Conceptos básicos de Excel

1. Introducción:

Excel es un software de procesamiento de hojas de cálculo y uno de los componentes del software de Microsoft Office. Se utiliza principalmente para crear tablas de datos y analizar datos. y análisis.

2. Interfaz de ventana:

Barra de título, barra de menú, varias barras de herramientas, espacio de trabajo, celdas, cuadro de nombre, barra de edición, número de fila, etiqueta de columna, barra de desplazamiento horizontal y vertical. etiqueta de la hoja de trabajo, barra de estado

1. Conceptos básicos

1. Libro de trabajo: un archivo de Excel se llama libro de trabajo y consta de una o más hojas de trabajo. Compuesto, un libro de trabajo puede contener hasta 255 hojas de trabajo. La extensión del documento del libro de hoja de cálculo de Excel es .xls

2. Hoja de trabajo: cada tabla del libro de trabajo se denomina hoja de trabajo. Un libro de trabajo se compone de 3 hojas de trabajo de forma predeterminada. Utilice hoja1\hoja2\hoja3 para nombrar.

3. Etiqueta de la hoja de trabajo: se utiliza para mostrar el nombre de cada hoja de trabajo que constituye el archivo de Excel. Haga clic en una pestaña de la hoja de trabajo para abrir una hoja de trabajo diferente.

4. Espacio de trabajo: El área más grande de la ventana de Excel, que consta de muchas celdas.

5. Celda: Cada celda de la hoja de trabajo se llama celda.

6. Celda activa: La celda con un marco negro en la hoja de trabajo se llama celda activa, que es la celda seleccionada actualmente.

7. Área de celda: Un área rectangular compuesta por múltiples celdas se llama área de celda.

8. Etiquetas de columnas: Las letras (A, B, C) al principio de cada columna de la hoja de cálculo se denominan etiquetas de columnas; una hoja de cálculo puede tener hasta 256 columnas. Haga clic en la etiqueta de la columna para seleccionar la columna.

9. Número de fila: El primer número (1, 2, 3) de cada fila de la hoja de cálculo se denomina número de fila; una hoja de cálculo tiene un máximo de 65536 filas. Haga clic en un número de fila para seleccionar la fila.

10. Cuadro de nombre: se utiliza para mostrar la dirección de la celda activa.

11. Barra de edición: se utiliza para mostrar el contenido de la celda activa.

2. Crear una tabla

1. Cambiar de celda

Los datos de Excel solo se pueden ingresar en la celda activa, usando las teclas de movimiento del cursor, la tecla Tab, Presione la tecla Enter o use el mouse para seleccionar o cambiar la celda activa.

2. Tipo de datos

Datos de texto: texto compuesto por letras, números y espacios. El valor predeterminado está alineado a la izquierda. Si excede el ancho de esta columna, se mostrará como cortada, pero los datos aún estarán completos en la memoria. Ajuste el ancho de las columnas para mostrar datos completos.

Datos numéricos: están formados por números y pueden participar en operaciones aritméticas. El valor predeterminado está alineado a la derecha. Si excede el ancho de esta columna, se mostrará como varios "#", pero los datos completos aún estarán en la memoria. Ajuste el ancho de las columnas para mostrar datos completos.

Datos de texto numérico: Aunque es un número en forma, no puede participar en operaciones aritméticas, como números de serie, números de teléfono, etc. Al ingresar, primero debe ingresar una comilla simple en inglés y luego ingresar el número correspondiente.

3. Uso del controlador de relleno

El pequeño punto negro en la esquina inferior derecha de la celda activa se llama controlador de relleno. Tiene una función de secuencia de relleno y una función de copia

①Función de secuencia de relleno: seleccione datos de texto con características de secuencia (como enero, lunes, etc.) y cuando el mouse apunte al controlador de relleno en el esquina inferior derecha de la celda como un cursor en forma de cruz Arrastre para completar el llenado de la secuencia de texto, primero ingrese datos en las dos primeras celdas y selecciónelas, luego arrastre cuando el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de la celda se convierta en un cursor en forma de cruz; con el puntero del ratón para completar el llenado aritmético de datos numéricos.

②Función de copia: al arrastrar el controlador de relleno directamente, copie el contenido de la celda donde se encuentra el controlador de relleno.

4. Completar datos automáticamente

Seleccione el área de llenado, haga clic en el menú "Editar" - "Rellenar" - "Secuencia" y establezca el tipo de llenado y el tamaño del paso

5. Secuencia personalizada

Haga clic en el menú "Herramientas" - "Opciones" - "Secuencia personalizada" e ingrese datos en el marco derecho del cuadro de diálogo (presione la tecla Enter después de cada entrada de datos ), haga clic en "Agregar" y "Aceptar" para agregar una secuencia personalizada, que se puede usar para completar y ordenar secuencias.

6. Ingrese la fecha actual: Ctrl:

7. Ingrese la hora actual: Ctrl Shift:

8. Ingreso de grandes cantidades de datos: Cuándo Es necesario ingresar una gran cantidad de datos, primero puede seleccionar este rango de celdas y presionar Enter después de ingresar cada elemento hasta ingresar todos los datos.

3. Edición de datos

1. Seleccionar celdas

Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre para seleccionar varias celdas (presione la tecla Ctrl para seleccionar No- celdas, filas y columnas adyacentes.)

2. Copiar datos

Seleccione la celda de origen de datos, haga clic en el menú "Editar" - "Copiar" y seleccione la celda de destino. cuadrícula, haga clic en el menú "Editar" - "Pegar". (O cuando el cursor se mueve al borde y el mouse cambia a una flecha de cuatro direcciones, presione la tecla Ctrl y arrastre la celda a la ubicación de destino).

3. Mover datos

Seleccione la Celda de origen de datos, haga clic en el menú "Editar" - "Cortar", seleccione la celda de destino, haga clic en el menú "Editar" - "Pegar". (O cuando el cursor se mueva al borde, arrastre la celda a la posición de destino cuando el mouse cambie a una flecha que apunte en cuatro direcciones).

4. Inserción de filas/columnas

Seleccione una fila/columna, haga clic en el menú "Insertar" - "Fila"/"Columna" para insertar una nueva fila/columna arriba/izquierda de la fila/columna. (O haga clic derecho y seleccione "Insertar" en el menú contextual)

5. Eliminación de filas/columnas:

Seleccione las filas/columnas que desea eliminar y haga clic en el menú " Editar" -"eliminar". (O haga clic derecho y seleccione "Eliminar" en el menú contextual).

6. Insertar celdas

Seleccione la celda en la posición de inserción, haga clic en el menú "Insertar" - "Celda", seleccione la opción requerida en el cuadro de diálogo y haga clic en "Seguro" .

7. Eliminar celdas

Seleccione la celda que desea eliminar, haga clic en el menú "Editar" - "Eliminar", en el cuadro de diálogo, seleccione la opción requerida y haga clic en "Aceptar" .

8. Fusionar celdas sin celdas

Selecciona varias celdas y haz clic en el botón "Fusionar y centrar" en la barra de herramientas de formato.

9. Cancelar la fusión de celdas

Seleccione las celdas fusionadas, haga clic en el menú "Formato" - "Celdas", seleccione la etiqueta "Alinear" y cancele la opción "Fusionar celdas" , haga clic en Aceptar.

10. Eliminar datos de celda (rango)

Seleccione la celda (rango) que contiene los datos y presione la tecla Eliminar en el teclado.

11. Borrar datos de celda (rango) (Formato/Todos/Anotaciones)

Seleccione la celda (rango) que contiene los datos, haga clic en el menú "Editar" - "Borrar", seleccione la opción de borrar.

12. Modificar datos

Selecciona la celda a modificar, ingresa los nuevos datos y presiona la tecla Enter. (O haga doble clic en la celda y mueva el cursor para modificar los datos)

3. Operaciones con la hoja de cálculo

1. Insertar en la hoja de cálculo

Utilice el botón " Menú "Insertar" El comando "Hoja de trabajo" inserta una nueva hoja de trabajo antes de la hoja de trabajo actual. (O haga clic derecho en la etiqueta de la hoja de trabajo, seleccione "Insertar" en el menú contextual y seleccione "Hoja de trabajo" en el cuadro de diálogo para insertar una nueva hoja de trabajo antes de la hoja de trabajo actual. (Haga clic derecho en la etiqueta de la hoja de trabajo, seleccione "Insertar" en el menú contextual Seleccione el comando "Insertar".

)

2. Eliminar la hoja de trabajo

Seleccione la hoja de trabajo, haga clic en el menú "Editar" - "Eliminar hoja de trabajo" (o haga clic derecho en la etiqueta de la hoja de trabajo y seleccione el comando "Eliminar"). )

3. Ajuste el orden de la hoja de trabajo

Utilice el mouse para arrastrar la etiqueta de la hoja de trabajo a una nueva ubicación

4. Cambie el nombre de la hoja de trabajo

Haga clic en el menú "Formato" - "Hoja de trabajo" - "Cambiar nombre" para cambiar el nombre de la hoja de trabajo actual (o haga doble clic en el nombre de la hoja de trabajo con el botón izquierdo del mouse para cambiar el nombre de la hoja de trabajo). Utilice el mouse. Haga clic derecho en la etiqueta de la hoja de trabajo para abra el menú contextual y seleccione el comando "Cambiar nombre".

5. Copiar la hoja de trabajo

Selecciona la hoja de trabajo, presiona Ctrl y arrastra con el botón izquierdo del mouse.

5. Modificar la tabla

1. Establecer el formato del número

Seleccione el área de datos, haga clic en el menú "Formato" - "Celda", en el cuadro de diálogo Seleccione la pestaña "Número", establezca el tipo de valor y haga clic en "Aceptar".

2. Establece el formato del texto

Selecciona el área de datos, haz clic en el menú "Formato" - "Celda", selecciona la etiqueta "Fuente" en el cuadro de diálogo y configúrala. según sea necesario. Haga clic en "Aceptar"

3. Establezca la alineación de los datos

Seleccione el área de datos, haga clic en el menú "Formato" - "Celdas", seleccione la pestaña "Alineación" en en el cuadro de diálogo, Establezca según sea necesario y haga clic en "Aceptar".

4. Ajuste la altura de la fila

Apunte el mouse hacia el cruce entre los números de fila. Cuando la flecha doble cambie, presione. el botón izquierdo y arrastre a la posición apropiada (o haga clic en el menú "Formato" - "Fila" y seleccione la configuración de opción correspondiente según sea necesario).

5. Ajuste el ancho de la columna

Apunte con el mouse al cruce entre las etiquetas de las columnas, cuando cambie a una flecha doble, presione el botón izquierdo y arrastre hasta el ancho apropiado (o haga clic en el menú "Formato" - "Columna" y seleccione la configuración de opciones correspondiente según sea necesario.)

6. Establezca el borde de la celda

Seleccione el área de datos, haga clic en el menú "Formato" - "Celdas", seleccione la etiqueta "Borde" en el cuadro de diálogo, configúrelo según sea necesario y haga clic en "Aceptar"

7. Configuración Sombreado de celdas

Seleccione el área de datos, haga clic en el menú "Formato" - "Celdas", seleccione el Etiqueta "Patrón" en el cuadro de diálogo, configúrela según sea necesario y haga clic en "Aceptar".

●Seleccione el área de datos, haga clic derecho, seleccione "Formato de celdas" en el menú contextual y aparecerá el cuadro de diálogo de la celda.

6. Cálculo de datos

1. Referencia de celda

La referencia de celda esencialmente usa la dirección de la celda como una variable y usa la referencia de celda para llamar a los datos de la unidad. en la grilla. Hay tres formas de hacer referencia a celdas:

Referencia relativa: con la celda actual como punto de referencia, la dirección de la celda a la que se hace referencia en la fórmula es la posición relativa de la celda actual. Cuando la celda actual cambia, la. dirección a la que se hace referencia en la fórmula La dirección de la celda también cambia en consecuencia. Las referencias relativas se expresan directamente como direcciones de celda. Como A8, C40.

Referencia absoluta: Tomando el origen de las coordenadas como punto de referencia, la dirección de la celda a la que se hace referencia en la fórmula no cambia a medida que cambia la posición de la celda actual. Una referencia absoluta es una referencia en la que se agrega el signo de dólar "$" antes de la etiqueta de la columna y el número de fila de la dirección de la celda, lo que significa que siempre se llamarán solo los datos de la celda especificada bajo cualquier condición. Por ejemplo: $A$3, $F$12.

Referencia mixta: se refiere a una dirección de celda que contiene tanto una dirección de referencia relativa como una dirección de referencia absoluta. Las referencias mixtas agregan "$" antes de la etiqueta de la columna de referencia absoluta o el número de fila, como S$45 (lo que indica que la columna se cambia y la fila siempre es 45), $E6 (lo que indica que la columna E permanece sin cambios y el número de fila se cambia ).

2. Fórmula

Fórmula: una fórmula para operar con datos de la hoja de cálculo. Comienza con "=", seguido de datos, dirección de celular y operador.

La celda de fórmula muestra el resultado del cálculo cuando la fórmula es correcta y la fórmula en sí solo se puede ver en la barra de edición.

El valor de los datos en la celda de fórmula cambia automáticamente a medida que cambia el valor de los datos de la celda a la que se hace referencia.

Cuando la dirección de la celda a la que se hace referencia cambia debido a una eliminación o movimiento, el valor de los datos; en la celda de fórmula cambia automáticamente. La fórmula se ajusta automáticamente a medida que cambia su dirección.

Puede utilizar el controlador de relleno para copiar la celda de fórmula y completar el cálculo de toda la tabla de datos. La fórmula en la celda copiada cambiará automáticamente a medida que cambie su posición. Después de eliminar todas las celdas a las que se hace referencia, la celda de fórmula inevitablemente informará un error.

3. Función

Función: Es una fórmula incorporada con una función específica definida por Excel. El formato es el nombre de la función (parámetro).

Funciones de uso común:

Función de suma: SUMA (n1, n2, ?, n30): Calcula la suma de datos numéricos de n1-n30 parámetros

Función promedio: PROMEDIO (n1, n2, ?, n30); [Función]: Calcula el valor promedio de los datos numéricos de los parámetros dados.

Función máxima: MAX (n1, n2, ?, n30); [Función]: Obtener el valor máximo de datos numéricos.

Función de búsqueda del valor mínimo: MIN (n1, n2, ?, n30); [Función]: obtiene el valor mínimo de los datos numéricos.

Función estadística: COUNT (n1, n2, ?, n30); [Función]: Cuenta el número de datos numéricos en los parámetros dados.

Función condicional: IF (condición, "valor uno", "valor dos"); [Función]: determina si la condición es verdadera, devuelve el valor uno, de lo contrario devuelve el valor dos.

7. Clasificación de datos

1. La clasificación consiste en organizar los datos de acuerdo con ciertas reglas, incluido el "orden ascendente" (de pequeño a grande) y el "orden descendente" (de grande). a pequeño) dos métodos de clasificación.

2. Las palabras clave son la base para la clasificación, que están representadas por el contenido de las celdas en cada columna de la tabla de datos que pueden resumir las mismas características de los datos de esta columna.

3. Utilice el botón de orden ascendente y el botón de orden descendente en la barra de herramientas "Común" para ordenar por palabras clave según la columna donde se encuentra la celda activa.

4. Haga clic en el menú "Datos" - "Ordenar" para abrir el cuadro de diálogo "Ordenar" Se deben configurar la "Palabra clave principal" y el método de clasificación si los valores de "Palabra clave principal" son. De la misma manera, puede especificar que se utilice "palabra clave secundaria" como base para el reordenamiento, y "palabra clave secundaria" también puede especificar "tercera palabra clave".

8. Clasificación y resumen de datos

1. Clasificación y resumen resumen los datos según categorías.

2. Ordene los campos de clasificación antes de clasificar y resumir.

3. Pasos de clasificación y resumen: seleccione cualquier celda en la tabla de datos, haga clic en el menú "Datos" - "Clasificación y resumen", configure el campo de clasificación, el método de resumen y los elementos de resumen en el cuadro de diálogo. , haga clic en "Seguro".

4. Después del resumen, " " y "-" aparecerán en el lado izquierdo del número de línea, lo que le permitirá plegar y abrir el contenido del resumen.

5. Seleccione cualquier celda en la tabla de datos resumidos, haga clic en el menú "Datos" - "Subtotal" y haga clic en el botón "Eliminar todo" en el cuadro de diálogo para cancelar la visualización de los subtotales.

9. Filtrado de datos

1. El filtrado puede mostrar solo los registros que cumplen con las condiciones en la hoja de trabajo y ocultar los registros que no cumplen con las condiciones.

2. Pasos de filtrado: seleccione cualquier celda de la tabla de datos, haga clic en el menú "Datos" - "Filtro" - "Filtro automático". En este momento, cada celda en la fila de título de la tabla de datos. Aparecerá una "flecha de filtro" hacia abajo. Haga clic en la flecha desplegable para establecer criterios de filtro.

3. "Personalizado" puede establecer dos condiciones, conectadas por "Y" u "O". "Y" significa que se deben cumplir dos condiciones al mismo tiempo. "O" significa que sólo se cumple una de las dos condiciones.

4. Después de filtrar en una determinada columna, también puedes volver a filtrar en otra columna. De esta manera, sólo se mostrarán los registros de datos que cumplan dos condiciones de filtrado diferentes al mismo tiempo y los demás registros de datos se ocultarán.

5. Haga clic en el menú "Datos" - "Filtro" - "Filtro automático" nuevamente para cancelar el filtrado automático.

10. Formato condicional

1. El formato condicional puede formatear los datos en la tabla de datos que cumple las condiciones.

2. Pasos para establecer el formato condicional: Seleccione las celdas (áreas) en la tabla de datos donde desea establecer las condiciones, haga clic en el menú "Formato" - "Formato condicional", establezca las condiciones en el cuadro de diálogo cuadro que aparece, haga clic en Haga clic en "Formato", establezca el formato en el cuadro de diálogo que aparece y haga clic en "Aceptar". (Si desea configurar varios formatos condicionales, haga clic en el botón "Agregar" para agregar formatos condicionales)

Nota: puede configurar hasta tres formatos condicionales

11. Agregue gráficos

1. Funciones de los gráficos de Excel: puede expresar visualmente la tendencia de los cambios de datos y mejorar la legibilidad y comparabilidad de los datos.

2. Cree un gráfico:

Seleccione cualquier celda en la tabla de datos, haga clic en el menú "Insertar" - "Gráfico", seleccione el tipo de gráfico según sea necesario y haga clic en "Siguiente". " "Paso", seleccione el área de datos para crear el gráfico, seleccione la serie que se generará en "Fila" o "Columna", haga clic en "Siguiente", ingrese el título del gráfico y el nombre de los ejes X, Y en la etiqueta del título, haga clic "Siguiente", seleccione la posición de inserción del gráfico y haga clic en "Finalizar".

3. Tipos de gráficos comunes:

Gráfico de columnas: adecuado para mostrar la relación de número y tamaño entre elementos.

Gráfico de líneas: refleja la tendencia cambiante de las cosas en un periodo de tiempo.

Gráfico circular: adecuado para mostrar la relación de distribución proporcional entre datos.

4. Establezca el formato del gráfico:

Mover posición: apunte al borde del área del gráfico, mantenga presionado el botón izquierdo y arrastre hasta la posición de destino.

Cambiar tamaño: haga clic en el área del gráfico, seleccione el gráfico (presione la tecla Eliminar en el teclado para eliminar el gráfico), aparecerán puntos de control de ajuste en los cuatro lados, mantenga presionado el botón izquierdo y arrastre el control. señala la posición adecuada.

Dar formato al texto del gráfico: haga clic en la parte del texto (título, eje, leyenda) del área del gráfico (o seleccione el objeto del gráfico correspondiente en la barra de herramientas del gráfico), haga clic en la barra de herramientas del gráfico y en el cuadro de diálogo. que aparece Establezca el formato en el cuadro y haga clic en Aceptar.

5. Edite el gráfico

Agregue datos al gráfico: haga clic derecho en el área del gráfico, seleccione "Fuente de datos", seleccione la etiqueta "Área de datos" y haga clic en en el lado derecho del cuadro del área de datos Botón de plegado con flecha roja, vuelva a seleccionar el área de datos, haga clic en el botón de plegado con flecha roja a la derecha y haga clic en Aceptar.

Eliminar la serie de datos del gráfico: Haga clic derecho en la serie de datos que desea eliminar del gráfico y seleccione "Borrar". (También puede cambiar el gráfico eliminando datos innecesarios en la lista de datos)

Agregue el título del gráfico y los nombres de los ejes X e Y: haga clic derecho en el área del gráfico, seleccione " Opciones de gráfico", ingrese el título del gráfico y los nombres de los ejes X e Y en la pestaña "Título" y haga clic en "Aceptar".

Cambie el tipo de gráfico: haga clic derecho en el área del gráfico, seleccione "Tipo de gráfico", seleccione el tipo de gráfico en la pestaña "Tipo estándar" y haga clic en Aceptar.

12. Aplicación completa

Los datos y gráficos de Excel se pueden copiar en Word y pegar de diferentes maneras para obtener diferentes efectos.

Péguelo directamente y se convertirá en una tabla o imagen normal.

Seleccione "Pegado especial" en el menú "Editar", seleccione "Objeto de trabajo de Microsoft Office Excel" en el cuadro de diálogo, haga clic en "Aceptar" y luego haga doble clic en estos objetos en Word, como en Excel. editar.

Seleccione "Pegado especial" en el menú "Editar", seleccione "Pegar enlace" en el cuadro de diálogo y haga clic en "Aceptar". Las modificaciones a los datos y gráficos en Excel se reflejarán en Word.

Seleccione "Pegar como hipervínculo" en el menú "Editar" para crear hipervínculos en Word y Excel. Lograr un cambio rápido.

(Esta opción solo puede pegar tablas de datos)

Los datos y gráficos de Excel se pueden copiar en Word y pegar de diferentes maneras para obtener diferentes efectos.