¿Cuándo se redactó el documento oficial?

1 Alcance

Esta norma especifica los requisitos generales de papel, los requisitos de impresión, el orden de los elementos en los documentos oficiales y las reglas de marcado para los documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales.

Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos de todos los niveles del país. Otras agencias pueden referirse a esto para su implementación.

El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a esta norma y ser implementado de conformidad con la normativa pertinente.

2 Normas citadas

Las disposiciones contenidas en las siguientes normas se convierten en disposiciones de esta norma mediante su cita en esta norma. Cuando se publique esta norma, serán válidas las ediciones indicadas. Todos los estándares están sujetos a revisión y las partes que utilizan este estándar deben explorar la posibilidad de utilizar la última versión del estándar que se enumera a continuación.

GB/T148-1997 Dimensiones del formato del papel de impresión, escritura y dibujo.

3 Definiciones

Esta norma adopta las siguientes definiciones

3.1 palabra

La unidad de longitud que identifica la distancia horizontal en el documento oficial . Una palabra se refiere al espacio que ocupa un carácter chino.

3.2 Línea

Identifica la unidad de longitud de la distancia vertical en el documento oficial. Este estándar utiliza la distancia entre la altura de los caracteres No. 3 más 7/8 veces la altura de los caracteres No. 3 como línea de referencia.

4 Principales indicadores técnicos del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales generalmente utiliza papel de impresión offset o papel de copia con una base de papel de 60 g/m2 ~ 80 g/m2. La blancura del papel es 85% ~ 90%, el grado de plegado transversal es ≥ 15 veces, la opacidad es ≥ 85% y el valor de PH es 7,5 ~ 9,5.

5 Formato y tamaño de diseño del papel para documentos oficiales

5.1 Tamaño del formato del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales adopta el papel tipo A4 especificado en GB/T148. El tamaño del producto terminado es 210 mm × 297 mm. Consulte GB/T148 para conocer la desviación de tamaño permitida.

5.2 Márgenes de la página del documento oficial y tamaño central

El borde superior (borde blanco superior) del papel del documento oficial es: 37 mm ± 1 mm

El borde de encuadernación del El papel del documento oficial (margen blanco izquierdo) es: 28 mm ± 1 mm

El tamaño central es: 156 mm × 225 mm (sin incluir los números de página)

6 El color de las imágenes y el texto en el texto

No para instrucciones especiales, el color de las imágenes y el texto en los documentos oficiales es negro.

7 Especificaciones de composición tipográfica y requisitos de impresión y encuadernación

7.1 Especificaciones de composición tipográfica

El texto principal utiliza la fuente Song de imitación número 3, generalmente 22 líneas por lado, 28 caracteres por línea.

7.2 Requisitos para la elaboración de planchas

El diseño debe ser limpio y sin fondo gris, la escritura debe ser clara y sin interrupciones, el tamaño debe ser estándar, el centro de la plancha no debe estar torcido y el error no debe exceder 1 mm.

7.3 Requisitos de impresión

La impresión a doble cara; los números de página deben estar alineados y el error en ambas caras no debe exceder los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100% de la marca cromatográfica y la tinta roja debe alcanzar Y80% y M80% de la marca cromatográfica. La tinta impresa es sólida y uniforme; los caracteres no son florales, blancos ni rotos.

7.4 Requisitos de encuadernación

Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo sin que las páginas se caigan. La cubierta y el bloque del libro del documento oficial no deben caerse y el reverso debe estar plano y no vacío. El error entre las dos páginas no debe exceder los 4 mm. La posición de encuadernación para encuadernación a caballete o costura plana es 1/4 de la distancia entre las dos sierras de clavos en la parte superior e inferior del bloque del libro, y el error permitido es ±4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el lomo del libro es de 3 mm a 5 mm; no hay clavos rotos, faltantes o pesados, y las patas de los clavos son planas y firmes, la parte posterior no debe estar floja. El error de tamaño del producto cortado es de ±1 mm, las cuatro esquinas están a 90o y no hay rastrojos ni defectos.

8 Reglas para la identificación de diversos elementos en documentos oficiales

Esta norma divide los elementos que componen los documentos oficiales en tres partes: cabecera, cuerpo y pie de imprenta. Todos los elementos colocados encima de la línea posterior roja en la página de inicio del documento oficial (el ancho es el mismo que el núcleo de la página, es decir, 156 mm) se denominan colectivamente cabeza de ceja a todos los elementos ubicados debajo de la línea posterior roja (exclusivo); ) al encabezamiento de materia (exclusivo) se denominan colectivamente cuerpo principal. Los elementos colocados debajo del encabezamiento de materia se denominan colectivamente impresión.

8.1.1 Número de serie de copia de documento oficial

El número de serie de copia de documento oficial es el número secuencial de cada documento oficial cuando se imprimen varias copias de un mismo documento. Utilice la cuadrícula superior de números arábigos para marcar la primera línea en la esquina superior izquierda del centro de la página.

8.1.2 Nivel secreto y período de confidencialidad

Si necesita marcar el nivel secreto, utilice tipografía en negrita tamaño 3 y márquelo en la esquina superior derecha de la página en la página. primera línea en la esquina superior derecha, con un espacio entre las dos palabras 1 palabra si es necesario marcar tanto el nivel de confidencialidad como el período de confidencialidad, use negrita tamaño 3, con la cuadrícula superior marcada en la primera línea del texto. esquina superior derecha de la página y separe los niveles de confidencialidad y los períodos de confidencialidad con "★".

8.1.3 Urgencia

Si necesita indicar el grado de urgencia, utilice fuentes en negrita tamaño 3, marque la línea superior en la esquina superior derecha de la página y deje un espacio entre las dos palabras si necesita marcar tanto el nivel de confidencialidad como el nivel de urgencia al mismo tiempo, el cuadro superior para el nivel secreto está marcado en la primera línea en la esquina superior derecha de la página, y el cuadro superior; para el nivel de emergencia se encuentra en la segunda línea en la esquina superior derecha de la página.

8.1.4 El logotipo de la agencia emisora ​​del documento

Consiste en el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​del documento seguido de “documento” para algún funcionario específico; documentos, sólo se podrá marcar el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​del documento. La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la placa es de 25 mm. Para los documentos oficiales presentados, la distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la página es de 80 mm.

Se recomienda que el logotipo de la autoridad emisora ​​utilice fuentes Song de tamaño pequeño y esté marcado en rojo. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora ​​basándose en el principio de apariencia llamativa y hermosa, pero el tamaño máximo no puede ser igual o mayor que 22 mm × 15 mm.

Al publicar documentos de forma conjunta, el nombre de la agencia patrocinadora debe colocarse primero y la palabra "documento" debe colocarse a la derecha del nombre de la agencia emisora, con las posiciones superior e inferior centradas. Si hay demasiadas agencias de publicación conjunta, asegúrese de que el texto principal se muestre en la primera página del documento oficial.

8.1.5 Número de emisión

El número de emisión está formado por el código de la autoridad emisora, el año y el número de serie. Debajo del logotipo de la autoridad emisora, deje 2 líneas en blanco, use la fuente Song de imitación No. 3 y dispóngala en el centro, el año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; el año debe marcarse con el nombre completo; entre corchetes hexagonales "〔〕"; no se deben incluir dígitos ficticios en el número de serie (es decir, 1 no está numerado como 001), no agregue la palabra "número".

Imprime una línea inversa roja del mismo ancho que el centro de la placa 4 mm por debajo de la marca de texto.

8.1.6 Emisor

Los documentos oficiales presentados deberán estar marcados con el nombre del emisor, dispuesto paralelo a la derecha del número del documento. El número del documento debe estar una palabra a la izquierda y el nombre del emisor debe estar una palabra a la derecha. El emisor va seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre del emisor está marcado en cursiva No. 2 después del colon.

Si hay varios emisores, el nombre del emisor del patrocinador se coloca en la primera línea y los nombres de otros emisores se enumeran en el orden de la agencia emisora ​​comenzando desde la segunda línea debajo del nombre de emisor del patrocinador Mueva la línea roja inversa hacia abajo para que el número de emisión y el nombre del último emisor estén en la misma línea y la distancia entre la línea roja inversa y el último emisor sea de 4 mm.

8.2 Cuerpo principal

8.2.1 Título del documento oficial

Deje 2 líneas en blanco debajo del subrayado rojo, use el subíndice pequeño No. 2 Song Dynasty, y puede dividirse en una o más líneas y estar centrado. Al regresar a la línea, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espaciado debe ser apropiado.

8.2.2 Agencia de envío principal

Deje 1 línea en blanco debajo del título, marque el cuadro superior a la izquierda con la fuente de imitación Song número 3 y conserve el cuadro superior al regresar. ; el nombre de la última agencia principal de envío va seguido de dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal y el texto principal no se puede mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo del título de asunto en la edición y encima de la copia carbón. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.

8.2.3 El texto principal del documento oficial

En la siguiente línea del nombre de la agencia emisora ​​principal, dejar 2 palabras en blanco a la izquierda de cada párrafo natural, y volver al cuadro superior de la línea. No se pueden devolver números ni años.

8.2.4 Archivos adjuntos

Si existen archivos adjuntos al documento oficial, marque "Adjuntos" con 1 línea y 2 palabras en el espacio izquierdo debajo del texto, seguido de un texto completo. -dos puntos de ancho y el nombre. Si el archivo adjunto tiene un número de serie, utilice números arábigos (por ejemplo: "Adjunto: 1. ××××"); no se agregarán signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto. Los archivos adjuntos deben estar unidos con el texto principal del documento oficial, y "Adjunto" debe marcarse en el cuadro superior de la primera fila en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. Si hay un número de serie, el número de serie debe ser. marcado; el número de serie y el nombre del archivo adjunto deben ser consistentes.

Si el archivo adjunto y el texto principal del documento oficial no se pueden unir, marque el número de emisión del documento oficial en el cuadro superior de la primera línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto y marque el archivo adjunto (o número de serie) después él.

8.2.5 Hora escrita

Utilice caracteres chinos para marcar el año, mes y día; escriba "cero" como "O" para conocer la ubicación de la hora escrita; .

8.2.6 Marca de validez de documentos oficiales

8.2.6.1 Sello único de expedición

Los documentos oficiales emitidos por un solo organismo no llevan el nombre del emisor agencia en la firma, sólo el nombre de la agencia emisora ​​Indicar la hora de redacción. Deben quedar 4 palabras en blanco a la derecha de la fecha escrita; el sello debe estar de 2 mm a 4 mm por encima del texto, recto y centrado, con la fecha escrita presionada.

Cuando no hay texto en el arco inferior del sello, se utiliza el método del arco inferior, es decir, solo el arco inferior presiona el tiempo escrito.

Cuando hay texto; en el arco inferior del sello, se utiliza el método de ajuste medio, es decir, la línea central del sello presiona el tiempo de escritura.

8.2.6.2 Sello conjunto

Cuando un documento conjunto requiera dos sellos, se deberá separar el tiempo de redacción, dejando en blanco 7 palabras a izquierda y derecha del sello del patrocinador; la organización debe estar al frente; los dos sellos son iguales a la fecha de escritura y el sello es de color rojo. Sólo se puede utilizar el mismo método de sellado para garantizar que los sellos queden ordenados. Los dos sellos no se cruzarán ni serán tangentes entre sí y la distancia no excederá los 3 mm.

Cuando un documento conjunto requiera más de tres sellos, para evitar que aparezcan sellos en blanco, se deberán colocar los nombres de cada organismo emisor (abreviaturas disponibles) entre el momento de emisión y el texto. El sello de la organización patrocinadora está al frente, con un máximo de 3 sellos en cada fila, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página si hay uno o dos sellos más en la última fila, están dispuestos; en el medio; los sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí; en la última fila Las dos palabras en el espacio derecho debajo del sello indican el momento de la escritura.

8.2.6.3 Notas sobre circunstancias especiales

Cuando el espacio en blanco restante después de la composición tipográfica del documento oficial no puede acomodar la posición del sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre caracteres. para asegurar que el sello debe estar en el mismo lado que el texto principal y no debe solucionarse marcando “Esta página no tiene texto principal”.

8.2.7 Notas

Si hay notas en el documento oficial, deben estar escritas en fuente de imitación Song No. 3, con 2 caracteres en el espacio izquierdo y paréntesis para marcar. la línea al lado del momento de escribir.

8.3 Notas editoriales

8.3.1 Encabezados de materia

Los "encabezados de materia" están marcados en negrita tamaño 3, ubicados en la columna superior izquierda, seguidos de un dos puntos de ancho completo; encabezados Utilice el número 3 pequeño en la fuente Song; deje un espacio entre los encabezados.

8.3.2 CC

Si hay un CC en el documento oficial, debe colocarse una línea debajo del título del asunto; la palabra "CC" debe estar marcada con No. 3 imitación de fuente Song en el espacio izquierdo, seguido de una marca de ancho completo. Los dos puntos están separados por una coma y, al regresar, deben estar alineados con los dos puntos después de la autoridad CC; período. Si la agencia de envío principal se mueve bajo el encabezamiento de materia, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia.

8.3.3 Autoridad emisora ​​y hora de emisión

Se ubica debajo de la organización CC (si no hay organización CC, está debajo del encabezado de materia) y ocupa 1 línea de uso; Fuente de canción de imitación número 3. Se deja una palabra en blanco para la autoridad emisora ​​y una palabra en blanco para el momento de impresión y emisión. El tiempo de impresión y emisión se basará en la fecha en que se imprima el documento oficial y estará marcado con números arábigos.

8.3.4 Línea de fondo en el diseño de página

Agrega una línea de fondo debajo de cada elemento en el diseño de página, con el mismo ancho que el centro de la página.

8.3.5 Posición de la impresión

La impresión debe colocarse en la última página del documento oficial (cuarta portada), y el último elemento de la impresión debe colocarse en la última línea.

Número de página 9

Utiliza números arábigos del número 4 de medio ancho en blanco y colócalos una línea debajo del borde inferior del centro del plato. -línea de palabra y una línea de una palabra a la izquierda y a la derecha de los dígitos a 7 mm del borde inferior del núcleo. Los números de página simple deben tener una palabra a la derecha, los números de página doble deben tener una palabra a la izquierda. Las páginas en blanco y las páginas que siguen a páginas en blanco no tienen números de página.

10 Tablas en documentos oficiales

Si se requiere una tabla en un documento oficial, para tablas horizontales de papel A4, el número de página debe colocarse en el lado izquierdo de la tabla horizontal, y el número de página única debe colocarse en el lado inferior izquierdo de la tabla, el número de página doble se coloca en la esquina superior izquierda de la tabla, el encabezado del número de página única está en el lado de la muesca. el encabezado del número de doble página está en el lado de la muesca.

Si el documento oficial necesita ir acompañado de un formulario en papel A3, y cuando la última página es un formulario en papel A3, las portadas tercera y cuarta (se pueden colocar para entrega separada, sin números de página) deben estar en blanco y se debe adjuntar el formulario en papel A3. No debe colocarse en la última página del documento (cuarta portada) antes de la tercera portada.

11 Formato específico de los documentos oficiales

11.1 Formato carta

La distancia entre el borde superior del nombre del organismo emisor y el borde superior de la página es de 30 mm. Se recomienda utilizar fuentes Song de letra pequeña. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora. Hay una línea de texto militar 4 mm debajo del nombre completo de la autoridad emisora ​​(delgada en la parte superior y delgada en la parte inferior). y una línea de texto militar (delgada en la parte superior y gruesa en la parte inferior) a 20 mm del borde inferior de la página. Ambas líneas tienen una longitud de 170 mm. Hay 28 palabras en cada línea. El nombre de la agencia emisora ​​y la doble línea están impresos en rojo. El método de identificación de cada elemento entre las dos líneas se explica a partir de los elementos correspondientes de esta norma.

11.2 Formato del comando

El logotipo del comando consta del nombre de la agencia emisora ​​más "orden" u "orden", con un subíndice rojo en fuente Song, y el tamaño de fuente es determinado por el organismo emisor. El borde superior de la marca de comando está a 20 mm del borde superior del centro de la placa. Hay 2 líneas en blanco en el borde inferior para marcar el número de pedido; 2 líneas en blanco debajo del número de pedido marcan el texto; en el lado derecho de la siguiente línea del texto marque el nombre del emisor, y 2 líneas en blanco en el lado izquierdo del sello de firma marquen al emisor. Se debe marcar el título de la persona que emitió la orden u orden emitida conjuntamente. con su nombre completo. Indique la hora de escritura en dos espacios en el lado derecho de la línea debajo del sello del nombre del emisor. El método para identificar a la autoridad que distribuye es el mismo que el de la autoridad que copia. Otras descripciones provienen de elementos relevantes de esta norma.

11.3 Formato de las actas de la reunión

La marca del acta de la reunión consta de “××××actas de la reunión”. La posición del logotipo es la misma que la de 8.1.4, con pequeñas marcas rojas en fuente Song, y el tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora. Las actas de las reuniones no están selladas. Otros elementos se especifican a partir de esta norma.