Sistema de Gestión de Archivos Digitales Yuanguo de Archivos Digitales
Una de las ventajas: automatización de la recopilación
Plataforma de archivo de interfaz unificada: a través de la plataforma de archivo de interfaz unificada, se reciben datos de varios sistemas comerciales y los datos del sistema comercial universal y seguro se almacenan automáticamente. archivado en archivos digitales.
Interfaz de archivo automatizado: utilice la interfaz de archivo automático de datos ERP, la interfaz de archivo automático de datos OA, la interfaz de archivo automático de datos MES, la interfaz de archivo automático de datos PDM, la interfaz de archivo en línea del operador de telefonía móvil, la interfaz de archivo multimedia en línea para hacerlo de forma automática y regular. aumentar Extraiga datos de ERP, OA, MES, PDM y otros sistemas empresariales empresariales al servidor intermedio. Después de que el servidor intermedio revise, inspeccione y encapsule por lotes el texto original, los datos del directorio y el texto original se archivan automáticamente en el servidor de archivo. son correctos.
Kit de herramientas auxiliares automatizadas: utilice kits de herramientas auxiliares como reconocimiento OCR, interpretación por lotes de dibujos DWG en CAD y escaneo y carga de texto original para extraer información del directorio y cargar textos originales en lotes, ahorrando tiempo y esfuerzo, y logrando el doble de resultado con la mitad de esfuerzo.
Ventaja No. 2: Seguridad del almacenamiento
Almacenamiento independiente a largo plazo: el diccionario de datos de YGAD 6.0 describe y administra la biblioteca de recursos de archivo en el sistema en formato XML multiplataforma. y se integra con la biblioteca de recursos de archivo. Almacene y realice copias de seguridad juntos, compartiendo la vida y la muerte con el mismo destino. Incluso si la biblioteca de recursos de archivo está separada del software del sistema y la base de datos del directorio, aún se puede ver y administrar a través del diccionario de datos. ¡Los archivos se guardan de forma independiente y a largo plazo!
Monitoreo de red y clientes: la gestión de clientes de YGAD 6.0 permite un seguimiento integral de los ordenadores conectados al sistema. Incluyendo: monitorear el estado de conexión del cliente de cada departamento al servidor de archivos, es decir, el estado actual del cliente (si está conectado al servidor, a qué módulos se accede, etc.); controlar el estado de conexión de cada departamento; cliente y el servidor, que puede desconectar o habilitar la conexión del cliente al servidor, y operaciones como eliminar y crear clientes, ver los permisos y registros de usuarios o clientes; ¡La supervisión siempre está ahí!
Control preciso de permisos: la gestión de permisos de YGAD 6.0 se puede refinar a nivel de archivo y autorización a nivel de campo de datos. A través de la gestión de roles, grupos y usuarios, se puede implementar de acuerdo con todo el portafolio. , departamento, categoría de archivo y función. La distribución de permisos se completa en varios aspectos como módulos, procesos de negocio, tipos de operaciones, recursos de archivos, etc.
Seguimiento integral de registros: la gestión de seguimiento de registros de YGAD 6.0 puede registrar en detalle los rastros de las operaciones de los usuarios del sistema en el sistema, como cuándo y qué computadora utilizó el usuario, qué módulo del sistema inició sesión. en y qué operaciones se realizaron. Los tipos de operaciones incluyen ver, descargar, cargar, imprimir, agregar, eliminar, modificar, etc., y la información del contenido de los tipos de operaciones (ver, descargar, cargar, imprimir, agregar, eliminar, modificar) se puede registrar en detalle. , como qué información es Después de la modificación, qué era antes de la modificación y en qué se convirtió después de la modificación. ¡Todas las operaciones están bajo control!
Copia de seguridad y recuperación: la copia de seguridad y recuperación de YGAD 6.0 puede realizar la copia de seguridad y recuperación incremental de la base de datos del directorio del sistema y el texto original electrónico en el disco duro, así como la copia de seguridad y recuperación incremental del CD. fuera del sitio; admite copias de seguridad de datos como archivos de bases de datos y archivos EXCEL. Admite copias de seguridad manuales y automáticas del servidor. ¡La protección de recursos está preparada!
Formato de empaquetado por lotes y marca de agua digital: empaquetado por lotes en formato YGAD6.0. Antes de que el texto original electrónico ingrese a la biblioteca de recursos de archivo, el texto original electrónico se encapsula en PDF de acuerdo con los estándares internacionales y se coloca una marca de agua digital. añadido. El texto original electrónico tiene protección de doble capa.
Ventaja tres: gestión científica
Gestión de la biblioteca de recursos: YGAD6.0 almacena los recursos de archivo y los datos del directorio de archivos de forma independiente, lo que garantiza que incluso si el texto original electrónico está separado de la base de datos del archivo original , todavía se puede acceder a él a través de metadatos para acceder. Y los recursos de archivo se pueden configurar y gestionar en función del proceso de negocio de la empresa, logrando un método de gestión "tú tienes mi nuevo".
Gestión de metadatos: YGAD 6.0 proporciona una gestión integral y ordenada de metadatos, realizando los atributos básicos de diferentes formas de archivos (formato en papel, forma electrónica, forma electrónica en disco de respaldo y forma electrónica de transferencia original, etc. ) Gestión unificada de metadatos como conjuntos, conjuntos de atributos de fondo y conjuntos de atributos asociados.
Gestión de versiones: YGAD 6.0 proporciona una solución completa de gestión de texto original. Un directorio puede corresponder a varios textos originales electrónicos, un texto original electrónico puede tener varias versiones y se pueden rastrear y consultar diferentes versiones.
Utilización del disco óptico: la utilización del disco óptico de YGAD 6.0 realiza principalmente la función de empaquetar el disco y grabar varios recursos de archivos en el sistema de administración de archivos. El sistema puede calcular automáticamente la capacidad del disco y si el dispositivo está. normal y puede imprimir etiquetas de disco y empaques de disco. Una vez completada la grabación, el usuario puede consultar los recursos de información almacenados en el disco de forma remota y el sistema controla los permisos para consulta, descarga, impresión y otras operaciones. El módulo de utilización de discos ópticos proporciona una manera para que el personal empresarial utilice recursos de archivo en otros lugares, ampliando el alcance de uso y los métodos de servicio de los recursos de archivo.
Gestión de préstamos: YGAD6.0 inicia sesión en la red de archivos a través de una ventanilla única y muestra visualmente el estado de préstamo del almacén actual en diferentes colores (los archivos de color A no se han tomado prestados y los archivos de color B han sido prestados) Y no hay documentos de color C disponibles para préstamo, pero todavía hay disponibles. También puede administrar préstamos actuales, archivos archivados, historial de préstamos, tasa de uso, etc., y rastrearlos hasta la aprobación). formulario; para archivos vencidos y no archivados, también puede administrar Proporcionar recordatorios para la devolución de archivos en papel, imprimir recibos de recordatorio y comprender el estado del préstamo de archivos en tiempo real.
Gestión de informes: YGAD 6.0 proporciona funciones de gestión de informes para realizar la función de impresión de varios informes utilizados en el trabajo diario del departamento de archivos empresariales. Se han integrado casi cien tipos de informes generales en el sistema YGAD 6.0. y los informes son herramientas de edición integradas para admitir informes definidos por el usuario.
Gestión estadística: YGAD6.0 proporciona informes estadísticos con gran versatilidad, alta precisión, operación simple y funciones de salida e impresión. Los usuarios pueden configurar de manera flexible planes estadísticos y proporcionar estadísticas detalladas, incluido el inventario total. número total de páginas, número total de volúmenes, número de textos originales, datos sin texto original, tasa de préstamo de archivos, etc.
Ventaja nº 4: uso cómodo
Recuperación jerárquica basada en procesos de negocio: YGAD6.0 se basa en el proceso de gestión de negocios empresariales y analiza los recursos del proyecto, los activos de equipos y las finanzas. comprobantes e informes. Realice la recuperación por fases de datos comerciales, como libros de contabilidad y árboles de estructura de productos.
Recuperación jerárquica gráfica visual: YGAD6.0 proporciona visualización visual de recursos, muestra gráficamente recursos en la red de archivos de acuerdo con diferentes métodos, como proyectos, etapas, tipos, etc., asegurando que los recursos estén disponibles para clientes la primera vez.
Mecanismo de búsqueda multifunción flexible y conveniente: YGAD6.0 proporciona búsqueda multifunción y completa, incluida búsqueda de texto completo, búsqueda entre archivos, búsqueda difusa, búsqueda avanzada, búsqueda regular, etc. ., lo que hace que la búsqueda de recursos sea rápida y cómoda.
Ventaja nº 5: Servicio humanizado
Impulso temático activo: un servicio de impulso proactivo que realiza la especialización de los recursos de información de archivo. A diferencia del modelo tradicional de préstamo pasivo de archivos, mediante el empaquetado activo y el envío de recursos de información de archivos por parte de los archivos, el valor de los recursos de información de los archivos se puede ejercer de manera más oportuna y efectiva, garantizando al mismo tiempo la seguridad del uso de los recursos de los archivos. Préstamo y aprobación en red: realice el préstamo y la utilización de recursos de información de archivos corporativos no públicos. El sistema de control de permisos del cliente YGAD6.0 controla de forma precisa y rigurosa los permisos de navegación y visualización de los recursos de archivos. Los recursos de archivo dentro de la autoridad se pueden ver; para los recursos de archivo no públicos fuera del alcance de la autoridad, el préstamo en línea debe realizarse de acuerdo con un estricto proceso de aprobación, además de una conveniente función de aviso en línea (documentos que deben revisarse, documentos que han sido aprobados o rechazados), y se aprueba la aprobación. Después de eso, guarde el formulario de aprobación de préstamo, abra el permiso de utilización de archivos periódicos temporales y ciérrelo automáticamente después de su vencimiento. Maximizar la prestación de los mejores y más convenientes servicios a los usuarios de archivos.
Los archivos digitales en un sentido estricto se refieren a archivos individuales, que además del trabajo de digitalizar colecciones y archivos, también implican la recopilación, disposición, almacenamiento, recuperación, transmisión, custodia, protección, utilización y Todo el proceso de identificación y estadística representa la construcción de un entorno e infraestructura de información (incluido el diseño de sistemas de software y hardware y el establecimiento de entidades organizativas).
Incluye:
1. Recibir archivos electrónicos y sus metadatos que deben archivarse e implementar supervisión y control en línea del flujo de trabajo de archivos electrónicos de la unidad de archivo, obtener archivos electrónicos de manera oportuna y evitar la pérdida de archivos importantes;
2. Digitalizar la colección de archivos existente y realizar la publicación y transmisión de recursos de archivos digitales en línea;
3. Apoyar la gestión automatizada de varias entidades de archivo en la colección;
4. Admite la conexión de red de la industria, bibliotecas de recursos de información gubernamentales y colecciones digitales de diferentes archivos, que pueden proporcionar recursos de información de archivos dispersos en diferentes regiones y lograr el máximo intercambio de recursos de información de archivos;
5. Organizar el acceso y la consulta efectivos de los datos, permitiendo a los usuarios acceder a la información de los archivos digitales (incluidos catálogos, índices y textos completos) a través de la red.