Tarea de secretaria```

1. Lecciones:

Recuerda no ser descuidado y conocer a cada participante antes de la reunión.

No se puede sobrepasar el proceso de revisión y mucho menos tomar decisiones propias.

2. Como secretaria, ¿cómo llevar las actas de las reuniones?

Las actas de la reunión son transcripciones de la reunión. Durante una reunión, puede tomar notas breves y utilizar la grabación al mismo tiempo. Al ordenar después de la reunión, se completaron las grabaciones audibles que faltaban en la taquigrafía. Por supuesto, para redactar buenas actas de reuniones, es necesario comprender el contenido y los requisitos de las mismas.

3. Contenido del acta de la reunión

El primero es dejar constancia de la organización del lugar de la reunión, la cual deberá redactarse de la siguiente manera:

1. Nombre del lugar de reunión;

2. Hora del lugar de reunión;

3. El lugar de la reunión;

4. Personas ausentes y presentes;

5. Nombre del host;

6. Registrar los nombres de personas y lugares;

7. Nota: Para algunas reuniones, también se debe escribir claramente la hora de inicio y finalización de la reunión (año, mes, día).

La segunda parte consiste en registrar el contenido de la reunión, que es una parte importante del acta de la reunión.

1. Es necesario hacer constar el nombre del portavoz, el contenido del discurso, incluyendo el contenido del debate, sugerencias realizadas, resoluciones adoptadas, etc. Cuando sea necesario, registre el estado de la votación (como la aprobación unánime o cuántas personas estuvieron de acuerdo, cuántas objetaron y cuántas se abstuvieron).

2. Las actas también deben dejar constancia de los acontecimientos relevantes del lugar de reunión. Como interrupciones, risas, aplausos, interrupciones temporales, situaciones importantes en el lugar, etc. durante el discurso.

3. Una vez finalizada la reunión y terminadas las actas, es necesario escribir en una nueva línea la palabra “reunión levantada”. Las actas importantes de las reuniones deben estar firmadas por el anfitrión y el registrador en la parte inferior derecha del final del texto.

4. Hay dos formas de registrar reuniones: actas detalladas y actas resumidas. Cuál de estos dos tipos de registros se utiliza depende de la naturaleza y el contenido del lugar de reunión.

Cuatro. Requisitos

1. Indicar con precisión el nombre de la reunión (debe escribirse el nombre completo), la hora y lugar de la reunión, y la naturaleza de la misma.

2. Anotar detalladamente el anfitrión de la reunión, el número de personas que debieron y efectivamente asistieron a la reunión, el número de personas que estuvieron ausentes, llegaron tarde o salieron temprano, sus nombres y cargos, y el nombre de la persona que grabó la reunión. Si es una reunión masiva, simplemente registre los objetos y el número total de participantes, así como los miembros líderes más importantes que asistieron a la reunión. Si a algunas reuniones importantes asisten personas de diferentes unidades, se debe crear un libro de firmas y se debe pedir a los asistentes que firmen sus nombres, unidades, cargos, etc.

3. Registrar fielmente los discursos y acontecimientos relevantes de la reunión. El contenido de los discursos en la reunión es el tema central del acta. También deben registrarse otras dinámicas de la reunión, como interrupciones durante los discursos, risas, aplausos, interrupciones temporales y otras condiciones importantes del lugar, etc.

Los discursos grabados se pueden dividir en resumen y texto completo. La mayoría de las reuniones sólo necesitan registrar los puntos principales de los discursos, es decir, los temas de los que habló el orador, los puntos de vista básicos y los principales hechos y conclusiones de cada tema, y ​​la actitud hacia los discursos de otras personas, etc., en un estilo resumido. No es necesario "grabar todo lo que escuchas". Para algunas reuniones especialmente importantes o discursos de personas especialmente importantes, es necesario anotar todo el contenido. Si hay una grabadora, puede grabar primero y luego ordenar el texto completo después de la reunión; si no hay condiciones de grabación, un taquígrafo debe ser responsable de grabar; si no hay un taquígrafo, puede asignar algunas personas más; que se acuerden rápidamente de hacerse cargo de la grabación, para que puedan corregirse y complementarse mutuamente después de la reunión.

4. Registrar los resultados de la reunión, como las decisiones, resoluciones o votaciones de la misma.

Las actas de las reuniones deben ser fieles a los hechos y no deben contener ninguna emoción personal del registrador, ni se permite la adición o eliminación intencional del contenido del discurso. Las actas de las reuniones generalmente no son adecuadas para su divulgación pública. Si es necesario publicarlas, se debe obtener la revisión y el consentimiento del orador. /office/xz/sw/hyap/hyjl/200602/59434.html