Etiqueta empresarial en la oficina

El trabajo ajetreado hace que la gente no tenga tiempo para tener en cuenta la etiqueta en la oficina, pero si miras con atención, muchas empresas publicarán las normas y códigos establecidos por la empresa en sus tablones de anuncios. qué tiene esta empresa. Etiqueta de oficina a seguir. Algunas empresas los han solucionado y restringido mediante órdenes administrativas, mientras que otras han utilizado una suave persuasión para animar a los empleados a cumplir. He recopilado información para ti a continuación, espero que te pueda ayudar

Saluda

El "saludo" en la oficina varía según la persona, pero cordiales saludos y felicitaciones. , es un lenguaje cortés indispensable en el trabajo. Algunas empresas de la industria de servicios abogan firmemente por el lenguaje de saludo y exigen que los empleados utilicen las reuniones matutinas temprano en la mañana para practicar varios tonos y entonaciones de saludos, con la esperanza de que desarrollen el buen hábito de ser educados a medida que continúan aprendiendo.

Los saludos son una especie de lenguaje de saludo básico en la comunicación interpersonal. Así como debes saludar a tus mayores al levantarte en casa, también debes mostrar tus buenas relaciones interpersonales en cualquier momento en el lugar de trabajo. Un saludo apropiado no es aquel que suene poco natural o artificial, sino uno que muestre preocupación y una interacción cordial. Los saludos también son un lenguaje inicial al lanzar varios temas, el uso de saludos a menudo permite a ambas partes resolver rápidamente el hielo e ingresar al tema adecuado.

Los elogios no son fáciles de generar. La mayoría de los líderes exitosos utilizan hábilmente los elogios para motivar a los empleados, y el efecto es incluso más valioso que el estímulo monetario. Para practicar los elogios, primero debes observar cuidadosamente las acciones de la otra persona, encontrar elementos que la otra persona pueda elogiar y luego usar un lenguaje simple y profundo para inspirar a las personas.

Los saludos se pueden dividir en saludos de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y paralelos. Tomemos como ejemplo los saludos de arriba hacia abajo. Este tipo de saludo es diferente porque el ambiente de cada oficina es diferente. Algunas unidades son muy serias y los saludos de los superiores a los subordinados son en su mayoría formales; en algunas empresas, los saludos son tan cordiales como los de los amigos, lo que dificulta saber quién es el supervisor y quién el subordinado. Se puede ver que no existe un patrón de lenguaje determinado para saludar, pero es el mejor comienzo y lubricante interpersonal en la etiqueta de la oficina.

Comunicación de los empleados

La comunicación de los empleados es una gran pregunta. Al escuchar las conversaciones de las personas de una empresa, se puede comprender la cultura corporativa de la misma. Un excelente supervisor debe poder escuchar lo que se dice, evitar poner nerviosos a los subordinados al hablar y permitirles hablar libremente. Por lo general, antes de la conversación, el supervisor puede pedirle a la otra parte que tome asiento para eliminar el nerviosismo y las dudas de la otra parte durante la conversación, usar más la palabra "yo" para iniciar la conversación y menos la palabra "usted" para acusar; . Respeta el estado de ánimo de tus subordinados, escucha más y habla menos, para que puedan expresar plenamente sus opiniones. Además, los propios líderes deben practicar lo que hacen, trabajar concienzudamente, ser imparciales y dar ejemplo para ser admirados.

Como subordinado, debes expresarte a través de tu trabajo, no hablar de manera humilde ni autoritaria, y no halagar a los demás ni hacer que los demás menosprecien. Aunque los colegas que se reúnen todos los días no necesitan ser demasiado educados, la cortesía más básica sigue siendo indispensable. Honoríficos de uso común como "lo siento", "por favor, perdóname", "disculpe", "te prestaré una luz", "iré primero", "hasta la próxima", etc. , debe mantenerse. El lenguaje es una parte importante de la cortesía. Incluso entre colegas que están muy familiarizados entre sí, no deben ser ni demasiado educados ni demasiado informales. Si es demasiado educado, la otra parte no se atreverá a acercarse a usted; si es demasiado informal, se sentirá sin educación y sin dignidad.

Recepción de visitantes

Antes de la llegada de los visitantes, la empresa debe estar completamente preparada para recibirlos. Las actividades de recepción requieren una preparación y una planificación cuidadosas. Para más detalles, consulte los siguientes puntos:

1. Determine las especificaciones de la recepción: quién saludará, acompañará y recibirá a los invitados VIP.

2. Desarrollar un plan de recepción: Además de las especificaciones de recepción, ¿existen disposiciones para las actividades?

3. Comprender la situación de la visita: incluido el propósito y los requisitos del huésped, su disposición a reunirse y visitarlo, la ruta y el transporte de la visita, la hora de llegada y salida, los hábitos y tabúes de vida y alimentación del huésped, etc.

4. Esté preparado para la recepción: incluyendo dar la bienvenida y despedir a los invitados distinguidos, preparar el lugar de la conferencia, preparar la visita, organizar los intérpretes, el alojamiento y el transporte, etc.

En las recepciones oficiales, las especificaciones de recepción también son extremadamente importantes. Si no hay un entendimiento previo, a menudo habrá graves deficiencias. Las especificaciones de recepción incorrectas harán que la otra parte se sienta halagada; de lo contrario, se sentirá muy incómoda.

Las especificaciones generales de recepción se pueden dividir en los siguientes tres tipos según el estatus del visitante:

Recepción de alto nivel: una recepción en la que el personal principal de acompañamiento tiene una posición más alta que los invitados. Por ejemplo, cuando un oficial superior envía personal para comprender la situación y transmitir opiniones, se requiere una recepción de alto nivel.

Recepción de bajo nivel: se refiere a la recepción donde el acompañante principal tiene una posición más baja que el huésped. Por ejemplo, si un funcionario de alto nivel o un gerente de departamento va a inspeccionar una unidad de base, será una recepción de bajo nivel.

Recepción recíproca: recepción donde el acompañante principal tiene el mismo estatus que el huésped.

Los que vienen son invitados y los tratamos con respeto. Independientemente de si tienen contactos comerciales entre sí, deben ser tratados con cortesía. Desde que un huésped llega a la recepción de la empresa hasta que se marcha por completo, se deben seguir reglas de etiqueta para que el visitante se sienta como en casa.

Cortesía telefónica

La cortesía telefónica también es una de las cortesías indispensables en la oficina. Muchos clientes comerciales a menudo se sienten mal o tienen mala comunicación debido a una llamada telefónica. Por ello, la cortesía telefónica debe utilizarse como un proyecto formativo básico de todos los empleados, plenamente impulsado e implantado, para que los clientes se sientan muy satisfechos con su empresa desde la primera vez que contesten al teléfono. Este tipo de formación requiere una formación a largo plazo y no se puede lograr de la noche a la mañana.

Una cara sonriente producirá una voz sonriente, y la voz se puede entrenar y gestionar. La gran mayoría de las personas no han entrenado su voz y dependen únicamente de su tono natural instintivo para hablar. Esto es un gran error. Se debe crear el sonido a través del teléfono. Podemos mirarnos al espejo y observar cuidadosamente la forma en que hablamos, y grabar y escuchar nuestra propia voz para descubrir las graves deficiencias en nuestro habla y corregirlas.

Porque solo podía escuchar su voz en el teléfono pero no ver su persona. Entonces, para hablar en teoría simple de KISS, mantenlo simple y breve. Utilice palabras simples y concisas y evite el uso de sustantivos o jerga demasiado técnicos, lo que dificultará que la otra parte lo entienda rápidamente. Incluso cuando sea inevitable, utilice términos más populares y proporcione explicaciones sencillas. Esto puede ahorrarnos un tiempo precioso y evitar malentendidos.

Etiqueta de presentación

La presentación también es algo que sucede a menudo en la oficina y se divide en presentación inicial y presentación mutua. La introducción implica mucho conocimiento y no es tan simple como la mayoría de la gente imagina: simplemente intercambiar nombres y títulos profesionales. Cuando llega un invitado, si es necesario presentar al anfitrión y al invitado, el intermediario debe recordar presentar primero al invitado al anfitrión y luego presentar al anfitrión al invitado. Si hay más de un invitado, deberán presentarse por orden de precedencia.

Por lo tanto, antes de hacer una presentación, el intermediario debe comprender verdaderamente la relación entre las dos partes y, al mismo tiempo, comprender lo que la otra parte necesita saber más para no malinterpretar el estado de la otra parte. debido a una breve explicación. Si tiene dudas sobre la identidad exacta del objeto introducido, primero debe buscar instrucciones o asesoramiento de la persona involucrada para ver qué identidad debe utilizar la otra parte para ser presentado.

Al presentarse, muchas personas suelen cometer el error: “Soy el Director General Wu”. De hecho, el título es un título que se le da a la otra persona, no lo que tú dices. Puedes decir "Mi apellido es Wu" o "Soy el director general de esta empresa". De lo contrario, la gente se reirá de ti por no entender la etiqueta del centro comercial y alardear de ti mismo.

Sea de mente abierta y dócil.

Las quejas de los clientes también son un problema común que enfrentan las oficinas. Por lo tanto, cómo manejar eficazmente diversas quejas también es un problema difícil en diversas industrias en la actualidad. Debes saber cómo manejar las quejas de los clientes. No importa qué tipo de censura o crítica recibas, debes tener la mente abierta y aceptar las críticas con sinceridad. Incluso si te critican severamente, no debes discutir con los clientes.

Pida perdón primero a la persona que recibe la queja y continúe pidiendo perdón después de escuchar la queja de la otra parte. No importa quién tenga razón o quién no, si causa conveniencia o disgusto a los clientes, debe disculparse. No importa de qué tipo de problema se queja el cliente, considere la queja como una buena oportunidad para explicar el malentendido. Los responsables de manejar las quejas de los clientes deben estar bien capacitados y ser capaces de calmar las emociones de la otra parte de manera oportuna y resolver el estado de ánimo antes de resolver el asunto. Da una explicación concisa y adecuada con calma y agradece a la otra persona la oportunidad de explicarte.

Visitar a un cliente

Visitar se refiere a ir a la oficina de la otra parte para discutir asuntos oficiales. A algunas personas les gusta visitar a otras cuando les place. Este es un invitado no invitado al objeto que se visita, lo cual es muy grosero.

Si se apresura a visitarlo sin un acuerdo previo, la otra parte se sentirá confundida y avergonzada. Si la otra parte se encuentra en una reunión o fuera de casa, se encontrará con otro inconveniente y traerá problemas. Los clientes visitantes no solo deben ser notificados y confirmados con anticipación, sino también informados con anticipación. Incluso el itinerario que se ha determinado debe confirmarse nuevamente antes de la salida para recordarle a la otra parte que se prepare con anticipación. Antes de la visita, planifique el itinerario y el tiempo con anticipación para determinar cuánto tiempo puede tener la otra parte para hablar, y no es recomendable ocupar a la otra parte por mucho tiempo. Al mismo tiempo, asegúrese de llegar a tiempo y no llegar tarde.

Solicitar permiso

Los trabajadores de oficina inevitablemente necesitarán tomar un permiso temporal debido a algunos accidentes personales. Sin embargo, si no hay personas adecuadas para hacerse cargo de estas tareas, tomar un permiso será un gran problema. problemas a la empresa. Por lo tanto, debe planificar su licencia con anticipación para que su trabajo no pueda continuar debido a su licencia.

Algunas personas son emocionalmente inestables y siempre les gusta pedir permiso cuando están de mal humor. Esto no solo es descortés, sino que también viola el sentido común de la empresa. Los empleados deben lidiar con sus emociones en el trabajo y no pueden simplemente irse debido a problemas emocionales. Lo mismo ocurre con las vacaciones, aunque las vacaciones son un derecho individual, las vacaciones personales definitivamente afectarán el trabajo general de la empresa. Por lo tanto, incluso si se toma vacaciones, debe prepararse con anticipación e informar a su supervisor. Esta es una actitud responsable hacia el trabajo.

Código de vestimenta

Es etiqueta de oficina prestar atención a tu apariencia. La apariencia es diferente de la apariencia. La primera se refiere al aspecto de la ropa, mientras que la segunda se refiere a la limpieza y apariencia del rostro. En cuanto a la vestimenta, algunas empresas usarán uniformes de acuerdo con la normativa uniforme. Si no existen regulaciones, los empleados que se visten solos deben asumir el principio de que la oficina es un lugar público formal y prestar atención a su vestimenta.

Aunque no existen reglas específicas sobre qué ponerse, es de mala educación que las mujeres usen ropa demasiado reveladora. La etiqueta occidental sostiene que una mujer debe mantener tres cosas descubiertas en la oficina: los hombros, las rodillas y los dedos de los pies. Aunque los orientales no tienen tales reglas, vestirse de manera demasiado informal en la oficina hará que la gente piense que no es lo suficientemente profesional y que no parece lo suficientemente digno.

Aunque la ropa de hombre no requiere necesariamente un traje o traje formal, la ropa expresará tu visión sobre las cosas y el grado de respeto hacia el entorno que te rodea. Por lo tanto, la ropa de hombre también debe cumplir ciertos estándares. Por ejemplo, el color de los calcetines debe coincidir con el color de los pantalones y la parte de arriba debe quedar por dentro del pantalón. Debes usar mangas largas cuando uses traje, y lo mejor es usar zapatos con cordones, etc.

Muchas empresas, además de estipular claramente los tabúes en la vestimenta, también tienen requisitos en materia de higiene personal. Por ejemplo, los hombres deben llevar el pelo corto, afeitarse la barba, mantener las uñas largas, no tener olor corporal y mantener la higiene personal. Las mujeres deben usar maquillaje ligero, no se les permite teñirse las uñas, no se les permite teñirse el cabello, tener el cabello largo recogido, no se les permite usar demasiados accesorios y no se les permite quitarse los abrigos delante de los demás. , etc.

Llegar tarde y salir temprano

La llamada tardanza, en términos de etiqueta, se refiere a los diez minutos anteriores y posteriores a la hora señalada, si no supera los diez minutos. no se considera realmente tarde. Por supuesto, la etiqueta no se puede utilizar como base en la oficina, pero se deben respetar estrictamente los tiempos prescritos para ir y volver del trabajo.

Normalmente las personas que llegan tarde encontrarán muchos motivos para explicarse. Los motivos más habituales son accidentes personales, como atascos, alarmas que no han sonado, niños enfermos, malestar físico, etc. En última instancia, la razón última es simplemente no salir temprano. Llegar tarde es un hábito, una excusa, no una excusa. Por lo tanto, los empleados deben desarrollar buenos hábitos de trabajo y descanso, y prefieren trabajar temprano que tarde.

En cuanto a tener que buscar a alguien que registre y registre cuando llegas tarde, esto es aún más inapropiado. Para evitar que los empleados inicien sesión y registren su entrada, las empresas han establecido muchos métodos, como castigos o el uso de métodos distintos al inicio de sesión para evaluar. El objetivo final es simplemente evitar que los empleados lleguen tarde y se vayan temprano. De hecho, la razón para llegar tarde y salir temprano puede no ser necesariamente la pereza. La mayoría de las razones son que el trabajo en sí es aburrido, el horario de trabajo no es apropiado o realmente hay cosas en casa.

La tardanza de una persona no sólo retrasará su propio trabajo, sino que también afectará el trabajo de los demás. Por ejemplo, debido a la ausencia de una persona, la reunión no puede desarrollarse sin problemas y se pierde el tiempo de todos. También hay personas que se escapan silenciosamente de las reuniones. Este tipo de comportamiento de salir temprano sin informar también es muy descortés.

Ética

También hay algunos detalles de la oficina que a menudo se pasan por alto, que también son etiqueta para avanzar y retroceder. Por ejemplo, al entrar o salir de la sala de recepción o de la oficina del supervisor. debe llamar a la puerta antes de entrar; se considera una pertenencia personal en la oficina y no debe usarse para perturbar el estado de ánimo de otros colegas en el trabajo, etc., para hablar y reír. Entre ellas, algunas cosas son de cortesía y otras son normas de comportamiento. Estas normas pueden denominarse colectivamente normas morales.

La importancia de la ética es hacer de la cultura corporativa una regla que todos aceptan y respetan en la misma empresa, especialmente las acciones diarias que están orientadas al comportamiento y tienen mayor importancia que la etiqueta. El código de ética permitirá a los empleados de la misma estructura cumplir juntos ciertos principios, como no exponer a voluntad los secretos comerciales de la empresa, no robar artículos oficiales, etc. Estas son etiquetas de oficina a un nivel superior.