Puntos claves del trabajo integral de oficina en 2020
1. Trabajo básico en 2020
(1) Descripción general del departamento
La oficina general cuenta actualmente con 13 empleados (incluidos 7 en la clase de vehículos pequeños, adscritos desde la unidad superior) Estudio 2 personas). Es la organización de gestión de los asuntos diarios de la empresa y el departamento central que se comunica con la parte superior e inferior, sirve de enlace con las partes internas y externas y ordena y controla el trabajo de varios departamentos y subsidiarias de la empresa. Al coordinar la gestión y operación de varios departamentos y subsidiarias, formular y emitir importantes sistemas de la empresa y emitir diversas órdenes para la toma de decisiones y el macrocontrol, aseguramos el funcionamiento de la empresa.
(2) Oficina Administrativa
1. Hasta noviembre, se han recibido más de 2.700 documentos de registro oficiales cada día y se han subido y distribuido diversos documentos. Los documentos importantes recibidos se informarán a los líderes para su revisión de manera oportuna, y las opiniones de aprobación se comunicarán a los departamentos y subsidiarias relevantes de manera oportuna. Básicamente, no hay retrasos, pérdidas ni retrasos, y el espíritu se transmite en el lugar. Todas las actas de las reuniones de la empresa y los documentos administrativos divulgados al público están estrictamente controlados por la Oficina General desde la redacción, revisión, aprobación hasta la emisión en términos de procedimientos, formatos y redacción. Nos esforzamos por utilizar palabras precisas, auténticas e innovadoras para garantizar la calidad. Se estandariza el formato de los documentos oficiales. Al cierre del 11 de junio, la Oficina General ha redactado, revisado, solicitado instrucciones, informes, resúmenes, avisos, materiales de reuniones y otros documentos y materiales, y emitido más de 400 documentos administrativos, básicamente asegurando que el contenido de los documentos sea precisa y estandarizada. En junio de 2016, se mejoró y reforzó aún más el sistema OA de la empresa.
2. Construcción del sistema. Según los requisitos de la dirección y la situación actual de la empresa, se rediseñaron 9 sistemas, incluido el sistema de gestión de viajes de negocios, el sistema de gestión de autobuses y el sistema de reuniones.
3. Gestión de archivos. En 2020, completaremos la organización de los documentos y archivos gráficos de la empresa, haremos un buen trabajo en el archivo, organización y conservación de diversos archivos, redactaremos los documentos oficiales y el sistema de gestión de archivos de la empresa y presentaremos opiniones laborales sobre la organización de diversos archivos de la empresa. .
Biblioteca
4. Gestión de impresión. Identifique al personal de gestión de impresión, formule inicialmente un sistema de gestión de impresión, equipe cada departamento con impresoras y trituradoras, estandarice la gestión de impresión de la empresa y garantice la confidencialidad de los documentos relevantes.
5. Gestión de focas. Adherirse a personal dedicado para gestionar los sellos, estandarizar el proceso de uso de los sellos, implementar estrictamente el sistema de registro de aprobación y uso, poner fin resueltamente a la aparición de "sellos vacíos" y "sellos no aprobados", minimizar el grave impacto en la empresa debido a la omisión de precintos, y reducir los riesgos de la empresa. El sello fue firmado 600 veces y el sello oficial fue retirado 17 veces.
6. Gestión de material de oficina. Implementar el sistema de aprobación de adquisiciones de material de oficina De acuerdo con la situación del inventario y con la aprobación del liderazgo, los materiales de oficina requeridos se compran en el lugar, se registran estrictamente dentro y fuera del almacén y se distribuyen a las personas. En 2020, se compraron 20 computadoras de escritorio nuevas y 4 computadoras portátiles, incluido el material de oficina ordinario, el gasto en compra de material de oficina fue de 450.000 yuanes.
7. Construcción cultural. Combinando las funciones y responsabilidades de la empresa, la empresa redactó diferentes versiones de la introducción, redactó las funciones y responsabilidades de cada departamento y subsidiaria y elaboró un folleto de la empresa.
(3) Soporte logístico
1. Resolver el problema de cenar en el comedor. Gracias a la coordinación y ayuda de los dirigentes de la empresa, hemos tenido comidas en el comedor de la Oficina Industrial y Comercial. Hasta el momento se ha solucionado el problema del comedor de 50 personas en la sede central.
2. Ajustar razonablemente el uso de los autobuses públicos. Actualmente hay 6 vehículos y se han establecido libros de consumo de combustible, libros de mantenimiento y libros de seguros. Se llevan a cabo regularmente capacitaciones sobre seguridad, habilidades y etiqueta para conductores, y no ocurrieron accidentes importantes de seguridad durante todo el año.
3. Garantizar las condiciones laborales de los empleados. Para resolver el problema de la congestión de oficinas, de acuerdo con los requisitos, los pisos 11, 12 y 13 del edificio Caihong se alquilaron como nuevos edificios de oficinas. Los edificios de oficinas mencionados anteriormente se limpiaron y renovaron y se instalaron impresoras y faxes de acuerdo con las necesidades. distribución de los edificios de oficinas, máquinas, ordenadores y redes, e informó planes de compra de mobiliario y material de oficina.
Ahora, a excepción del piso 11 que ya no está en uso, el agua, la electricidad, las instalaciones de oficina y la atmósfera de cultura corporativa de las otras dos nuevas ubicaciones de oficinas se han completado junto con los requisitos de las "Cinco Innovaciones", y el saneamiento de. Se han supervisado las áreas de oficinas de cada departamento de la empresa para crear un mejor ambiente para los empleados. Mejores condiciones y ambiente de oficina.
4. Realizar ordenadamente los trabajos de reclutamiento y recepción. Organizar o desplegar personal relevante para completar tareas de recepción, como la inspección de la industria agrícola del condado de Sishui, la inspección de la industria de peonías petroleras del condado de Weishan y la inspección de proyectos turísticos de todas las regiones del Banco Agrícola de China de manera estandarizada y ordenada.
5. Cooperar con las actividades de orientación. Bajo el liderazgo del comité municipal del partido y el equipo de la empresa, se coordinaron los departamentos y subsidiarias pertinentes para completar la formulación del plan, la adquisición de materiales, los informes publicitarios, la ceremonia de apertura del Parque Industrial de la ASEAN, la carrera de botes dragón del Primero de Mayo y el concurso de conocimientos antidrogas para la construcción del partido. , Thule Reuniones in situ para la construcción del partido, reuniones de observación de proyectos, visitas a sitios revolucionarios, revisión de juramentos del partido, etc.
(4) Supervisión y evaluación.
1. Gestión general del orden de oficina
Con el fin de estandarizar el orden de oficina de la empresa, en 2020, la Dirección General ha elaborado el "Sistema de notificación de solicitudes de instrucciones", la "Supervisión central de tareas". "Sistema" y otras órdenes de oficina estandarizadas. regulaciones de gestión, y designar a una persona dedicada como responsable de la supervisión, formar una lista de supervisión de tareas y enviarla a los líderes de la empresa.
2. Gestión del orden interno de la oficina
Con el fin de estandarizar la división del trabajo dentro de la oficina integral, de acuerdo con los estándares de evaluación de KPI (indicador clave), se realizó una implementación de prueba del Se implementó un sistema de tarea a puesto y de personal a persona para mejorar la eficiencia de la oficina.
En segundo lugar, deficiencias en el trabajo
Debido a que el trabajo de gestión integral suele ser meticuloso, esperamos que cada trabajo se pueda hacer de la mejor manera, pero debido a capacidades limitadas, tal vez no podamos hacerlo todo. perfectamente. Las principales cuestiones son las siguientes.
(1) Falta de perspectiva global. Los departamentos internos son perezosos para aprender, tienen un conocimiento profundo de las intenciones del liderazgo y el espíritu de los documentos superiores, tienen un estilo de redacción "excelente", son perezosos para prepararse y son perezosos para concebir y presentar sugerencias constructivas para el liderazgo y el desarrollo de la empresa.
(2) Falta de continuidad. La disciplina laboral es laxa y hay muchas excusas. Por ejemplo, en términos de trabajo de supervisión, originalmente estaba programado que se informara al líder una vez por semana, pero luego, con la excusa de estar ocupado, se presentó una vez al mes. En el proyecto de supervisión, el contenido de la supervisión fue mal considerado y aplicado mecánicamente. El trabajo de supervisión no comenzó, se produjeron repetidas omisiones y retrasos, y algunas cosas asignadas por el liderazgo no pudieron completarse a tiempo.
(3) Falta de iniciativa. Tengo ideas pero no puedo tomar la iniciativa para implementarlas. En cuanto a la implementación del espíritu de los documentos superiores y las instrucciones de liderazgo, puedo presentar mis propias ideas, pero a menudo es difícil implementarlas en las operaciones reales, principalmente porque no se publican los informes de la empresa y no se utilizan los resultados de la supervisión y la evaluación. .
(4) Falta de creatividad. La construcción cultural de la empresa se queda atrás y no se puede llevar a cabo de manera creativa. Esto se refleja principalmente en el pobre efecto de contratación de los conceptos culturales de la empresa. La atmósfera de construcción cultural de la empresa es débil, lo que afecta el entusiasmo de los empleados. reforzarse urgentemente y las vidas de los empleados no son lo suficientemente ricas.
(5) El trabajo del partido y de las masas no es sólido. El trabajo del partido y de las masas es sólo una formalidad, la información sobre la construcción del partido no se puede completar de acuerdo con las tareas, el progreso de las tareas no se puede formular y no se puede recordar a los líderes que realicen el trabajo relevante de manera oportuna.
Tres. Plan de Trabajo 2020
Para hacer más sólido y efectivo el trabajo integral de oficina, mejorar efectivamente la eficiencia del trabajo y lograr las metas de trabajo anuales con calidad y cantidad, nos enfocaremos en "tres construcciones y dos implementaciones" en 2020.
(1) Fortalecer el team building
Primero, fortalece tu propio aprendizaje y calidad. Primero, debemos formar buenos hábitos de estudio de sentarnos, calmarnos y entrar, y fortalecer el aprendizaje participando en actividades como "estudio interno", "dos estudios y una acción", "Informe del XIX Congreso Nacional", y "reuniones a nivel de empresa", Enriquecer y mejorar continuamente el propio nivel. A través del aprendizaje, los empleados pueden familiarizarse con el negocio de la empresa y mejorar sus capacidades de gestión administrativa y de coordinación integral. En segundo lugar, debemos fortalecer la conciencia del servicio. Cultivar la sensibilidad del personal de la oficina general, desarrollar el buen hábito de preocuparse por todo y prestar atención a todo, y brindar apoyo informativo y base para servir a los líderes, ser buenos consultores y tomar decisiones. En tercer lugar, debemos fortalecer nuestras habilidades de pensamiento analítico y crítico. Fortalecer la clasificación y análisis de diversos tipos de información por parte del personal de oficina integral, cultivar capacidades de respuesta rápida y brindar servicios para un envío conveniente, orientación oportuna y manejo de problemas. En cuarto lugar, es necesario mejorar las capacidades integrales de procesamiento de textos y documentos.
Adherirse a altos estándares y requisitos estrictos, completar concienzudamente la redacción de materiales escritos completos, hacer un buen uso del sistema OA, hacer un buen trabajo concienzudamente al enviar, recibir, hacer circular, supervisar, clasificar y archivar diversos documentos e información importante de la empresa. y siga estrictamente el registro, lectura y registro de documentos oficiales. El flujo de trabajo de procesamiento por lotes, transmisión y procesamiento está estandarizado para manejar varios documentos para evitar retrasos, demoras y demoras, garantizar el flujo fluido de las órdenes gubernamentales y revisar y verificar cuidadosamente los documentos relevantes.
La segunda es cambiar el estilo de trabajo y darle forma a la imagen. Primero, debemos buscar la verdad a partir de los hechos. Como miembro del personal de la oficina general, debemos trabajar en estrecha colaboración con el centro de la empresa, buscar la verdad a partir de los hechos, siempre buscar la verdad a partir de los hechos, decir la verdad, buscar resultados prácticos e informar la situación al líder con sinceridad. Uno, dos son dos, y no hagas trampa. En segundo lugar, debemos luchar por la excelencia. Debes tener un sentido de competencia que se atreva a ser el primero. Establezca la confianza y la determinación para luchar por el primer lugar, tomar el primer lugar y mantenerse al día, tomar la iniciativa para esforzarse por avanzar, esforzarse por ser de primera clase y traer gloria a usted y a la unidad; un sentimiento de superioridad. En tercer lugar, la dedicación desinteresada. Defender el estilo de trabajo de trabajo duro y dedicación desinteresada, trabajar desinteresadamente sin buscar fama o fortuna, y mejorar aún más el sentido de honor y responsabilidad del cargo integral.
El tercero es cambiar los conceptos de trabajo y mejorar la eficiencia. Actualmente, sólo nos centramos en servicios de limpieza para mejorar la apertura y fortalecer las funciones de enlace y relaciones públicas. Asegurarse seriamente de que todos cumplan con sus deberes, demuestren sus habilidades y logren resultados, no eludan la responsabilidad del trabajo dentro del alcance de sus responsabilidades, no retrocedan cuando encuentren dificultades, no eviten los problemas y no digan; "no" a las cosas asignadas por los líderes, no decir "no tiene nada que ver conmigo" en el trabajo diario, y mantener consciente y proactivamente la imagen general de la oficina. Bajo la premisa de garantizar la calidad, debemos prestar más atención a la puntualidad, acelerar el ritmo, mejorar la eficiencia, hacer bien lo que hacemos hoy, explicar claramente, hacer las cosas que hacemos a menudo rápidamente y hacer bien las cosas especiales. El personal de la oficina general debe tener en cuenta la situación general, comprender los hechos, pensar en los problemas, escribir materiales y manejar las cosas. Deben partir conscientemente de la situación general, centrarse en el trabajo central de la empresa de inversión turística y actuar. un buen trabajo en el servicio antes, durante y después de la toma de decisiones, y ser un buen líder de personal.
En cuarto lugar, ser bueno resumiendo experiencias y buscando innovación. Integre un espíritu superior, intenciones de liderazgo y práctica laboral, combine teoría y práctica, cambie conceptos tradicionales, viejas formas de pensar y métodos de trabajo, forme nuevas ideas de trabajo y cree métodos de trabajo coloridos, flexibles y efectivos.
(2) Fortalecer la construcción del sistema
El primer paso es formular un buen sistema. Preste atención a la práctica, lleve adelante el estilo de investigación e investigación y clasifique cuidadosamente el sistema de la empresa de acuerdo con el principio de "aprender activamente a cumplir con las leyes y regulaciones nacionales y de la industria, no violar los requisitos de los superiores y solicitar ampliamente opiniones sobre sistemas que involucran los intereses vitales de cuadros y empleados" para construir un sistema completo y eficaz.
El segundo es cumplir e implementar el sistema. Al organizar a cuadros y trabajadores para estudiar, familiarizamos a todos con los requisitos, procedimientos, objetivos y significado del sistema. Partimos desde el punto de vista integral, internalizamos el sistema en nuestros corazones y lo exteriorizamos en nuestras acciones, y lo respetamos estrictamente. el sistema de ejecución, y formar un sistema donde todos puedan aprender, utilizar y respetar el sistema. La buena atmósfera del sistema y el mecanismo benigno de utilizar conscientemente el sistema para gestionar el poder, las personas y los asuntos.
El tercero es hacer un buen trabajo de revisión y mejora del sistema. De acuerdo con el desarrollo continuo de la empresa, el sistema correspondiente será revisado y mejorado de manera oportuna, y de acuerdo con los requisitos de los superiores y el trabajo real, se formará un plan para el establecimiento, modificación y abolición del sistema para supervisar la implementación.
(3) Fortalecer la construcción de la cultura corporativa
En primer lugar, esforzarse en elegir la filosofía de la empresa (espíritu de empresa, valores de la empresa, ética, etc.). ) combinado con las características de la empresa de inversión turística antes de febrero, y organizó el aprendizaje y la propaganda para arraigarlo profundamente en los corazones de la gente, de modo que los empleados de la empresa conozcan y memoricen la filosofía de la empresa y la practiquen conscientemente en acciones específicas.
El segundo es compilar textos normativos como el "Manual de cultura corporativa" y "Una determinada empresa de inversión turística", y resumirlos y perfeccionarlos para formar la connotación espiritual y cultural de la empresa de inversión turística. Recopile los hechos avanzados de varios departamentos, grupos subsidiarios o individuos de la empresa, excelentes casos de construcción de cultura corporativa externa, refranes, lemas, historias, etc. que se ajusten a la cultura corporativa. , como material importante para la construcción y promoción cultural de Lu Wen Investment Company. Unificar el logotipo de la empresa, estandarizar las abreviaturas de cada departamento y filial, y unificar las especificaciones de instalación y ubicación de los carteles y vallas promocionales de la empresa, de esta manera, estandarizamos la etiqueta de comportamiento y la mentalidad de los empleados, y establecemos un alto grado de seguridad; confianza y buena voluntad en la sociedad para la reputación de Lu Wen Investment Company.
El tercero es combinar el desarrollo del trabajo de las "cinco innovaciones" para promover la mejora general de la gestión del sitio de oficinas, mantener integralmente la imagen del entorno de la oficina y crear un lugar de trabajo limpio, ordenado, cómodo y razonable. y entorno espacial para los empleados.
El cuarto es organizar el departamento de recursos humanos para realizar actividades de evaluación mutua.
Las actividades de evaluación mutua se basan en las exigencias culturales de la empresa de inversión turística. Los empleados evalúan en público el estado laboral de sus colegas. También evalúan cómo se desempeñan y cómo se evalúan sus colegas. A través de actividades de evaluación mutua, pueden aclarar conflictos, eliminar diferencias, corregir deficiencias, aprovechar fortalezas y distinguir el bien del mal, optimizando así sus condiciones de trabajo.
El quinto es formular objetivos estratégicos de desarrollo que estén en línea con la empresa de inversión turística, guiar a todos los cuadros y empleados hacia los objetivos establecidos de la empresa de inversión turística, mejorar la cohesión de los cuadros y empleados a través de la capacitación y publicidad e inspirar la confianza y determinación de los funcionarios para iniciar sus propios negocios.
(4) Implementar resueltamente el mecanismo de supervisión.
En primer lugar, promover el establecimiento de normas y reglamentos. Modificar y mejorar aún más el actual sistema de supervisión del trabajo y crear un mecanismo de trabajo. Centrándonos de cerca en las tareas asignadas por el comité municipal del partido y el trabajo central de la junta directiva y las reuniones de la oficina del gerente general, llevamos a cabo supervisión e inspección, implementamos programación e informes semanales y nos enfocamos en la supervisión e inspección de decisiones importantes. tareas clave, proyectos importantes, reuniones importantes e instrucciones importantes, y resaltar Centrarse en identificar, coordinar y manejar problemas laborales de manera oportuna, mejorar la calidad y eficiencia del trabajo, promover la implementación de tareas clave y promover la transformación y el desarrollo empresarial.
El segundo es fortalecer la aplicación de resultados. Combine el mecanismo de supervisión diaria con el mecanismo de evaluación y aplique capacidades de ejecución al reclutamiento de la empresa para puestos importantes, evaluaciones de ascenso, reservas de cuadros de reserva, evaluaciones de desempeño, etc., para mejorar efectivamente las capacidades de ejecución de la empresa.
(5) Implementar resueltamente el mecanismo de retroalimentación de información.
En primer lugar, respete el principio de “implementación cuidadosa y retroalimentación oportuna” y tome la iniciativa en la creación de un entorno de retroalimentación positivo y armonioso en toda la empresa. A través del sistema OA, WeChat, SMS, etc. , cada empleado debe comunicarse con anticipación, brindar retroalimentación durante el trabajo y brindar retroalimentación después.
En segundo lugar, haga un buen trabajo en la "información informativa" de la empresa, designe personal, emita medidas de gestión informativas, recopile eventos importantes de varios departamentos y subsidiarias cada semana, fortalezca la revisión, informe a los líderes sobre el progreso del trabajo de la empresa. y permitir que los líderes conozcan el progreso del trabajo de la empresa. Incrementar la comunicación y el entendimiento entre departamentos y filiales.
En resumen, en el próximo 2020, nos basaremos en las funciones de la oficina integral, trabajaremos estrechamente en torno al centro de la empresa, nos esforzaremos por mejorar la iniciativa y la creatividad del trabajo y mejorar la situación general. nivel de trabajo y calidad del servicio, aprovechar al máximo el papel de asistente de personal y coordinación integral, y trabajar con varios departamentos y subsidiarias para hacer contribuciones positivas al desarrollo de Luwen Investment Company.