Medidas para la organización y gestión de los asuntos empresariales

Medidas para la organización y gestión de los asuntos de congresos corporativos.

Con el fin de estandarizar el trabajo de gestión de congresos, mejorar la eficacia de la organización y el funcionamiento de los congresos. implementación y garantizar el desarrollo normal de diversos trabajos relacionados con los asuntos de la conferencia, estas medidas están especialmente formuladas.

Las reuniones a que se refiere el artículo 2 de estas Medidas incluyen la junta directiva, el comité del partido, la reunión de la oficina del gerente general, la reunión conjunta del partido y el gobierno, la conferencia de representantes de los empleados, reuniones de trabajo no programadas en toda la empresa organizadas por varios departamentos funcionales de la agencia, y salidas Celebrar reuniones y recibir inspecciones externas, investigaciones, revisiones y otras reuniones.

Artículo 3 Todo tipo de reuniones serán coordinadas, gestionadas y planificadas por la Dirección General. Las reuniones organizadas por otros departamentos serán atendidas por los propios departamentos, asistiendo y registrando la Dirección General. .

Cuatro principios de gestión de conferencias

, racionalizar. Es necesario comprimir el número de reuniones tanto como sea posible, acortar el tiempo de la reunión y reducir el número de participantes. Las reuniones que puedan celebrarse juntas se celebrarán juntas en la medida de lo posible.

, eficiente. Al organizar una reunión se debe considerar la necesidad, el contenido de la reunión debe ser claro y los participantes deben estar bien preparados.

, pragmático. Al convocar reuniones, debemos prestar atención a los resultados prácticos, concentrarnos en investigar y resolver problemas prácticos y supervisar la implementación después de la reunión.

, guardando. Las reuniones deben ser estrictamente económicas y todas las reuniones que impliquen gastos deben llevarse a cabo estrictamente de acuerdo con las regulaciones pertinentes, y la extravagancia y el despilfarro están estrictamente prohibidos.

Cinco preparativos para reuniones

Para todo tipo de reuniones organizadas por la empresa, si los departamentos relevantes están involucrados, los departamentos deben cooperar activamente para garantizar que las personas, las finanzas y los materiales necesarios para la la reunión es una configuración razonable y eficiente.

Para cualquier reunión que implique inspecciones externas y revisiones por parte de autoridades superiores, autoridades empresariales, departamentos administrativos locales, etc., cada departamento de la empresa deberá notificarlo previamente a la Dirección General, quien realizará la recepción pertinente. y preparativos.

El departamento de organización de la conferencia debe prepararse mucho antes de la reunión e informar sobre el anfitrión de la reunión, los temas de la reunión, la agenda, la hora, el lugar y la información relacionada con la conferencia al Departamento de Gestión General, quien hará los arreglos generales o ayudará al departamento de organización.Prepárese para las reuniones.

Para cualquier reunión que requiera que los departamentos de medios participen en la presentación de informes, el departamento convocante debe solicitar instrucciones al líder a cargo con anticipación y notificar al Departamento General para que lo maneje de acuerdo con las instrucciones del líder.

Para varias reuniones con aproximadamente los mismos participantes, contenido similar y tiempo similar, el Departamento General puede combinarlas según la situación después de consultar al líder.

Seis artículos de gestión de reuniones

Todas las reuniones de toda la empresa organizadas por varios departamentos funcionales de la empresa deben ser aprobadas por los líderes a cargo y el "Formulario de reserva de sala de conferencias" debe ser cumplimentado con un día hábil de antelación 》Presentarse al Departamento General, e indicar si necesita servicios como té, sonido, proyección, etc.

El contenido de la reunión será registrado y organizado por una persona dedicada del departamento de organización. Las actas de la reunión y las actas escritas de la reunión incluirán claramente la lista de participantes, la lista de aquellos que solicitaron permiso y. la lista de los que estuvieron ausentes sin excusa, etc. El acta de la reunión debe ser aprobada y emitida por el supervisor dentro del día siguiente a la reunión.

Los materiales, registros, actas, sesiones informativas, fotografías, videos, discursos de liderazgo, etc. de varias reuniones serán organizados de manera oportuna por el registrador de la reunión y archivados a tiempo.

El departamento organizador debe centrarse en la implementación de la reunión, rastrear e inspeccionar la implementación de acuerdo con el sistema de supervisión y reflejar los problemas existentes en la implementación del trabajo.

Participar en reuniones externas. Los participantes deben enviar los materiales de la reunión al Departamento de Dirección General después de la reunión. El Departamento de Dirección General sólo puede manejar los procedimientos de reembolso financiero después de que el Departamento de Dirección General firme sus opiniones. El Departamento de Gestión General enviará los materiales a los departamentos pertinentes según el contenido de la reunión, o solicitará a los líderes pertinentes que celebren una reunión especial.

Cuando se celebre una reunión numerosa, la Dirección General avisará con antelación al personal de seguridad para guiar el aparcamiento de los vehículos y ser responsable de mantener el orden en el recinto. El departamento de organización de la conferencia debe anunciar las reglas del lugar y asignar personal dedicado para mantener el orden en el lugar para que la reunión pueda lograr los resultados deseados.

Después de la reunión, el organizador de la misma deberá disponer que los participantes abandonen el lugar de forma ordenada. Una vez finalizada la reunión organizada en la sala de conferencias multifuncional, si hay líderes externos asistiendo a la reunión, solicite al líder del podio que abandone el lugar primero. Los demás participantes saldrán de la última fila en orden de izquierda a derecha.

Siete disciplinas de reunión

Los participantes deben llegar a la reunión a tiempo de acuerdo con la hora notificada antes de la reunión. No se les permite llegar tarde, salir temprano o ausentarse sin circunstancias especiales. Quienes no puedan asistir a la reunión por cualquier motivo deberán comunicarlo con antelación al organizador. Durante la reunión, si los participantes necesitan tratar asuntos urgentes, deben pedir permiso al anfitrión de la reunión. , 1 2