¿Cuáles son los 6 puntos básicos a los que hay que prestar atención en la etiqueta de recepción en la oficina?
¿Cuáles son los 6 puntos básicos a los que hay que prestar atención en la etiqueta de recepción en la oficina?
La etiqueta es el código moral mínimo que el ser humano debe respetar para mantener una vida normal en la sociedad A continuación, he recopilado para ti los 6 puntos básicos a los que debes prestar atención en la etiqueta de la recepción en la oficina.
1. Detalles de etiqueta de recepción: actitud amigable
Si estás escribiendo, debes detenerte inmediatamente. Incluso si estás hablando por teléfono, debes hacerlo. Sonríe y asiente con la cabeza al visitante, pero no es necesario levantarse inmediatamente para saludar a los invitados, ni darles la mano.
Al saludar a los invitados, debes asentir y sonreír. Deberíamos ser aún más cordiales al recibir a antiguos clientes.
Cuando los invitados se vayan, despídete solemnemente. No importa lo ocupado que estés, no olvides despedirte al final. Llamar a la otra persona por su nombre creará una buena impresión, por eso es importante recordar la apariencia y el nombre del visitante.
2. Detalles de etiqueta de recepción: Invitados no invitados
Cuando un huésped venga de visita sin cita previa, no respondas directamente si la persona que busca está o no. En su lugar, dígale a la otra parte: "Voy a ver si está aquí". Al mismo tiempo, pregúntele cortésmente: "¿Para qué quiere verlo si la otra parte no le informa?". nombre, debe preguntar claramente y tratar de hacer un juicio completo a partir de la respuesta del invitado. ¿Se le puede permitir reunirse con sus colegas?
Cuando extraños vengan de visita, asegúrese de preguntar su nombre y el nombre de la empresa o unidad. Generalmente puedes preguntar: ¿Cuál es tu apellido? ¿De qué empresa eres?
No presentes visitantes sin el consentimiento de tu jefe. Incluso si los visitantes vienen con una cita previa, primero deben notificar a sus superiores (contactarlos por teléfono o presentarse personalmente) y esperar instrucciones. Sin una cita, no puedes presentar invitados sin autorización, incluso si crees que tu jefe definitivamente los recibirá.
3. Detalles de etiqueta de recepción: aceptar tarjetas de presentación
Al recibir tarjetas de presentación, debes usar ambas manos para mostrar respeto. Después de recibirlas, no debes mirarlas con desdén. Colócalos o dóblalos en tus manos.
Al recibir una tarjeta de presentación, confirme el nombre de la otra parte, el nombre de la empresa, etc. que figuran en la tarjeta de presentación. Si ves un apellido que es difícil de pronunciar, no lo leas al azar. Debes preguntarle a la otra persona.
Detalles de etiqueta de recepción: identidad del huésped
Es necesario saber de antemano si el jefe está dispuesto a recibir algún visitante en cualquier momento, o prefiere depender de la situación en general. , los invitados se pueden dividir en varias categorías: clientes, socios de trabajo, familiares, parientes, amigos personales y otros.
A falta de reserva, normalmente se puede seguir el orden anterior para decidir cuál viene primero.
Si el visitante es muy importante, no te interpongas en tu camino.
4. Detalles de etiqueta de recepción: negarse a reunirse.
Si su jefe está ausente o no puede ser contactado en este momento, debe explicar el motivo al visitante importante y expresarle que lo hará. Tome la iniciativa de contactar o ayudar a concertar otra cita. Si la otra parte está de acuerdo, debe solicitarle su dirección postal y hora de contacto.
No confirmes tu nueva hora de cita sin la aprobación de tu jefe. Lo mejor es decirle al visitante: "¿Puedo volver a llamarte para confirmar la hora de la cita?". Si el visitante viene a causar problemas sin razón y amenaza al jefe, debes bloquear al visitante categóricamente.
Detalles de etiqueta de recepción: esperar a los invitados
Si no puedes bajar las manos por un tiempo, o tu jefe no puede recibir invitados por un tiempo, debes tomar la iniciativa de saludar a los invitados para evitar que se sientan excluidos. Si un huésped llega temprano, es razonable pedirle que espere.
Pídale a la otra parte que se siente en un lugar adecuado. La sala de recepción generalmente debe preparar algunos periódicos y revistas. Lo mejor es preparar materiales promocionales que presenten la organización, la historia, el propósito y el alcance del servicio de la empresa. invitados leer.
Los invitados deben sentarse a cierta distancia de su asiento para que no vean los documentos que hay sobre su escritorio cuando usted abandone su asiento.
5. Detalles de etiqueta de recepción: guiar el camino
Prestar atención al ritmo de los invitados a la hora de abrir el camino. Puedes decir: "Por favor, ve por este camino". Cuando llegues a la esquina, debes hacer una pausa, indicar la dirección con las manos y decirle al huésped: "Por favor, ve por este camino". sube primero y bájate primero. Después de presionar el botón, indique a los invitados que entren primero: "Por favor, suban al ascensor". "Por favor, bájense del ascensor".
”
Al abrir y cerrar la puerta, tenga cuidado de no cruzar las manos ni abrir la puerta con las manos detrás de la espalda. Si la manija está a la derecha, use la mano izquierda para abrirla. si está a la izquierda, use su mano derecha. Esta postura será más elegante si abre la puerta hacia adentro. Si abre la puerta, debe ir primero, sostener la puerta con la mano y luego soltarla. entra el invitado. Antes de abrir la puerta, debes decir: "Por favor, entra". ”
6. Detalles de etiqueta de recepción: presentación de invitados
Generalmente, el visitante debe ser presentado al jefe primero, pero a veces, si el visitante tiene un estatus más alto, es mejor presentarlo. el jefe al visitante primero
A menos que tu jefe te pida que te quedes después de la presentación, debes salir de la oficina del jefe después de la presentación
Cuando tu jefe esté recibiendo invitados, tú. Debe usar un folleto si necesita comunicarse con él o pedirle instrucciones. Puede escribir los asuntos en una nota y disculparse con el huésped primero después de ingresar a la oficina: “Perdón por molestarlo. ”