¿Cuáles son los métodos y pasos para organizar archivos?

1. Reúna todos los documentos. La presentación de documentos se realiza según un ciclo determinado, que puede ser de un año o de un trimestre. Por lo tanto, al archivar, todos los documentos deben recopilarse anualmente o trimestralmente para garantizar un archivado sin problemas en el período posterior.

2. Pantalla según normativa vigente. En términos generales, no es necesario conservar los documentos que no tienen referencia, uso o valor de ejecución actuales o futuros. Dichos documentos se pueden eliminar y destruir primero, y los documentos restantes se pueden examinar de acuerdo con los requisitos específicos de la agencia para la gestión de archivos.

3. Dividir categorías y niveles. Una vez completado el trabajo de selección, el personal de gestión de archivos puede clasificar los archivos horizontalmente según el nombre del departamento al que pertenecen y luego organizarlos verticalmente según las afiliaciones superiores y subordinadas. Los expedientes que no puedan clasificarse podrán archivarse junto con los expedientes del departamento según corresponda.

4. Determinar el periodo de almacenamiento. Todos los documentos que afecten a la situación general de la entidad y sus funciones deben conservarse de forma permanente. Los documentos archivados restantes pueden conservarse el tiempo suficiente en función de su valor, la duración del impacto y las normas y reglamentos pertinentes, y no pueden destruirse prematuramente.