Fusionar lotes de nómina por correo
He hablado de cómo convertir una tabla salarial hecha en Excel en un recibo de nómina, pero estos recibos de nómina sólo son aptos para impresión en papel. Hoy en día se aboga por la protección del medio ambiente y todo el mundo tiene un teléfono inteligente. Las nóminas sin papel pueden adaptarse mejor a los tiempos. Por lo tanto, se puede pedir a los empleados que proporcionen su dirección de correo electrónico y luego se pueden enviar recibos de nómina electrónicos sin papel directamente al empleado.
Por supuesto, para reducir la carga de trabajo lo mejor es enviar en grupos.
El sueldo de cada persona es diferente. Para mantenerlo confidencial, por supuesto no se puede enviar a un grupo, pero cada uno solo puede ver el suyo. A continuación se presentará en detalle cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de Excel y Word para distribuir correos electrónicos sobre salarios a los empleados. Por supuesto, este método también se puede utilizar para enviar notificaciones masivas de trabajo, etc. , muy práctico.
Requisito previo para la combinación de correspondencia: se debe utilizar el software Microsoft Outlook. Otros, como Foxmail, no pueden implementar esta función.
Pasos de la operación:
Paso 1: Preparar la fuente de datos.
Crea una versión Excel de la tabla salarial para que todos puedan verificarla. Como se muestra en la Figura 11-4-1.
La Figura 11-4-1 es un diagrama que muestra los salarios preparados para el pago por lotes después de la limpieza.
Notas:
1. Todos deben tener una dirección de correo electrónico, no la recuerden mal, de lo contrario se enviará a otros.
2. Las hojas de Excel para calcular los salarios suelen contener fórmulas de funciones, etc. Antes de prepararse para la distribución masiva, es una buena idea copiarlo y pegarlo como un número para evitar errores impredecibles en el futuro.
La tabla de salarios limpia contiene campos y registros que deben notificarse a los empleados, y aquellos que no necesitan notificarse se pueden eliminar. La tabla de origen de datos puede ser una tabla de Excel o una tabla de Word.
Paso 2: cree una plantilla para el envío masivo de recibos de pago.
Crea un archivo de Word. El contenido del archivo será el contenido del correo electrónico que enviarás a tus empleados en el futuro. Como se muestra en la Figura 11-4-2.
Figura 11-4-2 Diagrama esquemático de la plantilla de Word para el contenido del correo electrónico de pago de salario por lotes.
Ten en cuenta que este documento es el contenido del correo electrónico que se enviará a cada empleado cada mes. Como las personas son diferentes, los datos detallados también son diferentes. Deje todos estos lugares diferentes en blanco. El siguiente paso es resolver el problema del llenado de datos.
Paso 3: Combinación de correspondencia
Mantenga abiertos los archivos de los pasos 2 y 3 y luego realice los siguientes pasos:
1. Seleccione y haga clic en el correo electrónico → Iniciar combinación de correspondencia → Asistente paso a paso (W), como se muestra en la Figura 1 Figura 11-4-3.
Figura 11-4-3 Diagrama esquemático de la operación de combinación de correspondencia en un documento de Word (1)
2 En el paso anterior, seleccione "Combinar correo electrónico" en la esquina superior derecha. esquina del botón de opción Correo de la pantalla, como se muestra en la Figura 11-4-3 en la Figura 2.
3. Seleccione y haga clic en → Siguiente: Inicie el documento en la parte inferior derecha, como se muestra en la Figura 11-4-4 Figura 1.
4. En la esquina superior derecha "¿Cómo desea configurar las letras?" Seleccione "Usar documento actual" en 11-4-4, como se muestra en la Figura 2.
5. Seleccione → Siguiente: seleccione el destinatario en la esquina inferior derecha, como se muestra en la Figura 11-4-4 Figura 3.
6. Seleccione el botón de opción "Usar lista existente" en "Seleccionar destinatarios" en la parte superior derecha, como se muestra en la Figura 11-4-4 en la Figura 4.
Figura 11-4-4 Diagrama esquemático de la operación de combinación de correspondencia en un documento de Word (2)
7. A continuación, seleccione y haga clic en la opción "Examinar" en el centro derecho (Figura 11-4-4). 4) 11-4), en la ventana emergente "Seleccionar fuente de datos", busque el archivo de Excel creado en el segundo paso, y en la ventana emergente "Seleccionar tabla", seleccione la "tabla" (con correo electrónico) que necesita enviar el salario total en lotes.
Figura 11-4-5 Diagrama esquemático de la operación de combinación de correspondencia en un documento de Word (3)
8 En el paso anterior, la ventana emergente "Destinatarios de combinación de correspondencia" contiene. Los datos de todos los empleados, deben ser consistentes con su tabla salarial.
El cuadro de selección frente a cada fila seleccionará automáticamente "√", lo que significa enviar un correo electrónico a esta persona, si no se envía ningún correo electrónico a esta persona, haga clic en Cancelar, como se muestra en la Figura ① Figura 11-4-6.
9. Haga clic en "Aceptar" y seleccione "→Siguiente: Escriba una carta" en la esquina inferior derecha, como se muestra en la Figura 2 Figura 11-4-6.
Figura 11-4-6 Diagrama esquemático de la operación de combinación de correspondencia en un documento de Word (4)
10. Mueva el cursor del mouse a la ubicación donde se debe insertar la información en el contenido. del archivo de Word. Por ejemplo, si necesita insertar el nombre de todos antes de "Sr./Sra.", colóquelo en la posición "Nombre"; luego seleccione "Otros elementos" en la columna "Escribir una carta" en la esquina superior derecha. Seleccione el nombre en la ventana emergente Insertar campo de combinación y luego haga clic en el botón Insertar comando, finalmente haga clic en el botón Cerrar; Se puede entender que la operación anterior establece una relación de "vínculo" entre el documento de Excel y el documento de Word. Como se muestra en la Figura 11-4-7.
Este paso debe repetirse varias veces. Todo el contenido del documento de Word que deba "fusionarse" (o vincularse) se vinculará al contenido de la tabla de Excel mediante la operación "insertar". Recuerde, cada vez que "inserte" una parte del contenido, debe hacer clic en "Cerrar" y luego mover el cursor a la ubicación donde desea "insertar" antes de poder operar.
Figura 11-4-7 Diagrama esquemático de la operación de combinación de correspondencia en un documento de Word (5)
El contenido relacionado "Insertar" en un documento de Word mostrará el nombre del proyecto con el nombre del libro. .
11. Después de insertar todos los elementos que deben "insertarse", seleccione →Siguiente en la parte inferior derecha: Vista previa del correo electrónico y aparecerá el nombre y la información salarial de la primera persona en su tabla salarial. aparecen en el archivo de Word Medio (predeterminado). Si necesita ver las situaciones de otras personas, puede hacer clic en el símbolo "" para mirar hacia adelante o hacia atrás y ver si el contenido de otras personas es correcto. Como se muestra en la Figura 11-4-8.
Figura 11-4-8 Diagrama esquemático de la operación de combinación de correspondencia en un documento de Word (6)
Tenga en cuenta que si "salario después de impuestos" se muestra como "12345,78" en Excel, pero en Word se muestra como "12345.00001", configure esta columna en el archivo de Excel creado en el segundo paso: haga clic derecho para seleccionar la columna y seleccione la opción de comando "Formato de celdas". Guarde el archivo y repita los pasos anteriores.
12. Si no hay problemas, puedes continuar con el siguiente paso. Seleccione y haga clic en →Siguiente: Complete la combinación en la parte inferior derecha. Ver 11-4-9 en la Figura 1.
13. Seleccione y haga clic en "Correo electrónico" en la esquina superior derecha para abrir el cuadro de diálogo "Combinar con correo electrónico". Como se muestra en la Figura 2 Figura 11-4-9.
14. Haga clic en el botón desplegable en el lado derecho de la columna "Destinatario" y seleccione "Correo (es decir, la columna de la tabla de Excel donde se almacenan las direcciones de correo electrónico)" en el menú desplegable. -lista desplegable; en la entrada manual "Línea principal", como "detalles del salario para el mes xx en 20xx", como se muestra en la Figura 3 11-4-9.
Por último, haz clic en el botón "Aceptar". En este momento, los correos electrónicos se enviarán al buzón del destinatario uno tras otro.
Figura 11-4-9 Diagrama esquemático de la operación de combinación de correspondencia en un documento de Word (7)
Recomendación: Garantizar que el correo electrónico se envíe correctamente al cliente al utilizar esta función por primera vez, envíe un correo electrónico de prueba sin datos salariales específicos e indique en el correo electrónico que el correo electrónico es para prueba. Pídale a la otra parte que responda para confirmar si el nombre es el mismo que el mío, para evitar la situación de. "ser arrogante".
Aplicación ampliada De hecho, esta función también se puede utilizar para enviar notificaciones diversas, cartas de conciliación, etc.