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Reglas de nomenclatura para nombres de archivos

Cuatro reglas prácticas para "nombrar archivos"

1. Por qué

Nuestra lógica siempre ha sido decir "por qué" primero, y lo mismo ocurre con la denominación de documentos.

No pienses primero en el nombre de este archivo, piénsalo primero: si elimino este archivo ahora, ¿por qué no puedo eliminarlo?

Si realmente no encuentro el motivo, elimínelo.

Si descubre el motivo, escríbalo como un nombre de archivo, como por ejemplo:

"Materiales del Día de la Reina del 8 de marzo", "Li Jie 18 necesita ir a Guangzhou". , "Una determinada empresa Proyecto de contrato y otros documentos de aprobación".

Este nombre puede parecer arbitrario, pero captura la pregunta central de cierto tipo de archivo: ¿Por qué existe?

Especialmente para archivos temporales, este nombre es suficiente. La mayoría de los archivos eventualmente tendrán su propio destino final, ya sea en un archivo en papel, en un correo electrónico, en el sistema ERP XX o en una carpeta llamada "Archivo".

Los archivos temporales ocupan una parte considerable de nuestro trabajo. No es difícil nombrarlos, siempre y cuando se piense claramente en la "razón de existencia". El destino final de dichos archivos es la "papelera".

2. Cuándo/quién/qué

Para documentos "no temporales" distintos de los anteriores, significa que deben guardarse durante mucho tiempo, aunque puedan tener evolucionó a partir de documentos temporales. Por ejemplo, un "borrador de contrato" eventualmente se convierte en un "escaneo sellado del contrato".

Si los archivos que se van a guardar durante mucho tiempo son de tipo fijo y de gran número, las reglas Cuándo/Quién/Qué son adecuadas.

Tomemos como ejemplo el documento “contrato”. Si hay una gran cantidad de documentos de contrato que deben archivarse, podemos abrir una carpeta llamada "Contratos históricos" y tirar todos los documentos del contrato, pero se deben reflejar las diferencias de cada contrato. Las dimensiones diferenciadoras más habituales son:

Fecha del contrato (o fecha de vencimiento)

¿Con quién firmó el contrato?

¿De qué trata el contrato?

Por ejemplo: "20190601. Una empresa. x proyecto 1 contrato. pdf "

No se limita a "contrato", casi todos los documentos de trabajo habituales son adecuados para esta rutina, incluidos, entre otros, No limitado a: informes semanales, registros de ventas, tablas estadísticas, actas de reuniones, memorandos de acuerdo, formularios de solicitud...

3. Más "etiquetas de objetivos"

Si, cuándo/quién. / Si algo ya no es suficiente, considere agregar algunas "etiquetas" fijas para describirlo. La llamada "etiqueta" es una palabra que se utiliza con frecuencia.

Por ejemplo, si nuestros documentos de trabajo tienen una fuerte relación con las regiones, podemos considerar etiquetas como "Beijing", "Shanghai" y "Guangzhou". Esta etiqueta se puede colocar directamente en el título del documento.

Por ejemplo: informe de ventas de marzo # guangzhou.xls, lista de agentes en el extranjero # ny.pdf...

No solo "región", cualquier cosa que sea útil para nuestro negocio Atributos objetivos se puede utilizar como referencia para "etiquetas". Pero la cuestión es que ayuda al negocio. No categorices por categorizar, eso es totalmente indeseable.

La razón por la que se llama "etiqueta objetiva" es porque esta "etiqueta" describe contenido objetivo y la conclusión es la misma sin importar quién la saque. El beneficio de esto es que el "destinatario" de mi documento nunca tendrá ambigüedades sobre la descripción.

Por ejemplo, si alguien quiere encontrar un archivo de datos para "Beijing", siempre que vea el nombre del archivo, no buscará un archivo marcado con "Guangzhou", incluso si usa Todo. búsqueda, puede obtener exactamente el contenido que desea.

4. "Etiqueta de estado" adecuada

Personalmente, creo que esta es la etiqueta más valiosa entre las cuatro reglas.

¿Qué significa "etiqueta de identidad"? Es información adicional para documentos en el flujo de trabajo.

Por ejemplo, las teclas de acceso directo finales de Office System #200. pdf, un perfil de cliente #Alto Patrimonio. ppt, XX plan de proyecto # aprobado.

docx,

Los documentos estáticos no tienen "estado", pero de hecho muchos documentos de trabajo son "dinámicos" porque implican "flujo de trabajo". Con el tiempo, las etapas del proceso cambian, el valor del negocio en sí fluctúa, los documentos tienen un ciclo de vida y eventualmente pueden perder su valor.

Por lo tanto, si este documento va a seguir un proceso, es mejor agregar una "etiqueta de estado" para que los usuarios sepan claramente el valor de este documento.

Sin embargo, ¿será demasiado problemático administrar manualmente los nombres de archivos y las etiquetas y, a veces, los nombres de las etiquetas serán incorrectos? ¡Sería genial si pudieras ingresar etiquetas una vez y administrar archivos más tarde con unos pocos clics del mouse!

Ahora hay un nuevo administrador de documentos de "etiquetas", tagLyst Next, ¡que puede ayudarnos totalmente!

El siguiente es tagLyst

TagLyst Next es un software de administración de archivos muy novedoso que está siendo elogiado y recomendado por muchos sitios web de herramientas de productividad.

TagLyst Next puede ayudarnos.

Administre archivos de computadora en diferentes bibliotecas y grupos

Clasifique rápidamente documentos existentes mediante "etiquetas"

Previsualice archivos en formatos convencionales y capte rápidamente la esencia de los archivos .

Usado junto con la "etiqueta de destino" y la "etiqueta de estado" en la regla "Nombre de documento" anterior, tagLyst Next es un artefacto que mejora la eficiencia del trabajo. Debido a que las "etiquetas" solidifican las "palabras clave" de uso común, no habrá confusión sobre los "sinónimos". Las etiquetas de los archivos también se pueden almacenar en grupos sin que se abarroten. Si puede combinarlo con su propio flujo de trabajo, puede integrar una gran cantidad de documentos en su propia base de conocimiento empresarial exclusiva. Cuantos más archivos tengan los demás y más desordenados estén, más archivos tendremos nosotros y más valiosos serán.

La nueva versión de tagLyst también puede ayudarnos directamente a clasificar rápidamente todos los documentos mediante la regla de "etiqueta predeterminada".

Por ejemplo, si crea una etiqueta inteligente llamada "nueva york", puede clasificar rápidamente cientos de documentos existentes que tengan la palabra "nueva york" en sus títulos. No es necesario etiquetarlos uno por uno.

Otro ejemplo: bajo la etiqueta inteligente denominada "Nueva York", también podemos personalizar "sinónimos", como "NY", "new york", "N. y. c" de esta manera; , Algunos documentos con un sinónimo de "Nueva York" también pueden coincidir con la etiqueta "Nueva York". Esto nos ahorra tiempo para confirmar uno por uno.

上篇: ¿Cuáles son los poemas patrióticos escritos por Wen Tianxiang? El siguiente es un poema de Wen Tianxiang. Puedes leerlos. "Dos niñas ciento cuarenta y ocho" Las dos niñas frente a la cama están en el cielo. 【1】Siempre es triste avergonzarse de ser padre. Sesenta y cuatro: el gobernador de Nanjian está lejos en Chunjian y Jiang Ge está cerca en la superficie de la piedra. El shogunato está lleno de gente talentosa, y hay tantos talentos que nadie puede ver hoy. El "río Yangtze" navegó con el viento hacia el Mar del Norte durante varios días y regresó desde el río Yangtze. Sólo porque mi corazón sea un imán no significa que el Sur no descansará. "Jinling Tie" La hierba abandona el palacio y se convierte en el resplandor de la mañana. ¿Qué es la nube solitaria a la deriva? Las montañas y los ríos son iguales, pero la gente de la ciudad es diferente. Las flores de caña por toda la tierra envejecerán conmigo, pero ¿quién volará junto a las golondrinas en mi ciudad natal? De ahora en adelante, dejaré Jiangnan Road y me convertiré en un cuervo sangriento. La "Sra. Diao Huili" de Wen Tianxiang arrasó con millones de perros y ovejas, y miles de kilómetros de casas y montañas quedaron aisladas. Si un hombre es injusto y contundente, morirá avergonzado de Mingxi Shen Qiniang. "Cruzando el Océano Cero" sufrió mucho y siempre estuvo rodeada de estrellas. Las montañas y los ríos son rotos y arrastrados por el viento, y la vida experimenta altibajos. La playa del miedo habla de miedo y hay un suspiro en el océano. ¿Quién nunca ha muerto desde la antigüedad? El corazón de tomar elixires depende de la historia. "Palabras de desesperación" Confucio dijo que necesitamos un gobierno benevolente, y Mencio dijo que debemos buscar la justicia, pero sólo cuando la justicia se agota, es un gobierno benévolo. ¿Qué aprendiste al leer los libros de los sabios? De vez en cuando, no tengo conciencia. "Song Zhengqi" tiene el significado de cielo y tierra y es multifacético. Abajo está el río Yue, arriba está la Estrella del Sol. La gente lo llama impresionante y abrumador. El camino hacia el emperador debería estar claro, incluida la corte Ming. Puedes verlo cuando eres pobre y puedes verlo uno por uno. En Qi Taishi Jian, en la dinastía Jin del Este, Hu Bi. En Zhang Liangzhui, dinastía Qin, en el día del emperador Wu de la dinastía Han. Es el jefe del general Yan, con la sangre del apellido de Ji. Le levantó los dientes a Zhang Xun y le sacó la lengua a Yan Changshan. Todavía para el sombrero Liaodong y la dinastía Qing. Li Bingxue. Sigue siendo un modelo, un héroe que llora como fantasmas y dioses. O simplemente cruzar el río y tragarse generosamente el Hujie. Todavía tengo que toparme con el ladrón, pero se romperá la cabeza. Utiliza el Qi como poder y el Qi dura para siempre. Cuando atraviesa el sol y la luna, la vida y la muerte están en paz. Earth Wei depende de ello, Tianzhu depende de ello. Los tres principios cardinales son la vida y la moral es la raíz. En cuanto a Li Yangjiu, la melodía oficial tampoco funcionó. Los prisioneros de Chu, llevando sus coronas, fueron enviados a Qiongbei en carros. Los salvamanteles son tan dulces como las tazas y son difíciles de conseguir. Había un fuego fatuo en el cuarto oscuro, y el Patio de Primavera estaba cerrado y completamente a oscuras. Las vacas y los caballos comparten un trozo de jabón y las gallinas viven en el fénix. Una vez que hay niebla, se clasifica como barranco desierto. Es fácil deshacerse de él si hace tanto frío y calor. Oye, estoy en el campo de batalla y estoy feliz por mi país. ¿Es inteligente? Yin ¡Él no puede ser un ladrón! Me preocupo por esto y miro hacia las nubes. Mi corazón está triste y el cielo está altísimo. Los días del filósofo han quedado muy atrás, y también el castigo. ¡Los aleros del viento revelan libros para leer y los caminos antiguos revelan su color! "La luna sobre el río Yangtze" El agua y el cielo son del mismo color, odiando el viento del este y las cosas heroicas del mundo. Entre los restos de Shuniao Wuhua, no podía soportar ver la ciudad en ruinas. Amor primaveral del pájaro de bronce, lágrimas doradas de otoño, ¿quién odia esta nieve? Abre la energía de la espada, la corrida de toros vacía para reconocer a Qi Jie. Esa carta que Jiang Hai pasó el resto de su vida viajando hacia el sur a miles de kilómetros de distancia era un barco. Quiero dejarle un ojo borracho a Ou Meng, quiero mirar atentamente las nubes. Trágate los pilares y gana, regresa a la bandera y huye, y sé el mejor a través de los tiempos. Acompañado de insomnio, Qin Huai debería ser una luna solitaria. La estatua conmemorativa de Wen Tianxiang (9 piezas) "La luna sobre el río Yangtze" es una gran obra, pero los dragones y el yuan no son cosas en el estanque. No hay lugar para preocuparse por el viento y la lluvia, hace aún más frío. Cruza poesía, sube las escaleras a escribir poesía, todo está nevando en el aire. Cuando el río fluya así, habrá héroes. Puedo reírme mientras las hojas se alejan y cuando vuelvo al río Huai, es la brisa. En el espejo, Zhu Yan ya no está allí, pero a Shan Xin le resulta difícil desaparecer. Cuando fui a Longsa, mirando hacia atrás, la línea del frente era tan verde como el cabello. Los viejos amigos deben recordar que hay una luna menguante en las ramas de las azaleas. La montaña Lushan "Luna sobre el río Yangtze" sigue siendo la misma, el lugar está desolado y el paisaje de Jiangnan es infinito. El cielo estaba verde y despejado, lleno de sudor y bloqueaba la mitad del este. Los gansos pasan sobre el pico solitario, los simios regresan al peligro, el viento y las olas agitan la nieve. El cielo y la tierra no son viejos y todavía hay talentos en el mundo. Al igual que un barco solitario a la deriva, el agua del río cae y los sueños de los invitados instan a Fa Ming. Nanpu está rodeado de nubes, hierba y árboles. Mirando hacia atrás, la bandera se apaga. Treinta años, diez años después, hay estrellas en el cielo. A altas horas de la noche, cuando lo escuché, Hu Jia atravesó la luna fría. "Qinyuan Chun" Un hijo filial y un ministro leal, ¿por qué no mueres? Dado que los honores están divididos, si los soldados no tienen integridad y el monarca y los ministros no tienen justicia, ¿quién asumirá la responsabilidad? Regañó al ladrón Xun, pero amaba a Yuan y su reputación durará para siempre. No hubo dos ejercicios públicos después, se templó el acero. La vida está en juego. Tengamos una buena pelea. Tanto es así que en ese momento, traicionó al país y se entregó a Lu voluntariamente. Otros lo vilipendiaron y se sintió a gusto. El antiguo templo es tranquilo y misterioso, con una apariencia elegante y pocas grajillas. Debajo del buzón hay un adúltero. Piénselo detenidamente. ¿Dónde está Nian Nujiao? Suena hueco, pero suena a campanas. Wang Lipingjiang cruzó la cresta nevada y salió del mercado pesquero de Hongliang. Si existe un impulso divino y obedeces al emperador, tendrás una idea. Nanyang está lleno de entusiasmo y todavía existe hoy. Pensando en la pobreza de Su Wu, pasando la noche helada y viendo cantar el ajenjo con ojos fríos. 下篇: Los obstáculos por los que han pasado Alipay y WeChat Pay (versiones nacionales e internacionales)