Muestra de normativa interna de gestión documental de la empresa
Con el fin de garantizar la integridad de los documentos de la empresa, facilitar la búsqueda y utilización, hacer un buen trabajo en la recopilación, archivo, almacenamiento, etc., y mantener la integridad y seguridad de los documentos y archivos, los documentos de la empresa debe estar bien gestionado. Las siguientes son las reglas internas de gestión de documentos de la empresa, consúltelas.
Muestra de normativa interna de gestión documental de la empresa 1
1. Finalidad
Con el fin de estandarizar mejor la gestión de emisión y archivo de diversos documentos de la empresa y establecer un Buena imagen de empresa formal y rigurosa.
2. Ámbito de aplicación
La empresa y sus departamentos y almacenes emitirán documentos internos.
3. Estándares
Basado en los requisitos reales de la empresa y bajo la premisa de cumplir con el formato y los estándares del archivo, el formato y los estándares se utilizan de manera flexible.
4. Contenido
4.1 Documentos empresariales de uso común
4.2 Especificaciones: Utilice papel A4 de manera uniforme, con márgenes superior e inferior de 2,54 cm, e izquierdo y derecho. márgenes de 3,17 cm.
4.3 Códigos de departamento de la empresa:
Oficina del Gerente General: ZJB;
Departamento de Administración de Personal: RZ;
Departamento de Operaciones: YY ;
Departamento de Producto: SP;
Departamento de Marketing: SC;
Departamento de Finanzas: CW;
4.4 Nivel de Confidencialidad: Gestión de Documentos de la Empresa se divide en cinco niveles de confidencialidad: A, B, C, D y E
Nivel A: documentos confidenciales, limitado al gerente general, directorio y demás miembros;
Nivel B: documentos de alto nivel, solo conocidos por los miembros de la gerencia por encima del gerente del departamento;
Nivel C: documento intermedio, limitado a los miembros internos del departamento relevante y a los miembros de la gerencia por encima del gerente. Nivel D: General; documento, conocido por todos los miembros de la empresa;
Nivel E: Documento general, conocido por todos los miembros de la empresa y de la tienda.
5. Redacción, aprobación, emisión y recepción de documentos
5.1 Redacción
5.1.1 Cada departamento es responsable de la redacción de los documentos, y la redacción debe ser Para cumplir con las leyes y regulaciones nacionales y los sistemas de gestión relevantes de la empresa, el jefe de departamento es responsable de la revisión de documentos.
5.1.2 El texto principal debe tener información clara, puntos de vista claros, expresiones precisas, estructura rigurosa, organización clara, narrativa sencilla, palabras estándar, puntuación correcta y debe ser lo más breve posible.
5.2 Aprobación
5.2.1 Todos los documentos y sistemas a nivel de la empresa deben ser aprobados por el director general de la empresa antes de que puedan imprimirse y circularse;
5.2.2 En caso contrario, si un documento se emite después de la aprobación o si hay errores obvios en el documento que causen consecuencias adversas, la persona a cargo correspondiente será responsable.
5.2.3 Teniendo en cuenta la situación real de la empresa, los documentos de emergencia internos de la empresa se cargan primero en el *** en una versión electrónica después de la confirmación por parte del director general y se notifican primero por teléfono. y luego se vuelve a emitir la versión en papel y se firma para recibirlo.
5.2.4 Los avisos de los departamentos funcionales de la empresa a los departamentos que no necesitan actualizarse a documentos a nivel de empresa no necesitan implementarse según lo exige este documento.
5.3 Emisión y recepción
5.3.1 El departamento de RRHH es responsable de la emisión/circulación/archivo de los documentos de la empresa
5.3.2 Los documentos de la empresa son manejado por varios departamentos El responsable firma el documento original y, al mismo tiempo, el jefe de departamento es responsable de transferir los documentos a otros empleados del departamento.
6. Fecha de vigencia
6.1 Este sistema de gestión se implementará a partir del 8 de abril de 2013.
6.2 La interpretación final de este sistema corresponde al Departamento de Recursos Humanos
Muestra 2 del Reglamento Interno de Gestión Documental de la Empresa
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Entrada del capítulo 1.
Al gestionar el proceso de control de documentos interno de la empresa, el trabajo de gestión y control de documentos se hace más sistemático, científico, estandarizado y eficiente para garantizar que todos los departamentos y el personal utilicen documentos efectivos de manera oportuna y correcta y mejoren. eficiencia del trabajo.
Artículo 2 Ámbito de aplicación.
Los "documentos" de este sistema incluyen documentos generados o requeridos en las operaciones diarias de la empresa, documentos comerciales de la empresa y todos los procesos, sistemas, estándares y especificaciones operativas e instrucciones operativas emitidas internamente por la empresa. etc.
Según la naturaleza de los distintos documentos de la empresa, los documentos se pueden dividir en los siguientes cinco niveles.
Artículo 3 División de responsabilidades de gestión.
(1) Los subdirectores generales de todos los niveles son los principales responsables de revisar y aprobar los documentos dentro del alcance de su jurisdicción. Entre ellos, el director general (o el representante del gerente) también es responsable de revisar varios sistemas. Responsabilidades de revisión periódica de los documentos de la empresa.
(2) La dirección general es la principal responsable de la organización, preparación y revisión de los documentos de primer nivel de la empresa, así como de la organización de la revisión conjunta de los documentos de segundo nivel.
(3) El Departamento de Administración de Personal es responsable de la elaboración, interpretación y revisión de este sistema, y su especialista administrativo es responsable de la custodia de las operaciones de la empresa y los documentos de calificación, entre ellos, el Sistema de Gestión Documental; Oficina dependiente del Departamento de Administración de Personal, y su controlador de documentos es responsable de la numeración unificada, envío y recepción, archivo, invalidación y otras cuestiones de gestión de los distintos documentos del sistema de la empresa.
(4) Cada departamento funcional es responsable de la preparación y almacenamiento de copias de los documentos relevantes para cada función centralizada y línea de negocio.
Capítulo 2 Reglas de codificación para documentos internos de la empresa
Artículo 4 La codificación de documentos internos de la empresa consta principalmente de las cinco partes siguientes.
(1) La primera parte: código de empresa, código.
(2) Parte 2: Códigos de clasificación de niveles, los códigos son 1, 2, 3, 4 y 5 respectivamente.
(3) La tercera parte: códigos de categorías principales, los códigos son integrales (categoría de gestión integral), fabricación (categoría de producción y fabricación), mercado (categoría de marketing), investigación (categoría de investigación y desarrollo), y otros (Otras categorías), etc.
(4) Parte 4: Códigos de clasificación de subcategorías, los códigos son objetivos (categoría de planificación de objetivos), recursos humanos (categoría de recursos humanos), oficina (categoría de oficina), asuntos generales (categoría de logística de asuntos generales) ), seguridad (categoría de seguridad), producción (categoría de producción), control de calidad (categoría de control de calidad), gestión de proyectos (categoría de gestión de proyectos), investigación de producción (categoría de investigación y desarrollo de productos) y otros (otras categorías), etc.
(5) Parte 5: Número de serie del archivo, los códigos son 001~999.
Artículo 5 Ejemplos de codificación de documentos en todos los niveles dentro de la empresa son los siguientes (tomando como ejemplo los documentos del Departamento de Personal y Administración).
(1)Archivo de nivel 1: 1?001.
(2) Expediente secundario: 2?Completo?001.
(3) Documentos de tercer nivel: 3. Documento Administrativo Integral 001.
(4) Documentos nivel 4: 4.¿Integral?Administrativo?001.
(5) Documentos de cinco niveles: 5?Integral?Administrativo?001?001.
Capítulo 3 Reglamento sobre la Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos en Todos los Niveles de la Empresa
Artículo 6 Los documentos de primer nivel de la empresa serán elaborados por personal relevante organizado por el general oficina del gerente de la empresa. Una vez compilado el documento de primer nivel, debe ser revisado por el director de la oficina del gerente general y luego presentado al gerente general de la empresa para su aprobación.
Artículo 7 Los documentos secundarios de la empresa serán elaborados conjuntamente por cada departamento comercial y el departamento de operaciones y procesos colaborativos. Una vez completada la preparación de los documentos secundarios, la oficina del director general organizará los departamentos y el personal pertinentes para realizar una revisión conjunta. Después de una revisión conjunta, los documentos secundarios deben presentarse al director general para su aprobación.
Artículo 8 Si los documentos de tercer nivel de la empresa cubren más de 2 departamentos funcionales (inclusive), su preparación será organizada por cada departamento funcional de gestión centralizada y presentada al subdirector general a cargo para su revisión y presentación. Aprobación por el director general. La división específica del trabajo es la siguiente.
(1) La gerencia general es responsable de organizar y preparar los documentos de tercer nivel de metas y planes, y los presenta al vicepresidente a cargo de operaciones para su revisión.
(2) El departamento de personal y administración es responsable de organizar y preparar los documentos de tercer nivel de personal, administración y asuntos generales, y presentarlos al subdirector general a cargo de administración para su revisión.
(3) El departamento de finanzas es responsable de organizar y preparar los documentos financieros de tercer nivel y presentarlos al subdirector general de finanzas a cargo para su revisión.
(4) Los documentos de fabricación de tercer nivel son organizados y compilados por el departamento de producción y presentados al vicepresidente de producción responsable (o director de fábrica) para su revisión.
(5) Los documentos de marketing de tercer nivel son preparados por el departamento de marketing y los departamentos pertinentes y se envían al vicepresidente de marketing responsable para su revisión.
(6) Los documentos de suministro de tercer nivel son organizados y compilados por el departamento de compras y los departamentos relevantes, y se presentan al vicepresidente de operaciones responsable para su revisión.
Artículo 9 Las normas de elaboración, revisión y aprobación de los documentos de cuarto y quinto nivel de la empresa son las que se muestran en la siguiente tabla.
Cuadro de normas de elaboración, revisión y aprobación de los documentos de cuarto y quinto nivel de la empresa
Artículo 10 Además de los documentos internos del departamento y taller, se deberán presentar otros documentos internos de la empresa después de la revisión del contenido El Departamento de Administración y Recursos Humanos o la Oficina de Gestión Documental del Sistema realizará una revisión secundaria del formato del documento, duplicación y conflicto del contenido del documento. Después de pasar la segunda revisión, cada departamento de preparación de documentos puede enviarlo al aprobador correspondiente para su aprobación.
Capítulo 4 Reglamento de Gestión de Distribución de Documentos
Artículo 11 Todos los documentos emitidos internamente por la empresa deben estar emitidos con un número de distribución emitido por el Departamento de Administración de Personal y sellado con un sello "controlado" antes de que puedan ser liberados. Se deben marcar diferentes copias de cada documento con un número de distribución diferente para su trazabilidad.
Artículo 12 Los documentos del Sistema deben ser emitidos y gestionados por el controlador de documentos de la Oficina de Gestión de Documentos del Sistema, y la emisión de otros documentos internos debe ser implementada por el especialista administrativo del Departamento de Administración de Personal.
Artículo 13 Según la clasificación por lotes de emisión de documentos, existen dos situaciones principales de emisión de documentos: emisión a gran escala y emisión esporádica.
(1) Al distribuir en grandes cantidades, se debe establecer un "Formulario de registro de reciclaje, emisión y asignación de documentos internos de la empresa" y enviarlo al subdirector general a cargo de cada departamento funcional centrado en documentos para su aprobación. .
(2) Cuando se distribuya de forma esporádica, se deberá establecer un “Formulario de Registro de Reciclaje y Emisión de Documentos Internos de la Empresa”.
Artículo 14 El destinatario del documento debe firmar el "Formulario de registro de asignación, emisión y reciclaje de documentos internos de la empresa" o el "Formulario de registro de emisión y reciclaje de documentos internos de la empresa" antes de recibir el documento con el número de distribución y ". Banderas de estado "controladas".
Artículo 15 Después de recibir los documentos, el departamento receptor deberá establecer sin demora un "Formulario de registro de recepción de documentos".
Artículo 16 Luego de la distribución de los documentos, el especialista administrativo del Departamento de Administración de Personal o el controlador de documentos de la Oficina de Gestión Documental del Sistema deberá clasificar, archivar y guardar los documentos de manera oportuna, y actualizar el " Lista de documentos internos de la empresa".
Capítulo 5 Reglamento sobre el uso y préstamo de documentos internos
Artículo 17 El departamento que utiliza los documentos debe publicar y capacitar rápidamente al personal pertinente sobre el contenido de los documentos y colocarlos en la ubicación (lugar) adecuada para garantizar que el personal relevante pueda utilizar los documentos de manera oportuna y correcta.
Artículo 18 Cuando se presenten las siguientes situaciones, el departamento usuario podrá completar el "Formulario de Solicitud de Recepción y Préstamo de Documentos" y solicitar reemplazo o emisión adicional.
(1) Cuando el archivo está dañado y afecta gravemente su uso.
(2) Cuando se requieran nuevas incorporaciones o revisiones según las necesidades de uso.
(3) Cuando el documento se pierde y es necesario recuperarlo.
Artículo 19 El "Formulario de Solicitud de Recepción y Préstamo de Documentos" deberá ser aprobado por el Departamento de Administración de Personal antes de su sustitución o emisión adicional. Al cambiar o volver a adquirir, se utilizará el número de distribución del documento original; cuando se emita adicionalmente, se agregará un nuevo número de distribución en el orden del número de distribución original.
Artículo 20 Las reglas para el préstamo de documentos internos de la empresa son las siguientes.
(1) Cuando otras empresas o personas necesiten tomar prestados documentos, deberán completar el "Formulario de Solicitud de Recibo y Préstamo de Documentos", y luego de la aprobación por parte del Departamento de Administración de Personal o la Oficina de Gestión de Documentos del Sistema, el especialista administrativo o controlador de documentos Solo así podrá realizar los trámites de préstamo y ser responsable del cobro.
(2) El plazo máximo de endeudamiento no excederá de medio mes.
(3) Cuando varios departamentos y talleres dentro de la empresa necesitan tomar prestados documentos, deben ser aprobados y registrados por el Departamento de Administración y Recursos Humanos o la Oficina de Gestión de Documentos del Sistema antes de que se puedan completar los procedimientos de préstamo. En el caso de un préstamo, el especialista administrativo o el responsable de la documentación es responsable de aclarar el plazo del préstamo y exigir el pago.
Capítulo 6 Normas sobre Cambio, Reciclaje, Invalidación y Revisión de Documentos Internos de la Empresa
Artículo 21 Si los documentos internos de la empresa al utilizarlos encuentran alguna de las siguientes circunstancias, deberán ser modificados .
(1) Cuando los documentos actuales de la empresa entren en conflicto con estándares internacionales relevantes, estándares nacionales, estándares locales, regulaciones y estándares de la industria.
(2) Cuando el contenido del documento entre en conflicto con las necesidades del cliente o no pueda satisfacer los requisitos del cliente.
(3) Cuando el contenido del fichero sea incorrecto, inapropiado o no operable.
(4) Cuando existan normas de producto, métodos de operación y métodos de gestión más apropiados, más avanzados o más operables.
Artículo 22 Los procedimientos de modificación de documentos son los siguientes.
(1) Cuando se modifican los documentos de primer nivel de la empresa u otros documentos de todos los niveles se modifican en grandes cantidades, la empresa debe establecer un equipo especial de modificación de documentos para operar la revisión, aprobación y publicación. y el uso de los documentos modificados y el reciclaje de los documentos antiguos debe realizarse de acuerdo con los siguientes procedimientos: Se implementarán las disposiciones pertinentes de este sistema.
(2) Cuando es necesario cambiar un documento, el departamento de preparación de documentos deberá completar el "Formulario de aprobación de cambio de documento" y adjuntar el contenido de modificación específico, y enviarlo al revisor original del documento para su revisión y aprobación por parte del aprobador original antes de que se pueda modificar el documento.
(3) Los cambios de documentos serán organizados e implementados por el especialista administrativo o el controlador de documentos del Departamento de Administración de Personal de acuerdo con el "Formulario de aprobación de cambio de documentos". Los cambios se pueden realizar cruzando (cambiando) o cambiando de página. Al mismo tiempo, se debe cambiar la marca de estado de modificación y se debe estampar un sello de "cambio" en el lugar modificado. El cambio debe cubrir todos los lugares donde se encuentra el documento. emitido. Si se utilizan saltos de página, las páginas originales sin cambios deben reciclarse.
Artículo 23 Las disposiciones para el reciclaje e invalidación de documentos son las siguientes.
(1) Cuando se revisan o modifican documentos, se generará una gran cantidad de documentos inválidos e inválidos. Los especialistas administrativos o controladores de documentos deberían hacer un buen trabajo reciclando, registrando y marcando documentos obsoletos.
(2) Los documentos obsoletos deben procesarse periódicamente. El especialista administrativo o el controlador de documentos debe completar el "Formulario de aprobación de documento anulado" y enviarlo al supervisor del departamento para su aprobación antes de procesarlo. Conservar una copia del documento invalidado, sellarlo con la marca "Anulado y retenido" y archivarlo. durante un año para referencia futura. Los demás serán destruidos.
Artículo 24 El reglamento de revisión de documentos es el siguiente.
(1) El gerente del departamento de administración de personal debe organizar periódicamente a supervisores administrativos, especialistas administrativos y otro personal relevante para revisar los documentos.
(2) El tiempo de revisión de documentos se puede combinar con la revisión por la dirección de los documentos del sistema. El contenido de la revisión incluye la adecuación, idoneidad y eficacia de los documentos existentes, y la determinación de la lista de modificaciones de documentos y de documentos nuevos. adiciones. Mejorar continuamente la operatividad y el carácter científico de los documentos.
Capítulo 7 Disposiciones complementarias
Artículo 25 Este sistema es elaborado por el Departamento de Administración de Personal y el derecho de interpretación pertenece al Departamento de Administración de Personal.
Artículo 26 Este sistema se implementará a partir de la fecha de su emisión luego de ser revisado por el Vicepresidente de Administración y aprobado por el Gerente General.
Muestra 3 de las normas internas de gestión de documentos de la empresa.
Con el fin de controlar el alcance adecuado de la emisión de documentos de la empresa, el reciclaje oportuno de los documentos no válidos y garantizar la eficacia de los documentos de la empresa utilizados. por varios departamentos y talleres. Esta disposición está especialmente formulada.
1. Emisión de documentos:
(1) Las oficinas del Departamento de Finanzas, el Departamento de Producción y el Departamento de Marketing organizarán los documentos formados a nombre del departamento y emitidos dentro de la jurisdicción. del departamento respectivamente. Los documentos que deben distribuirse e implementarse entre los departamentos relacionados horizontalmente de la empresa serán distribuidos y reciclados de manera uniforme por personal dedicado en la oficina.
(2) Cuando cada departamento necesite que la oficina organice la emisión de documentos, los documentos deben imprimirse y copiarse. El gerente del departamento anotará el alcance de la emisión, el tiempo de emisión y firmará por escrito antes. enviándolo al Departamento de Gerencia General para su tramitación por el director de la oficina. El emisor del documento lo emitirá.
(3) Para cualquier documento, el emisor deberá establecer un “Formulario de Registro de Emisión y Reciclaje de Documentos”. Todos los documentos emitidos a cada departamento serán firmados y recibidos por el jefe del departamento. Si el responsable del departamento no estuviera disponible, el responsable del departamento lo firmará y recogerá en su nombre. El cobrador debe ser responsable de transmitir los documentos al jefe del departamento de manera oportuna. Los documentos que deban recibir los particulares se establecerán dentro del departamento y deberán estar firmados por los propios particulares.
(4) Los documentos (incluidos materiales de estudio, etc.) que deben emitirse a la gerencia, el personal auxiliar y los empleados por debajo del jefe de sección, el emisor solo necesita emitirlos al personal administrativo del jefe de sección correspondiente. , y luego el jefe de sección hará que el personal directivo superior se encargue de su distribución a las personas pertinentes.
2. Cambios en los documentos:
(1) Las palabras individuales del documento deben cambiarse por cualquier motivo y los cambios no afectarán la limpieza y belleza de todo el documento. Diseño, que está formado por la preparación original. El jefe del departamento anotará la ubicación del cambio y cómo realizar el cambio por escrito (si está basado en datos o en principios, debe informarse al gerente directo del departamento para su firma). y aprobación), y junto con el sello privado del jefe de departamento, el jefe de departamento lo enviará al emisor original, quien realizará el cambio de acuerdo con el alcance original y el alcance de la emisión.
(2) Dependiendo del número de palabras a cambiar y de la complejidad y simplicidad del documento, el emisor del documento puede ir al sitio para realizar cambios en el documento original, o puede retirarlo y realice cambios antes de devolverlo al destinatario original. Sin embargo, al realizar cambios, se deben tachar las palabras originales con doble línea, se deben escribir palabras nuevas en el espacio encima de las palabras tachadas y se debe estampar el sello privado del responsable del departamento del establecimiento original. el lugar cambiado.
3. Cambio de página del documento:
(1) Si una sola página del documento se modifica en un área grande por cualquier motivo y se requiere un cambio de página, la página que necesita ser modificado será modificado y compilado por el compilador original Después de imprimir y copiar, el responsable del departamento anotará por escrito la situación del cambio de página (es una modificación de principio basada en datos y debe estar firmada). y aprobado por el gerente del departamento) y enviarlo al emisor del documento original, quien cambiará la página de acuerdo con el alcance de la emisión original.
(2) Todos los documentos que deban ser paginados serán paginados por el emisor del documento y se anotará el tiempo de ejecución, y las páginas originales se destruirán.
4. Reciclaje e invalidación de documentos:
(1) Debido al resumen del sistema de la empresa, ajuste de departamento, cambios de planificación, etc., el contenido del documento original y el contenido de El nuevo documento está duplicado y entra en conflicto. Si deja de ser válido, la persona a cargo del departamento de resumen o el departamento de preparación de nuevos documentos se encargará de que el emisor original lo recicle.
(2) Al reclamar documentos, el emisor del documento debe presentar un "Formulario de registro de emisión y reciclaje de documentos" y el destinatario original debe firmar en la columna correspondiente del formulario de registro y devolverlo.
(3) A finales de diciembre de cada año, la oficina notificará a todos los departamentos para que limpien y reciclen materiales no válidos, como documentos e informes, que no se recopilen de manera uniforme durante el año.
(4) Todos los documentos recuperados se enviarán a la oficina el día del reciclaje y serán destruidos según arreglos unificados por el director de la oficina.
5. Otras regulaciones:
(1) Los borradores de discusión o borradores formales de documentos producidos por cualquier departamento en nombre de la empresa deben distribuirse al presidente y al director general de finanzas. gerente de departamento, gerente de producción, etc. Gerentes de departamento, gerentes de departamento de marketing, jefes de varios departamentos funcionales de la empresa y otro personal relacionado para comprender la dirección de la política de la empresa, modificarla sistemáticamente de acuerdo con todos los aspectos de la situación de la empresa y garantizar la cooperación mutua de los departamentos de interfaz.
(2) Los documentos emitidos por departamentos o empresas deben archivarse en los archivos antes de su emisión.
(3) Después de recibir cualquier documento, el responsable del departamento correspondiente debe recibirlo o transmitirlo al empleado quien deberá ejecutarlo si es necesario copiarlo y distribuirlo al empleado correspondiente. , debe presentar una solicitud al departamento emisor original, y el departamento emisor original Las copias se emitirán de acuerdo con los procedimientos de emisión. No está permitido copiar y distribuir sin permiso para evitar perder el control del alcance de uso del documento y causar confusión entre versiones válidas e inválidas.
(4) Si todos los documentos invalidados o modificados se archivan o los departamentos pertinentes necesitan conservarlos como referencia, el emisor solo necesita sellarlos con un sello nulo y no serán retirados. pero el administrador del archivo debe estar en? ¿Documentos no válidos? Registrarlos e indicarlos en la columna del archivo y conservarlos adecuadamente para futuras consultas.
(5) Si el documento emitido es un borrador de discusión, el comentarista debe enviarlo al departamento de preparación de documentos a tiempo después de la discusión organizada por el comentarista.
(6) El emisor del documento debe vincular trimestralmente el "Formulario de registro de emisión y reciclaje de documentos" usado en un libro y conservarlo adecuadamente para referencia o reciclaje. El período de almacenamiento es de tres años.
6. Nadie podrá proporcionar documentos de la empresa a personas ajenas a la empresa sin la aprobación del director general. Además de soportar una multa de 50 yuanes, usted será responsable de todas las consecuencias que esto derive.
7. Si se viola alguna de las disposiciones de estas regulaciones, la persona responsable será multada con 50 yuanes cada vez, y su líder directo emitirá una orden de multa para cobrar la violación.
Muestra 4 de la normativa interna de gestión documental de la empresa
1. Principios generales
1. Los documentos técnicos son los secretos centrales de la empresa y son la clave para El desarrollo sostenible y el éxito de la empresa. Una sólida garantía para mantener una fuerte competitividad en el mercado, los documentos técnicos de la empresa pertenecen a la empresa.
2. Con el fin de estandarizar la gestión de los documentos técnicos de la empresa y garantizar la exactitud e integridad de la preparación de los documentos, aclarar la preparación, firma, modificación, almacenamiento y otros contenidos relacionados de los documentos técnicos para garantizar. la exactitud de los documentos técnicos e implementar una gestión eficaz, este sistema está especialmente formulado.
3. Ámbito de aplicación: Aplicable a la gestión de la documentación técnica de nuestra fábrica.
2. Preparación de documentos técnicos
1. Los documentos técnicos incluyen: Los documentos técnicos se refieren a los dibujos de diseño del producto de la empresa, las normas técnicas, los archivos técnicos y la información técnica.
Los específicos incluyen:
1) Etapa de planificación del desarrollo: diseño del esquema, esquema de garantía de calidad, plan de diseño y desarrollo, requisitos de inspección.
2) Etapa de desarrollo y diseño: diagrama esquemático, diseño impreso, manual de programación del producto, diagrama de estructura mecánica, archivo de programación del dispositivo de programación, código fuente del dispositivo programable, manual de programación de hardware, paquete de instalación de software, controlador, revisión del diseño. hoja de registro.
3) Etapa de depuración del producto: manual de depuración del producto, cronograma de soldadura del producto, registros de depuración del producto, registros de verificación del producto.
4) Etapa de mantenimiento del producto: resumen de diseño y desarrollo, manual de usuario del software, manual de usuario del producto.
2. Los requisitos técnicos y los datos de los documentos técnicos deben cumplir con las normas y reglamentos nacionales pertinentes.
3. Los documentos técnicos son preparados por el Departamento de Desarrollo Tecnológico y otros departamentos correspondientes. Cada departamento debe ser responsable de la precisión y racionalidad de los documentos técnicos.
3. Presentación de documentos técnicos
1. A lo largo del ciclo de desarrollo del producto, los diseñadores deben preparar cuidadosamente varios documentos de acuerdo con las especificaciones de los documentos técnicos para garantizar que los documentos técnicos sean íntegros.
2. En cada etapa del desarrollo del producto, los diseñadores deben enviar los archivos de diseño a tiempo y guardarlos en el servidor de la empresa. Siempre que haya cambios importantes en los archivos de diseño, los diseñadores deben volver a enviarlos para actualizarlos en el servidor y garantizar la confiabilidad del trabajo de desarrollo.
3. El envío de archivos de diseño está sujeto a starteam. Los diseñadores deben enviarlos al directorio correspondiente de starteam según la categoría de los archivos enviados.
4. Nadie puede eliminar deliberadamente los archivos enviados al servidor.
IV.Archivo de documentos técnicos
1. Cada persona a cargo relevante es responsable de la revisión y aprobación de los documentos técnicos y la preparación de los documentos técnicos debe implementar estrictamente los tres niveles; sistema de control de preparación, revisión y revisión; aclarar las responsabilidades, derechos e intereses en todos los niveles.
2. Los documentos técnicos deben garantizar que el número, nombre, fecha en la columna de título y las firmas en las columnas de diseño, revisión, revisión, aprobación, etc. no estén completos. utilizarse para archivar.
3. La firma de documentos se divide en firma de documentos en papel, firma de documentos electrónicos y firma de CD. Entre ellos, la firma del documento en papel debe firmarse a mano en el documento en papel, la firma del documento electrónico debe firmarse en forma de nota en starteam y la firma del CD debe firmarse en general en la etiqueta de la portada del CD.
4. El archivado solo puede comenzar después de que se haya confirmado que todos los tipos de documentos archivados son correctos y están firmados. Se requiere que los archivos archivados estén en dos conjuntos: un conjunto se almacena en el servidor de la empresa para su revisión y uso y el otro se graba en un CD para su sellado y custodia.
5. El disco óptico o su caja de embalaje utilizado para almacenar documentos archivados debe estar etiquetado. La etiqueta debe indicar la información general del disco óptico, como nombre, número, información de firma, etc.
6. Al archivar documentos, debe completar la
5. Préstamo de documentos técnicos
1. Ningún empleado podrá circular documentos técnicos de forma privada entre sí y no deberá conservar documentos ilegalmente sin autorización.
2. Si necesita pedir prestado documentos técnicos debido a necesidades laborales, debe informar al liderazgo correspondiente para su aprobación y completar el
3. No se permite imprimir ni distribuir documentos prestados sin permiso, y no se permite revelar los secretos de los documentos prestados.
4. Si existen circunstancias especiales en las que es necesario transferir documentos a otros o sacarlos, se debe obtener la aprobación del liderazgo correspondiente.
5. Después de leer los documentos, los documentos prestados deben eliminarse por completo bajo la supervisión del personal pertinente y se debe completar el
6. Responsabilidad