Introducción al sistema de gestión de oficinas
1. Con el fin de fortalecer la gestión de la oficina, aclarar las responsabilidades de gestión interna de la empresa y hacer que el trabajo de asuntos internos sea más estandarizado, institucionalizado y estandarizado, este sistema se formula en función de la situación real. [1]
2. Este sistema se aplica a todos los miembros de la empresa y se deben cumplir estrictamente todas las regulaciones.
En tercer lugar, de acuerdo con la situación real de la empresa, de acuerdo con los diferentes contenidos del sistema, escriba los requisitos estandarizados correspondientes y esfuércese por hacer que todo el trabajo en la oficina siga las reglas y leyes para garantizar un funcionamiento fluido. Llevar a cabo eficazmente los asuntos administrativos de la empresa.
4. El personal de la oficina debe aclarar sus responsabilidades laborales, simplificar el proceso y tener planes semanales y resúmenes mensuales.
Capítulo 2 Alcance de las responsabilidades
1. Los gerentes de oficina están dirigidos directamente por el supervisor de personal administrativo y presiden el trabajo de oficina bajo el liderazgo del supervisor directo.
2. Responsable de la redacción de las normas y reglamentos de la oficina, la recopilación de documentos generales, la recopilación y recopilación de información y otros trabajos escritos.
3. Responsable de la gestión documental de la empresa, gestión de biblioteca, gestión de material de oficina, gestión de congresos, gestión de limpieza y saneamiento, etc. y garantizar que todos los asuntos se lleven a cabo de manera ordenada.
4. Coordinar las relaciones administrativas entre los distintos departamentos y prestar los servicios correspondientes al trabajo de cada departamento.
5. Responsable de mantener y mejorar la relación con el abuelo dentro y fuera de la empresa, y realizar un buen trabajo en la recepción de visitas de la empresa y diversas promociones culturales.
6. Recopile comentarios de varios departamentos e información externa, cargue y emita diversas instrucciones, haga arreglos oportunos y sirva como un buen asesor para el liderazgo.
7. Ayudar a otros departamentos a completar otras tareas asignadas por los superiores, como imprimir tarjetas de visita, enviar y recibir faxes, etc.
Capítulo 3 Estándares de trabajo
1. Los estándares de trabajo de oficina incluyen estándares de gfd, estándares de etiqueta, estándares de habla y estándares de comportamiento. Las regulaciones relevantes se implementan de acuerdo con el "Código de conducta del empleado". ".
2. Los responsables de oficina desempeñarán su trabajo con estricto apego a los requisitos de este sistema.
Capítulo 4 Gestión de asuntos de oficina
1. Sistema de gestión de documentos
Los documentos son una parte importante de los documentos y son emitidos por cada departamento de acuerdo con su propio alcance. responsabilidades Archivos ejecutables con versiones específicas. En este sistema, los documentos se refieren a documentos internos y externos emitidos por la empresa y los documentos se refieren a datos de circulación general interna; Los archivos se forman a partir de documentos y los archivos son la continuación de los documentos. Los documentos, documentos y archivos ahora están unificados en la gestión de documentos y el sistema de gestión de documentos se estipula de la siguiente manera.
(1) Sistema de gestión de archivos
El primer punto de gestión
1 Con el fin de institucionalizar, estandarizar y cientificizar el trabajo de gestión de archivos y mejorar la velocidad y calidad de la escritura. y aprovechar plenamente el papel rector de los documentos en todo trabajo.
2. El alcance de la gestión de documentos incluye: documentos emitidos por superiores, diversos documentos del sistema de la empresa, documentos de fax externos, documentos de orientación de políticas y diversos documentos contractuales.
3. Los documentos del sistema deben prepararse en el formato unificado de los documentos de la empresa, con encabezados y pies de página unificados, indicando el nombre completo de la empresa y la naturaleza del documento, hora, departamento emisor; el contenido y otra información deben indicarse en el texto de las normas y en una expresión clara.
4. Numere todos los documentos según sus atributos y categorías, archívelos periódicamente según el número y realice los registros escritos correspondientes como referencia.
Artículo 2 Especificaciones del Sistema
1. La redacción, envío y recepción, impresión, archivo, préstamo y destrucción de documentos son realizados por personal de oficina.
2. El derecho de la empresa a presentar y emitir documentos oficiales se concentra principalmente en el departamento administrativo y de recursos humanos, y no se permite que cada departamento emita documentos por sí solo.
3. Los documentos oficiales internos de la empresa son redactados y revisados por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y firmados por el Gerente General, los documentos que deben ser emitidos hacia abajo o hacia afuera por cada departamento son redactados por cada departamento; , revisado por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y se verifica que sea correcto. Es impreso por la oficina administrativa y enviado de regreso al departamento de redacción para su revisión. Solo después de que la revisión sea correcta, el gerente general podrá imprimirlo, sellar y firmar oficialmente.
4. Todos los documentos y faxes enviados a la empresa deben ser firmados por la oficina y registrados en consecuencia.
5. Los documentos confidenciales son conservados por el jefe del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y los documentos generales son clasificados y gestionados por el personal de la oficina. Los informes relevantes se compilan y producen periódicamente y se presentan al jefe del departamento.
6. Cada departamento puede tomar prestados documentos generales debido a necesidades laborales, debiendo seguirse estrictamente los procedimientos de préstamo. Los documentos confidenciales deben ser revisados por el supervisor de personal administrativo y aprobados por el gerente general.
7. El personal administrativo de la oficina registrará el préstamo de documentos, llevará un registro del préstamo y liquidará los documentos dentro de un plazo.
8. Clasificar por tiempo, contenido, departamento, nombre, etc., recopilar y archivar archivos adjuntos, materiales de aprobación y finalización. Está un poco claro en la primera mitad del año, y el final del año es importante.
9. Destruir los documentos de acuerdo al tiempo de presentación y necesidad de archivado, debiendo reportarse al supervisor administrativo y de personal para su firma y aprobación, y debe manejarse de acuerdo con el sistema de gestión de documentos.
Parte 3 Diseño del proceso de gestión de documentos
1. Proceso de gestión de documentos internos: borrador de documentos → revisar número → aprobar y emitir → imprimir documentos → emitir documentos → archivar documentos.
2. Proceso de gestión de documentos externos: recepción externa → clasificación de archivos → archivo de archivos → devolución → archivo de archivos → destrucción de documentos.
3. Proceso de préstamo: solicitud, procedimientos de tramitación → aprobación → préstamo → compensación → archivo de archivos → destrucción de archivos.
(2) Sistema de gestión de documentos
El primer punto de gestión
1 Para garantizar el buen desarrollo, procesamiento y gestión de los documentos y la seguridad de los mismos. Los datos internos de la empresa son seguros y completos, promueven y mejoran la eficiencia de la gestión organizacional y aprovechan al máximo el papel rector de los documentos en todo el trabajo.
2. El alcance de la gestión documental incluye: documentos generales (avisos, anuncios, propuestas, actas de reuniones, resúmenes, compilaciones), documentos emitidos por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos (materiales de estudio, informes varios), materiales promocionales, varios gráficos y otros documentos importantes relacionados con la empresa que deben archivarse.
3. A excepción de los avisos, los documentos oficiales generales no tienen un formato fijo, pero los encabezados y pies de página deben estar marcados y el contenido del texto se puede ajustar de acuerdo con el contenido específico del documento oficial.
4. Numerar los documentos según su naturaleza, archivar los documentos periódicamente y mantener actualizados los documentos en papel y los documentos electrónicos simultáneamente.
Artículo 2 Normas del Sistema
1. De acuerdo con las necesidades reales de la empresa y las disposiciones de los superiores, redactar y preparar documentos públicos internos y publicarlos para estudio público.
2. De acuerdo con el alcance de la gestión documental, los documentos emitidos por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos deben completarse en el libro de documentos según sea necesario, y todos los documentos originales serán clasificados y archivados por el Departamento Administrativo y Humano. Departamento de Recursos para referencia futura.
3. Los documentos de estudio emitidos por la oficina administrativa deben ir acompañados de un plan de estudio; los lectores deben estudiar mucho y firmar notas.
4. Organícelos en orden descendente según tiempo, contenido, etc., archívelos, respete la combinación de archivos diarios y archivos de fin de año, y controle la lista de cantidades.
5. Organizar y destruir los documentos teniendo en cuenta su oportunidad y valor de conservación;
6. El responsable de la oficina es el primer responsable. Si se constata la falta de algún documento, el personal de la oficina deberá averiguar la causa y comunicarlo verazmente a la autoridad competente. Si no se puede encontrar una causa, la oficina será responsable.
7. Cualquier persona que viole las normas anteriores será sancionada según las normas pertinentes.
El diseño del tercer proceso
Borrador de documentos → completar la copia de lanzamiento (si es necesario) → publicar → archivar → actualizar el catálogo (archivos en papel y archivos electrónicos) → pedir prestado → devolver → Aprobación → Destruir.
(3) Sistema de gestión de archivos
El primer punto de gestión
1 Para mantener la autenticidad y accesibilidad de los archivos, hacer que la gestión de archivos sea más científica. profesional y profesional, clasificar, organizar, editar y entregar documentos y materiales de manera oportuna para mejorar la calidad y eficiencia de la gestión de archivos.
2. Ámbito de gestión de archivos: diversas licencias, documentos, certificados y otra información que debe archivarse.
3. Según la disposición del expediente y el número de disposición del expediente, la información correspondiente se archiva, organiza y etiqueta, y se almacena en un archivador especial para su custodia.
Artículo 2 Especificaciones del sistema
1. Los documentos y materiales que deban archivarse serán recopilados por el personal de la oficina en copias completas, incluidos archivos adjuntos, documentos de aprobación, borradores finales, etc.
2. Después de la clasificación preliminar, todos los documentos y materiales archivados se ordenarán en orden cronológico, y luego se clasificarán y etiquetarán los documentos y materiales del mismo proyecto.
3. Respete la combinación de presentación diaria y presentación de fin de año, presentación regular y presentación irregular, y haga una lista de acuerdo con el catálogo.
4. Si cada departamento necesita tomar prestados archivos relevantes, deben estar firmados por el responsable del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos. Sólo se pueden tomar prestados después de su aprobación. no permitido.
5. El personal de gestión de archivos debe cumplir con las normas de confidencialidad y realizar procedimientos de confidencialidad, especialmente la custodia de información importante como información personal de los empleados, fotografías de la empresa, etc., para garantizar la seguridad e integridad de los archivos.
6. La recepción y entrega de documentos deberá registrarse estrictamente de acuerdo con el sistema de gestión documental.
El diseño del tercer proceso
Según el directorio de archivos, clasifique los archivos que deben archivarse → organizar, ensamblar, catalogar → archivar → pedir prestado → borrar.
2. Sistema de gestión de material de oficina
El primer punto de gestión
1 Para fortalecer la gestión de material de oficina, estandarizar los procedimientos de gestión de material de oficina. y ahorre gastos de oficina, mejore la eficiencia de utilización.
2. El personal de administración de suministros de oficina es responsable del transporte y la gestión de los suministros de oficina. Tienen derechos y responsabilidades estrictos y no se les permite apropiarse indebidamente sin autorización.
3. El almacenamiento de material de oficina debe seguir el principio de "liquidación diaria y mensual, cantidades iguales de entrada y salida del almacén y estadísticas de inventario de fin de año".
4. A la hora de comprar material de oficina, debes comparar múltiples aspectos para garantizar la rentabilidad y la calidad, elegir lo mejor y gastar de forma razonable.
Artículo 2 Especificaciones del Sistema
1. La oficina administrativa es la única responsable de la compra, almacenamiento y distribución de materiales de oficina y del almacenamiento y registro de equipos de oficina.
2. La compra de material de oficina deberá seguir los siguientes procedimientos: Cada departamento deberá reportar a la oficina el material de oficina requerido antes del día 27 de cada mes. La oficina administrativa planificará de acuerdo a las necesidades de cada departamento. y la "Lista de liquidación de suministros de oficina" al final del mes Desarrollar un plan de adquisiciones basado en el inventario y el consumo reales de los artículos, y la compra solo se puede realizar después de la aprobación del jefe del departamento y la firma del Departamento de Finanzas. La adquisición de suministros de emergencia puede gestionarse de manera flexible según las condiciones reales, pero debe ser aprobada por el jefe del departamento.
3. Según la categoría de los artículos, registrar oportunamente los materiales de oficina, indicando el nombre, cantidad, especificaciones, precio unitario, tiempo de almacenamiento, etc. , para garantizar que las cuentas sean coherentes.
4. Los suministros de oficina solicitados por cada departamento deben distribuirse de manera oportuna y se deben mantener registros debido a circunstancias especiales, es urgente presentar la solicitud sin completar el formulario y el formulario debe estar disponible; completado en el tiempo después.
5. Nadie puede ingresar a la sala de administración de suministros de oficina sin permiso, y nadie puede apropiarse indebidamente de suministros de oficina sin permiso.
6. El gerente de material de oficina es responsable de enviar y recibir material de oficina para las personas que entran y salen.
7. La oficina debe establecer un libro mayor de los activos fijos de la empresa y realizar un estudio resumido cada año.
8. El administrador revisa periódicamente los suministros de oficina, verifica el inventario y se asegura de que las cantidades entrantes y salientes sean iguales.
Artículo 3 Diseño del Proceso de Gestión
Elaborar el plan de demanda para aprobar el registro y liberación del almacenamiento de adquisiciones.
Preparar planes de demanda, recopilar estadísticas sobre adquisiciones y realizar resúmenes de liquidación a final de mes.
3. Sistema de gestión de bibliotecas
El primer punto de gestión
1 Para proporcionar a todos un buen entorno de préstamo, gestionar rápidamente los procedimientos y estandarizar la biblioteca. gestión. .
2. Los bibliotecarios deben llegar al trabajo a tiempo en estricta conformidad con las regulaciones del sistema, brindar servicios adecuados y garantizar un proceso ordenado de préstamo y devolución.
3. Numerar los libros según sus categorías y realizar fichas de catálogo para que los empleados las consulten.
La segunda especificación del sistema
1. Cada departamento puede solicitar libros en función de las necesidades laborales reales.
2. Según las necesidades reales de cada departamento para la compra de libros, la oficina es responsable de comprar libros 1 o 2 veces por trimestre.
3. Clasifique todos los libros, coloque etiquetas de categoría y número de registro, indique la fecha de compra, autor, editorial y otros elementos necesarios.
4. Tomar prestados libros y devolverlos dentro del plazo prescrito; aquellos que no realicen los procedimientos de renovación a tiempo después de que expire el período de préstamo o no devuelvan los libros después de haber sido notificados serán sancionados según las normas. .
5. Los prestatarios deben cuidar bien los libros y no se les permite dibujar círculos, subrayados o garabatos en los libros. Si los libros se dañan gravemente o se pierden, se debe otorgar la compensación correspondiente y quienes los pierdan deben recibir una compensación completa.
6. El bibliotecario realizará un inventario de los libros con regularidad. Si faltan libros, averigüe por qué, informe al jefe del departamento y siga las instrucciones.
Artículo 3 Diseño del proceso de gestión
1. Proceso de adquisición: completar la orden de compra → aprobación → compra → registro de almacenamiento de libros.
2. Proceso de préstamo y devolución: Consultar la ficha del catálogo de la biblioteca → rellenar el formulario de préstamo → firmar en la tarjeta de la biblioteca → pedir prestado libros → renovar libros y rellenar el formulario de préstamo.
IV.Sistema de Gestión de Reuniones
El primer punto de gestión
1. Con el fin de mejorar la calidad de las reuniones, promover la comunicación efectiva, mejorar las capacidades de acción y luego estandarizar la gestión de reuniones.
2. Determinar la necesidad de la reunión en función de las circunstancias reales y específicas de la empresa.
3. Aclare el propósito de la reunión, organice el tiempo de manera razonable, sea pequeña pero precisa y preste atención al principio de alta eficiencia.
4. La persona a cargo de la reunión controla efectivamente la reunión y define los límites de si la reunión debe realizarse; mejorar la capacidad y el nivel del anfitrión de la reunión para controlar el proceso de la reunión para garantizar el cumplimiento real; efecto de la reunión.
5. De acuerdo con las regulaciones del sistema, la gestión de la reunión debe ser estricta y los participantes deben asistir a la reunión a tiempo y cumplir con la disciplina de la misma.
6. El organizador de la reunión evaluó la situación, aclaró los puntos clave de la reunión e hizo todos los preparativos.
Artículo 2 Especificaciones del sistema
1. Recopile temas de reuniones, recopile la información necesaria para la reunión en función de los temas seleccionados, planifique la hora y el lugar de la reunión y realice avisos de reunión.
2. El anfitrión de la reunión es responsable de la reunión y de mantener el orden, y el especialista administrativo es responsable de las actas de la reunión correspondiente.
3. Con base en los discursos de los participantes y asuntos relacionados, el comisionado administrativo levantará prontamente las actas o resoluciones de la reunión, las imprimirá y publicará.
4. Archivar todos los materiales escritos y electrónicos de las actas de las reuniones simultáneamente en orden cronológico.
5. Las actas de las reuniones son documentos confidenciales de la empresa y el custodio no podrá divulgarlas sin autorización. Si necesita revisarlo, deberá seguir estrictamente lo establecido en el sistema de gestión documental.
Artículo 3 Diseño del Proceso de Gestión
Antes de la reunión: Determinar los temas, preparar e informar los materiales necesarios para la reunión → Durante la reunión: Participar activamente y guardar el acta de la reunión → Después de la reunión: Organizar el acta de la reunión → Publicar → Archivar.
V. Sistema de Gestión de Limpieza e Higiene
El primer punto de gestión
1 Para crear un buen ambiente de trabajo, establecer la imagen de la empresa y asegurarla. la calidad de la gestión de limpieza e higiene transcurre sin problemas.
2. Según la normativa, el personal de limpieza debe completar todos los proyectos especificados y cumplir con los estándares de limpieza correspondientes.
3. El gerente de la oficina es la primera persona responsable de gestionar todos los proyectos de limpieza y mantener la higiene de vez en cuando.
Artículo 2 Especificaciones del sistema
1. Las áreas de limpieza incluyen: áreas de oficinas, baños, salas de conferencias, pisos y otras áreas incluidas.
2. Según el cronograma, la limpieza se realizará por turnos, siendo el personal administrativo el responsable de las inspecciones sanitarias.
3. Implantar un sistema de responsabilidad sanitaria. El gerente de la oficina es responsable de gestionar el saneamiento de todas las áreas de la oficina. Los estudiantes de turno harán toda la limpieza a tiempo y los supervisores brindarán la supervisión correspondiente de manera oportuna.
4. El administrador de la oficina debe mantenerse siempre limpio para garantizar la limpieza del piso, el suministro de té, la limpieza del baño y el suministro de papel higiénico.
5. Los estudiantes de turno deben completar todos los proyectos de limpieza dentro del tiempo especificado y completar el formulario de tareas de limpieza y saneamiento. El supervisor debe verificar y completar cuidadosamente el formulario de supervisión de limpieza y saneamiento.
6. Quienes no realicen la limpieza requerida serán sancionados según la normativa.
El diseño del tercer proceso
Organizar turnos de limpieza → Completar proyectos de limpieza → Completar la lista de tareas → Supervisar e inspeccionar → Completar el formulario de supervisión → El personal de oficina realiza el mantenimiento → Descubrir problemas → Realizar procesamiento.
6. Gestión de los asuntos diarios
(1) Gestión de la recepción
Artículo 1. La recepción de visitantes es una parte importante de los asuntos administrativos. Para que el trabajo de recepción sea estandarizado y ordenado y mantener la buena imagen de la empresa, se establecen requisitos específicos para el trabajo de recepción.
Artículo 2: Basado en los principios de iniciativa, entusiasmo y cortesía, el personal de recepción deberá ser generoso y cortés. De acuerdo con los requisitos de recepción, exíjase estrictamente, sea coherente en palabras y hechos y tenga etiqueta.
Artículo 3: El personal de recepción pregunta al visitante sobre sus intenciones, lo orienta para conocer a las personas que necesita conocer y le proporciona té para realizar una serie de tareas de seguimiento.
El cuarto diseño del proceso: recibir visitantes → preguntar sobre su propósito y la persona que necesitan encontrar → notificar al entrevistado → dirigir la reunión → servir té → despedirse → limpiar después de que los invitados se vayan.
(2) Envío y recepción de periódicos y publicaciones periódicas
Artículo 1 El director de la oficina deberá suscribirse a periódicos y publicaciones periódicas de acuerdo con las necesidades reales de la empresa, formular planes y presupuestos y estar responsable de gestionar los procedimientos de suscripción pertinentes.
Artículo 2 El director de la oficina es responsable de recoger los periódicos todos los días y colocarlos en los estantes de lectura pública. Los periódicos y publicaciones internas se pueden leer a voluntad, pero no se permite sacarlos de la empresa ni romperlos y devolverlos a su lugar original después de leerlos.
Artículo 3: Nadie podrá apropiarse indebidamente de las publicaciones internas de la empresa para otros fines sin autorización.
El cuarto periódico se cambia semanalmente y todos los periódicos se procesan trimestralmente.
Artículo 5 Diseño de procesos: Enviar y recibir periódicos y publicaciones periódicas → organizar → colocar estantes de información → limpiar periódicamente.
(3) Gestión logística
El artículo 1 es implementar concienzudamente los diversos sistemas de la empresa, aprovechar al máximo y movilizar el entusiasmo y la iniciativa de los empleados, e implementar estrictamente este sistema de acuerdo con la situación real.
Artículo 2 La gestión logística se divide en gestión diaria de limpieza e higiene y gestión del resumen de registro de asistencia.
Artículo 3: El personal de oficina es responsable de la supervisión y mantenimiento diario de la limpieza e higiene, y recuerda a los estudiantes y supervisores de turno que realicen el trabajo correspondiente en tiempo y forma.
El cuarto es instarles prontamente a completar a tiempo el formulario de registro de tiempo fuera de la oficina de acuerdo con la situación del personal fuera de la oficina, y completar con sinceridad el tiempo y los motivos de la ausencia. excursión.
Artículo 5: El personal de la oficina realizará estadísticas sobre el tiempo de trabajo fuera de la oficina una vez por semana y realizará estadísticas resumidas sobre la asistencia cada dos semanas. Al final del mes, la asistencia total se resumirá en función del registro de tiempo fuera del trabajo.
Artículo 6 Diseño de Procesos: Supervisión → Revisión Veraz → Registro Sumario → Informes.
(4) Gestión de la publicidad cultural
El artículo 1 es responsable de la publicidad y la implementación de las actividades culturales internas de la empresa, y también es responsable de la publicidad y el mantenimiento externos de la empresa.
En segundo lugar, recopilar y procesar información de manera oportuna y transmitirla según sea necesario.
Artículo 3: Prestar atención a las políticas y regulaciones nacionales, registrar los desarrollos de políticas de manera oportuna y preparar informes de estudio.
Artículo 4: recopile materiales de aprendizaje relacionados con el trabajo para enriquecer el conocimiento de todos y adjunte recibos para realizar un seguimiento del progreso.
El diseño del quinto proceso: obtener fuente de información → editar → publicar → estudiar → archivar.
(5) Otros asuntos.
La primera producción de tarjetas de visita, envío y recepción de faxes y otros asuntos.
Artículo 2: Responsable de la impresión y copia de los documentos de la empresa.
El artículo 3 se encarga del mantenimiento de árboles, flores y césped.
Artículo 4: Asistir a otros departamentos para completar otras tareas asignadas por los superiores.