Lema de prioridad
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En “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, el autor habla de un hábito laboral. Significa hacer las cosas primero, aclarar prioridades y comprender qué es más importante y qué no.
Esta es también la razón por la que algunas personas parecen estar ocupadas todo el día pero no obtienen resultados. La razón de esto puede ser que aunque estoy ocupado todos los días, lo que hago no es importante.
La ejecución es muy importante, pero si simplemente la ejecutas a ciegas, no podrás saber qué es lo más importante. Con el tiempo se convertirá en un callejón sin salida y no podrás vivir esta vida aunque hayas puesto mucho esfuerzo.
Hoy aprenderemos a identificar las actividades de las tareas más críticas y evitar perder el tiempo en cosas sin importancia.
En "Los siete hábitos de las personas altamente efectivas", el autor describe el concepto de los "cuatro cuadrantes críticos de emergencia". La clave es gestionar el tiempo y las tareas basándose en una orientación de "importancia".
La importancia generalmente está relacionada con objetivos clave. Cualquier cosa que ayude a alcanzar objetivos personales y haga nuestra vida más colorida es importante.
Sin embargo, estas cosas no suelen ser suficientes para atraernos u obligarnos a hacerlo. En términos generales, las personas tienden a responder inmediatamente a las necesidades urgentes, pero pueden posponer las cosas importantes.
Las emergencias urgentes suelen estar relacionadas con situaciones inesperadas, por lo que debes afrontarlas de inmediato. Por ejemplo, si suena tu teléfono celular, no importa lo que estés haciendo ahora, tienes que dejar tu trabajo para contestar o colgar.
Los asuntos urgentes suelen ser obvios y no se pueden posponer. Puede ser algo divertido e interesante, pero no necesariamente importante.
Combinando los dos factores de importancia y urgencia, podemos dividir todo lo que hay que hacer en los siguientes cuatro cuadrantes.
El cuadrante 1 es un asunto importante y urgente que generalmente requiere que usted lo aborde de inmediato. A menudo, estas cosas se denominan "problemas" o "crisis".
La principal presión en el trabajo proviene de las tareas del Cuadrante 1, que consumen la mayor parte de tu tiempo y energía.
Las personas en el cuadrante 1 enfrentan crisis todo el día, sus mentes están llenas de problemas y están ocupadas lidiando con diversas tareas urgentes.
Si se concentra demasiado en una sola transacción, su alcance crecerá y eventualmente consumirá todo su tiempo y energía.
El segundo cuadrante es muy importante, no urgente. Estas cosas son muy importantes y pueden marcar una gran diferencia en nuestras vidas, pero a menudo se ignoran porque no son lo suficientemente urgentes.
Las cosas en el segundo cuadrante incluyen construir relaciones interpersonales, escribir declaraciones de misión, planificar objetivos a largo plazo, preparar y prevenir con anticipación, o aumentar el conocimiento y mejorar las habilidades a través de la lectura y el aprendizaje.
Algunas tareas pueden no parecer urgentes, pero tienen impactos de gran alcance. Si no se maneja de manera ordenada, puede convertirse en un asunto importante y urgente en cualquier momento.
Invertir más tiempo en el segundo cuadrante mejorará nuestra capacidad de acción. Ignorar este cuadrante puede llevar a una expansión del Cuadrante 1, lo que puede provocar estrés, agotamiento y crisis más profundas.
Algunas personas en el cuadrante 3 dedican la mayor parte de su tiempo a cosas urgentes pero sin importancia, pero creen que están comprometidas con cosas importantes.
El tercer cuadrante es casi una ilusión del cuadrante 1, y la atmósfera de urgencia crea la ilusión de importancia. De hecho, incluso si estas cosas son importantes, también lo son para los demás.
Las personas en este cuadrante confunden las emergencias con la importancia y están ocupadas lidiando con emergencias que consideran muy importantes durante todo el día.
La razón más fundamental es que no puedes distinguir qué es lo más importante, tus esfuerzos no han obtenido el mayor retorno y te has agotado.
El cuarto cuadrante está reservado para cosas que no son ni urgentes ni importantes. Este es un cuadrante de desperdicio, trate de no hacer nada en este cuadrante.
Es muy irresponsable dedicar la mayor parte de tu tiempo a la tercera y cuarta cosas. Porque no importa si el tiempo es corto o no, lo secundario será secundario después de todo.
Aunque no debes perder el tiempo en este cuadrante, a veces te agotan los cuadrantes 1 y 3, por lo que vienes al cuarto cuadrante para relajarte un poco.
Por lo general, este tipo de tarea será relativamente simple y fácil, y puede usarse como una adaptación apropiada al trabajo ocupado, pero no podemos permitirnos hacerlo durante mucho tiempo, porque eso puede involucrarnos profundamente.
Los cuatro cuadrantes de importancia y urgencia pueden ayudarnos a ver cómo la importancia y la urgencia afectan nuestras acciones, y permitirnos ajustar nuestros patrones de comportamiento en función de ello.
Las personas generalmente se sienten atraídas por el Cuadrante 1 y dedican mucho tiempo a cosas importantes y urgentes, pero la clave es: ¿estás en el Cuadrante 1 por urgencia o importancia?
Tenemos que lidiar con dos factores en la vida: urgencia e importancia. Pero en nuestras decisiones cotidianas, uno de estos factores suele dominar.
Si domina la urgencia y cuando la importancia disminuye, la gente caerá en el tercer cuadrante: la zona trampa.
Pero si domina la importancia, cuando la urgencia disminuye, la gente pasa al segundo cuadrante: la zona de promoción.
La gente está acostumbrada a atravesar las crisis a toda prisa, por lo que nos volvemos dependientes de ellas porque pueden dar a las personas una sensación de entusiasmo y energía.
Responder a las crisis puede hacernos sentir útiles y realizados, y también puede darnos el placer temporal de resolver acontecimientos urgentes e importantes.
En la sociedad actual se espera que las personas estén ocupadas porque si lo están, son importantes, y si no, casi nos da vergüenza admitirlo.
Pero si el asunto no es importante, su urgencia se convertirá en un factor muy importante, lo que nos hará tratar involuntariamente asuntos urgentes.
Con el tiempo, esto nos hará pensar erróneamente que las cosas urgentes son cosas importantes y lidiar con las cosas urgentes una tras otra sin pensar si estas cosas son realmente importantes.
A medida que pasa el tiempo, estas "importancias" traídas por el sentido de urgencia desaparecerán gradualmente, y la gente recordará esas tareas importantes que han sido archivadas con una sensación de pérdida, y finalmente descubrirán que se han vuelto esclavos del tiempo.
Simplemente hacer más y más rápido sólo puede curar los síntomas, pero no la causa raíz. Esta es una forma más rápida de hacer cosas sin importancia y la raíz del problema es no poner las cosas importantes en primer lugar.
Aunque las personas altamente efectivas también enfrentan crisis y situaciones que requieren atención inmediata, tales eventos ocurren relativamente raramente.
Porque la mayor parte del tiempo se centrarán en asuntos del segundo cuadrante, es decir, dedicarán más tiempo a la prevención y promoción.
Entienden que, en realidad, muchas cosas importantes se vuelven urgentes porque han sido pospuestas o no han sido prevenidas y planificadas adecuadamente.
No esperan hasta que se desarrolle una crisis o un problema para prestar atención. En cambio, abordan asuntos importantes antes de que se vuelvan urgentes.
En otras palabras, las personas eficientes dedicarán más tiempo a la preparación, prevención, planificación y fortalecimiento de sus capacidades, reduciendo así el tiempo de emergencia en el Cuadrante 1.
Estar orientado a la importancia es la clave para hacer las cosas. No solo puede ahorrar el tiempo perdido debido a la ceguera del afán de éxito, sino que también puede utilizarse eficazmente en las actividades de crecimiento del segundo cuadrante.
La vida real no está tan claramente definida como los cuatro cuadrantes, y no nos resulta fácil distinguir a qué cuadrante pertenece.
Y en el trabajo real, también es ineficiente preocuparse siempre por a qué categoría pertenece un evento.
A qué cuadrante pertenece una cosa o tarea no es particularmente crítico. La clave es dónde, la ubicación determina la prioridad de hacer las cosas.
Entonces, en nuestra aplicación real, podemos usar diagramas de coordenadas en lugar de diagramas de cuadrantes y ubicaciones aproximadas en lugar de clasificaciones específicas.
Esto nos permitirá completar nuestro análisis de priorización de incidentes de manera más efectiva y guiar mejor nuestras acciones.
# # #Dos formas de hacer una matriz de actividades
Se puede hacer una matriz de actividades materializada usando una pizarra y notas adhesivas. Comience dibujando los ejes básicos en una pizarra y luego complete las tareas con notas adhesivas.
La matriz de actividad digital se puede producir utilizando un software de presentación (Keynote, PPT). La ventaja de la digitalización es que es fácil de modificar y guardar, no está limitada por el espacio y se puede crear de forma ilimitada.
Hagamos juntos una matriz de actividades prioritarias.
Primero dibuja el eje de coordenadas y luego etiqueta los niveles de los factores. En la matriz de gestión del tiempo, utilizamos la importancia y la urgencia como dos factores de análisis clave.
En términos de importancia, la importancia es la más alta y la menor es la más baja. En términos de urgencia, la urgencia es la más alta y la indulgencia la más baja.
He dicho antes que no es tan fácil distinguir a qué cuadrante pertenecen las cosas en la realidad, y no necesitamos hacer la distinción tan claramente.
Así que dividimos el grado de los factores en tres niveles, es decir, añadimos un grado "moderado" entre importante y menor, entre urgente y flojo.
Esto forma una matriz de 9 retículos. Las cosas en la posición superior representan un mayor grado de importancia y las cosas en la posición correcta representan un mayor grado de urgencia.
Por último, resalta la gama con un bloque de color. Las secciones azules son las cosas importantes en las que debes concentrarte. La parte roja es donde debes recordarte que no debes caer en la trampa de estar ocupado.
Antes de completar el contenido, podemos clasificar aproximadamente los objetos del contenido y usar notas de diferentes colores y formas para distinguir los objetos de la tarea.
Por ejemplo, las notas azules representan asuntos laborales y las notas verdes representan asuntos familiares. Las notas cuadradas representan tareas únicas, mientras que las notas redondas representan tareas recurrentes.
Después de determinar el marco básico y el tipo de tarea, puede comenzar a completar el contenido. Primero escribe la nota y luego organiza la ubicación. Después de hacerlo rápidamente, piénselo de nuevo y ubíquese.
Recuerde, la matriz de actividades es principalmente para análisis, por lo que no importa si completa muchas actividades sin importancia, porque este paso es solo para reconocer si estas actividades son importantes, no para hazlos.
Selecciona tareas importantes de la matriz de actividades y muévelas a tu lista de programación. Ponga las cosas importantes en la agenda, de lo contrario siempre estarán amontonadas en un rincón.
La matriz de actividades puede ayudarnos a determinar qué es importante, y el cronograma puede ayudarnos a priorizar asuntos y plazos.
Cuando movemos eventos importantes en la matriz de actividades a la lista de agenda, en realidad es una secuencia y fecha límite para eventos importantes.
La clave para hacer las cosas no es la clasificación, sino el orden de importancia. Necesitamos una orden que pueda decirnos claramente qué es "importante en este momento".
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La matriz de actividades prioritarias es una herramienta analítica para la gestión del tiempo. Cuando dominas este cuadro de coordenadas de gestión del tiempo, en realidad dominas una forma de pensar.
Puedes intentar analizar cualquier cosa mediante un gráfico. Por supuesto, primero hay que definir un tema y luego identificar los dos elementos clave del tema.
Si estás interesado en los cuatro cuadrantes, puedes aprender sobre la Matriz de Boston, el Test de Personalidad del Disco y los cuatro cuadrantes del flujo de caja.
Estos son modelos de pensamiento de cuatro cuadrantes muy interesantes, y hablaremos de algunos de ellos más adelante.
Este es el contenido completo de este artículo del microcurso. Gracias por mirar.