oficiales es papel de impresión offset o papel de copia con una calidad de 60 g/M2-80 g/m2, que tiene en cuenta la economía y la estética del papel para documentos oficiales. Las unidades con condiciones económicas relativamente pobres pueden utilizar papel de impresión offset con una calidad de papel de no menos de 60 g/m2, y el papel para documentos oficiales en general puede utilizar papel de impresión offset con una calidad de papel de 70 g/m2. Para algunas unidades que utilizan equipos de impresión de alta gama, se puede utilizar papel de impresión offset o papel de copia con una calidad de papel no superior a 80 g/m2. Esta regulación relativamente flexible evita un enfoque único para todos, y cada usuario puede controlarla según su propia situación. Siempre que no sea inferior al límite inferior ni superior al límite superior, está en cumplimiento. con la norma.

La blancura del papel para documentos oficiales se analiza y resume en función de los estándares nacionales y los estándares de la industria relacionados con los indicadores de blancura del papel relacionados con el papel de escritura de grado A y el papel de impresión offset. Si la blancura del papel es demasiado baja, el papel se verá oscuro, como un periódico, lo cual es muy indigno; si la blancura del papel es demasiado alta, la reflectividad aumentará y se verá deslumbrante, especialmente de noche. La blancura del papel es demasiado alta y afectará tu visión. Es muy grande y muy incómodo durante mucho tiempo.

La resistencia al plegado horizontal ≥15 veces es para garantizar que el papel utilizado para los documentos oficiales no pueda ser demasiado quebradizo y deba mantener un cierto grado de flexibilidad. Debido a que muchos documentos oficiales deben circular en muchos niveles, si el papel utilizado para los documentos oficiales es demasiado frágil, el papel se romperá después de leerlo varias veces, lo que hará que los documentos oficiales no se puedan conservar por completo, lo que afectará directamente la efectividad. de los documentos oficiales.

La opacidad ≥85% es para garantizar que los documentos oficiales no utilicen papel demasiado transparente. Si la transparencia del papel de los documentos oficiales es demasiado alta, el texto impreso en el anverso y el reverso se traspasará entre sí, lo que hará que el texto parezca desordenado y desordenado, lo que dará como resultado una baja calidad de impresión y afectará la lectura y transmisión de los documentos oficiales. Este es también un indicador importante del papel utilizado para documentos oficiales.

El valor de pH de 7,5 a 9,5 se determina de acuerdo con las disposiciones pertinentes del estándar industrial DA/T 11-1994 "Método de prueba de durabilidad del papel para documentos" formulado por la Administración de Archivos del Estado.

Este estándar de la industria estipula que el valor de pH del papel duradero general con un tiempo de archivo de más de 200 años debe ser de 7,5 a 9,5. Debido a la necesidad de conservación y uso a largo plazo de documentos oficiales como archivos, es necesario estipular este indicador.

5 Formato y tamaño de diseño del papel para documentos oficiales 5.1 Tamaño del formato del papel para documentos oficiales El papel para documentos oficiales adopta el tipo de papel A4 especificado en GB/T 148. El tamaño del formato final es: 210 mm × 297 mm Para las desviaciones permitidas. , véase GB/T 148.

5.2 Los márgenes y márgenes de página de los documentos oficiales son adecuados

El borde superior (borde blanco superior) del papel de documento oficial es: 37mm±lmm

Oficial papel de documento El borde de encuadernación (margen blanco izquierdo) es: 28 mm ± 1 mm

El tamaño central es: 156 mm × 225 mm (sin incluir los números de página)

Este estándar ha cambiado el largo plazo Uso de papel oficial en nuestro país se sigue utilizando el formato de 16 quilates, pero el tamaño del formato de papel oficial se cambia al tamaño de papel estándar internacional A4. Cabe decir que esta disposición se adoptó sobre la base de una extensa investigación y análisis del impacto que tendrá el cambio del formato en papel de los documentos oficiales en el sistema industrial correspondiente de mi país.

Este importante cambio se basa principalmente en las siguientes tres consideraciones:

(1) La adopción de estándares internacionales se ha convertido en una tendencia común en el papel de documentos oficiales a nivel internacional

La Organización Internacional de Normalización (ISO) formuló la norma de especificación para el papel de escritura (el papel de escritura es papel de oficina diario) ya en 1975, a saber, ISO 262:1975. El contenido principal es que la especificación del papel de escritura es del tipo A4 (2l0 mm. ×297 mm). Este tipo de papel tiene muy en cuenta la ergonomía, por lo que puede acomodar más información y tiene un tamaño moderado, lo que hace que los usuarios se sientan más cómodos. Las fotocopiadoras, impresoras, computadoras, máquinas de fax, etc. de uso común actualmente utilizan básicamente el estándar A4 como tamaño de papel básico.

Dado que el papel A4 es un tipo de papel estándar internacional, es ampliamente utilizado por varios países y organizaciones internacionales. La mayoría de sus documentos oficiales utilizan papel A4. Todas las conferencias internacionales utilizan papel A4 como documento de conferencia. En el proceso de revisión de la norma, el grupo de trabajo de revisión realizó específicamente una encuesta sobre el uso del papel en los documentos oficiales de muchos países y organizaciones internacionales. Entre los ejemplos de documentos oficiales recopilados, todo el papel A4 se utilizó como papel oficial.

(2) Nuestro país básicamente ha cumplido las condiciones para adoptar el estándar internacional de papel de documento oficial tipo A4.

En 1987 y 1988, nuestro país formuló las normas nacionales equivalentes a ISO 6716. e ISO 216 respectivamente. Estándar GB/T 788 y GB/T 148. Sin embargo, teniendo en cuenta la situación real de nuestro país, entre estos dos estándares, también se estipula el tipo de apertura estándar propio de nuestro país. Con la popularidad del tipo A4 estándar internacional, los países generalmente utilizan papel tipo A4 como papel para documentos oficiales y papel para escribir. Al mismo tiempo, varios equipos de automatización de oficinas tienen la función de procesar papel tipo A4, haciendo que el papel tipo A4 se utilice como papel para escribir. , libros y revistas en nuestro país el uso del papel se ha convertido en una tendencia generalizada. Con este fin, GB/T 148 y GB/T 788 han sido revisados ​​para estipular claramente la serie A estándar internacional como papel de escritura y tamaños de formato de libros y revistas. Esto también conduce a la adopción del tipo A4 estándar internacional para el formato oficial de nuestro país. Papel para documentos, haciendo que el papel para documentos oficial de nuestro país sea consistente con Se han sentado las bases para la integración de estándares internacionales.

(3) Análisis de la necesidad y condiciones básicas para eliminar el papel de 16 formatos

Desde hace mucho tiempo, mi país utiliza papel de 16 formatos para documentos oficiales. Este estándar de tipo de papel es en realidad el estándar utilizado a principios de Japón. Hoy en día, este tipo de papel ya no se utiliza en Japón.

Los documentos oficiales impresos en este tipo de papel contienen una pequeña cantidad de información eficaz, que no favorece los intercambios oficiales con gobiernos u organizaciones internacionales. Otra desventaja del papel de tamaño 16 como papel para documentos oficiales es que no tiene especificaciones unificadas y algunos utilizan papel de tamaño B5 y papel de tamaño 16 de forma mixta. Los diferentes formatos de papel hacen que las páginas frontal y posterior de algunos documentos gubernamentales tengan diferentes tamaños, lo que afecta la calidad de los documentos oficiales y los hace poco serios. Las especificaciones del estándar internacional para el tipo A4 son relativamente estrictas, sin importar dónde compre papel tipo A4, el error no excederá 1 mm, lo que puede garantizar la uniformidad del tamaño del papel utilizado para los documentos. Por lo tanto, es muy necesario eliminar el papel para documentos oficiales de tipo 16 abiertos y adoptar el tipo A4 estándar internacional como papel para documentos oficiales.

Cambiar el papel para documentos oficiales del tipo de apertura 16 al tipo A4 estándar internacional es un cambio revolucionario en el papel para documentos oficiales de mi país. A juzgar por lo que sabemos hasta ahora, las empresas fabricantes de equipos de impresión de mi país son totalmente capaces de producir equipos de impresión de la serie A que cumplen con los estándares internacionales y gradualmente eliminarán los equipos de producción antiguos. Además, la mayoría de las fotocopiadoras, impresoras y máquinas de impresión ligera que se utilizan actualmente utilizan A4 como tamaño de papel básico. El equipo de impresión de muchos departamentos gubernamentales también se ha actualizado gradualmente para imprimir documentos oficiales A4.

En la actualidad, básicamente ha llegado el momento de eliminar el papel de tamaño 16 y utilizar papel de tamaño A4 como papel para documentos oficiales. Por lo tanto, las normas nacionales "Medidas para el manejo de documentos oficiales de organismos administrativos nacionales" y "Formato de documentos oficiales de organismos administrativos nacionales" estipulan claramente que las especificaciones de papel para documentos oficiales generalmente adoptan el tipo estándar internacional A4.

6 Color de gráficos y texto en documentos oficiales

A menos que se especifique lo contrario, el color de gráficos y texto en documentos oficiales es negro.

En circunstancias normales, los documentos oficiales son de color negro a excepción del logo del organismo emisor, la línea inversa en la ceja y el sello del organismo emisor, que son rojos. Para evitar la duplicación de descripciones en capítulos posteriores de esta norma, aquí se hacen disposiciones generales.

7 Especificaciones de composición tipográfica y requisitos de impresión y encuadernación

7.1 Especificaciones de composición tipográfica

Utilice fuente de imitación Song de tamaño 3 para el texto principal si hay subtítulos en el texto. , use tamaño 3. Marcado en fuente Song o negrita, generalmente hay 22 líneas en cada lado y 28 caracteres en cada línea.

7.2 Requisitos para la elaboración de planchas

El diseño debe ser limpio y sin fondo gris, la escritura debe ser clara y sin interrupciones, el tamaño debe ser estándar, el centro de la plancha no debe estar sesgado y el error no debe exceder lmm.

7.3 Requisitos de impresión

La impresión a doble cara; los números de página deben estar alineados y el error en ambas caras no debe exceder los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100% de la marca cromatográfica y la tinta roja debe alcanzar Y80% y M80% de la marca cromatográfica. La tinta impresa es sólida y uniforme; el texto no es florido, blanco ni roto.

7.4 Requisitos de encuadernación

Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo sin que las páginas se caigan. La cubierta y el bloque del libro del documento oficial no deben caerse y el reverso debe estar plano y no vacío. El error entre las dos páginas no debe exceder los 4 mm. La configuración para encuadernación a caballete o costura plana es utilizar dos clavos para serrar los orificios de costura exteriores a 1/4 de distancia de la parte superior e inferior del bloque del libro, con un error permitido de ±4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el lomo del libro es de 3 mm a 5 mm; no hay clavos rotos, faltantes ni clavos pesados, y las patas de los clavos son planas y firmes, la parte posterior del libro no se puede engrapar sueltas; páginas. El error de tamaño del producto cortado es de ± l mm, las cuatro esquinas están a 90 grados y no hay rastrojos ni defectos.

Durante mucho tiempo, nuestros documentos oficiales carecieron de un estándar de impresión y encuadernación más sistemático. Por lo tanto, cuando algunos documentos oficiales se imprimen y encuadernan, no conocen o no tienen claros los requisitos unificados, lo que resulta en una impresión y encuadernación irregulares de los documentos oficiales, mala calidad y falta de seriedad. Por lo tanto, al revisar las normas, se estipulan los requisitos para la impresión y encuadernación de documentos oficiales. El objetivo principal es permitir que los camaradas que participan en la impresión y encuadernación de documentos oficiales comprendan claramente cómo imprimir y encuadernar documentos oficiales de acuerdo con los estándares de la industria nacional.

(1) Las especificaciones tipográficas dadas en la norma tienen como objetivo garantizar la unificación del número de líneas y palabras en los documentos oficiales. Esta disposición es una medida necesaria para resolver los problemas frecuentes mencionados anteriormente. En el caso normal de que una cara esté llena del texto principal del documento oficial, se deberá seguir esta disposición. Sin embargo, si existe la posibilidad de que haya una página en blanco en el lado siguiente, deberá ajustar el número de palabras y líneas en un lado determinado para asegurarse de que el lado siguiente contenga el texto principal del documento. Esta situación es un caso especial. Por tanto, las situaciones generales especificadas en la norma son situaciones relativamente especiales.

(2) Los requisitos de fabricación de planchas se establecen en la norma para garantizar que los departamentos que utilizan la fabricación de planchas para imprimir documentos oficiales puedan tener regulaciones operativas en el proceso de fabricación de planchas para garantizar la calidad de la impresión de documentos oficiales y reducir Aparece el número de documentos oficiales no calificados.

(3) Los requisitos de impresión se dan en la norma para garantizar el control de calidad de los documentos oficiales durante el proceso de impresión. Hay muchos indicadores con respecto a los estándares de calidad de los productos impresos. En esta norma, solo se brindan los indicadores de tecnología de impresión más básicos y comunes, estos indicadores son fáciles de lograr siempre que se tomen en serio. Vale la pena mencionar que para que los documentos oficiales sean básicamente consistentes en el cromatograma de tinta en el futuro, los indicadores cromatográficos de tinta negra y tinta roja se dan en el estándar siempre que el documento oficial se imprima de acuerdo con la tinta. cromatograma dado en el estándar, estará bien Básicamente asegúrese de que el color de los documentos oficiales sea relativamente consistente.

(4) Los requisitos vinculantes se dan en la norma para garantizar el control de calidad de los documentos oficiales en el proceso de encuadernación. Debido al papel especial de los documentos oficiales y para garantizar su conservación a largo plazo, es necesario establecer normas unificadas sobre la encuadernación de los documentos oficiales. Durante nuestra investigación, descubrimos que algunos documentos oficiales no estaban encuadernados de manera estandarizada. Es común que las páginas sueltas estén claramente encuadernadas. Las posiciones de los clavos de la sierra de clavos también son muy irregulares, lo que conduce a la rotura. Fenómeno de caída de páginas de los documentos oficiales, lo que afecta directamente la integridad de los documentos oficiales. Esta norma estipula los requisitos vinculantes para los documentos oficiales, lo que significa controlar estrictamente el proceso final de formación de documentos oficiales para garantizar la calidad de los documentos oficiales.

8 Reglas para la identificación de diversos elementos en documentos oficiales

Esta norma divide los elementos que componen los documentos oficiales en tres partes: cabecera, cuerpo principal y pie de imprenta.

Todos los elementos colocados encima de la línea posterior roja (el mismo ancho que el centro de la página, es decir, 156 mm) en la página de inicio del documento oficial se denominan colectivamente todos los elementos ubicados debajo de la línea posterior roja (exclusivos) de la línea posterior roja; el título de materia (exclusivo) se denomina colectivamente cuerpo principal. Todos los elementos debajo del título de materia se denominan colectivamente impresiones.

Esta norma divide los elementos de los documentos oficiales en tres partes: encabezado, cuerpo principal y pie de imprenta. Se determina en base a las sugerencias de camaradas con muchos años de experiencia práctica en el procesamiento de documentos oficiales. Entre ellos, los dos conceptos de "ceja" e "imprimir" se han utilizado en la industria de impresión de documentos oficiales durante muchos años, y "sujeto" es un nuevo concepto propuesto en esta norma. La razón de esta división es la conveniencia de la narrativa. Más importante aún, estas tres partes tienen sus propias características, son relativamente independientes y tienen límites obvios. La característica de la cabeza de la ceja es que su posición es relativamente fija. Una vez que domine las disposiciones de esta norma sobre la posición de cada elemento de la cabeza de la ceja, podrá diseñar la parte de la "cabeza roja". el archivo (el método de diseño específico se presentará más adelante).

La característica del tema es que su posición cambia con frecuencia, dependiendo de la extensión del documento. Dado que el contenido sustancial del documento oficial se encuentra en esta parte, tiene sentido llamarla "cuerpo principal".

La característica de la impresión es que la ubicación depende de la composición del cuerpo principal del documento oficial. Dado que los documentos oficiales deben imprimirse por ambas caras de acuerdo con las disposiciones de esta norma, existe la duda de en qué lado se ubica la impresión, si el documento oficial tiene archivos adjuntos, también existe la cuestión de si la impresión debe colocarse después; el texto principal o después del archivo adjunto. Por tanto, es necesario describir la edición como una parte separada.

Usando una metáfora vívida, las cejas se pueden llamar la "cabeza" del documento oficial, el cuerpo principal se llama "cuerpo" del documento oficial y la versión se llama los "pies" de el documento oficial. Dividir los distintos elementos de los documentos oficiales en tres partes: "cabeza", "cuerpo" y "pies" no sólo hace que sea más fácil captar sus conexiones en su conjunto, sino que también facilita su "disección" y captar sus diferencias. Esta es una nueva perspectiva propuesta por esta norma sobre la división estructural de los documentos oficiales, y también es la característica estructural más importante de esta norma.

8.1 Ceja

8.1.1 Número de serie de copias de documentos oficiales

El número de serie de copias de documentos oficiales se refiere a cada copia cuando se realizan varias copias de un mismo documento están impresos el número de serie de los documentos oficiales

. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, utilice números arábigos para marcar la esquina superior izquierda de la página en la línea l.

No todos los documentos oficiales requieren números de serie. Las "Medidas" estipulan que los documentos oficiales con nivel de confidencialidad deben estar numerados. Si la autoridad emisora ​​lo considera necesario, también puede compilar números de serie para documentos oficiales sin niveles de confidencialidad. Por ejemplo, todos los documentos del Consejo de Estado están numerados.

El propósito de la numeración de ejemplares es captar con precisión el número de ejemplares impresos y el alcance y objetivo de distribución de los documentos oficiales. Cuando es necesario devolver un documento para su custodia o destruirlo, puede verificar el número de serie de la copia para ver si hay alguna omisión o pérdida. La autoridad emisora ​​puede conocer el paradero de cada documento oficial basándose en el número de serie. Por lo tanto, tanto el organismo emisor como el organismo receptor deben registrar el número de serie de la copia al momento de emitir el documento.

Esta norma estipula el uso de números arábigos para el número de serie de las copias de preparación, pero no especifica el número de números.

En términos generales, el número de números debe determinarse en función del número de copias del documento oficial, pero no debe ser inferior a dos

dígitos, es decir, "1" debe numerarse como "01". Si "l" se escribe solo, la gente no sabrá su significado y pensará que se imprimió por error. Para los números de serie de las copias, algunas se estampan manualmente en el documento utilizando una máquina de impresión y otras se imprimen