La importancia de la oficina sin papel
Una de las preguntas más frecuentes es que el último medio para que las empresas implementen la oficina sin papel es un conjunto de software de ofimática. Sin embargo, después de la implementación, el papel no se ha reducido, pero se ha utilizado más. . Los líderes de algunas empresas o departamentos tienen habilidades limitadas en aplicaciones informáticas y no están dispuestos a utilizar computadoras para realizar algunas tareas. Prefieren usar papel para sentirse más seguros. Incluso hay comparaciones entre departamentos para ver quién imprime de forma clara y hermosa. Si usa una impresora matricial, yo uso una impresora láser. Si lo haces en blanco y negro, yo lo hago en color. Por eso, a veces las preferencias de algunos líderes provocan un gran desperdicio de papel. El desarrollo de la ofimática brinda la posibilidad de ahorrar papel e incluso oficina sin papel. Por ejemplo, el correo electrónico e Internet facilitan el suministro de información relevante a las partes que la necesitan y, por supuesto, también se puede almacenar sin utilizar papel como soporte. Pero los buenos deseos no son iguales a la realidad. La realidad es que el papel de oficina a nivel mundial sigue creciendo a un ritmo del 4% al 7% cada año. A este ritmo, el consumo mundial de papel de oficina se duplicará en 10 años.
Algunas personas creen que el aumento del consumo de papel provocado por la oficina sin papel es temporal, como ocurre con el boxeo. Antes de golpear, primero se debe retraer la mano para que el golpe pueda ser más poderoso. El uso masivo del papel ahora es para un futuro sin papel. Esto suena razonable y, sin embargo, la comprensión de la gente sobre la tecnología sin papel es muy limitada. De hecho, las empresas gastan dinero para construir redes de área local y conectarse a Internet no sólo para ahorrar papel. Por supuesto, los gastos de oficina se pueden reducir continuamente mediante el establecimiento de un sistema de automatización de oficinas, y el punto de partida para establecer el sistema debe ser mejorar el nivel de gestión de la oficina.
En la actualidad, los estándares de automatización de oficinas todavía se están formando y el contenido de los productos de muchos fabricantes también es muy diferente. Pero el sistema en la mente de todos debe incluir: procesamiento de documentos, correo electrónico, gestión de reuniones, gestión de archivos, divulgación de información, foros electrónicos, gestión del trabajo, etc. De hecho, tras varios años de desarrollo, los sistemas ofimáticos han sufrido grandes cambios en contenido y forma. Después de más de 10 años de desarrollo a finales de la década de 1980, el sistema de automatización de oficinas de China ha pasado de proporcionar trabajo de oficina auxiliar para una sola máquina a la actual gestión del trabajo colaborativo a gran escala para aplicaciones de nivel empresarial. En la actualidad, el sistema ofimático doméstico ha pasado por tres etapas de desarrollo y ha logrado dos saltos revolucionarios. La primera generación de sistemas de oficina que comenzó a mediados de la década de 1980, con computadoras personales y suites de oficina como símbolos principales, logró la electrónica de las estadísticas de datos y la redacción de documentos, y completó la transformación de los soportes de información de oficina de soportes de papel originales a bits electrónicos. . salto. Desde mediados de la década de 1990, con la aparición de la tecnología de trabajo en grupo representada por Lotus Notes y el rápido desarrollo de la tecnología de comunicación en red, el sistema de automatización de oficinas ha experimentado su primera evolución revolucionaria. El sistema de automatización de oficinas de segunda generación, que se caracteriza principalmente por la tecnología de red y la tecnología de trabajo colaborativo, ha realizado la automatización del flujo de trabajo y ha logrado un salto del modo manual tradicional al modo de automatización del flujo de trabajo. Con el advenimiento de la era de la economía del conocimiento en el siglo XXI, el conocimiento se ha convertido en un recurso clave para el crecimiento económico, el desarrollo social y el crecimiento empresarial. Dominar y utilizar el conocimiento al máximo se ha convertido cada vez más en el núcleo de la construcción de información de las empresas. instituciones. Con un énfasis sin precedentes en el conocimiento, el sistema de automatización de oficinas centrado en el flujo de trabajo se ha actualizado al sistema de automatización de oficinas de tercera generación centrado en la gestión del conocimiento.
Aunque los sistemas ofimáticos han incorporado nuevas ideas de gestión como la gestión del conocimiento, durante una investigación corporativa descubrimos que todavía hay muchos aspectos insatisfactorios que afectan el proceso de oficina sin papel.
1. La comprensión de los sistemas ofimáticos es muy diferente.
A los ojos de muchas personas, los sistemas de automatización de oficinas procesan principalmente algunos documentos oficiales, envían y reciben correos electrónicos y realizan la informatización del papeleo. De hecho, muchas personas tienen esta idea, pero yo no sabía que la automatización de oficinas tiene muchos conocimientos e involucra ciencias del comportamiento, ciencias de la gestión, sociología, ingeniería de sistemas y otras disciplinas. La aplicación de la ofimática se ha convertido en uno de los símbolos de la gestión empresarial moderna.
El tema central de la automatización de oficinas es cómo mejorar la eficiencia diaria de la oficina.
Por lo tanto, todos los aspectos de nuestro trabajo diario pueden incluirse en el alcance del procesamiento del sistema de automatización de oficinas, como procesamiento de textos, fax, aprobación de solicitudes, suministros de oficina, gestión de documentos, gestión de bibliotecas, gestión de conferencias, gestión de datos, gestión de archivos, gestión de clientes. , pedidos Ventas, incluso gestión de inventarios, planificación de producción, gestión técnica, gestión de calidad, gestión de costes, gestión de personal, etc. , se puede resumir como el alcance de procesamiento del software de automatización de oficinas.
La cuestión estándar que comentábamos anteriormente, es decir, qué contenidos se incluyen en el sistema ofimático, hay diferentes opiniones y no hay una opinión fija. Esto lleva al enfoque habitual de las empresas de software: primero, de acuerdo con sus propias ideas, proporcione algunas funciones simples al sistema de automatización de oficina para formar un marco. Cuando la empresa lo necesita, se agregan los requisitos funcionales propuestos por los usuarios empresariales y se realiza un desarrollo personalizado. De esta manera, la empresa de software puede desarrollar cualquier software que la empresa desee e intentar satisfacer las necesidades de la empresa tanto como sea posible. Aunque parezca centrado en el cliente, en realidad existen muchos problemas. Por ejemplo, los sistemas de automatización de oficinas deberían incorporar muchas ideas de gestión nuevas, como la oficina colaborativa, la gestión del conocimiento, la gestión de las relaciones con los clientes, etc. , para no convertirse en una réplica del trabajo hecho a mano. Si simplemente seguimos los requisitos de los clientes y no tenemos buenas ideas de gestión para guiar la gestión de la oficina de la empresa, no es bueno que ambas partes lo llamen ofimática. Para las empresas de software, el desarrollo se vuelve más difícil y difícil de promover para las empresas, los sistemas de automatización de oficinas no se pueden utilizar para mejorar la gestión y los beneficios son relativamente reducidos. Por lo tanto, los sistemas de automatización de oficinas no serán tan populares como el software financiero, principalmente porque los sistemas financieros están respaldados por políticas y estándares nacionales y tienen prácticas relativamente estandarizadas a seguir. Los sistemas ofimáticos actuales no pueden hacer esto.
2. Es necesario mejorar la conciencia ideológica de líderes y usuarios.
Para que la oficina sin papel se convierta en una realidad, es muy importante cambiar los conceptos y hábitos de las personas. En los conceptos tradicionales de la gente, las "palabras en blanco y negro" son autorizadas y auténticas, y los líderes también pueden hacer comentarios o instrucciones directamente en papel. Las personas se sienten más relajadas cuando leen cosas en papel y no están limitadas por el tiempo ni el lugar. Las cosas escritas son fáciles de llevar. Además, el papel tiene ventajas obvias: en comparación con la pantalla de una computadora, podemos ver claramente lo que está impreso o escrito en el papel incluso con poca luz, y podemos hacer fácilmente comentarios aleatorios y revisar el papel. Una copia manuscrita del mismo contenido revela más información que un correo electrónico o un disquete, y el lenguaje corporal lo revela. A través de la escritura a mano, puede sentir las emociones, la personalidad, el conocimiento cultural y otra información de la otra persona.
Esta es solo la idea de que algunas personas extrañan el papel, pero la conveniencia que brinda la tecnología de la información está aumentando, lo que no tiene comparación con el método del papel original. Por ejemplo, Information Advantage le permite trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet. El trabajo online ha sido reconocido por la gente. Especialmente cuando se implementa un sistema de automatización de oficinas a través de ASP, no es necesario instalar software de aplicación complejo en la red interna de la empresa. Sólo necesita obtener el nombre de usuario y la contraseña correspondientes del proveedor de servicios ASP y asignarlos a sus empleados para que los utilicen. las personas y funciones en la oficina de la red. Sobre la base de la segunda generación, el sistema de automatización de oficinas de tercera generación proporciona conocimientos relevantes para abordar todos los aspectos de los problemas, garantizando que cada usuario pueda aprender de los expertos y del conocimiento existente de la empresa en cualquier momento y lugar según sea necesario, para mejorar a los empleados. ' estado en el sistema de automatización de oficinas. Cambiar de pasivo a activo, mejorando así en gran medida la innovación general y la adaptabilidad de las empresas e instituciones en el proceso de mejorar la creatividad de cada empleado.
También hay muchos usuarios que no quieren utilizar sistemas ofimáticos. La razón es simple: el sistema requiere una gran cantidad de datos e información sin procesar, y la carga de trabajo de todos aumentará, especialmente los datos relacionados con algunos departamentos e intereses personales, que inconscientemente nadie está dispuesto a revelar. Por lo tanto, habrá cierta resistencia a la implementación del sistema, especialmente cuando los altos líderes participen en el proyecto. Los principales líderes mencionados aquí no son solo los principales líderes de la empresa, sino también los jefes de varios departamentos.
3. La tecnología ofimática también requiere innovación continua.
En la aplicación de los sistemas ofimáticos, la aplicación de algunas tecnologías también favorecerá su desarrollo. Una cuestión importante mencionada por muchos líderes es la firma. De hecho, todavía quedan muchos detalles técnicos que deben mejorarse, como la tecnología de autenticación de firma de red, la comunicación LAN, la transmisión de red de archivos, etc.
Por ejemplo, en el proceso de uso de computadoras para realizar la transferencia de archivos por lotes, cuando todos los usuarios modifican archivos en lotes en la computadora, cómo retener los rastros de modificación de diferentes usuarios es un tema de gran preocupación para usuarios. Al firmar a mano, la letra de cada persona es diferente y es fácil de identificar.
Pero modificar y editar archivos en una computadora no es una cuestión sencilla y es necesario preservar los rastros de todos. Algunos sistemas abordan este problema haciendo una copia de los archivos que cada persona modificó y luego comparando las diferencias entre las dos copias. Este método no es lo suficientemente intuitivo y no se ajusta a los hábitos de trabajo habituales de los usuarios. Además, requiere guardar varias copias, lo que desperdicia mucho espacio. Algunos sistemas escriben su propio software de edición y los usuarios redactan y modifican archivos en él. Sin embargo, debido a que el software de edición utilizado está diseñado y escrito por ellos mismos, se puede conectar sin problemas con el sistema OA, por lo que puede mostrar más convenientemente los rastros de modificación. de diferentes usuarios. Aunque este método es flexible, el software de edición que usted mismo escribe es difícil de comparar con el software de procesamiento de textos convencional (Microsoft Word, WPS Office, etc.). ) en función. Por otro lado, si el usuario final ya está familiarizado con el funcionamiento de un software comercial de procesamiento de textos, le resultará difícil aceptar otro software de edición.
Creo que todo el mundo ha visto estos problemas y algunas empresas ya tienen buenas soluciones. Pero todavía hay algunas habilidades en el proceso de solicitud que usted tiene pero yo no; Como resultado, muchas empresas de software de automatización de oficinas tienen niveles desiguales y no pueden cooperar y aprovechar las ventajas de las demás. En particular, muchas pequeñas y medianas empresas de software que nos rodean no pueden cooperar plenamente y, a menudo, se produce una competencia feroz, lo que resulta en el fracaso de ambas partes a la hora de lograr un desarrollo a gran escala.
4. La integración con otros sistemas se convertirá inevitablemente en un cuello de botella.
Todos los que trabajan en una empresa saben que además de los sistemas ofimáticos, la informatización empresarial también tiene muchos contenidos, como sistemas financieros, sistemas de gestión de producción, sistemas de gestión de compras-ventas-inventarios, sistemas de gestión de recursos humanos. , CAD y CAPP, etc. El estado actual de las solicitudes de las empresas es el siguiente: debido a diversas razones, se han construido una gran cantidad de islas de información con poca colaboración estrecha. No existe conexión de datos entre varios sistemas, lo que genera mucha duplicación de trabajo y datos inexactos. La existencia de islas de información genera una enorme redundancia de información y una gran cantidad de información basura. No se puede garantizar la coherencia del intercambio de información. Es difícil para los individuos y los departamentos disfrutar de la información, y es difícil para los líderes hacerse cargo del conjunto. situación. Dado que el sistema lo proporcionan varios proveedores, existen muchas dificultades incluso si desea integrarlo. En particular, la base de datos no está unificada, lo que aumenta la dificultad de la integración. Más importante aún, la colaboración entre ellos se convertirá en un gran problema. Actualmente, este fenómeno existe en la mayoría de las empresas con sistemas de información en China.
El problema de las "islas de información" obstaculiza gravemente todo el proceso de construcción de información empresarial, lo que dificulta que las empresas tomen decisiones al realizar una nueva ronda de inversión. La clave para resolver el problema de las "islas de información" no es sólo la tecnología de software, sino también la gestión de procesos y la estandarización de las tecnologías relacionadas. Por lo tanto, antes de implementar un sistema ofimático, las empresas necesitan elaborar un plan general estandarizado y no quieren conectar sistemas dispersos a través de "interfaces".