¿Cómo escribir un sistema de gestión de material de oficina?
¿Capítulo 1? Principios Generales
1. Propósito
1.1 Este sistema está especialmente formulado para fortalecer la gestión de materiales de oficina, controlar los gastos y estandarizar la compra y uso de materiales de oficina.
1.2 Este sistema aplica para la gestión de consumibles de oficina y diarios, materiales promocionales y consumibles de equipos.
¿Capítulo 2? Adquisición de material de oficina
2. La adquisición de material de oficina adopta adquisiciones centralizadas y suministro cuantitativo.
2.1 La contratación centralizada es responsable y gestionada por la oficina administrativa.
2.2 La adquisición centralizada de suministros de oficina incluye papel para copias y fax; discos consumidos por computadoras; cintas, cartuchos de tóner y cartuchos de tinta consumidos por impresoras, bolígrafos y tintas diversas, etc.
2.3 Implementar planes regulares de compras y suministros a granel. Es decir, antes del _ _ _ _ día de cada mes, cada departamento y oficina deberá presentar a la oficina administrativa el plan de materiales requerido para el mes, el cual será adquirido por la oficina administrativa.
2.4 El material de oficina especial podrá adquirirse en la oficina administrativa previa autorización.
2.5 Si cada departamento necesita comprar temporalmente material de oficina con urgencia, cada departamento debe completar el "Formulario de aprobación previa para la compra de material de oficina" y enumerar los motivos de la compra urgente en la columna de comentarios. Después de la aprobación del vicepresidente a cargo y del gerente general, la tarea de adquisiciones sólo se puede implementar después de haber sido entregada al Departamento de Finanzas.
2.6 Se deben abastecer adecuadamente los artículos de primera necesidad, aquellos de difícil adquisición o de gran consumo.
2.7 Método de liquidación: según la cantidad y el precio unitario de los suministros de oficina recolectados por cada unidad, la oficina administrativa enviará el formulario de solicitud al Departamento de Finanzas para su asignación después de la confirmación.
¿Capítulo 3? Emisión y solicitud de material de oficina
3.1 Cada departamento debe cumplimentar dos copias del "Formulario de Recibo de Material de Oficina", una para la emisión de material de oficina y otra para el registro de la emisión de material de oficina.
3.2 Luego de recibir el “Formulario de Recibo de Material de Oficina” (por duplicado) de cada departamento, la oficina lo verificará y registrará.
3.3 Después de la revisión por parte de la oficina administrativa, todos los suministros necesarios para la solicitud se prepararán y distribuirán a los distintos departamentos.
3.4 Una vez distribuidos los materiales, se deben registrar los mismos, indicando la fecha de distribución, nombre del producto, cantidad, etc. , cada departamento requiere la firma del destinatario.
¿Capítulo 4? Gestión de material de oficina
4.1 Cuando llegan nuevos empleados, cada departamento solicita material de oficina y solicita material de oficina a la oficina administrativa. Cuando un empleado deja la empresa, cualquier material de oficina restante debe entregarse a la oficina.
4.2 Materiales impresos (como papelería, sobres, formularios, etc.). ) son impresos y conservados por la oficina, excepto los formularios especiales para cada departamento.
4.3 Los suministros de oficina utilizados por el departamento serán guardados y mantenidos por personal designado por el departamento.
4.4 Cuando los suministros de oficina (con un precio superior a 50 yuanes) se dañan durante el uso normal, deben informarse a la oficina administrativa a tiempo, y la oficina administrativa se encargará de las reparaciones. Si los materiales de oficina dañados no son reportados o desechados sin autorización, el usuario será indemnizado por los daños causados por un uso anormal.
4.5 La empresa implementa inspecciones irregulares de mitad de año y sistemas de censos de fin de año para el uso de material de oficina, siendo la oficina responsable de las inspecciones.
¿Capítulo 5? Términos Complementarios
5.1 Este sistema es formulado e interpretado por la Oficina Administrativa y será implementado luego de la aprobación de la Gerencia General. Lo mismo aplica para las revisiones.