Sistema de gestión ofimática
Sistema de gestión ofimática
1. Finalidad
Fortalecer la gestión del sistema ofimático (OA) de la empresa y garantizar que el sistema pueda aplicarse de forma eficaz y segura. y operación confiable, estas normas de gestión están especialmente formuladas.
2. Responsabilidades
2.1 Departamento de Tecnologías de la Información
2.1.1 es el departamento de gestión del sistema ofimático (OA), responsable de inspeccionar, guiar y Evaluar el uso, funcionamiento y confidencialidad del sistema OA.
2.1.2 Responsable de determinar la solución técnica del proceso, determinar el proceso a implementar y solidificarlo en el sistema OA, mejorar y ajustar el proceso OA de acuerdo a los cambios de personal, instituciones, autoridad de aprobación, y responsabilidades.
2.1.3 Responsable de la operación y mantenimiento del sistema OA y del respaldo de la información.
2.2 El Centro de Recursos Humanos es responsable del suministro oportuno de la información de los usuarios.
2.3 El centro de gestión es responsable de la revisión de los nuevos procesos de establecimiento y ajuste (formularios) de OA. Los procesos de formularios aprobados son configurados y liberados en el sistema por el Departamento de Tecnología de la Información.
3. Gestión del proceso de formulario
3.1 Después de que el departamento de aplicación de configuración (ajuste) del proceso discute y confirma la nueva organización propuesta del proceso (ajuste) (formulario) involucrada, el proceso "OA" Formulario Nuevo/Modificar formulario de solicitud", los procesos importantes deben informarse a los líderes de la empresa para su aprobación.
3.2 El Departamento de Tecnología de la Información establece o ajusta el proceso (formulario) en el sistema OA con base en las opiniones de revisión del "Formulario de Solicitud de Nuevo/Modificación del Formulario de Proceso OA" o las instrucciones de los líderes de la empresa, y lo publica.
3.3 Una vez iniciado el proceso fijo de OA, si no hay disposiciones especiales en el proceso del formulario, el siguiente procesador de nodo debe procesarlo dentro de las 24 horas posteriores a la recepción de la tarea pendiente. Si surge alguna pregunta en algún momento del proceso, el iniciador también debe responder dentro de las 24 horas.
3.4 Si el responsable se encuentra en un viaje de negocios, de licencia o en otras circunstancias especiales y no puede someterse al procesamiento colaborativo a tiempo, puede gestionar el asunto con antelación mediante la creación de un agente en colaboración.
3.5 Cuando las personas con permisos de nodo de "Aprobación" y "Revisión de formulario" están procesando el proceso, todas las operaciones excepto "Aceptar" (leer, no estar de acuerdo, revertir, terminar, reducir firma, modificar texto, revocación, revisión fallida, pendiente, guardado como borrador) todos deben tener opiniones claras, por ejemplo, un simple procesamiento de "lectura" se considera "de acuerdo", y las consecuencias derivadas de ello son responsabilidad del controlador del nodo si la autoridad del nodo es colaboración; y otras autoridades, si la opinión es "en desacuerdo, revertir, cancelar, reducir la firma, suspender temporalmente" durante el proceso de procesamiento, también se debe indicar el motivo.
3.6 Para las preguntas planteadas en el formulario, el personal de los nodos relevantes debe tener respuestas claras y decidir si cancelar y reiniciar en función de la situación real.
4. Gestión de usuarios
4.1 Todos los usuarios legales a quienes la empresa les ha asignado cuentas del sistema de automatización de oficina (OA) tienen nombres de usuario y contraseñas únicos. Dado que la contraseña inicial es la misma, el usuario debe cambiarla lo antes posible después de iniciar sesión. No se permite el uso de combinaciones simples de números arábigos consecutivos como "123456" como contraseñas. Los usuarios que necesiten restablecer sus contraseñas debido a que las olvidaron deben solicitarla al jefe de departamento o al administrador designado por el jefe, y el solicitante recibirá la contraseña restablecida.
4.2 Si un empleado renuncia, el Centro de Recursos Humanos deberá notificarlo inmediatamente al Departamento de Tecnología de la Información y cerrar la cuenta de usuario del empleado inmediatamente.
5. Gestión de la Información
5.1 El procesamiento de los diversos documentos oficiales involucrados en el sistema ofimático (OA) debe cumplir estrictamente con los diversos sistemas de documentos oficiales del país y de la empresa. El principal responsable de cada unidad debe controlar estrictamente los documentos, avisos, informes y otros contenidos difundidos y publicados en el sistema de ofimática (OA), y los principales problemas deben informarse a los líderes de la empresa de cada unidad; monitorear la información liberada por la unidad en el sistema Responsable de la confiabilidad y seriedad.
5.2 Para todo tipo de documentos oficiales en formato electrónico que hayan sido circulados y publicados en el sistema ofimático (OA), la validez de los documentos oficiales electrónicos de la empresa es equivalente a la validez del original en papel de la empresa. documentos y otros documentos oficiales.
6. Seguridad y confidencialidad del sistema
6.1 La empresa implementa un sistema de responsabilidad de liderazgo de unidad para la seguridad del sistema, y los jefes de cada departamento son responsables de la confidencialidad y seguridad de el sistema de oficina de la unidad. El sistema de oficina rastrea y registra todo el proceso de procesamiento de documentos, y cada usuario es responsable de su propia responsabilidad.
6.2 Todos los usuarios del sistema de ofimática (OA) deben leer y utilizar la información proporcionada por el sistema de acuerdo con los permisos prescritos, y no deben robar las cuentas de usuario de otras personas, interferir con otros usuarios ni dañar servicios del sistema. Las contraseñas de los usuarios del sistema OA deben cambiarse con frecuencia y mantenerse en secreto. No está permitido pedir a otros que usen o ingresen contraseñas en su nombre. Si la contraseña se pierde o es robada, el usuario será responsable.
6.3 Todo el personal que pueda iniciar sesión en el sistema debe cumplir con las disposiciones pertinentes del "Sistema de Confidencialidad de la Compañía" para archivos, materiales y toda otra información en el sistema.
7. Mantenimiento y copia de seguridad del sistema
7.1 Para garantizar la estabilidad y seguridad del sistema, todos los departamentos deben tener requisitos más estrictos para la gestión diaria de la oficina informática de los empleados. Cualquiera que viole las normas de la empresa ". Sistema de Gestión Informática" El personal especificado será sancionado.
7.2 El administrador de OA de la empresa debe administrar periódicamente el servidor del sistema OA, administrar de forma segura el disco duro, la base de datos, los archivos, etc. en el servidor y realizar copias de seguridad periódicas de los datos del sistema. Los volcados fuera del sitio deben realizarse periódicamente para evitar la pérdida de datos.
7.3 La ubicación de almacenamiento de datos de la base de datos de respaldo debe estar equipada con instalaciones a prueba de fuego, calor, humedad, polvo, antimagnético, antirrobo y otras instalaciones.
8. Responsabilidad y Evaluación
8.1 Con el fin de garantizar la seguridad del hardware, software y la información del sistema ofimático (OA) y garantizar el normal funcionamiento del sistema, todos los usuarios deben cumplir con estas medidas de gestión, los infractores asumirán las responsabilidades correspondientes según las circunstancias.
8.2 La información publicada en el área de discusión relacionada con el trabajo de los departamentos relevantes será respondida por el responsable del departamento correspondiente. Se recopilará y recopilará información relacionada con el trabajo del grupo o de cada sucursal. organizado por la oficina del grupo o la oficina de cada sucursal. Después de la investigación por parte del líder, se hará una respuesta o anuncio al personal correspondiente.
8.3 No se permite a nadie publicar comentarios, fotografías y otra información que perturbe el orden público y dañe la imagen de la empresa en cualquier área del sistema ofimático (OA). Los infractores serán sancionados en consecuencia. las circunstancias.
8.4 El Departamento de Tecnología de la Información es el departamento de gestión del sistema ofimático (OA) y tiene la facultad de supervisar la liberación de información del sistema y la estandarización del procesamiento de procesos. Para cambios y ajustes de personal y organizaciones en circunstancias normales, después de recibir la información de confirmación, la información y los ajustes del proceso relacionados se completarán dentro de 1 día hábil; para los cambios y ajustes que involucran autoridad y responsabilidades, los ajustes y ajustes del proceso se completarán dentro de 2 días hábiles; días completo.
8.5 El Departamento de Tecnología de la Información es responsable de realizar inspecciones aleatorias sobre el estado de operación y procesamiento de los nodos del sistema de oficina de OA al menos una vez por trimestre. Por violaciones y conductas de horas extras descubiertas durante la inspección, se aplicarán las sanciones correspondientes. impuestas según las circunstancias.
8.6 La revisión y procesamiento del contenido del proceso implementa un sistema de control y responsabilidad nivel por nivel. El responsable del departamento iniciador es directamente responsable del contenido del proceso y el líder a cargo es el responsable. para el liderazgo. Si existen errores en el contenido del proceso iniciado o si es rechazado por el líder, se investigarán las responsabilidades que correspondan según las circunstancias. Los errores de operación comercial del iniciador específico serán responsables por el propio departamento según las circunstancias.
8.7 Por las responsabilidades anteriores, el responsable será sancionado según el “Sistema de Gestión de Procesos Ticket Rojo y Blanco” según las circunstancias. Quienes causen pérdidas a la empresa por infracción de la normativa serán sancionados según el "Sistema de Recompensa y Castigo a los Empleados" dependiendo de la gravedad de la pérdida.
Reglamento de Gestión de Operaciones del Sistema Ofimático OA
1. Finalidad
Con el fin de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, reducir y ahorrar costos de manera efectiva, acelerar la construcción. de ofimática, y proteger documentos y todo tipo de información la transmisión es rápida y fluida. Esta normativa se formula de acuerdo a la situación real de la empresa.
2. Ámbito de aplicación
2.1 La presente normativa se aplica a la gestión de la ofimática en todos los departamentos del grupo, en todas las sociedades holding y en cada empresa comercial (centro logístico).
2.2oLos usuarios del sistema son designados provisionalmente como personal de los distintos departamentos del grupo, de cada empresa comercial (centro logístico) y de los directivos de cada holding.
3. Responsabilidades de los departamentos relevantes
3.1 La oficina del grupo es responsable de la producción, entrega, supervisión de documentos y el archivo y presentación de informes de una pequeña cantidad de documentos en papel.
El documento oficial electrónico enviado deberá tener cabecera y cuerpo de expediente que cumplan con la normativa.
3.2 El Departamento de Recursos Humanos del Grupo es responsable de cooperar con el Departamento de Tecnologías de la Información de la Oficina del Grupo para registrar y dar de baja a los usuarios de oA.
3.3 El Departamento de Tecnología de la Información de la Oficina del Grupo es responsable de la formación en tecnología operativa del sistema oA, el mantenimiento y gestión de los equipos operativos del sistema oA y la conservación de documentos electrónicos.
3.4 Los departamentos y responsabilidades del personal de cada holding y de cada empresa de ventas (centro logístico) se pueden implementar por referencia.
4. Envío y recepción de documentos
4.1 Diversos documentos oficiales emitidos e informados por la empresa del grupo y varios departamentos y empresas (incluidos documentos, convocatorias de reuniones, anuncios, sesiones informativas, información, etc.) ) En principio, el sistema ofimático (oA) se utiliza para enviar los documentos. En circunstancias especiales, si es necesario imprimir documentos en papel, se debe informar al grupo o al líder responsable para su aprobación.
4.2 Los documentos oficiales de la empresa del grupo y otros documentos oficiales que deben emitirse aún se redactan, revisan y emiten de acuerdo con el proceso original. Se numeran, producen, escanean y envían de manera uniforme. las unidades receptoras y las personas que utilizan OA por parte de la oficina, y de acuerdo con el En realidad, es necesario imprimir varias copias para archivar y generar informes.
4.3 Los documentos oficiales electrónicos deben ser registrados y firmados por quien los redacta, revisa y emite.
4.4 Todos los usuarios de oA deben iniciar sesión en el sistema oA a tiempo para ver los archivos cada mañana y tarde después del trabajo, y mantener siempre el sistema oA en un estado "en línea" para garantizar una comunicación e información fluidas. Si se encuentra en un viaje de negocios o viaja por un tiempo prolongado, deberá designar un agente de documentos oficiales autorizado para manejarlo.
4.5 Después de enviar el documento electrónico, el personal debe verificar la recepción del documento oficial de acuerdo con la prioridad del documento oficial, instar y supervisar el procesamiento, y comunicarse con el personal relevante de manera oportuna si se encuentran problemas.
4.6 Cada departamento del grupo, cada holding y cada empresa de ventas (centro logístico) debe establecer un sistema de gestión del sistema oA y designar personal dedicado que será responsable de la gestión de los archivos del sistema oA.
5. Alta y baja de usuarios
5.1 Para el personal nuevo que esté calificado para utilizar el sistema OA en la sede, el Departamento de Recursos Humanos presentará el nombre del personal, unidad, puesto, etc. en el plazo de un día laborable. La información se envía al Departamento de Tecnologías de la Información de la oficina del grupo, que deberá completar la configuración del ordenador y el registro del usuario en el plazo de una semana. Antes de renunciar, los usuarios de oA en la sede deben acudir al Departamento de Tecnología de la Información de la oficina del grupo para completar los trámites de entrega de computadora y cancelación de oA antes de completar los trámites de renuncia.
5.2 Todas las empresas holding y participantes y cada empresa de ventas (centro logístico) cuentan con personal recién contratado que está calificado para utilizar el sistema oA. Las empresas holding y participantes y cada empresa de ventas (centro logístico) notificarán al. El personal del personal dentro de los dos días hábiles debe informar la información básica como nombre, unidad, puesto, etc. al Departamento de Recursos Humanos del Grupo, que luego la enviará al Departamento de Tecnología de la Información de la Oficina del Grupo para su registro. Antes de renunciar, los usuarios de oA de sociedades anónimas y empresas de ventas (centros logísticos) deben presentarse ante el departamento de recursos humanos del grupo para su presentación, y el departamento de tecnología de la información de la oficina del grupo debe manejar los procedimientos de cancelación de oA antes de que puedan pasar por los procedimientos de renuncia. .
5.3 Todos los departamentos del grupo, cada holding y cada empresa comercial (centro logístico) deberán gestionar razonablemente el acceso informático a los usuarios de OA que no dispongan de ordenadores dedicados.
6. Seguridad y mantenimiento del sistema
6.1 Los servidores de red de la empresa del grupo, de cada holding y de cada empresa comercial (centro logístico) deberán permanecer siempre online durante el horario laboral, oA sistema Mantenga siempre condiciones normales de funcionamiento. Establezca un registro de funcionamiento del servidor y guárdelo durante más de 30 días. ,,
6.2 El Departamento de Tecnología de la Información de la Oficina del Grupo debe designar un administrador que será responsable de la carga de archivos y el mantenimiento del sistema. Toda la información de configuración debe ser mantenida confidencial por el personal designado. Los administradores de sistemas deben desinfectar periódicamente los sistemas de red y establecer firewalls para evitar la intrusión de piratas informáticos y garantizar la seguridad del sistema.
6.3 Los documentos confidenciales no se ingresarán en el sistema oA y se procesarán de acuerdo con el método de circulación de documentos oficiales existente. Los documentos electrónicos se enviarán estrictamente de acuerdo con el alcance de su emisión y la aprobación del alcance; de emisión se sigue llevando a cabo de acuerdo con las normas pertinentes de gestión de documentos oficiales de la empresa del grupo.
6.4 Todos los sistemas oA deben conservar bien las contraseñas de los usuarios y no las revelarán a voluntad a personal irrelevante.
7. Compartir y archivar archivos
7.1 La oficina del grupo debe limpiar los archivos desde que se estableció la empresa, eliminar los archivos confidenciales e inválidos y almacenar todos los archivos prácticos en el sistema oA. Publicado en Internet para que los usuarios lo aprendan y utilicen.
7.2 La oficina del grupo organiza los documentos oficiales electrónicos en el sistema OA una vez al año, los graba en CD y los almacena en los archivos del grupo.
8. Disposiciones complementarias
8.1 Estas regulaciones se implementarán a modo de prueba a partir del 1 de enero de 20xx, y las regulaciones originales pertinentes se abolirán al mismo tiempo.
8.2 Durante la operación de prueba, además de utilizar el sistema OA para manejar el envío de archivos y la comunicación de información, la empresa también implementará gradualmente procesos de oficina automatizados para lograr una oficina verdaderamente sin papel y acelerar el desarrollo científico de la empresa. gestión y construcción de sistemas empresariales modernos.
8.3 Todos los departamentos del grupo, todas las sociedades holding y cada empresa de ventas deben informar los problemas, opiniones y sugerencias encontradas durante la implementación de la prueba a la oficina del grupo de manera oportuna para que estas regulaciones puedan ser revisadas. .