¿Explicación detallada de la etiqueta para enviar y recibir correos electrónicos?
1. El título del correo electrónico:
El título debe estar delineado. El nuevo título del correo electrónico es la principal diferencia entre correo electrónico y membrete. columna de asunto Resume el contenido de todo el correo electrónico en solo unas pocas palabras, lo que facilita al destinatario sopesar la prioridad del correo electrónico y manejarlo por separado.
1. Asegúrate de no dejar un título en blanco. Esto es lo más irrespetuoso.
2. Una carta solo debe centrarse en un tema tanto como sea posible y no hablar de varias cosas en una sola carta, para poder organizarla más adelante.
3. Se pueden utilizar letras mayúsculas o caracteres especiales como "*!" de forma adecuada para resaltar el título y atraer la atención del destinatario, pero debe ser moderado y no. casual. Simplemente use palabras como "urgente".
4. El título debe ser corto y no largo. No permita que Outlook use... para mostrar su título.
5.. Lo mejor es escribir un correo electrónico de **empresa para que la otra parte pueda verlo de un vistazo y sea fácil de guardar. No es necesario indicar la hora, porque. El correo electrónico general se generará automáticamente y será engorroso escribirlo.
6. El título debe reflejar fielmente el contenido y la importancia del artículo. No utilice títulos con significados poco claros, como "El Sr. Wang acepta". No utilices asuntos aleatorios sin contenido real, como: "¡Oye!" o "¡Guárdalo!"
7. la respuesta, y no hagas una lista larga.
8. El punto más importante es que no debe haber errores tipográficos ni irregularidades en el asunto. No te limites a revisar el texto sino que olvides revisar el asunto antes de enviarlo. La temática es la primera impresión que das a los demás, por eso debes tener cuidado.
2. Direcciones y saludos en correos electrónicos:
1. Dirígete al destinatario de forma adecuada y con estándares adecuados
Se debe dirigirse al destinatario al inicio del correo electrónico . Esto no sólo es cortés, sino que también le recuerda claramente al destinatario que este correo electrónico es para él y le exige que dé la respuesta necesaria, en el caso de varios destinatarios, puede llamar a todos, A TODOS;
Si la otra parte tiene una posición, debe dirigirse a la otra parte respetuosamente de acuerdo con su posición, como "Gerente, descúbralo".
No es recomendable llamar a personas con nombres desconocidos por sus nombres en inglés, y tampoco es aconsejable llamar a personas por sus nombres en inglés que son más altas que usted. También es de mala educación llamar a alguien por su nombre completo. No veas a todos usando "Dearxxx" para parecer familiar.
En cuanto al formato, el título debe escribirse en el formato superior de la primera línea.
2. Lo mejor es tener un saludo al principio y al final del correo electrónico.
La forma más sencilla es escribir "HI" al principio. En chino, escribe "Hola". " o "Hola" al principio. El saludo se escribe con dos espacios entre líneas.
Es común escribir BestRegards al final. En chino, basta con escribir "Te deseo buena suerte". Tenga en cuenta que en ocasiones muy formales, el formato de carta estándar debe usarse en su totalidad. "Mis mejores deseos" y "Atentamente" se escriben con dos espacios en blanco inmediatamente después del final de la línea anterior o al comienzo de una nueva línea, mientras que "Bien". suerte" y "Saludo" están escritos en la parte superior de la nueva línea.
Como dice el refrán: "No es extraño ser cortés con muchas personas". Siempre es mejor ser cortés, incluso si hay algo inapropiado en el correo electrónico, la otra parte puede tratarlo con calma.
p>Tres, el cuerpo del correo electrónico:
1. El cuerpo del correo electrónico debe ser conciso y fluido
Si la otra parte no te conoce, el primero Lo que se debe indicar es su identidad, nombre o representante. El nombre de la empresa debe informarse para mostrar respeto por la otra parte. El nombre debe ser conciso y conciso, preferiblemente relacionado con este correo electrónico y la otra parte. permitir al destinatario comprender sin problemas el propósito del correo electrónico. No seas descuidado y simplemente haz lo tuyo. Si los demás no saben quién eres, tendrás que esperar hasta el final para verlo. Pero no debería ser demasiado. En el archivo de firma se debe indicar alguna información de contacto y otra información que sea irrelevante para el texto principal.
El cuerpo del correo electrónico debe explicar el asunto de forma clara y concisa, si realmente hay mucho contenido específico, el cuerpo del correo electrónico sólo debe ser un resumen, para luego escribir un archivo aparte como archivo adjunto; para describirlo en detalle.
El texto debe estar escrito con fluidez, utilizando palabras sencillas y frases cortas, expresiones precisas y claras, y sin frases de difícil comprensión. Es mejor no hacer que la gente se desplace para leer tu correo electrónico y no seas como Tang Seng.
2. Preste atención al tono del correo electrónico
Elija un tono apropiado en función de la familiaridad y la relación jerárquica entre el destinatario y usted, ya sea que el correo electrónico sea de naturaleza interna o externa; . Discutir para no causar molestias a la otra parte.
Respetarse mutuamente y utilizar frases como por favor y gracias con frecuencia.
Los correos electrónicos se pueden reenviar fácilmente a otras personas, por lo que los comentarios sobre las opiniones de los demás deben ser cautelosos y objetivos. ¡"Email Gate" es una lección profunda!
3. Utilice listas como 1234 en el cuerpo del correo electrónico para dejarlo claro.
Si el asunto es complicado, lo mejor es enumerar varios párrafos 1, 2, 3 y 4 para explicarlo claramente. Mantenga cada uno de sus párrafos breves y no largos. Nadie tendrá tiempo para leer sus párrafos extensos sin párrafos.
4. Transmite información completa en un solo correo electrónico
Lo mejor es expresar toda la información relevante de forma clara y precisa en un solo correo electrónico. No espere más de dos minutos antes de enviar un correo electrónico de "adición" o "corrección", ya que esto desanimará a la gente.
5. Evita en la medida de lo posible errores ortográficos y tipográficos, y presta atención al uso del corrector ortográfico.
Esto es respeto por los demás y reflejo de la propia actitud. Si es un correo electrónico en inglés, es mejor activar la función de revisión ortográfica; si es un correo electrónico en chino, preste atención a los homófonos para caracteres con discapacidad mental que le ofrece el método de entrada Pinyin.
Antes de enviar el correo electrónico, asegúrate de leerlo atentamente y comprobar si la redacción es fluida y si hay errores ortográficos.
6. Solicite información importante de manera adecuada
No utilice siempre letras mayúsculas, negrita, cursiva, fuentes de colores, tamaños de fuente ampliados, etc. para solicitar información. Se necesitan indicaciones razonables, pero demasiadas distraerán a las personas de los puntos clave y afectarán la legibilidad.
7. Haga un uso razonable de imágenes, tablas y otros formularios para ayudar en las explicaciones.
Para muchos correos electrónicos con introducción técnica o naturaleza de discusión, es difícil describirlos claramente solo en forma de texto. Si lo ilustra con un diagrama, el destinatario elogiará su consideración.
8. No uses con frecuencia caracteres sonrientes como: , que parecen más frívolos en las cartas comerciales.
El correo electrónico comercial no es tu carta de amor, por lo que es mejor usar palabras como: con precaución . Úselo solo en ciertas situaciones en las que realmente necesita enfatizar una cierta atmósfera relajada, como ahora:
4. Archivos adjuntos de correo electrónico:
1. debería solicitar al destinatario que vea el archivo adjunto en el texto
2 Si el archivo adjunto es un archivo de formato especial, explique cómo abrirlo en el texto para evitar que afecte su uso
3. Si el archivo adjunto es demasiado grande, no es apropiado. Si excede los 2 MB, debe dividirse en varios archivos pequeños y enviarse por separado.
4. resumir el contenido del archivo adjunto para facilitar la gestión del destinatario después de la descarga
5. Se debe proporcionar una breve descripción del contenido de los archivos adjuntos en el texto, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos
p>
5. Selección del idioma del correo electrónico y codificación de caracteres chinos:
1. Utiliza los correos electrónicos en inglés sólo cuando sea necesario
Los correos electrónicos en inglés son solo una herramienta de comunicación, no ven a mostrar y practicar tus habilidades en inglés.
Si hay extranjeros entre los destinatarios, deben utilizar correos electrónicos en inglés para comunicarse; si los destinatarios son chinos de otros países y regiones, también deben comunicarse en inglés. Debido al problema de la codificación china, sus correos electrónicos chinos pueden aparecer como un libro confuso. del Cielo.
2. Respete los hábitos de la otra parte y no tome la iniciativa de enviar correos electrónicos en inglés.
Si la correspondencia por correo electrónico de la otra parte con usted está en chino, no sea inteligente y envíe envíele un correo electrónico en inglés; si la otra parte envía Si le envío un correo electrónico en inglés, no responda en chino.
3. Para algunos correos electrónicos importantes o ricos en información, se recomienda utilizar chino. Es difícil garantizar que haya un problema con su nivel de expresión en inglés o con el nivel de comprensión de inglés de alguien del destinatario, lo que afectará la resolución del problema involucrado en el correo electrónico.
4. Elija un tamaño de fuente y una fuente que sea fácil de leer.
Para chino, use la fuente Song o New Song, y para inglés, use la fuente Verdana o Arial. el tamaño debe ser punto 5 o 10. Can. Este es el tamaño y tipo de fuente que, según las investigaciones, es el mejor para la legibilidad en línea.
No utilices fuentes raras ni cursivas, y es mejor no utilizar papelería de fondo, especialmente para correos electrónicos oficiales.
No establezca el tamaño de fuente demasiado grande para resaltar el contenido, ya que será problemático tirar de la barra de desplazamiento; no establezca el tamaño de fuente demasiado pequeño, ya que requerirá mucho esfuerzo; y lastimar tus ojos.
6. Firma al final del correo electrónico:
Todo correo electrónico debe estar firmado al final para que la otra parte pueda conocer claramente la información del remitente. Si bien tus amigos pueden reconocerte por el remitente, no diseñes esto para que funcione para tus amigos.
1. La información de la firma no debe ser excesiva.
Es necesario agregar un archivo de firma al final del mensaje de correo electrónico. El archivo de firma puede incluir nombre, puesto, empresa, número de teléfono, fax, dirección y otra información, pero el número de líneas de información no debe ser demasiada, generalmente no más de 4 líneas. Solo necesita incluir cierta información necesaria y, si la otra parte necesita información más detallada, naturalmente se comunicará con usted.
Está bien citar una frase como parte de tu firma, como tu lema o el eslogan de tu empresa. Sin embargo, debes distinguir la dirección del destinatario y la ocasión, y recuerda ser apropiado.
2. No utilices un solo archivo de firma.
Para intercambios de correo electrónico con clientes internos, privados, familiares y otros grupos, el archivo de firma debe simplificarse. Una firma demasiado formal hará que parezcas alejado de la otra persona. Puede configurar varios archivos de firma en Outlook para realizar llamadas flexibles.
3. El texto del archivo de firma debe seleccionarse para que coincida con el texto del texto principal, chino simplificado, chino tradicional o inglés, para evitar caracteres confusos. El tamaño de fuente generalmente debe ser más pequeño que el tipo de texto principal.
7. Habilidades para responder correos electrónicos:
1. Responder correos electrónicos de manera oportuna
Después de recibir correos electrónicos importantes de otras personas, a menudo es necesario responder a Indispensable, esto es respeto por los demás, el tiempo de respuesta ideal es dentro de las 2 horas, especialmente para algunos correos electrónicos urgentes e importantes.
Se necesita mucho tiempo para procesar cada correo electrónico de inmediato. Algunos correos electrónicos de baja prioridad se pueden procesar en un momento específico, pero generalmente no más de 24 horas.
Si el asunto es complicado y no puede responder con prontitud y precisión, entonces al menos debe responder con prontitud y decir "recibido, lo estamos procesando y responderemos a tiempo una vez que los resultados estén disponibles, y así en." No hagas esperar a la otra persona, recuerda: responde con prontitud, aunque sea solo para confirmar recibo.
Si estás de viaje de negocios o de vacaciones, debes configurar una función de respuesta automática para recordarle al remitente que no afecte tu trabajo.
2. Haz respuestas específicas
Al responder a una pregunta, es mejor copiar las preguntas relevantes en la respuesta y adjuntar las respuestas. No utilices explicaciones simples, que sean demasiado contundentes. Debes brindar las explicaciones necesarias para que la otra parte pueda entenderlas de una vez por todas, para evitar comunicaciones repetidas y desperdicio de recursos.
3. La respuesta no debe tener menos de 10 palabras
Si la otra parte te envía un correo electrónico largo, solo debes responder "sí", "bien", "gracias" ", Las palabras "ya conocido" son muy groseras. Pase lo que pase, debes inventar 10 palabras para mostrar tu respeto.
4. No respondas a discusiones sobre el mismo tema varias veces y no construyas edificios altos
Si tanto el remitente como el receptor responden al intercambio en el mismo problema más de 3 veces, esto solo puede significar que la comunicación no es fluida. No estoy seguro. En este momento, debe utilizar otros métodos, como la comunicación telefónica, para comunicarse antes de emitir un juicio. A veces el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse.
Para temas más complejos, varios destinatarios frecuentemente responden y expresan sus opiniones, y cuanto mayor sea el RE, mayor será el correo electrónico. Esto hará que el correo electrónico sea demasiado largo, engorroso e ilegible. En este momento, debe resumir los resultados de la discusión anterior, eliminarlos, reducirlos y resaltar información útil.
5. Distingue entre Responder y Responder a todos y distingue entre respuestas individuales y responder a todos
Si solo necesitas algo que una persona sepa, simplemente respóndele a ella sola
Si realiza una respuesta final a la solicitud del remitente, debe reproducir todo y informar a todos, no permita que la otra parte complete este asunto por usted;
Si no tiene claro el problema planteado por el remitente o tiene opiniones diferentes, debe comunicarse con el remitente individualmente. No siga discutiendo con el remitente. Puedes discutirlo antes de contárselo a todos. No envíe correos electrónicos frecuentes a su jefe sin resultados definitivos.
8. ¡Piénsalo dos veces antes de hacer clic en “Responder a todos”!
6. Controla activamente el flujo de correos electrónicos
Para evitar respuestas innecesarias y desperdicio de recursos, Puede especificar algunos destinatarios en el artículo para dar respuestas, o agregar las siguientes oraciones al final del artículo: "Todo hecho", "No se requiere ninguna acción", "Solo como referencia, no se requiere respuesta".
9. Utilizar correctamente la transmisión de correo electrónico, CC y CCO:
Es necesario distinguir Para, CC y CCO para distinguir destinatarios, CC y CCO
p>
1. La persona a la que envió es responsable de manejar los principales problemas involucrados en este correo electrónico y debe responder al correo electrónico.
2.TO, la disposición de los destinatarios en CC debe seguir ciertas reglas. Por ejemplo, se puede ordenar por departamento; por nivel de puesto de mayor a menor o de menor a mayor. ¡Las reglas apropiadas pueden ayudar a mejorar tu imagen!
3. Las personas de CC solo necesitan saber sobre esto. Por supuesto, si las personas de CC tienen sugerencias, puedes responder. al correo electrónico.