¿Qué hace una secretaria?
Responsabilidades laborales del trabajo de secretaría: procesar documentos, contestar llamadas telefónicas o faxes, redactar documentos oficiales, preparar reuniones, comunicación arriba y abajo y trabajo temporal.
Primero: Procesamiento de documentos
El procesamiento de documentos diarios es una de las principales tareas de una secretaria. La secretaria siempre debe prestar atención a los documentos enviados por unidades externas o unidades superiores, ordenarlos. Realizar y enviarlos a los líderes relevantes para su aprobación, luego transmitir las instrucciones del liderazgo a los departamentos relevantes y realizar un seguimiento y supervisión de la finalización de los departamentos relevantes.
Segundo: Atender llamadas telefónicas y faxes
Las oficinas contarán con teléfonos de oficina y máquinas de fax, lo que requiere personal de secretaría para atender las llamadas y distinguir cuáles son importantes y cuáles son secundarias. Sí, el fax también debe procesarse.
Tercero: Redacción de documentos oficiales
Los documentos oficiales incluyen documentos rojos, avisos, resúmenes, solicitudes de instrucciones, discursos, etc. Además de redactar los documentos de notificación habituales, el personal de secretaría También es necesario tener habilidades de redacción, como poder escribir discursos de liderazgo, resúmenes de fin de año, informes de liderazgo, PPT, etc.
Cuarto: Preparación de la reunión
Las secretarias también deben prepararse para la reunión, incluidos los preparativos previos a la reunión, la disposición de la sala de conferencias, la disposición de los asientos, la preparación del té, etc., así como mantener buenos registros durante la reunión, como actas de la reunión, las necesidades de otras personas en la reunión, etc. Después de la reunión, debe ocuparse rápidamente de la higiene del lugar de la reunión y emitir las actas de la reunión de manera oportuna.
Quinto: comunicación ascendente y descendente
Las secretarias deben aprender a comunicarse, especialmente a la comunicación ascendente y descendente, transmitir las instrucciones de los superiores a los subordinados, transmitir los confidentes de los subordinados a superiores y permitir que superiores y subordinados la comunicación sin barreras pueda promover el desarrollo de la empresa.
Sexto: Trabajo temporal
Las secretarias deben tener la capacidad de adaptarse a diversos cambios temporales, como la capacidad de recibir recepciones temporales, la capacidad de preparar té y la capacidad de preparar Acuerdos temporales con los líderes. Por supuesto, si alguno de los trabajos es ilegal o inconsistente con los principios, puede plantearlo al líder de manera oportuna.