2011 Ingeniero de supervisión Teoría y regulaciones Explicación del conocimiento de tutoría: Gestión de información de archivos y documentos (2)
Gestión de documentos y archivos de supervisión de proyectos de construcción
Los principales contenidos de la gestión de documentos y archivos de supervisión de proyectos de construcción son: recopilación, emisión y registro de documentos y archivos de supervisión; documentos y archivos; documentos de supervisión Clasificar y almacenar archivos y materiales; supervisar el archivo, préstamo, modificación e invalidación de archivos y archivos;
(1) Recepción y registro de documentos y expedientes de supervisión
Todos los documentos recibidos deben registrarse en el formulario de registro de recepción de documentos (registrados según categorías de información de supervisión). Se debe registrar el nombre del archivo, la información resumida del documento, la unidad emisora del documento (departamento), el número del documento y la fecha de recepción. Si es necesario, se debe anotar la hora específica de recepción del documento y, finalmente, firmarlo la persona responsable de recibir el documento. del departamento de supervisión del proyecto.
(2) Circulación y registro de documentos y archivos de supervisión
El ingeniero de supervisión determina si es necesario circular los documentos y registros. Si es necesaria la circulación, la lista y el alcance del personal de circulación. Debe determinarse y anotarse en el documento. Los papeles de circulación se circulan junto con los documentos y registros.
(3) Emisión y registro de documentos de supervisión
La expedición de los documentos deberá ser firmada por el ingeniero jefe de supervisión o su ingeniero de supervisión autorizado, y deberá llevar el sello de la departamento de supervisión del proyecto. Los trabajos de sellado se llevarán a cabo con un registro especial.
(4) Almacenamiento clasificado de documentos y archivos de supervisión
Después de que los documentos y archivos de supervisión hayan pasado por los procedimientos de trabajo de recepción/emisión, registro y circulación, deben almacenarse utilizando Métodos de clasificación científica, para que puedan Satisface las necesidades de revisión y verificación durante el proceso de implementación del proyecto, y también facilita el archivo y transferencia de documentos y archivos una vez finalizado el proyecto.
(5) Archivado de documentos y archivos de supervisión
El contenido del archivo, los métodos de organización y la aceptación, transferencia y gestión de los documentos de supervisión deben basarse en la actual "Supervisión del proyecto de construcción" "Especificaciones" y "Especificaciones de disposición y archivo de documentos del proyecto de construcción" se implementarán con referencia a las regulaciones del departamento administrativo de ingeniería de la construcción, el departamento de industria de supervisión de la construcción y el departamento de gestión de archivos de construcción urbana local en el área donde se ubica el proyecto.
De acuerdo con los actuales "Estándares para el archivo y disposición de documentos de proyectos de construcción" (GB/T50328-2001), existen 27 documentos de supervisión en 10 categorías, que deben archivarse y conservarse en diferentes unidades. Se resumen a continuación:
(1) Planificación de supervisión:
1) Planificación de supervisión (preservación a largo plazo por parte de la unidad de construcción, preservación a corto plazo por parte de la unidad de supervisión. y enviado al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su preservación);
2) Reglas de implementación de supervisión (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción, almacenamiento a corto plazo por parte de la unidad de supervisión y envío a la construcción urbana). departamento de gestión de archivos para almacenamiento);
3) Plan de control general del departamento de supervisión, etc. (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción, almacenamiento a corto plazo por parte de la unidad de supervisión).
(2) Problemas de calidad relevantes en el informe de supervisión mensual (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción, almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de supervisión y envío al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento).
(3) Problemas de calidad relevantes en las actas de la reunión de supervisión (preservación a largo plazo por parte de la unidad de construcción, preservación a largo plazo por parte de la unidad de supervisión y envío al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su preservación).
(4) Control de progreso:
1) Formulario de aprobación de inicio/reanudación del proyecto (almacenado por la unidad de construcción durante mucho tiempo, la unidad de supervisión durante mucho tiempo y enviado a el departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento);
2) Orden de suspensión para el inicio del proyecto/reanudación del trabajo (conservación a largo plazo por parte de la unidad de construcción, conservación a largo plazo por parte de la unidad de supervisión y envío a el departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su conservación).
(5) Control de calidad:
1) Notificación de proyectos no calificados (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad constructora, almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de supervisión y envío al urbanismo). departamento de gestión de archivos de construcción para almacenamiento);
2) Informe de accidentes de calidad y opiniones de manejo (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción, almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de supervisión y envío a la gestión de archivos de construcción urbana). departamento de almacenamiento).
(6) Control de costos:
1) Envío y pago de anticipos (almacenamiento a corto plazo por parte de la unidad de construcción);
2) Envío de pagos mensuales; y pago (almacenamiento a corto plazo por parte de la unidad de construcción);
3) Revisión y aprobación de cambios de diseño y tarifas de negociación (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción); ) Revisar la carta de opinión sobre las cuentas finales de finalización del proyecto (Construcción Para el almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad, envíelo al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento).
(7) Calificaciones de subcontratación:
1) Materiales de calificación de la unidad de subcontratación (la unidad de construcción los conserva por mucho tiempo);
2) Calificación de la unidad proveedora); materiales (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción);
3) Materiales de calificación de pruebas y otras unidades (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción).
(8) Aviso de supervisión:
1) Aviso de supervisión sobre el control de progreso (almacenado por la unidad de construcción y la unidad de supervisión durante mucho tiempo
2); ) Aviso de supervisión sobre control de calidad (la unidad de construcción y la unidad de supervisión lo conservarán por un largo tiempo);
3) Aviso de supervisión sobre el control de costos (la unidad de construcción y la unidad de supervisión lo conservarán por un largo tiempo); ).
(9) Gestión de contratos y otros asuntos:
1) Informe y aprobación de ampliación del proyecto (almacenamiento permanente por parte de la unidad constructora, almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de supervisión, y envío al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento);
2) Informe y aprobación de reclamación de gastos (la unidad de construcción y la unidad de supervisión lo conservarán durante mucho tiempo;
3) Disputas contractuales e informes de incumplimiento de contrato y opiniones de manejo (la unidad de construcción y la unidad de supervisión lo conservarán durante mucho tiempo y lo enviarán al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento
4) Cambio de contrato); materiales (guárdelos durante un largo tiempo por parte de la unidad de construcción y la unidad de supervisión, y envíelos al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento).
(10) Resumen del trabajo de supervisión:
1) Resumen del tema especial (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción, almacenamiento a corto plazo por parte de la unidad de supervisión
);2) Resumen del informe mensual (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción y almacenamiento a corto plazo por parte de la unidad de supervisión);
3) Resumen de finalización del proyecto (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción y); unidad de supervisión y enviado al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento);
4) Informe de evaluación de calidad (vendido por la unidad de construcción y la unidad de supervisión durante mucho tiempo y enviado a la gestión de archivos de construcción urbana). departamento de conservación).
Pregunta de ejemplo: Según los "Estándares de archivo de documentos de proyectos de construcción" actuales, [] pertenece al resumen del trabajo de supervisión
Resumen de tema especial
B. Resumen del informe mensual
p>
C.Resumen de finalización del proyecto
Informe de evaluación de calidad
Informe de incumplimiento de contrato y opiniones de manejo.
p>
Respuesta: A.B.C.D.
Análisis: Resumen del trabajo de supervisión:
1) Resumen del tema especial (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción, almacenamiento a corto plazo por parte de la supervisión unidad);
2) Resumen del informe mensual (almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción, almacenamiento a corto plazo por parte de la unidad de supervisión
3) Resumen de finalización del proyecto (a largo plazo); almacenamiento a largo plazo por parte de la unidad de construcción y la unidad de supervisión, y enviado al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento);
4) Informe de evaluación de calidad (por parte de la unidad de construcción, la unidad de supervisión lo conservará durante un largo tiempo); tiempo y enviarlo al departamento de gestión de archivos de construcción urbana para su almacenamiento).
(6) Préstamo, modificación y anulación de documentos y archivos de supervisión.
En principio, no se permite el préstamo de documentos y archivos almacenados por el departamento de supervisión del proyecto. Si los departamentos gubernamentales, unidades de construcción o unidades de construcción realmente lo necesitan, deben ser aprobados por el ingeniero jefe de supervisión o su representante. ingeniero supervisor autorizado, y la información debe incluirse en la información. El departamento de gestión se encarga de los procedimientos de préstamo.
Los cambios en los documentos y archivos de supervisión deben ser implementados por el responsable correspondiente del departamento de formulación original. Si se trata del proceso de aprobación, los cambios deben ser realizados por el responsable original de la aprobación. Si se designa a otro responsable para realizar cambios y aprobar cambios, el nuevo responsable deberá obtener los antecedentes en los que basarse. Una vez modificado el archivo del documento de supervisión, el departamento de gestión de la información completará el formulario de notificación de cambio del archivo del archivo de supervisión y será responsable de emitir la nueva versión del documento. Durante el proceso de emisión, se debe garantizar que todos los departamentos relevantes de las unidades participantes en el proyecto reciban versiones válidas de los documentos correspondientes. Cuando se emita una nueva versión de un documento, el departamento de gestión de la información será responsable de retirar la versión original e invalidarla. Teniendo en cuenta que pueden surgir necesidades de trazabilidad en el futuro, el departamento de gestión de la información puede guardar muestras de documentos invalidados para su revisión.