¿Qué incluye el trabajo de archivo?

Los archivos se refieren a diversas formas de registros originales con valor de preservación que son formados directamente por personas en diversas actividades sociales. A continuación, le explicaré qué incluye el trabajo de archivo. ¡Espero que te guste!

¿Qué incluye el trabajo de archivo?

La organización de documentos y archivos incluye principalmente la clasificación, archivo, organización y catalogación.

(1) Clasificación. El método general de clasificación consiste en clasificar los documentos según el tiempo o la fuente, el contenido y la forma.

(2) Presentación. La base principal para el archivo son las características del tema, las características de tiempo, las características del nombre, las características del autor, las características de comunicación y las características regionales de los materiales del documento.

(3) El método común para organizar archivos es organizarlos en función de las conexiones laborales o los problemas reflejados.

(4) Catalogación. Básicamente existen dos tipos de catalogación, una es la catalogación integral y la otra es la catalogación dividida. Los volúmenes se pueden catalogar por categoría o período de almacenamiento.

Documentos y expedientes

Archivos documentales es la denominación habitual de las partes de documentos que se generan a partir de las actividades administrativas de organismos, grupos, empresas e instituciones y se transforman a partir de documentos ordinarios. Incluyendo órdenes, instrucciones, decisiones, avisos, instrucciones, informes, aprobaciones, avisos, cartas, informes, actas de reuniones, planes y resúmenes.

Dado que este tipo de archivos tiene ciertas características en cuanto a su producción, contenido y forma, resulta de gran importancia utilizar este título para estudiar y gestionar las normas de trabajo de este tipo de archivos.

Algunas personas utilizan archivos de documentos como término general para varios tipos de archivos en contraposición a archivos científicos y tecnológicos, y también incluyen archivos especiales y archivos privados como los de diplomacia, litigios, contabilidad, arte y enseñanza. Este concepto se utiliza principalmente en China, mientras que algunos países utilizan conceptos similares de archivos generales o archivos generales.

Ampliación y continuación

Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos

Primero, optimizar el sistema de gestión de archivos

Gestión de archivos tradicional Hay algunos problemas con el sistema de gestión que deben mejorarse en la próxima fase de desarrollo. La gestión de archivos de documentos solo utiliza el tiempo como línea divisoria para gestionar y almacenar una gran cantidad de archivos. Aunque este método es simple y fácil de implementar, debido a la gran cantidad de archivos de documentos que deben ordenarse y almacenarse, la clasificación es demasiado general, lo que dificulta mucho las búsquedas futuras. Por tanto, en el futuro, la gestión de documentos y archivos deberá clasificarse cuidadosamente. Primero divida aproximadamente los archivos por tiempo y luego clasifíquelos según el tipo de evento para que todos los archivos y archivos se almacenen de manera ordenada. En el pasado, el sistema de gestión del personal de gestión de archivos culturales e históricos solo estipulaba el "contenido del trabajo y las precauciones de todo el personal", pero no asignaba la cantidad de personal para todos los proyectos de trabajo, lo que resultaba en el uso de demasiado personal para algunos proyectos de trabajo, lo que resulta en un desperdicio de recursos humanos. Al optimizar la gestión del personal de gestión de documentos, es necesario reducir y aumentar razonablemente el número de personas a cargo de diversas tareas para que todas las tareas puedan llevarse a cabo de manera eficiente y cada personal de gestión de documentos y archivos realice sus funciones.

En segundo lugar, cultivar la capacidad de aprendizaje de los gerentes

Bajo la guía de la nueva era, existen altos requisitos para la capacidad de aprendizaje de todos los trabajadores, por lo que el personal de gestión de documentos y archivos aprende. La capacidad también debe desarrollarse adecuadamente. Hasta ahora, el requisito para los archiveros de documentos era poder clasificar sistemáticamente los documentos que debían clasificarse. Todos los empleados estaban cualificados si podían hacer bien su trabajo. Pero en la sociedad actual, si quieres desarrollarte mejor, debes seguir aprendiendo. Sólo el aprendizaje puede mejorar la capacidad laboral y analítica de las personas. Por lo tanto, los administradores de documentos y archivos actuales deben aprender constantemente cosas nuevas en el proceso de trabajo. Todos los administradores de documentos y archivos deben tener un buen conocimiento de los archivos de documentos, lo que ayudará al buen progreso del trabajo. También debemos conceder gran importancia a la investigación de medios tecnológicos modernos. Todos los trabajadores necesitan aprender tecnologías modernas que se utilizarán en los empleos del futuro.

En tercer lugar, utilice tecnología moderna para la gestión de la redacción publicitaria.

La llamada tecnología moderna se refiere principalmente a aplicaciones de red. La red es una nueva tecnología que se ha desarrollado muy rápidamente en los últimos años y su aplicación ha facilitado enormemente nuestra vida y nuestro trabajo. La aplicación de la red a la gestión de archivos hará que la organización y el análisis de los archivos sean más precisos y reducirá el uso de mano de obra. La plataforma de red es una plataforma para compartir. Algunos archivos y archivos faltantes se encontrarán con la ayuda de la red, lo que hará que los archivos y archivos de nuestro país funcionen mejor.

Método de clasificación:

1) Período de almacenamiento: clasificación anual, es decir, los archivos archivados se clasifican primero por período de almacenamiento y cada período de almacenamiento se clasifica por año.

2) Clasificación período de almacenamiento-año-emisión, es decir, los documentos y materiales que deben archivarse se clasifican según el período de almacenamiento, cada período de almacenamiento se clasifica por año, y luego los problemas bajo el año están clasificados.

3) Clasificación del período de almacenamiento por año de pregunta, es decir, los archivos archivados se clasifican primero por pregunta, luego por año en cada pregunta y luego por período de conservación en el año.

4) Clasificación por período de almacenamiento año, es decir, los documentos archivados se clasifican primero por año y luego por período de almacenamiento de cada año.

5) Método de clasificación año-institución-período de almacenamiento, este es el método de clasificación más utilizado. Los documentos archivados se clasifican primero por año, luego por departamento y finalmente por período de retención.

Cuidado

El período de conservación de los archivos en mi país se divide en dos tipos: permanente y fijo. El plazo generalmente se divide en 30 años y 10 años.

Destrucción

1) Hacer una tabla periódica de almacenamiento

2) Desarrollar un sistema de aprobación para la destrucción de archivos

3) Desarrollar un sistema de supervisión y venta de expedientes de destrucción.

Personal de preparación

Prepara los documentos por separado para cada caso completo. Cada lista se elabora por duplicado, una para aprobación y otra para retención.

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