Cómo se gestionan los edificios de oficinas (modelo)
Debido a cambios en la ubicación y dirección de las inversiones, fusiones, quiebras, etc., los clientes de oficinas cambian de vez en cuando y los requisitos inherentes de los clientes para reorganizaciones del espacio de oficinas, aumentos o disminuciones de área, configuraciones de equipos y cambios de servicio. , etc. a menudo existen. Por lo tanto, para atraer y retener clientes, los servicios de marketing de edificios de oficinas son una tarea muy importante y regular, de lo contrario, no se garantizará una alta relación alquiler-venta y los ingresos del edificio de oficinas se verán afectados.
En este sentido, es necesario contar con personal de marketing especializado que trabaje en la recepción del edificio de oficinas o establezca una oficina especial para realizar estudios de mercado, buscar activamente clientes objetivo y solicitar opiniones de clientes existentes. sobre el uso de la propiedad, y hacer todo lo posible para satisfacer a los clientes en todos los aspectos para garantizar que las propiedades mantengan una alta relación alquiler-venta.
2. Servicio y gestión de centros de negocios
Los centros de negocios con oficinas concentradas y negocios ocupados (similares a los grandes hoteles o casas de huéspedes) generalmente brindan diversos servicios comerciales.
1. Configuración del equipamiento del centro de negocios
Los principales equipos y suministros que se equiparán en el centro de negocios incluyen procesadores, impresoras, máquinas de fax, máquinas de escribir, computadoras, encuadernadoras en chino e inglés. y máquinas de embalaje de plástico, dictáfonos, televisores, teléfonos, equipos cinematográficos y televisivos, proyectores y pantallas, cámaras fotográficas y otros artículos de oficina. El equipamiento del centro de negocios se puede ampliar de acuerdo con el aumento de elementos de servicio.
El normal uso y mantenimiento del equipamiento del centro de negocios es garantía de la prestación de un buen servicio. El personal del centro de negocios debe seguir estrictamente los procedimientos operativos normales durante el uso y realizar el mantenimiento necesario del equipo con regularidad. Una vez que el equipo falla, debe ser reparado por profesionales.
2. Requisitos y procedimientos de trabajo del centro de negocios
Los servicios del centro de negocios son servicios directos para áreas pequeñas y múltiples proyectos. La evaluación de los huéspedes sobre la calidad del servicio del centro de negocios se basa en un servicio atento y rápido. Para lograr un servicio atento y rápido, debemos confiar en personal experimentado y un conjunto completo de procedimientos de trabajo.
(1) Requisitos laborales. Los requisitos para el personal del centro de negocios son: ① Capacidad de escuchar, hablar, leer y escribir con fluidez en idiomas extranjeros; ② Competente en mecanografía en chino e inglés; (3) Competente en el manejo de diversos equipos; Familiarizado con conocimientos de información comercial; ⑥ Tener conocimientos básicos de limpieza y mantenimiento de equipos.
(2)Procedimientos de trabajo. ① Antes del servicio: comprender los elementos del servicio, el tiempo de servicio y los requisitos de servicio requeridos por el cliente; explicarle la situación de carga y emitir un aviso de carga.
Y cobrar un determinado porcentaje del depósito. ② En términos de servicio: Con base en el principio de precisión y rapidez, y de acuerdo con los requisitos del servicio al huésped, completar el servicio a tiempo y con precisión. ③Servicio postventa: Luego de completar el servicio solicitado por el huésped, complete el formulario de recibo de tarifa del centro de negocios, oriente o acompañe al huésped.
La gente va al departamento de finanzas a ajustar cuentas. Una copia del recibo de pago del centro de negocios por triplicado.
Envíelo al Departamento de Finanzas, entregue una copia al invitado y entregue una copia al Centro de Negocios para su archivo.
El objetivo principal del centro de negocios son los huéspedes. En ocasiones, el personal del edificio de oficinas también necesita utilizar el equipo del centro de negocios para trabajar, por lo que se formulan los procedimientos de contratación del centro de negocios. p>
Oficina del centro de negocios El personal debe utilizar el equipo para las necesidades laborales; antes de su uso, debe obtener la aprobación del gerente del departamento del empleado. Sin afectar la prestación de servicios a los huéspedes, el motivo, contenido, tiempo de uso y aprobador deberán ser llenados en el “Formulario de Solicitud de Uso de Equipos del Centro de Negocios”. Después de su uso, deberá firmar el recibo de pago.
3. Artículos de servicio del centro de negocios
Los clientes de oficinas con diferentes tipos de negocios y sus propias condiciones de oficina tienen diferentes requisitos para el alcance del servicio del centro de negocios. Los servicios proporcionados por el relativamente completo centro de negocios incluyen:
lServicios de traducción, incluidos documentos y contratos;
Servicios de secretaría, incluido el procesamiento de diversos documentos;
l Oficina servicios de automatización de sistemas;
l conjunto completo de equipos de oficina y servicios de dotación de personal;
l servicios de alquiler temporal de oficinas;
l teléfonos, faxes y telecomunicaciones de larga distancia; Servicios;
Servicios de organización de conferencias y charlas comerciales;
lServicios de consultoría empresarial y consulta de información comercial;
Guardado y reenvío de faxes, cartas, etc. Durante la ausencia del cliente;
l Correo, paquetería, entrega urgente y otros servicios postales;
l Servicios de alquiler de ordenadores, TV, vídeo, cámaras, presentaciones de diapositivas, máquinas de presión arterial y teléfonos móviles. , etc. ;
lServicios de suscripción a periódicos y revistas;
lServicios de instalación y agencia de equipos de telecomunicaciones para clientes;
lServicios de impresión de documentos y tarjetas de presentación;
lEmisión por lotes de servicios de correspondencia comercial;
lServicios de recortes de periódicos;
Servicios de formación de secretarias, etc.
En tercer lugar, servicio de recepción
La recepción de los edificios de oficinas pequeños solo brinda servicios básicos de consulta y orientación, mientras que los servicios de recepción de los edificios de oficinas grandes tienen más servicios, que incluyen principalmente:
lServicios de información y mensajes, servicios de distribución de claves;
lServicios de recepción, clasificación y entrega de cartas y periódicos;
lServicios de manipulación y almacenamiento de equipaje personal;
l Servicio de reserva de taxis;
l Servicios de organización de viajes;
l Pedido y confirmación de billetes de avión;
l Hoteles en China y China; en todo el mundo Servicios de reserva;
lOrganización de entradas para catering, eventos culturales y deportivos;
Servicios de organización y organización de actividades culturales y de entretenimiento;
lCambio de moneda extranjera , venta de tarjetas magnéticas por cuenta ajena, cupones de comida;
lServicio de compra y entrega de flores;
lServicio de entrega de ropa y lavandería;
lServicio de compra de productos de limpieza;
lProporcionar el servicio de "tía" de la empresa;
Otros servicios diversos de agencia encomendados.
Algunos puntos de mantenimiento del edificio de oficinas también están ubicados en recepción para facilitar el mantenimiento al cliente.
IV. Gestión de instalaciones y equipos
La gestión de instalaciones y equipos de oficina debe realizar principalmente las siguientes tareas:
1. (1) para crear un perfil de dispositivo. Haga un buen trabajo archivando los datos de aceptación de diversos equipos en el edificio de oficinas y establezca tarjetas de registro de equipos.
(2) Mejorar la estructura del departamento de ingeniería.
(3) Establecer un sistema de responsabilidad laboral para cada departamento y cada tipo de trabajo.
(4) Planificar y controlar la adquisición, suministro y consumo de materiales para incrementar los ingresos y reducir los gastos.
(5) Desarrollar un sistema de mantenimiento y reparación de equipos.
(6) Establecer un sistema de supervisión para supervisar e inspeccionar el trabajo de las empresas y personas encargadas del mantenimiento especial.
2. Reparación y mantenimiento
(1) Informe de mantenimiento (dos tipos de informes de mantenimiento: informe de mantenimiento de autoinspección e informe de mantenimiento del cliente) y procedimientos de mantenimiento.
(2) Mantenimiento de equipos. Generalmente se puede establecer un sistema de mantenimiento de tres niveles: mantenimiento diario (también llamado mantenimiento de rutina y mantenimiento secundario);
(3) Mantenimiento de equipos.
Para el control del mantenimiento de los equipos, la clave es formular planes de mantenimiento y mejorar los sistemas de mantenimiento.
Al formular un plan de mantenimiento, se debe prestar atención a: ① Si el plan se formula de acuerdo con la clasificación del equipo. ② Si el ciclo de mantenimiento es científico (el ciclo se refiere al tiempo de trabajo entre dos revisiones). ③Si el método de mantenimiento es apropiado.
Los métodos de mantenimiento general incluyen: ① Método de mantenimiento obligatorio. Es decir, independientemente del estado técnico del equipo, se programa un mantenimiento periódico. ② Método de mantenimiento regular. Es decir, en función del desempeño técnico y los requisitos del equipo, el ciclo de mantenimiento se formula e inspecciona periódicamente. ③Métodos de diagnóstico y mantenimiento. Es decir, con base en el informe del departamento usuario y la información técnica proporcionada, se inspecciona y diagnostica el equipo, se determinan los elementos o componentes que necesitan ser reparados y luego se reparan. (4) Mantenimiento integral. Es decir, cuando el equipo está muy desgastado, dañado o funciona mal, el cuerpo principal y las piezas se repararán por completo (overhaul).
El establecimiento del sistema de mantenimiento de equipos incluye principalmente un sistema de mantenimiento de equipos y un sistema de informes de mantenimiento.
(4) Actualización de equipos. La clave aquí es aprovechar la oportunidad de transformación y formular un plan de transformación viable.
1. Seguridad y gestión de incendios
1. Gestión de la seguridad
(1) Los principios básicos para implementar la gestión de la seguridad son: ①Los huéspedes primero, el servicio primero. (2) La prevención es la prioridad. Quién está a cargo, quién toma las decisiones. (4) Combine prevención y tratamiento, apriete internamente y afloje externamente.
(2) Establecer la estructura organizativa del departamento de seguridad.
(3) Desarrollar reglas y regulaciones de seguridad estrictas y aclarar las responsabilidades laborales de diversos miembros del personal del departamento.
(4) Fortalecer la seguridad pública. Los principales son reforzar las medidas de seguridad, equipar personal de seguridad especializado y equipos de seguridad (dispositivos de alarma, dispositivos de apertura de puertas con contraseña, monitores de circuito cerrado de televisión, etc.), reforzar las patrullas de seguridad dentro y fuera del edificio de oficinas y reforzar la seguridad y el tráfico. control en el estacionamiento. Prevenir la alteración del orden público provocada por el hombre y eliminar todos los posibles accidentes.
2. Trabajo de extinción de incendios
(1) La ideología rectora del trabajo de extinción de incendios es: prevención primero, publicidad primero y combinación de prevención y extinción de incendios.
(2) Los sistemas generales de protección contra incendios para edificios de oficinas incluyen principalmente: ① Sistema de protección contra incendios en seco: sistema de alarma automático, panel de control principal de conexión y sistema de extinción de incendios por gas BTM. ② Sistema húmedo de protección contra incendios: sistema de rociadores automáticos y sistema de hidrantes (bomba contra incendios). ③ Mecanismo de conexión contra incendios: prueba de función y conexión de los ventiladores de suministro contra incendios y extracción de humos; prueba de función y conexión del ventilador de aire fresco y del extractor de aire en el sistema de aire; ④ Sistema de alarma contra incendios: sistema de alarma automático (que incluye alarma contra incendios con sensor de temperatura, alarma contra incendios con sensor de humo y alarma contra incendios con sensor fotográfico) y sistema de alarma manual (que incluye alarma de timbre, alarma de vidrio roto y alarma de teléfono de emergencia).
(3) Trabajos de prevención de incendios: ① Publicidad de prevención de incendios. Las formas de publicidad incluyen: turnarse para realizar capacitaciones en protección contra incendios, usar lemas o letreros para publicidad y distribuir instrucciones de prevención de incendios (manuales de prevención de incendios). El contenido promocional incluye: principios laborales de protección contra incendios, leyes y reglamentos de protección contra incendios, instrucciones de protección contra incendios, etc. ② Establecer una organización de prevención de incendios de tres niveles y designar a los responsables de prevención de incendios correspondientes: director general de la empresa gestora, directores de departamento y líderes de equipo. (3) Las responsabilidades de protección contra incendios se dividen entre propietarios e inquilinos. Los propietarios e inquilinos son responsables de la protección contra incendios de sus propiedades.
(4) Aclarar las responsabilidades de la persona responsable de la prevención de incendios y formular un sistema de prevención de incendios de acuerdo con las Regulaciones de Protección contra Incendios de la República Popular China. ⑤ Organizar y concertar inspecciones periódicas de incendios en función de los riesgos de incendio detectados, emitir avisos de rectificación de protección contra incendios y realizar rectificaciones dentro de un plazo. ⑥ Desarrollar medidas de prevención de incendios para evitar que ocurran accidentes por incendio de manera sistemática. ⑦Equipar los equipos e instalaciones necesarios y completos contra incendios. ⑧Movilizar a todos para eliminar los síntomas de incendio y los peligros ocultos de manera oportuna. ⑨ Establecer organizaciones de autodefensa y autorrescate. Incluyendo: establecer una brigada de bomberos voluntarios; establecer una brigada de bomberos de tiempo completo; brindar capacitación en protección contra incendios y organizar un simulacro de incendio para todo el personal de la oficina cada año. ⑩ Aclarar los procedimientos de evacuación de emergencia por incendio. Esté preparado para la evacuación, dando prioridad a la evacuación de personas, seguida del traslado de mercancías peligrosas y el rescate de bienes valiosos. ⑾Establecer expedientes de protección contra incendios. ⑿ Desarrolle un plan de protección contra incendios y un plan de protección para piezas clave, e instale diagramas de protección contra incendios en cada habitación.
2. Gestión de la limpieza y la higiene
La limpieza es un indicador importante del nivel de gestión de un edificio de oficinas, y también es una necesidad para el mantenimiento del edificio y del equipo. El enfoque del trabajo de limpieza diario es:
(1) Desarrollar reglas de limpieza completas, aclarar los lugares de limpieza, los materiales, los tiempos requeridos, los métodos de inspección e implementarlos estrictamente.
(2) Desarrollar un sistema de responsabilidades para cada puesto del departamento.
(3) Establecer un sistema de inspección sanitaria. (1) Método de inspección regular (mediante periódicos, inspecciones de punto fijo, libros de registro); ② Inspecciones puntuales diarias ③ Sistema de inspección ④ Pruebas de calidad del agua potable y tratamiento de aguas residuales;
(4) Mantener limpios los lugares públicos del edificio. Como vestíbulos, baños y pasillos públicos.
(5) Prestar servicios integrales de limpieza, saneamiento y embellecimiento.
Para obtener detalles sobre el mantenimiento de edificios y la gestión del estacionamiento de edificios de oficinas, consulte los capítulos correspondientes. Además del trabajo de gestión y servicio anterior, también es una parte importante la coordinación de la relación entre el edificio de oficinas, los clientes y las diversas industrias.