Modelo o muestra de sistema de gestión de contratos de empresa
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Sistema de Gestión de Contratos de la Empresa (Modelo)
1.
Estandarizar la gestión, prevención y control de los contratos económicos de la empresa. contratos Este sistema está especialmente formulado para prevenir riesgos y proteger eficazmente los derechos e intereses legítimos de la empresa.
2. Ámbito de aplicación
Este sistema se aplica a diversos contratos y acuerdos que establecen derechos y obligaciones civiles firmados y ejecutados por la empresa y sus empresas afiliadas, incluidos contratos de compraventa, contratos de préstamo. , contratos de arrendamiento, contratos de procesamiento, contratos de transporte, contratos de transferencia de activos, contratos de almacenamiento, contratos de servicios, etc.
3. Responsabilidades
3.1 El gerente general de la empresa es responsable de la aprobación de los contratos de compraventa y demás contratos económicos de la empresa; La oficina de la empresa es responsable de la aprobación de varios contratos de la gestión de la empresa, las responsabilidades específicas son:
3.2.1 Responsable de la negociación de varios contratos distintos de los contratos de venta y de la firma de contratos de acuerdo con la autorización. del representante legal de la empresa;
3.2.2 Responsable de Desarrollar los textos unificados de los contratos de compra y venta;
3.2.3 Responsable de emitir y gestionar los sellos de los contratos, los textos unificados de los contratos y la persona jurídica. cartas de autorización;
3.2.4 Responsable de revisar varios departamentos La legalidad, viabilidad y efectividad de los diversos contratos presentados;
3.2.5 Es responsable de resolver disputas de contratos económicos;
3.2.6 es responsable de la gestión del fichero de contratos económicos;
3.2.7 Responsable de la supervisión e implementación de este sistema.
4. Firma del contrato
4.1 Objeto del contrato
El objeto del contrato debe ser una empresa y sus filiales que tengan personalidad jurídica y puedan asumir la responsabilidad civil de forma independiente. Otros departamentos, agencias, sucursales, etc. No está permitido firmar un contrato sin autorización.
Antes de celebrar un contrato, se examinarán las calificaciones del sujeto, la solvencia y la capacidad de desempeño de la otra parte. Los contratos no se firmarán con una organización que no pueda asumir responsabilidad civil de forma independiente, ni con una persona jurídica que sí lo sea. obviamente inconsistente con la capacidad de la unidad para ejecutar el contrato económico.
Las empresas generalmente no celebran contratos económicos con personas físicas. Si realmente es necesario firmar un contrato económico, éste deberá ser aprobado por el director general de la empresa.
4.2 Forma del Contrato
La celebración de un contrato deberá ser por escrito, salvo simples pequeñas cuestiones económicas que requieran la entrega inmediata (entrega de bienes).
Por "forma escrita" se entiende contratos, acuerdos complementarios, documentos y cartas formales y mensajes de datos (incluidos telegramas, faxes, correos electrónicos, etc.). ). A menos que existan emergencias o condiciones, las empresas generalmente requieren un formulario de contrato formal.
4.3 Contenido del contrato
4.3.1 Nombre y domicilio de las partes: El título, firma y sello oficial del contrato deben concordar con la información crediticia proporcionada por la otra fiesta.
4.3.2 Objeto del contrato: El objeto del contrato debe ser único y preciso, y el contrato de compraventa debe especificar especificaciones, modelos, marcas, origen, calidad, etc. El contrato de servicios debe estipular el contenido y los requisitos detallados del servicio; si el objeto del contrato no puede describirse con palabras, se deben incluir dibujos como anexos al contrato.
4.3.3 Cantidad: El contrato debe adoptar unidades de medida estándar nacionales, y generalmente se debe acordar la cantidad de la materia. Si no se puede acordar la cantidad exacta en el contrato de distribución anual, se adoptará el método para determinar la cantidad acordada (como telegrama, fax, albarán, factura, etc.).
4.3.4 Calidad: si existen normas nacionales, normas industriales departamentales o normas empresariales, se debe acordar el nombre en clave de la norma adoptada para productos químicos y otros productos que puedan describirse mediante indicadores; se debe llegar a un acuerdo sobre los indicadores principales ((excepto aquellos cubiertos por las normas); el pago de la muestra debe especificar el método de producción de la muestra y el lugar de almacenamiento de la muestra.
4.3.5 Precio o remuneración: El precio o remuneración debe estipularse en el contrato, y el precio real del contrato debe acordarse en forma de descuento; indicarse, tales como cheque de transferencia, giro postal (transferencia telegráfica, giro postal y remesa), cobro, carta de crédito y efectivo, el plazo para el pago del precio o remuneración será la fecha exacta o el número de días posteriores a las condiciones específicas; se realizan.
4.3.6 Plazo, lugar y forma de ejecución
Deberá especificarse claramente el plazo de ejecución. Si no se puede acordar un tiempo específico, el método para cumplir el plazo se estipulará en el contrato.
El lugar de ejecución del contrato procurará sernos favorable. Por ejemplo, el contrato de compraventa generalmente estipula que el lugar de entrega es nuestro almacén o nuestra residencia, si se acuerda un nombre de lugar específico, debe especificarse a nivel de distrito municipal o condado;
El contrato de compraventa; generalmente debe estipular los procedimientos de entrega en el contrato, es decir, signos de ejecución del contrato, como cartas de porte, firmas de los gerentes de almacén, etc.
Garantía del contrato
Si la otra parte en el contrato requiere una garantía o nosotros exigimos a la otra parte que proporcione una garantía, los procedimientos pertinentes deben manejarse de acuerdo con los requisitos del " Ley de Garantía" en función de las circunstancias específicas.
Interpretación del Contrato
Se interpretarán exclusivamente en el contrato todas las palabras del texto del contrato que puedan causar ambigüedad y algunas palabras especiales no estatutarias.
Cláusulas de confidencialidad
Para los contratos de tecnología y otros contratos que involucren información comercial e información técnica, se deben estipular compromisos de confidencialidad y responsabilidades por incumplimiento de los compromisos de confidencialidad.
4.3.10 Sistema de contacto del contrato
Para contratos económicos importantes con un período de ejecución prolongado, se debe estipular el sistema de contacto para ambas partes del contrato.
4.3.11 Responsabilidad por incumplimiento de contrato
Hacer acuerdos apropiados de acuerdo con la ley contractual y prestar atención a la equidad del contrato.
4.3.12 Métodos de resolución de disputas
Las disputas pueden resolverse mediante arbitraje o litigio. Si se opta por el arbitraje, se debe acordar claramente el nombre de la institución de arbitraje. Si las dos partes no pueden ponerse de acuerdo sobre una institución de arbitraje, podrán elegir una institución de arbitraje en un tercer lugar.
4.4 Procedimientos de trabajo para la firma de un contrato
4.4.1 Antes de firmar un contrato, el personal comercial designado por la empresa u otros negociadores deben revisar la información relevante de la otra parte de acuerdo con el artículo 4.1 de este sistema y conservar copias de la licencia comercial y el certificado de calificación profesional de la otra parte.
4.4.2 Para contratos de compra y venta, el personal de la empresa patrocinadora debe negociar con la otra parte la redacción de los términos del contrato y presentarlos junto con el formulario de revisión conjunta al gerente general para su aprobación. La oficina deberá preparar un número de contrato y sellarlo con un sello de contrato especial. Cuando sea necesario, el gerente general designará una persona responsable para revisar la legalidad del contrato.
4.4.3 Para contratos distintos de los contratos de compra y venta, el gerente general designará a la persona responsable para negociar con la otra parte junto con los departamentos relevantes, redactar los términos del contrato y adjuntar un formulario de revisión conjunta a al gerente general para su aprobación. La oficina sellará el capítulo único del contrato.
4.4.4 Para los contratos que requieren aprobación y registro de acuerdo con las leyes y reglamentos administrativos, una vez establecido el contrato, la oficina debe manejarlo de manera oportuna y de acuerdo con la ley.
4.4.5 Una vez firmado formalmente el contrato, el texto del contrato será conservado por el propio gerente y almacenado en la oficina de la empresa para su archivo junto con el "Formulario de Evaluación Conjunta".
5. Modificación y resolución del contrato
5.1 Durante la ejecución del contrato, si por causas objetivas es necesario modificar o rescindir el contrato, ambas partes deberán renegociar y llegar a un acuerdo. un acuerdo escrito. El contrato original permanece en vigor hasta que se llegue a un nuevo acuerdo. Luego de recibir la notificación de la otra parte solicitando la disolución o cambio, le daremos una respuesta por escrito dentro del período especificado.
5.2 En cualquiera de las siguientes circunstancias, podremos resolver unilateralmente el contrato.
5.2.1 El objeto del contrato no puede realizarse por causa de fuerza mayor.
5.2.2 Antes del vencimiento del plazo de ejecución, la otra parte lo manifiesta o demuestra expresamente por su parte; propio comportamiento de que no cumplirá con la obligación principal;
5.2.3 La otra parte retrasa el cumplimiento de la deuda principal y no cumple con ella dentro de un período razonable después de haber sido instada;
5.2.4 La otra parte retrasa el cumplimiento de la deuda o comete otros incumplimientos del contrato, dando como resultado el incumplimiento del objetivo del contrato;
5.2.5 Otras situaciones previstas por la ley.
5.3 La modificación o disolución del contrato económico deberá constar por escrito (incluyendo cartas y telegramas);
5.4 El acuerdo de modificación o rescisión del contrato económico deberá presentarse al original; aprobar personal para su aprobación de acuerdo con los procedimientos de firma del contrato. Si las leyes y reglamentos administrativos estipulan que los cambios en el contrato deben estar sujetos a procedimientos de aprobación y registro, estos deben manejarse de manera oportuna de conformidad con la ley;
6. p>6.1 La empresa y sus empresas afiliadas deberán cumplir plenamente con las obligaciones estipuladas en el contrato e instar a la otra parte a cumplir con sus obligaciones de manera oportuna en cualquier momento.
6.2 Durante la ejecución del contrato, el desempeño de la empresa debe registrarse en el momento oportuno y ser confirmado por la otra parte.
Al cumplir con el contrato de venta y entregar los bienes, la otra parte debe firmar el recibo por duplicado, con una copia conservada por la otra parte y una copia conservada por el departamento de ventas para referencia futura. Al entregar una factura con IVA a la otra parte, la otra parte deberá emitir un recibo.
Al realizar el pago en virtud del contrato de compra, la otra parte deberá emitir un recibo o recibo. En principio, la empresa sólo emite cheques de transferencia limitada y no permite pagos en efectivo.
6.3 Durante la ejecución del contrato, si el personal de manipulación descubre y tiene pruebas concretas que acreditan que la otra parte tiene alguna de las siguientes circunstancias, se deberá suspender inmediatamente la ejecución y se deberá realizar un informe escrito. a la oficina de la empresa para su procesamiento de manera oportuna y reportado al gerente general al mismo tiempo.
6.3.1 Deterioro grave de las condiciones comerciales;
6.3.2 Transferir propiedad, retirar fondos, evadir deudas;
6.3.3 Pérdida de reputación comercial;
6.3.4 Otras circunstancias en las que se pierde o puede perderse la capacidad de cumplir con las deudas;
6.4 Confirmación periódica de reclamaciones y deudas y confirmación de cambios importantes;
6.4.1 Durante la ejecución de contratos perennes, especialmente contratos perennes de compra y venta, el personal de manipulación debe realizar conciliaciones periódicas para confirmar los reclamos y deudas de ambas partes;
6.4.2 Eventos importantes como a medida que ocurren fusiones, divisiones, reorganizaciones, etc. en la otra parte, cuando la empresa o el personal que maneja el contrato de la contraparte cambia, las cuentas deben conciliarse de manera oportuna para confirmar la validez del contrato y los reclamos y deudas de ambas partes. .
7. Mediación, arbitraje y litigio de disputas contractuales económicas
7.1 Cuando se produce una disputa durante la ejecución de un contrato, ambas partes deben resolverla primero mediante una negociación igualitaria basada en el principio. de buscar la verdad a partir de los hechos;
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7.2 Si las dos partes del contrato no pueden llegar a un acuerdo sobre la resolución del conflicto en un plazo determinado (normalmente un mes) o el otro parte no tiene intención de resolver la disputa mediante negociación, el personal de manejo debe informar de inmediato al gerente del departamento y al gerente general por escrito y preparar un plan de resolución al gerente general para que tome una decisión.
Si se sospecha que la otra parte ha cometido fraude contractual, se debe informar inmediatamente a la oficina de la empresa y al director general.
7.3 Si la empresa decide utilizar el litigio o el arbitraje para manejar las disputas contractuales y la otra parte presenta una demanda, los departamentos pertinentes deben recopilar de inmediato la firma del contrato, el cumplimiento, las disputas y las negociaciones en materiales escritos y presentarlos. junto con las pruebas pertinentes.
8. Gestión diaria de contratos
8.1 La empresa implementa una gestión de contratos de dos niveles. La oficina de la empresa es totalmente responsable de la gestión de contratos de la empresa; Los departamentos son responsables de la gestión de contratos de sus propios departamentos.
8.2 El sello de contrato especial de la empresa será gestionado por una persona dedicada, y la oficina de la empresa, el departamento de ventas y el departamento de compras deberán conservar uno y numerarlo respectivamente. Los contratos en blanco y los poderes de la empresa también son administrados por personal dedicado. El personal comercial no puede viajar con el sello del contrato o el poder en blanco y el contrato en blanco que están sellados con el contrato. Las circunstancias especiales deben ser aprobadas por el director general.
Si se pierde el sello especial del contrato, el contrato en blanco sellado, el poder o el contrato firmado, debe informar inmediatamente el caso a la agencia de seguridad pública local y publicar una declaración en el periódico.
8.3 Los contratos firmados, órdenes de entrega, facturas con IVA, faxes comerciales, cartas, informes y otros materiales serán conservados por el personal del departamento de ventas y compras y la información importante se enviará a la oficina de la empresa junto con el contrato; para su custodia.
8.4 Antes de terminar la relación laboral con la empresa, el personal encargado del contrato debe entregar la información relevante, contratos en blanco, tarjetas de presentación y poderes. Solo después de la confirmación por parte de la oficina de la empresa y los departamentos pertinentes, el personal podrá hacerlo. se completen los trámites pertinentes.
Si el administrador del contrato termina la relación laboral con la empresa o cambia por otros motivos, la oficina de la empresa debe notificar a las unidades pertinentes por escrito dentro de una semana después de que ocurra la situación.
9. Evaluación, recompensas y castigos
9.1 Todos los empleados de la empresa y sus filiales deben respetar estrictamente este sistema, celebrar y ejecutar contratos de forma eficaz y salvaguardar eficazmente los intereses generales de la empresa. La oficina de la empresa es la encargada de supervisar y evaluar la implantación de este sistema.
9.2 Se otorgarán recompensas a quienes descubran problemas importantes durante la firma y ejecución de contratos y tomen activamente medidas correctivas en el proceso de manejo de disputas económicas para evitar o recuperar pérdidas económicas importantes.
9.3 Si el personal encargado del contrato tiene alguna de las siguientes circunstancias y causa pérdidas a la empresa, ésta recuperará una compensación del personal responsable de acuerdo con la ley:
9.3. 1 Firmar el contrato sin autorización o extralimitarse en la autoridad;
9.3.2 Proporcionar a otros un contrato en blanco y un poder sellado con un sello especial o sello oficial;
9.3.3 Se debe firmar un contrato escrito, no un contrato escrito.
9.4 Si al personal encargado del contrato le ocurre una de las siguientes situaciones y causa pérdidas a la empresa, la empresa deberá buscar la compensación del personal correspondiente según corresponda:
9.4.1 El la empresa es defraudada por negligencia;
9.4.2 El cumplimiento del contrato por parte de la empresa no ha sido confirmado por la otra parte;
9.4.3 Pérdida de pruebas importantes;
9.4.4 Después de que ocurre una disputa, no se informa o se mantiene en privado Resolver el problema, o evitar informar, retrasando la oportunidad;
9.4.5 El sello del contrato, el contrato en blanco con el el sello y el poder se pierden y la pérdida no se informa a tiempo;
9.4.6 Otros Comportamiento que viola las políticas pertinentes de la empresa.
9.5 Si los empleados de la empresa violan las leyes penales durante la suscripción y ejecución del contrato y constituyen un delito, serán entregados a las autoridades judiciales para su tratamiento conforme a derecho.
10. Disposiciones complementarias
Este sistema está implantado desde 1998.