¿Cómo escribe una secretaria los mensajes de texto oficiales?

El cargo de secretaria va acompañado del cargo de liderazgo. Sólo con liderazgo pueden existir secretarias. Así es como comparto cómo escribir un mensaje de texto oficial. ¡Bienvenidos a leer!

Principios de estructura de los mensajes de texto oficiales

Un mensaje de texto oficial completo consta de título, asunto, contenido, sufijo, firma y fecha.

1. Saludo y cortesía adecuados

El título debe expresar claramente la identidad del destinatario y reflejar el principio de cortesía. Si envía información comercial a colegas, es mejor dirigirse a ellos por nombres específicos, como "Estimada señora/señor." para mostrar sinceridad y respeto; si envía avisos de reuniones a superiores, el título debe ser el apellido del líder más; puesto, como "Estimado director Li" si hay dos directores llamados Li en la empresa y necesita una expresión más específica, puede agregar su departamento, como "Estimado director de oficina Li". Los títulos apropiados conducen a una mejor comunicación y transferencia de información.

2. La primera oración refleja el tema

El tema se refleja en la primera oración y está diseñado para ayudar al destinatario a leer la información de manera oportuna y eficiente. En la "Era de los SMS", si bien la gente disfruta de las excelentes funciones de los SMS, también les preocupa el "acoso de cartas", como el fraude de SMS y la proliferación de SMS publicitarios. Sin un asunto claro, los mensajes de texto oficiales pueden ignorarse como spam.

Resuma adecuadamente el tema, explique el tema en la primera oración, para que el destinatario pueda conocer rápidamente el contenido general del mensaje de texto, como "Departamento de marketing ×× Aviso de seminario del proyecto", y luego informe la hora y el lugar de la reunión, como "8 a 9:00 a. m. del 5 de marzo, sala de conferencias 701". Los temas poco claros afectarán la eficiencia del trabajo. Por ejemplo, un mensaje de texto cuya primera oración es "notificación" hará que al remitente le resulte más difícil realizar consultas en el futuro y afectará la precisión del receptor; es muy ineficaz conocer el contenido principal después de leer el mensaje de texto; .

3. El contenido es conciso y coherente.

El texto del mensaje de texto oficial puede hacer referencia al patrón de redacción de las notificaciones transaccionales. La primera parte explica los antecedentes y el propósito, y la segunda parte explica los asuntos específicos. Se deben lograr los dos puntos siguientes en la expresión del contenido: Primero, ser conciso y claro. Intente contener toda la información en un mensaje de texto y reduzca la cantidad de intercambios de mensajes de texto. Si hay mucha información a transmitir lo mejor es elaborarla por separado. No debe haber ambigüedad en la expresión del contenido, para que los destinatarios no actúen según su propio entendimiento. El segundo es la claridad. Por ejemplo, el líder de cierta unidad envió un mensaje de texto a su secretaria: "Mañana a las 10:00 am, irás a la estación a recoger al Director Li y me darás un resumen del trabajo del año pasado. Firma: Presidente Chen. "El novato en el lugar de trabajo responderá de inmediato. Está bien, lo haré de inmediato". El hombre con tres años de experiencia laboral respondió así: "Estimado presidente Chen, hemos recibido su carta. Pasaré a recoger al director Li. en la estación mañana a las 9:30. Te enviaré un mensaje de texto después de recibirlo. Te informo. Firma del año pasado. : Xiao Zhao. Varias cruces muestran el orden del trabajo de Xiao Zhao.

4. Establece el sufijo según sea necesario

Si se trata de un mensaje de texto de bendición general, es apropiado indicar "sin respuesta" o "sin respuesta" al final para evitar información innecesaria. responde. Si es más importante, puede escribir "Por favor responda cuando lo reciba, ¡gracias!" al final para asegurarse de que la información se transmita correctamente. Si no ha recibido respuesta después de mucho tiempo, es necesario realizar una llamada telefónica para confirmar si la otra parte ha recibido el mensaje. Los mensajes de texto oficiales especiales, como las notificaciones, deben utilizar el sufijo especial "por la presente notificado" para mostrar regulaciones estrictas.

5. La firma debe ser clara y concisa

A diferencia de los mensajes de texto de la vida cotidiana y de los mensajes de texto de entretenimiento, los mensajes de texto comerciales son más formales y estandarizados, y deben estar firmados al final. . Si no hay firma al final del mensaje de texto y el destinatario no guarda el número del remitente, no sabrá quién es el remitente y se perderá el valor de la información transmitida por el mensaje de texto.

6. Adjunte la fecha de envío.

Es mejor adjuntar la fecha al final de los mensajes comerciales ordinarios, y los mensajes comerciales importantes también deben incluir la fecha al final para evitar malentendidos. Debido a que existen incertidumbres en el envío de mensajes de texto, a veces puede haber retrasos. Una vez que hay un retraso y el receptor no tiene cuidado, es posible equivocarse en la hora, retrasando así cosas importantes.

Principios oficiales del lenguaje de los mensajes de texto

Los mensajes SMS son diferentes de las llamadas telefónicas. No puede transmitir emociones a través del sonido, sólo a través de palabras. El receptor intenta leer entre líneas y leer el tono y la actitud del emisor. Por lo tanto, al enviar mensajes de texto oficiales, debes respetar los tres principios básicos de cortesía, estandarización y gentileza.

1. Elegancia

El saludo debe estar al inicio del mensaje de texto. Un "hola" puede hacer que la otra parte se sienta más cordial y natural. Si envía un mensaje oficial después de salir del trabajo, es mejor disculparse al principio, explicar que el asunto es urgente y esperar obtener la comprensión de la otra parte. Agregar "gracias" al final también es un signo de cortesía y cultivo.

2. Especificaciones

A la hora de redactar mensajes de texto oficiales, el lenguaje debe ser estandarizado y no ambiguo. Antes de escribir, es necesario saber cuál es el contenido del mensaje de texto. Los diferentes contenidos utilizan diferentes formatos e idiomas. Si se trata de un aviso de reunión, lo mejor es utilizar el formato de redacción de aviso y ser formal. Si se trata de un saludo festivo general, puedes escribir "Estimado XX" al principio del mensaje.

Sé amable

Cada palabra y frase del mensaje de texto debe hacer que la gente sienta que eres sonriente, amable y elocuente. Sólo haciendo que la otra persona se sienta cómoda la comunicación y el trabajo se desarrollarán sin problemas.

Reglas de contenido de los mensajes de texto oficiales

El propósito de utilizar mensajes de texto oficiales es agilizar los contactos oficiales, por lo que el lenguaje de los mensajes de texto oficiales debe ser conciso, el contenido debe ser estricto y estandarizado, y la cantidad de palabras generalmente debe controlarse dentro de un mensaje de texto, lo que facilita que el destinatario lea el mensaje rápidamente.

1. El contenido debe estar relacionado con asuntos oficiales.

El contenido de los mensajes de texto oficiales debe estar estrechamente relacionado con asuntos oficiales, de lo contrario perderá su significado. Es particularmente importante tener en cuenta que no se puede enviar spam ni publicidad a través de mensajes de texto oficiales.

2. Sea conciso y directo, destacando los puntos clave.

La redacción de mensajes de texto oficiales debe centrarse en resultados prácticos y transmitir información en el lenguaje más conciso. Por ejemplo, decir muchos comentarios de apertura al principio y finalmente decir que hay una reunión esta noche no solo es innecesario, sino que también afecta la eficiencia del trabajo y debe indicarse directamente la hora, el lugar, el contenido y los elementos que se traerán; Además, los puntos clave deben resaltarse y colocarse en primer lugar. Cualquier explicación detallada también debe estar relacionada con los puntos clave.

3. Evita ser demasiado coloquial.

Aunque los mensajes de texto oficiales no tienen por qué ser tan formales y rigurosos como los documentos oficiales, son más serios y formales que los mensajes de texto ordinarios relacionados con asuntos oficiales. Por lo tanto, la expresión del lenguaje no debe ser demasiado coloquial y utilizar el lenguaje de Internet con precaución. Por ejemplo, la palabra "ki" en Internet da a las personas un sentimiento frívolo, que no sólo daña la imagen de la empresa, sino que también afecta la atención del destinatario a los mensajes de texto y dificulta el buen desarrollo del trabajo.

Reglas de uso de SMS oficiales

1. Hora de envío adecuada

Es mejor enviar SMS oficiales durante el horario laboral para garantizar que el destinatario pueda procesarlo a tiempo. . Es mejor no enviar mensajes de texto oficiales antes de las 8:00 de la mañana y después de las 10:00 de la noche, porque el sonido o la vibración del mensaje de texto perturbarán el descanso de la otra parte. No es aconsejable enviar mensajes de texto oficiales los fines de semana, porque es poco probable que la otra parte tenga el entusiasmo para manejar asuntos oficiales y es difícil garantizar la eficacia del mensaje. Si hay una emergencia y debes enviar un mensaje de texto, primero debes disculparte y luego explicar el motivo.

2. Gestionar correctamente los retrasos en la recepción.

Existe un problema común al recibir mensajes de texto retrasados ​​en teléfonos móviles. Por lo tanto, si se trata de un asunto importante, lo mejor es pedirle a la otra parte que responda para confirmar la recepción, o llamar a la otra parte después de enviar el mensaje de texto para consultar sobre el estado de la recepción.

3. Preste atención a las restricciones en el envío de mensajes de texto.

La posibilidad de enviar mensajes de texto de forma completa y sin problemas depende de las reglas y regulaciones del operador. A veces, el contenido de los mensajes de texto incluye algunas palabras confidenciales y puede filtrarse o bloquearse, impidiendo que la otra parte lo reciba. Además, si el contenido del mensaje de texto supera los 70 caracteres chinos, deberá enviarse en dos partes. Si se envía de una sola vez, las partes que excedan el límite de palabras pueden perderse.

4. No envíe mensajes de spam

Los mensajes de texto oficiales deben limitarse a actividades oficiales. Los usuarios deben respetar la ética profesional y no pueden utilizar su trabajo para enviar mensajes de spam. Implementar las "tres prohibiciones estrictas": está prohibido enviar mensajes cortos que no estén relacionados con asuntos oficiales; está prohibido enviar publicidad o información ilegal en grupos; está prohibido enviar información a personas irrelevantes;

5. Tenga cuidado con los mensajes de texto que otros utilizan.

Existen infinitos casos de delincuentes que se hacen pasar por gobiernos, empresas e instituciones y envían mensajes de texto para cometer fraude. Por lo tanto, se debe designar a una persona dedicada a estar a cargo del sistema de SMS oficial para garantizar que los SMS oficiales se utilicen para las comunicaciones oficiales. Todas las unidades también deben fortalecer la supervisión del sistema de servicios públicos, fortalecer el filtrado de mensajes de texto spam e información gubernamental falsa, rastrear rápidamente los signos de violaciones, informar casos cuando sea necesario y salvaguardar sus derechos e intereses legítimos.

Contenido ampliado: Conceptos básicos de taquigrafía de secretaria

Métodos de taquigrafía

1. Taquigrafía de caracteres chinos: la taquigrafía de caracteres chinos es la escritura rápida de caracteres chinos.

2. Taquigrafía Pinyin: La taquigrafía Pinyin se basa en las reglas del esquema Pinyin chino, utilizando símbolos simples y sistemáticos y varios métodos de omisión regulares para registrar el lenguaje.

El papel de la taquigrafía en el trabajo secretarial

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2. Grabar lenguaje silencioso.

Palabras bisilábicas y palabras trisilábicas

Primero, la abreviatura de palabras bisilábicas

1. Las palabras bisilábicas evolucionaron a partir de palabras monosilábicas.

2. Palabras sencillas de dos sílabas.

3. Palabras de dos sílabas con significado igual o similar.

4. Palabras bisílabas con significados opuestos o relativos.

5. Anotar palabras bisílabas.

Taquigrafía de palabras de dos o tres sílabas

1. Palabras de tres sílabas gramaticalizadas por morfemas.

2. Una palabra de tres sílabas con "的" o "不" incrustado en el medio.

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