Tres cambios importantes provocados por la oficina sin papel en comparación con la oficina tradicional basada en papel
Con el rápido desarrollo de la tecnología, muchas empresas tradicionales han pasado de oficinas tradicionales basadas en papel a oficinas sin papel. La comodidad y la velocidad de los sistemas de oficina colaborativos también se reflejan en las oficinas diarias. En comparación con la oficina tradicional basada en papel, la oficina colaborativa sin papel trae tres cambios principales:
Ahorra tiempo en la comunicación y los procedimientos entre los empleados, lo cual es un sistema colaborativo natural. La característica más importante es también una de. los puntos de partida para que la mayoría de las empresas implementen la oficina sin papel.
Las empresas pueden aceptar algunos procesos de oficina diarios y documentos de aprobación a través del sistema de oficina colaborativo, lo que no solo ahorra mucho tiempo y costos laborales en la impresión, transferencia, notificación, etc. de documentos, sino que también permite que los documentos aprobados por estos procesos se almacenen de manera efectiva para facilitar el acceso y almacenamiento posterior de los datos.
En comparación con los métodos de oficina tradicionales, la mayor ventaja de la oficina sin papel es la ventaja en tiempo y proceso. Siempre que inicie sesión en la aplicación móvil en el sistema de oficina colaborativo actual, aún podrá aprobar documentos y. Finanzas, y no hay ningún retraso geográfico, mejorando así en gran medida la eficiencia del trabajo.
Además de ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de la oficina mencionado anteriormente, la protección ecológica y ambiental es otra característica de la oficina colaborativa. Para muchas empresas tradicionales, normalmente se requieren muchas copias de documentos para su aprobación, lo que sólo aumentará los costos de oficina.
Desde que el método de oficina sin papel entró en el mercado, las ventajas de este método de oficina sin papel se pueden sentir claramente. Ahorrar comunicación basada en papel reduce el gasto en material de oficina como impresión, bolígrafos y tinta, grapas y ahorra mucho recursos.
Para el modelo de oficina tradicional, los resúmenes de trabajo, informes, avisos, etc. en el trabajo diario de oficina solo se pueden entregar en papel y deben entregarse nivel por nivel.
Desde la oficina basada en papel hasta la actual oficina sin papel, el lanzamiento del sistema de oficina colaborativo garantiza el intercambio de información rápido y en tiempo real. Las empresas utilizan plataformas de oficina colaborativas para compartir información en la plataforma y los empleados pueden ver las notificaciones, información, etc. más recientes a la primera. El archivado y la búsqueda de archivos posteriores son más cómodos y rápidos, lo que mejora enormemente la eficiencia del trabajo.
Los tres puntos anteriores son los tres cambios principales que aporta la oficina sin papel en comparación con el método de oficina tradicional. Estos tres puntos se pueden resumir en tiempo real, ahorrando tiempo y recursos. Muchas empresas están cambiando lentamente de los métodos de oficina tradicionales a este método de oficina sin papel. El método de oficina sin papel consiste en utilizar sistemas de oficina colaborativos. Cuando las empresas compran sistemas de oficina colaborativos, no deben seguir ciegamente la tendencia ni elegir sistemas costosos. Hay muchos sistemas de oficina colaborativos gratuitos y de código abierto en el mercado. Mercado: se pueden seleccionar Ranzhi Collaborative, OPMS, Mingdao, Feng Office y otros sistemas de software. En cuanto a cómo elegir un sistema de oficina colaborativo que se adapte a su empresa, lo explicaré en detalle en el siguiente capítulo.