A qué debes prestar atención en la recepción_Cosas a las que prestar atención en la recepción

La recepcionista de recepción es uno de los puestos de las empresas modernas y suele ser responsable de las visitas y el registro de los clientes, la transferencia telefónica y otros asuntos. Entonces, ¿a qué debería prestar atención el recepcionista? El editor de SmartView le responderá a continuación.

Notas sobre la recepción en la recepción 1. Actitud amigable y disposición para brindar servicios

Las visitas de los huéspedes son muy importantes para la empresa, y la recepción debe ser amigable, entusiasta y dispuesta a proporcionar servicios.

Si está escribiendo, debe detenerse inmediatamente. Incluso si está hablando por teléfono, debe sonreír y asentir con la cabeza al visitante, pero no es necesario que se levante inmediatamente para saludarlo, ni tampoco hacerlo. es necesario darle la mano al visitante.

Al saludar a los invitados, debes asentir y sonreír. Deberíamos ser aún más cordiales al recibir a antiguos clientes.

Cuando los invitados se vayan, despídete solemnemente. No importa lo ocupado que estés, no olvides despedirte al final. Llamar a la otra persona por su nombre creará una buena impresión, por lo que es importante recordar la forma de la cara y el nombre del visitante.

2. Tome la tarjeta de presentación de la otra parte con solemnidad.

Debe usar ambas manos para mostrar respeto al recibir la tarjeta de presentación. Después de recibirla, no debe mirarla con desdén. colócalo al azar o dóblalo en tu mano.

Al recibir una tarjeta de presentación, confirme el nombre de la otra parte, el nombre de la empresa, etc. que figuran en la tarjeta de presentación. Si ves un apellido que es difícil de pronunciar, no lo leas al azar. Debes preguntarle a la otra persona.

3. Recibir "invitados no invitados" es la piedra de toque de la educación

Cuando un huésped viene de visita sin cita previa, no respondas directamente si la persona que busca es o es. no ahí. En lugar de eso, dile a la otra persona: "Voy a ver si está ahí". ?Al mismo tiempo, pregunte cortésmente a la otra parte por qué está aquí: ?¿Para qué quiere verlo? Si la otra parte no informa su nombre, debe preguntar claramente. si puede permitirle reunirse con sus colegas.

Cuando vengan extraños, asegúrese de preguntar su nombre y el nombre de la empresa o unidad. Generalmente puedes preguntar: ¿Cómo te llamas? ¿A qué empresa perteneces?

No presentes visitantes sin el consentimiento de tu jefe. Incluso si los visitantes vienen con una cita previa, primero deben notificar a sus superiores (contactarlos por teléfono o presentarse personalmente) y esperar instrucciones. Sin una cita, no puedes presentar invitados sin autorización, incluso si crees que tu jefe definitivamente los recibirá.

4. Determinar la identidad y el tipo de visitantes

Es necesario saber de antemano si el jefe está dispuesto a recibir algún visitante en cualquier momento, o si le gusta recibir visitantes. dependiendo de la situación Generalmente, los visitantes se pueden dividir en varias categorías:

(1) Cliente.

(2) Compañero de trabajo, socio.

(3) Familiares, parientes.

(4)Amigos personales.

(5) Otros.

A falta de cita previa, normalmente se puede seguir el orden anterior para decidir cuál llega primero.

Si el visitante es muy importante, no te interpongas en tu camino.

5. Al rechazar una reunión, explique el motivo y discúlpese.

Si su jefe está ausente o no puede ser contactado en este momento, debe explicar el motivo al visitante importante y expresarle. que tomará la iniciativa de contactar o ayudar a concertar otra cita. Si la otra parte está de acuerdo, debe solicitarle su dirección postal y hora de contacto.

No confirmes tu nueva hora de cita sin la aprobación de tu jefe. Es mejor decirle al visitante: ¿Puedo volver a llamarte para confirmar la hora de la cita?

Pero si viene un visitante. Para causar problemas sin razón y amenazar a su jefe, debe bloquear el paso del visitante.

6. Presta atención a los invitados cuando están esperando

Si no puedes bajar las manos por un rato, o tu jefe no puede recibir a los invitados por un rato, tú Hay que tomar la iniciativa de saludar a los invitados para evitar que se sientan excluidos. Si un huésped llega temprano, es razonable pedirle que espere.

Invite a la otra parte a sentarse en un lugar adecuado. La sala de recepción generalmente debe preparar algunos periódicos y revistas. Lo mejor es preparar materiales promocionales que presenten la organización, la historia, el propósito y el alcance del servicio de la empresa. invitados leer.

Los invitados deben sentarse a cierta distancia de su asiento para que no vean los documentos sobre su escritorio cuando usted abandone su asiento.

7. Presenta a los invitados que conocen a tu jefe por primera vez.

Generalmente, debes presentarle al invitado a tu jefe primero, pero a veces, si el invitado tiene un estatus más alto, es así. Es mejor presentarle al jefe al invitado primero.

Después de la presentación, a menos que tu jefe te pida que te quedes, tendrás que salir de la oficina del jefe después de la presentación.

Cuando tu jefe esté recibiendo invitados, si necesitas contactar con él o pedirle instrucciones, debes entregarle una nota.

Puede escribir el asunto en una nota y, después de ingresar a la oficina, disculparse primero con el huésped: Perdón por molestarlo. ?

8. Al guiar, debes hacerte a un lado y caminar 1-2 pasos delante de los invitados.

Al guiar, debes prestar atención al ritmo de los invitados. Puedes decir: Por favor, ve por este camino. ?Al llegar a una esquina, debes hacer una pausa, indicar la dirección con las manos y decirle al huésped: ?Por favor, ve por aquí. ?Al tomar el ascensor, permita que los invitados suban y bajen primero. Después de presionar el botón, indique a los invitados que son los primeros en entrar y los primeros en salir: suban al ascensor. “Por favor, bájese del ascensor. ?

Al abrir y cerrar la puerta, tenga cuidado de no cruzar las manos ni abrir la puerta con las manos detrás de la espalda. Si el mango está a la derecha, use la mano izquierda para abrirlo, y si el mango está a la izquierda, use la mano derecha. Esto hará que la postura sea más elegante. Si la puerta se abre hacia adentro, usted debe ir primero, sostener la puerta con la mano y luego soltarla después de que entre el huésped. Antes de abrir la puerta, diga: "Por favor, entre". ?

9. Bebidas servidas

Es una tradición china servir té a los invitados, pero algunos invitados pueden entrar y salir con prisa o declarar repetidamente que no quieren té. por lo que no todos los invitados deben utilizarlo. Bebidas servidas. El té está lleno para engañar a los clientes. El té y las bebidas deben estar llenos al 80%. Utilice ambas manos para entregar las bebidas, dígales con una sonrisa su té (café, bebidas, etc.). A la gente no le gusta beber ciertas bebidas, o tiene cierta costumbre de mezclar bebidas, por lo que al preparar bebidas, pregunte cortésmente a los invitados qué quieren beber. Por ejemplo: ¿Bebes café o té? ¿Cómo te gusta preparar el café?

10. Haz una tarjeta de registro de visitante

Cuando vayas a trabajar todos los días, consulta la lista. de visitantes que tienen citas para ese día. Si es necesario, se debe preparar con antelación la información relevante para la cita y plasmarla en una tarjeta con nombre, cargo, empresa, fecha de la visita, persona que solicita la entrevista, etc.

Proceso de recepción y procedimientos de check-in y precauciones para huéspedes individuales:

1. Cuando el huésped ingresa al lobby y se encuentra a dos metros de la recepción, debe mirar. al huésped y sonríe al huésped, y saluda: ?¡Hola, señor/señora! (Buenos días/Buenas tardes/Buenas noches).

(1) Si está contestando el teléfono, simplemente mire al huésped, asienta y sonría, y dígale que espere.

(2) Si está procesando documentos en mano, siempre debe prestar atención a la llegada de los invitados.

2. Confirmar si el huésped ha realizado una reserva

(1) Si el huésped ha reservado una habitación, espere un momento y busque el formulario de reserva según el nombre o unidad utilizada por el huésped al realizar la reserva y comuníquese con el huésped.

(2) Si el huésped no ha hecho una reserva y hay una habitación disponible, se le debe presentar el tipo, precio y ubicación de las habitaciones disponibles para alquilar. Espere a que el huésped elija y responda su consulta. Si no hay vacantes, discúlpese con el huésped, preséntele la situación de los hoteles cercanos y pregúntele si necesita ayuda. Puede ayudar a contactarlos.

(3) Si el huésped solo pregunta pero no se registra, usted debe responder pacientemente a su consulta y darle la bienvenida.

3. Registro de check-in

(1) Sostenga el extremo superior del formulario de registro de alojamiento y el extremo inferior del bolígrafo al mismo tiempo, entréguelo al huésped y pídales que lo completen.

(2) Verifique si la identificación de la persona es consistente, escanee y guarde la identificación.

(3) Compruebe si el formulario de registro de alojamiento está completamente cumplimentado. Si falta algún elemento o lo desconoce, deberá preguntarlo o completarlo según el certificado. Si el huésped no tiene objetos de valor para guardar, firme en la esquina inferior derecha del formulario de registro. Y registre el número de placa.

(4) Confirmar el método de pago (débito, tarjeta de crédito, efectivo, Alipay).

(5) Entregar juntos el DNI y la tarjeta de la habitación al huésped y recordarle al huésped que llega al hotel por primera vez la ubicación aproximada de la habitación.

(6) Si tienes equipaje grande, puedes pedirle al botones que lo lleve.

(7) Notificar al centro de limpieza y a la sala de centralita para introducir la información del check-in en el ordenador.

Observaciones:

① Al registrarse, explique claramente el precio de la casa, especialmente el precio especial de la mañana, el precio del reloj y el precio de la vivienda posterior.

②Las tarjetas de membresía y las tarjetas VIP generalmente son válidas cuando se presentan en el check-in; de lo contrario, no son válidas. (Asegúrese de indicar los motivos al aceptar cambios en las tarifas de las habitaciones y emitir una orden de cambio de tarifas de las habitaciones).

③En el formulario de inscripción del alojamiento, anota el nombre del número de personas alojadas para que se pueda abrir la puerta. Al realizar el check-in, pregunte al huésped cuántos días se quedará para que pueda pasar la tarjeta de su habitación y cobrar el depósito. Al mismo tiempo, el tiempo en el ordenador también debe ser acorde con este para facilitar la palabra. Cíñete a los apellidos.

④Los formularios de depósito para los huéspedes que se hospedan juntos deben escribirse por separado, y los formularios de registro también deben escribirse por separado.

⑤ Cuando los huéspedes se registren, pregúnteles si quieren mantenerlo confidencial. Cuando realice consultas por teléfono, pregúnteles si desean realizar una transferencia y no les diga el número de la habitación.

⑥Si los huéspedes que celebran cumpleaños o son personas VIP se registran, notifique al centro de limpieza a tiempo.

Procedimientos de check-in y precauciones para el equipo de recepción

1 Preparación: (Si una habitación requiere dos tarjetas de habitación, las tarjetas de habitación deben prepararse con un día de anticipación)

p>

(1) Haga reservas con 1 o 2 días de anticipación para garantizar el uso de la sala para el equipo.

(2) Cuando hay más de dos grupos llegando al hotel al mismo tiempo, se debe preorganizar primero el grupo clave con un nivel más alto y luego el grupo con el mayor número de habitaciones. .

(3) Los invitados del mismo grupo deben organizarse juntos en la medida de lo posible.

(4) Si no hay reserva de habitación en este momento, se puede esperar temporalmente, pero se deberá reservar la habitación al menos una hora antes de la llegada del huésped.

(5) El personal de turno debe conocer el nombre, número de contacto, unidad y asuntos especiales de cada líder de equipo. Y comuníquese bien con el centro de limpieza y el departamento de ventas.

2. Dar la bienvenida a los invitados

(1) Cuando llegue el equipo, busque la reserva del grupo según la información del huésped.

(2) Verifique el número de invitados, el número de habitaciones, si desea pedir comidas, etc. con los invitados según la información de la reserva. Una vez que el contenido sea correcto, solicite al líder del equipo que firme el formulario. Si es necesario agregar o eliminar una habitación bajo circunstancias especiales, consulte cortésmente al líder del tour y solicite su firma, y ​​luego notifique al centro de limpieza y al cajero para realizar los cambios correspondientes. Y pregunte cortésmente sobre los arreglos de actividades del equipo de líderes turísticos para brindar servicios a los invitados. (Por ejemplo, si conoce la hora de salida, el piso puede organizar personal para revisar la habitación y garantizar que la hora del huésped no se retrase durante la salida).

3. , verificar y asignar habitaciones

Por favor, el huésped completa el formulario de registro de alojamiento. Si el equipo está en régimen de facturación, cada persona puede quedar exenta de completar el formulario. uniformemente, y el número de tarjetas de habitación se contará de manera uniforme y el líder del equipo las distribuirá a los miembros del equipo.

4. Ingrese la información de check-in en la computadora y notifique al centro de limpieza, sala de centralita y alojamiento del equipo. Notifique al centro de limpieza el nombre y número de habitación del líder del grupo

Observaciones:

① Envíe el formulario de reserva del grupo al cajero para su conservación, especialmente el formulario que indica el método de pago.

② El pedido grupal enviado por el departamento de ventas debe confirmar el horario de check-in, la barra de té y las condiciones de larga distancia, y notificar al centro de limpieza con 1 o 2 días de anticipación. Las reservas del departamento de ventas serán satisfechas en la medida de lo posible (los líderes del departamento de ventas tienen privilegios especiales). En el edificio anexo se encuentran habitaciones libres para el equipo.

Haga clic en la página siguiente para ver>>>Consejos para recepcionistas