Aplicación del sistema ofimático
Acerca de la aplicación de los sistemas ofimáticos
Con el continuo desarrollo de las redes de interconexión y el continuo avance de las tecnologías de la información, los sistemas ofimáticos juegan un papel importante en la gestión y actividades comerciales de empresas e instituciones. A continuación se muestran las aplicaciones de los sistemas de automatización de oficinas que he buscado y compilado para usted. Bienvenido a leer y leer. Espero que sea útil para todos. Si desea obtener más información relevante, continúe prestando atención a nuestro sitio web de capacitación. para recién graduados!
Oficina El propósito del sistema de automatización es realizar automatización de oficinas en línea, estandarización de procesos, circulación de documentos programáticos y máximo intercambio de recursos de información en línea, mejorando así la eficiencia del trabajo. Basado en el desarrollo e implementación de proyectos reales de automatización de oficinas en la Universidad de Ciencia y Tecnología de Qingdao, este artículo estudia el diseño de una plataforma de sistema de automatización de oficinas que soporta la reingeniería de procesos.
1. Análisis de los requisitos del sistema de automatización de oficinas de la Universidad Tecnológica de Qingdao
Los requisitos funcionales del sistema de automatización de oficinas de la Universidad Tecnológica de Qingdao incluyen principalmente: centro de oficina, gestión de sistemas, archivos temporales, asuntos personales, asuntos públicos** *Información, etc. En el trabajo real, el centro de oficina es el núcleo de todo el sistema de automatización de oficina de la escuela. Incluye principalmente: gestión de publicación de documentos, gestión de documentos internos y gestión de documentos externos. También incluye: seguimiento de procesos, circulación de documentos, consulta de documentos, gestión diaria, solicitud retrasada, etc.
Implementamos principalmente funciones tales como redacción, aprobación, visado, emisión, circulación, gestión y archivo de documentos oficiales internos. Al mismo tiempo se realizan funciones como la circulación, alojamiento y archivo de documentos recibidos externamente. A través de la autenticación de identidad y la administración de contraseñas, los líderes y organizadores pueden procesar los documentos oficiales de la escuela de manera oportuna, ya sea que estén en la escuela o en un viaje de negocios, logrando el propósito de procesar documentos oficiales en cualquier momento y en cualquier lugar.
La gestión de documentos incluye principalmente: nuevos, pendientes, hechos, devueltos, completados, etc.
Gestión de documentos recibidos externamente: se refiere principalmente a la gestión de documentos recibidos por departamentos de nivel superior como el gobierno nacional, provincial y municipal. Incluye principalmente: nuevo, para leer, leer, completar.
1. Gestión de documentos oficiales
La gestión de documentos oficiales es el núcleo de este software de ofimática. Incluye dos partes: documentos de elaboración propia y comunicaciones de superiores.
(1)Documentos oficiales en el campus (documentos de producción propia)
Definición del proceso: Primero defina el proceso de documentación oficial. Por ejemplo, los documentos con caracteres de fiesta escolar son redactados por el secretario de la oficina del comité del partido, revisados y aprobados por el departamento por el director de la oficina del comité del partido, firmados por los líderes escolares, emitidos y archivados. Diferentes documentos oficiales definen diferentes procesos para facilitar el uso y gestión de los usuarios.
Redacción de documentos oficiales: una persona con autoridad redacta un documento. En este momento, el documento está en formato Word, lo que permite realizar modificaciones convenientes.
Revisión y aprobación del departamento: El responsable del departamento revisa y da instrucciones sobre los documentos oficiales redactados.
Lectura del Departamento de Secretaría Escolar: Los documentos oficiales redactados se enviarán al Departamento de Lectura de Secretaría de acuerdo con el proceso después de ser revisados y aprobados por el departamento. De hecho, este enlace es para que el departamento de secretaría verifique la escritura del director de la oficina de la escuela. Solo el departamento de secretaría y el director de la oficina de la escuela pueden verlo.
Revisión por la secretaría del colegio: Aprobación por el director de la secretaría del colegio. Cabe señalar que este artículo toma como ejemplo las universidades, y la mayoría de las oficinas del partido en las universidades y las oficinas escolares están integradas en una sola. Si no es un departamento, los documentos del partido y del gobierno pueden ser procesados por separado por la oficina del partido y la oficina de la escuela en la definición del proceso.
Los líderes escolares firman y aprueban: los líderes escolares firman y aprueban documentos oficiales.
Gestión de archivos: incluida la emisión de documentos escritos. En este momento se convierte el formato del archivo de .doc a .pdf, no pudiéndose realizar más modificaciones finalmente, el documento oficial completo. está archivado.
(2) Gestión de documentos recibidos externamente (emitidos por superiores y emitidos por subordinados)
Registro: una vez que lleguen los documentos, los departamentos pertinentes registrarán los documentos, generalmente refiriéndose al Sección Confidencial. El contenido del registro incluye Fecha de recepción, número de documento, agencia, título, etc.
Planificación: El inicio de la formulación del flujo de trabajo, quién debe dar instrucciones o manejarlo, etc., determina la dirección del documento.
Instrucciones: Depende de la oficina de planificación decidir si se necesitan instrucciones. Si es así, vaya aquí; de lo contrario, omítalas.
Departamento responsable: maneja los documentos oficiales de acuerdo con los resultados del procesamiento de los documentos emitidos.
Circulación: Circulación interna.
2. Gestión de documentos
Carpeta personal: equivalente a un almacenamiento en red, los usuarios pueden cargar y descargar archivos personales y pueden crear directorios de siguiente nivel aquí. Cada usuario sólo puede acceder a su carpeta personal sin permiso. Existen regulaciones sobre el tamaño de los archivos cargados.
Carpeta de departamento: Muestra la carpeta pública del departamento del usuario. Los archivos públicos se pueden modificar. Utilice el bloqueo X y el bloqueo S aquí para evitar conflictos causados por la modificación de archivos al mismo tiempo.
Carpeta pública: Coloca algunos archivos públicos. Los usuarios pueden cargar algunos archivos públicos, pero los detalles del usuario se detallan más adelante.
3. Gestión del sistema
Configuración de parámetros: el administrador gestiona aquí la información personal del usuario, incluido el departamento del usuario, el origen étnico y otra información importante. La información que el usuario solicitó para registrarse se muestra aquí. El administrador asigna uniformemente nombres de usuario y contraseñas iniciales.
Gestión de usuarios: los administradores pueden agregar y eliminar usuarios, modificar la información de contacto básica de los usuarios, modificar los departamentos a los que pertenecen los usuarios, modificar los roles de los usuarios, deshabilitar a un determinado usuario y tener todos los derechos con respecto a las operaciones del usuario. Los usuarios pueden pertenecer a diferentes departamentos y desempeñar más de un rol.
Gestión de departamentos: Los administradores pueden agregar y eliminar departamentos. Si es necesario eliminar un departamento, sus departamentos subordinados deben eliminarse antes de la ejecución. Antes de eliminar el departamento, los usuarios que pertenecen al departamento deben eliminarse o cambiarse a otros departamentos.
Gestión de roles: Se pueden agregar o eliminar roles, y los administradores pueden otorgar diferentes permisos a los roles. Si se elimina un rol, los usuarios que pertenecen al rol pueden modificarlo manualmente.
Gestión de registros: el registro de uso de este sistema se puede registrar automáticamente. Todas las operaciones importantes realizadas por los usuarios después de iniciar sesión en el sistema se registrarán, como la publicación de información, para que las vea el administrador del sistema.
Copia de seguridad de datos: Realice una copia de seguridad de la base de datos en cualquier momento para evitar la pérdida de datos.
(1) Gestión de autoridad del sistema de automatización de oficina
La gestión de autoridad del sistema de automatización de oficina utiliza reglas para gestionar la autoridad del usuario. Como se muestra en la Figura 2. Se pueden definir diferentes reglas para usuarios y roles. Los objetos de reglas pueden tener diferentes estructuras y pueden usarse para controlar lo siguiente:
① Construcción dinámica de menús
② Determinar qué actividades se realizan en qué atributos de qué objetos
②; p>
③ Determinar los permisos para acceder al Workspace y Vault;
④ Determinar la ubicación de almacenamiento de archivos o tablas de índice
⑤ Distribución de información.
Cada regla incluye una o más condiciones que deben cumplirse. A través de la definición de las reglas, el sistema de gestión de derechos puede asignar diferentes derechos de usuario. Las condiciones de las reglas son similares a las expresiones lógicas utilizadas en los lenguajes de programación generales. Normalmente, un administrador del sistema define objetos de reglas y los asigna al personal relevante. Durante el proceso de ejecución, el procesador de reglas juzga las condiciones en las reglas. Si las condiciones son verdaderas, el sistema ejecuta las actividades solicitadas por el usuario; si las condiciones no son verdaderas, el sistema genera un mensaje de error. Al definir reglas, no pueden contradecirse, es decir, al definir una determinada regla, no puede entrar en conflicto con otras reglas definidas. Cuando se revoca el permiso de un usuario, se deben cambiar las reglas o condiciones relacionadas con el mismo.
2. Modelo de teoría de redes de roles
1. Teoría de redes de roles
En el sistema OA, cualquier proceso se completa con los roles como unidad básica.
Por lo tanto, cuando el sistema OA está funcionando, primero debe definir varios procesos a través de roles. Hacer que cada rol funcione según el proceso asignado. Se producen varias relaciones entre los roles en OA (como colaboración, conflicto, herencia y exclusión, etc.).
2. Modelo de Red de Roles
El Modelo de Red de Roles (RNM) se puede definir como un triplete, donde E representa el conjunto de elementos del modelo de red de roles R es la relación. entre los elementos, E y R forman la estructura de red de funciones del ARN. P se puede expresar como, P son las reglas, métodos y relaciones expandidas en el ARN para resolver varios procesos de OA.
Colecciones de elementos básicos y descripciones de relaciones que constituyen el modelo de red de roles:
Definición 1 Colección básica
Colección de miembros: USR colección de roles: ROL; colección: TOB; conjunto de operadores: OPT; conjunto de tareas: TSK; conjunto de permisos: PRM; conjunto de objetivos: TGT; definición 2] (1) La relación de operación es un mapeo que describe el conjunto de operadores de operación correspondientes a las operaciones aplicadas al objeto de negocio.
(2) La relación de combinación de tareas es un mapeo que describe el conjunto de operadores correspondientes a una tarea.
(3) La relación de asignación de tareas es un mapeo que describe el conjunto de tareas correspondientes a un rol.
(4) La relación de asignación de tareas en tiempo real es un mapeo de la actividad de un rol específico en un momento determinado, y el subconjunto de actividad de un rol específico es la relación de asignación de tareas de implementación. tareas del rol a partir de un momento determinado.
(5) La relación de la estructura de tareas es un triplete, que representa dependencia, generalización y asociación respectivamente. Es un mapeo que describe la relación más precisa entre tareas.
(6) La relación objetivo-tarea es un mapeo que describe las tareas a realizar para completar un objetivo específico.
(7) La relación de asignación de roles es un mapeo, que describe el conjunto de roles correspondientes a un usuario.
3. Arquitectura de software del sistema OA que admite la reingeniería de procesos
El sistema OA de la Universidad Tecnológica de Qingdao adopta lógicamente una estructura de tres niveles, tiene las características de una estructura B/S, y apoya procesos de Reinvención.
Primero, determine las tareas, analícelas y luego establezca procesos de negocio de trabajo relevantes basados en las tareas, estableciendo así roles y las relaciones entre ellos. Investigar los atributos y funciones del rol, y aclarar los derechos, obligaciones, calificaciones, habilidades, etc. del rol.
En segundo lugar, después de analizar la relación entre los roles, combinada con los objetos de negocio que llevan a cabo, se utilizan diversas herramientas matemáticas para realizar investigaciones sobre la red de roles. Porque las redes de personajes tienen una relación natural con gráficos y redes, y tienen sus propias similitudes. Por lo tanto, podemos utilizar herramientas matemáticas como teoría de grafos, análisis de redes, análisis matricial y estadística matemática para establecer una biblioteca de métodos básicos y una biblioteca de modelos para brindar soporte a las decisiones para la reingeniería de procesos del sistema de automatización de oficinas OA.
4. Ejemplo de aplicación del sistema OA
Tomando como ejemplo el sistema de automatización de oficinas de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Qingdao, este artículo presenta la aplicación real del sistema de procesos de automatización de oficinas. reingeniería.
La gestión de publicación de documentos y la gestión de colección de documentos son los procesos para procesar documentos oficiales (documentos de producción propia) dentro de la escuela. La publicación de documentos incluye el proceso de redacción y aprobación de documentos, etc. Publicidad de documentos escritos para que todos puedan leer.
La gestión de documentos externos es el proceso de tramitación de documentos procedentes de superiores.
La gestión de roles combinada con la gestión de autoridad es la parte principal de este sistema. Sólo cuando los usuarios reciben ciertos permisos y roles pueden unirse al sistema ofimático como usuarios normales. Los usuarios con diferentes roles tienen diferentes permisos, por lo que el procesamiento de documentos oficiales o la publicación y visualización de información pública depende del rol y los permisos.
Y esta parte se refleja en la gestión del sistema.
5. Conclusión
A través de la teoría de la red de roles y el establecimiento del modelo correspondiente, este artículo estableció la arquitectura del sistema de automatización de oficinas correspondiente y, a través de ella, completó el Instituto de Ingeniería Arquitectónica de Qingdao (ahora modificado Es el sistema OA de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Qingdao, y el efecto de la aplicación es bueno.
Este sistema, a través de un análisis en profundidad del negocio de sistemas de automatización de oficinas, rediseña el proceso de negocio de OA según las necesidades a través de la gestión de roles, sentando las bases para el establecimiento de una plataforma de campus de información distribuida basada en red. De la misma manera, por apoyar la reingeniería de procesos, es aplicable a empresas e instituciones. Por lo tanto, el sistema también es adecuado para oficinas sin papel en empresas e instituciones. ;