Reglas y regulaciones de la oficina
Normas y Reglamentos de Gestión de Oficina
Capítulo 1 Principios Generales
Artículo 1: Con el fin de fortalecer la gestión empresarial y mantener una buena imagen de la empresa, el presente reglamento están especialmente formulados para aclarar los requisitos, estandarizar el comportamiento y crear una buena atmósfera de cultura corporativa.
Capítulo 2 Reglas detalladas
Artículo 1 Estándares de servicio
1 Apariencia: Los empleados de la empresa deben tener una apariencia ordenada y elegante.
2. Atender con una sonrisa: Al recibir consultas o solicitudes de personas dentro o fuera de la empresa, se debe mirar a la otra persona, responder con una sonrisa y nunca ofender a la otra persona.
3. Diccionario: Utilizar dicción estandarizada en cualquier ocasión, utilizar mandarín, hablar en tono suave y tener un volumen moderado, están estrictamente prohibidos.
4. Recepción en el lugar: Cuando los invitados ingresan al lugar de trabajo, deben hacer y responder preguntas cortésmente y recibirlos calurosamente.
5. Conteste el teléfono: Conteste el teléfono de manera oportuna. Generalmente, el timbre no debe exceder de tres veces. Si la persona que llama no puede contestar la llamada, el miembro del personal más cercano debe tomar la iniciativa de contestar. llame. Mantenga un registro de llamadas importantes. Está estrictamente prohibido ocupar el teléfono de la empresa durante demasiado tiempo.
Artículo 2 Orden de oficina
1. Durante el horario laboral, los empleados no pueden salir o faltar al trabajo sin ningún motivo, y no se les permite charlar, comer bocadillos o hacer ruidos fuertes. para garantizar un ambiente de oficina tranquilo y ordenado.
2. Los intercambios de trabajo entre empleados deben realizarse en áreas designadas (lobby, sala de conferencias, sala de recepción, sala del gerente general) o a través de llamadas telefónicas internas de la empresa, si las conversaciones deben realizarse en áreas de trabajo personales. el tiempo generalmente no debe exceder los tres minutos (excepto en circunstancias especiales).
3. Los empleados deben hacer un buen trabajo en la higiene y limpieza de sus áreas de trabajo personales antes del inicio de la jornada laboral y después del final de la jornada laboral todos los días, manteniendo los artículos ordenados y los escritorios limpios y ordenados.
4. Los equipos dedicados a departamentos e individuos serán limpiados regularmente por personal designado y las personas designadas por el departamento serán limpiadas y mantenidas regularmente por los limpiadores de la empresa.
5. Cuando se descubre que el equipo de oficina (incluidas comunicaciones, iluminación, computadoras, etc.) está dañado o no funciona correctamente, los empleados deben presentarse inmediatamente a la oficina para su reparación para que el problema pueda resolverse oportunamente. manera.
6. Se debe fumar en las áreas designadas (como salas de recepción, salas de recepción, etc.). Está prohibido fumar en la oficina (asientos de oficina). 7. La "orden de salida" para la salida del personal de oficina o la "orden de salida" para el uso de autobús o taxi debe ser aprobada por el supervisor directo o el gerente general.
8. No está permitido utilizar el teléfono de la empresa para realizar llamadas personales o de información, y no está permitido utilizar el teléfono de la sede para tratar asuntos ajenos al trabajo. necesitan acceder a Internet, no se les permite utilizar la computadora de la sede para chatear en línea durante el horario laboral normal.
Capítulo 3 Etiqueta en la Oficina
Artículo 1 Los empleados deben ser dignos y pulcros. Los requisitos específicos son los siguientes:
1. Cabello: el cabello de los empleados debe lavarse con frecuencia y mantenerse limpio; el cabello de los empleados masculinos no debe ser demasiado largo.
2. Uñas: Las uñas de los empleados no deben ser demasiado largas y deben recortarse con regularidad; las empleadas deben intentar utilizar colores claros al aplicar el esmalte de uñas.
3. Barbas: Los empleados varones no deben llevar la barba larga y deben recortarla periódicamente.
4. Las empleadas deben hacer todo lo posible para dar a las personas una impresión fresca y saludable al usar maquillaje. No deben usar mucho maquillaje ni perfumes fuertes.
Artículo 2: El personal de oficina debe usar uniformes de la empresa si la empresa tiene uniformes. Aquellos que no tienen uniformes deben usar ropa limpia y elegante, y no deben usar ropa extraña. Capítulo 4 Responsabilidades Artículo 1 El departamento de inspección y supervisión de este sistema es implementado conjuntamente por el supervisor de personal administrativo y el gerente general. Cualquiera que viole esta disposición recibirá una advertencia correspondiente (30-100 yuanes).
Artículo 2 El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos tiene el derecho final de interpretar y modificar este sistema.
Artículo 2 Este sistema entrará en vigor a partir de la fecha de su promulgación. Modelo de sistema básico de normas y reglamentos de la oficina de la empresa
1. Debe estar bien vestido al ingresar a la oficina.
2． Habla mandarín conscientemente en la oficina y está prohibido hacer ruido, reír, pelear o usar lenguaje soez.
3. Cuidar bien todas las instalaciones de la oficina, mantener la oficina limpia y ordenada en todo momento y crear un buen ambiente de trabajo.
4. No se le permite utilizar la oficina para recibir invitados, celebrar fiestas o comer en la oficina.
5. Cada departamento deberá presentar de manera oportuna y concienzuda el plan de trabajo para el próximo mes y el resumen de trabajo del mes anterior.
6. El personal de la oficina es totalmente responsable del trabajo de oficina y otros departamentos cooperarán.
7. No está permitido utilizar artículos de oficina sin permiso. Si es necesario, deberá registrarse en la oficina y conservar registros de recepción.
Sistema de reuniones
1. Cuando asista a la reunión, no llegue tarde ni se vaya temprano; aquellos que estén enfermos o tengan algo que hacer y realmente no puedan asistir a la reunión deben solicitar permiso primero, y el permiso será válido sólo después del consentimiento. 2．
3. Después de cada reunión ordinaria, cada departamento debe presentar un informe escrito y un plan de trabajo.
4． Todos los sistemas de reuniones deben adherirse plenamente a la democracia y escuchar atenta y ampliamente las opiniones de cada miembro.
5． Mantener la oficina limpia e higiénica.
Normas y regulaciones de la oficina
La oficina es un departamento administrativo integral, orientado al servicio de la empresa. La calidad del trabajo de la oficina refleja la perspectiva laboral y el nivel comercial de toda la empresa. Por tanto, el personal de toda la empresa debe cooperar activamente con el trabajo de oficina. Con el fin de mejorar el mecanismo de gestión administrativa de la empresa, establecer una gestión administrativa estandarizada, mejorar el nivel de gestión administrativa y la eficiencia del trabajo y garantizar que todo el trabajo administrativo de la empresa pueda seguirse y realizarse de acuerdo con las reglas, estas reglas y regulaciones son especialmente formulado.
Reglamento sobre envío y recepción de documentos de oficina
1. Los documentos del consejo de administración y de la sociedad serán redactados por la oficina. Una vez formado el documento, será firmado por el presidente si pertenece a la junta directiva, por el director general si pertenece a la empresa y por el secretario de la sección del partido si pertenece al partido. Los documentos comerciales son redactados por los departamentos pertinentes, revisados y firmados por el director general adjunto o el ingeniero jefe a cargo. Para documentos confidenciales, el revisor debe marcar la palabra "secreto" y determinar el alcance de la presentación. Los documentos confidenciales serán impresos y presentados por personal dedicado de acuerdo con las normas de confidencialidad.
2. Los documentos emitidos serán registrados por el revisor y numerados según diferentes categorías, y luego procesados de acuerdo con las normas de impresión. El documento será revisado por el redactor y será sellado después de la revisión.
3. La oficina es responsable de presentar los documentos del directorio y de la empresa. El remitente debe registrar claramente el contenido del documento, la fecha de envío, el departamento, el destinatario, etc., e informar los resultados del envío. Los documentos confidenciales serán presentados por una persona dedicada dentro del alcance aprobado.
4. El documento original firmado se enviará a la oficina para su archivo.
5. El secretario de la oficina es responsable de firmar los documentos externos, completa el formulario de lectura y procesamiento el día de su recepción y los entrega a los departamentos correspondientes de acuerdo con los requisitos de las instrucciones de liderazgo. , y completa la lectura y procesamiento del documento si es urgente, debe entregarse inmediatamente después de su recepción;
6. El departamento o individuo de revisión y procesamiento de documentos debe completar el procesamiento de los documentos que requieren lectura y procesamiento dentro de los tres días y enviar información sobre el estado del procesamiento a la oficina. Si la solicitud no se puede completar dentro de los tres días, se debe explicar el motivo a la oficina. Reglamento de gestión de impresión de la oficina
7. Todo el personal de impresión deberá cumplir con las normas de confidencialidad de la empresa y no divulgará asuntos confidenciales de la empresa con los que entre en contacto en el trabajo.
8. Al imprimir documentos oficiales, el gerente general deberá firmar el dictamen de acuerdo con el reglamento de emisión de documentos. Los documentos, contratos, materiales, etc. elaborados por cada departamento deberán ser enviados al centro de información para su obtención. Impresión Cada departamento imprimirá, imprimirá y emitirá los documentos por sí mismos. Los faxes deben registrarse artículo por artículo para su inspección.
9. El personal de impresión e impresión debe completar diversas tareas de mecanografía, envío de faxes y fotocopias a tiempo, de acuerdo con la calidad y la cantidad, y no debe haber retrasos ni retrasos. Cuando las tareas laborales están ocupadas, debes trabajar horas extras para completarlas. Si encuentra algo que no está claro durante el proceso, debe verificarlo con el personal correspondiente de manera oportuna.
10. Los documentos, faxes, etc. deben enviarse al personal pertinente en el momento oportuno. Si se producen errores o pérdidas en el trabajo debido a retrasos en el trabajo atrasado, las partes interesadas serán responsables.
11. Está estrictamente prohibido copiar materiales para uso privado sin autorización. Los infractores serán multados según la gravedad del caso. Reglamento sobre compra y uso de material de oficina
12. El material de oficina requerido por los líderes y departamentos de la empresa que no hayan implementado el sistema de evaluación de responsabilidad económica será adquirido por la oficina luego de completar el "Formulario de aprobación de uso de fondos". " y reportando al gerente general para su aprobación. Los departamentos que implementan el sistema de evaluación de responsabilidad económica deben comprar material de oficina, acudir a la oficina a recogerlo, realizar los trámites de entrada y salida y aclarar el monto. Si es necesario realizar una compra, el jefe del departamento deberá completar el "Formulario de aprobación de uso de fondos" y presentarlo al gerente general para su aprobación antes de que la oficina lo compre. El uso de grandes cantidades de fondos será revisado por el gerente general y aprobado por el presidente del directorio.
13. Luego de comprar material de oficina, se debe acudir al almacén para gestionar los trámites de entrada y salida con el “Formulario de Aprobación de Uso de Fondo” aprobado por el gerente general, la factura de compra y la lista. Si no se completan los trámites de entrada y salida, el Departamento de Finanzas no realizará ningún reembolso.
14. Los formularios especiales y otros materiales impresos utilizados por cada departamento serán formateados por el propio departamento y luego presentados al gerente general para su aprobación de acuerdo con las regulaciones, y luego impresos de manera uniforme por la oficina.
15. Los materiales de oficina sólo podrán utilizarse para trabajos de oficina y no podrán utilizarse para otros fines ni para uso privado.
16. Todos los empleados deben ser ahorrativos, eliminar el desperdicio y esforzarse en reducir el consumo y los gastos de oficina. Regulaciones sobre el uso del teléfono
Sistema de asistencia de oficina
1 Para fortalecer la gestión de asistencia, mantener el orden de trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo, este sistema está especialmente formulado.
2. Los empleados de la empresa deben respetar conscientemente las disciplinas laborales, llegar y volver del trabajo a tiempo, no llegar tarde, no salir temprano y no se les permite abandonar sus puestos de trabajo sin autorización durante el trabajo. horas. Antes de salir a atender negocios, deberán obtener el consentimiento del responsable del departamento.
3. De lunes a sábado son días laborables y el domingo es día de descanso. Las tareas dominicales y nocturnas de los órganos de la empresa las organiza la oficina. Las tareas dominicales del Departamento de Marketing, del Departamento de Tecnología de Proyectos, del Departamento de Inversión y Desarrollo y del Centro de Conferencias son organizadas por cada departamento por separado y se implementan después de la aprobación del Departamento. líder a cargo. Si el trabajo requiere horas extras los domingos o por la noche, el responsable de cada departamento deberá completar el formulario de aprobación de horas extras y enviarlo al líder a cargo para su aprobación antes de la implementación. Los derechos de vacaciones los organiza uniformemente la empresa.
Lo anterior es solo una plantilla para su referencia. ¡Espero que le sea útil!