Formato y ejemplos de documentos oficiales para la toma de decisiones
Formato de documentos oficiales de agencias administrativas nacionales
1 Alcance
Este alcance especifica los requisitos comunes de papel, requisitos de impresión, disposición y disposición de diversos elementos en documentos oficiales. Documentos de organismos administrativos nacionales. Normas de marcado.
Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos nacionales de todos los niveles. Se pueden implementar otros documentos oficiales con referencia. El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a las disposiciones pertinentes de esta norma.
2 Normas de referencia
Las disposiciones contenidas en las siguientes normas constituyen las disposiciones de esta norma mediante referencia en esta norma. Todas las versiones mostradas eran válidas en el momento de la publicación de esta norma. Todos los estándares están sujetos a revisión y las partes que utilizan este estándar deben explorar la posibilidad de utilizar la última versión del estándar que se enumera a continuación.
GB/T 148-1997 Dimensiones del papel para imprimir, escribir y dibujar
3 Definiciones
Esta norma adopta las siguientes definiciones.
3.1 palabras
Unidad de longitud utilizada para identificar distancias horizontales en documentos. Una palabra se refiere al espacio que ocupa un carácter chino.
3.2 Línea
Unidad de longitud utilizada para identificar la distancia vertical en el documento. Este estándar utiliza la altura del No. 3 más la distancia 7/8 veces la altura del No. 3 como línea base. El estándar del documento oficial usa la altura del No. 2 más la distancia 7/8 veces la altura del No. 2; como línea de base.
4 Principales indicadores técnicos del papel oficial
El papel oficial generalmente utiliza papel de impresión en cinta o papel de copia, con un peso de papel de 60 g/m2 a 80 g/m2, blancura del papel de 85 % a 90 %. resistencia al plegado transversal ≥15 veces, opacidad ≥85%, valor de pH 7,5-9,5.
5 Formato del papel del documento y tamaño de diseño
5.1 Tamaño del papel del documento
El papel oficial es el papel A4 especificado en GB/T 148, y su tamaño final es: 210 mm × 297 mm; consulte GB/T 148 para conocer la desviación dimensional permitida.
5.2 El tamaño de los márgenes del documento y el centro de edición
La parte superior (borde blanco superior) del papel del documento oficial es: 37 mm 1 mm.
La apertura del papel documento oficial (borde blanco izquierdo) es: 28mm 1mm.
El tamaño central es: 156 mm×225 mm (sin incluir los números de página).
Los gráficos y el texto de seis colores en el documento oficial
El color de los gráficos y el texto que no se indican específicamente en el documento oficial es el negro.
7 Especificaciones tipográficas y requisitos de impresión
7.1 Especificaciones tipográficas
El texto principal deberá imitarse en fuente tamaño 3. Si hay un subtítulo en el texto principal, el subtítulo número 3 puede estar en letra o negrita, con 22 líneas a cada lado y 28 palabras por línea.
7.2 Requisitos para la elaboración de planchas
La maquetación debe ser limpia y libre de fondos grises, y la letra debe ser clara y sin líneas discontinuas. El tamaño es estándar, el centro de la placa no está inclinado y el error no supera 1 mm.
7.3 Requisitos de impresión
Impresión a doble cara; los números de página están configurados correctamente y el error en ambas caras no supera los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100%%, la tinta roja debe alcanzar Y80%% y M80%%. La impresión es sólida y uniforme, literalmente, ni floreada, ni blanca, ni rota.
7.4 Requisitos de encuadernación
Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo y no se caerán páginas. La cubierta y el bloque de libros de los documentos oficiales no se caen y la parte posterior es plana y hueca. La diferencia entre dos números de página no debe exceder los 4 mm. Para encuadernación a caballete o costura plana, la distancia entre los ojos de las dos sierras de grapas es 1/4 por encima y por debajo del bloque del libro, y el error permitido es de 4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el libro es de 3 mm a 5 mm. ; no hay uñas podridas, faltan uñas, vuelva a clavar, los puntos son planos y firmes, la columna posterior no se puede separar; El error dimensional del producto después del corte es de 65438 ± 0 mm, las cuatro esquinas están a 90 grados y no hay rastrojos ni defectos.
8 Reglas para la identificación de elementos en documentos oficiales
Esta norma divide los elementos que componen un documento en tres partes: encabezado, asunto y versión.
Todos los elementos sobre la línea posterior roja en la página de inicio del documento oficial (el ancho es el mismo que el centro de la página, es decir, 156 mm) se denominan colectivamente cejas (; exclusivo) y entre las palabras del asunto (exclusivo) Todos los elementos se denominan colectivamente asunto; los elementos debajo del título de materia se denominan colectivamente nota de versión;
8.1 Frente
8.1.1 Número de documento
El número de serie de un documento oficial es el orden de cada documento oficial cuando se presentan varias copias de un mismo documento. impreso.
Número.
Si necesita identificar el número de serie de un documento oficial, utilice números arábigos en la línea de la esquina superior izquierda del centro de edición.
8.1.2 Nivel y período de confidencialidad
Si es necesario marcar el nivel de confidencialidad, utilice la fuente en negrita número 3 y el cuadro superior está marcado en la esquina superior derecha del centro de versiones.
En la primera línea hay un 1 entre las dos palabras; si es necesario marcar tanto el nivel de confidencialidad como el período de confidencialidad, se debe marcar en el N°3 negrita, y el cuadro superior. está marcado en la primera línea en la esquina superior derecha de la versión. El nivel de confidencialidad y los períodos de confidencialidad están separados por "★".
8.1.3 Grado de urgencia
Si necesita marcar el grado de urgencia, utilice negrita n.° 3, el marco superior está marcado en la esquina superior derecha del centro de la fila 1 y 1 se usan entre las dos palabras; si Para determinar el nivel de secreto y urgencia, marque el cuadro superior para el nivel de secreto en la fila 1 en la esquina superior derecha de la pizarra. Si necesita determinar el nivel de seguridad, use negrita No. 3 para marcarlo. El cuadro superior está marcado en 1 línea en la esquina superior derecha del tablero de ajedrez. El cuadro superior de emergencia está marcado en 2 líneas en la esquina superior derecha. el tablero de ajedrez.
8.1.4. El logotipo del organismo emisor
Consiste en el nombre completo o abreviatura estandarizada del organismo emisor seguido de “documento” para algún específico
;Los documentos oficiales sólo pueden ser Indica el nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora. La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora hasta el borde superior del centro de la página es de 25 mm. Para los documentos oficiales presentados, la distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora hasta el borde superior del centro de la página. La página es de 80 mm. Si necesita marcar el número de serie, el nivel de confidencialidad, el período de confidencialidad y la urgencia del documento oficial, puede hacerlo. Las dos líneas sobre el logotipo de la autoridad emisora están marcadas en secuencia (consulte la Figura 3).
Se recomienda que el logotipo de la autoridad otorgante de licencias utilice una fuente Song estándar pequeña y un logotipo rojo. El tamaño de la fuente lo determina la autoridad emisora basándose en los principios de apariencia llamativa y hermosa, pero generalmente debe ser inferior a 22 mm × 15 mm (alto × ancho).
Al escribir conjuntamente, el nombre de la organización patrocinadora debe estar al frente y la palabra "documento" debe colocarse en el lado derecho del nombre de la organización emisora, dispuesta en el medio de arriba a abajo. abajo; si hay demasiadas agencias de coautoría, asegúrese de que el texto principal se muestre en la primera página del documento oficial.
8.1.5 Número de documento
El número de documento está formado por el nombre, año y número de serie de la autoridad emisora. El logotipo de la agencia emisora
2 líneas en blanco, use la fuente Song de imitación No. 3 y colóquelo en el centro; el año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; el nombre completo, encerrado por hexágonos "]"; agua corriente El número no consta de pseudodígitos (es decir, 1 no consta de O01) y no se agrega la palabra "no".
Una línea roja inversa con el mismo ancho que el centro de la placa está impresa 4 mm por debajo de la autoridad emisora.
8.1.6 Emisor
El documento oficial presentado debe estar marcado con el nombre del emisor y dispuesto uno al lado del otro a la derecha del número del documento. El espacio de la izquierda es el documento número 1 y el espacio de la derecha es el nombre del emisor 1; el emisor utiliza la fuente Song de imitación número 3, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre del emisor es. marcado en cursiva número 3 después de los dos puntos.
Si hay más de un emisor, el nombre del patrocinador y del emisor se colocará en una línea y estará firmado por los demás firmantes.
El nombre del patrocinador debe aparecer a partir de la segunda línea, debajo del nombre del patrocinador y del emisor, en el orden de la agencia emisora.
Mueva la línea roja inversa hacia abajo para que el número de documento y el nombre del último emisor sean el mismo.
En la misma fila, y haz la línea roja inversa a 4 mm de distancia de ella.
8.2 Cuerpo principal
8.2.1 Título del documento oficial
Hay 2 líneas debajo de la línea de fondo roja. Utilice la fuente con una marca pequeña de tamaño 2. y puede disponerse en una o más líneas en el centro al regresar a la línea, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espaciado debe ser apropiado. 8.2.2 Agencia de entrega principal
Hay 1 línea debajo del título, el cuadro superior a la izquierda está marcado con el número 3 en estilo de canción de imitación y sigue siendo un cuadro superior cuando se devuelve el nombre de la agencia; La última agencia de entrega importante va seguida de dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal, de modo que el texto principal no se pueda mostrar en la página de inicio del documento, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo de los encabezados de asunto y encima de la copia carbón en la página. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.
Cuerpo del documento
Hay una línea L debajo del nombre de la organización de envío principal, dejando 2 palabras por cada párrafo natural, y regresa la línea superior. No se pueden devolver números ni años.
8.2.4 Archivos adjuntos
Si hay archivos adjuntos en el documento oficial, utilice una fuente de imitación número 3 para marcar la palabra "Adjunto", seguida de dos puntos de ancho completo y el nombre. Si el número de serie del archivo adjunto está disponible, utilice números arábigos (como "Adjunto: 1. ××××××"); no se agrega puntuación después del nombre del archivo adjunto. Los archivos adjuntos deben estar unidos con el texto principal del documento oficial, y el cuadro superior de la línea L en la esquina superior izquierda del archivo adjunto debe estar marcado como "Adjunto". Si hay un número de serie, el número de serie debe estar marcado. ; el número y el nombre del archivo adjunto deben ser coherentes.
Si el archivo adjunto y el texto principal del documento no se pueden vincular, el número del documento debe indicarse en el cuadro superior de la línea L en la esquina superior izquierda del archivo adjunto, y se debe indicar el archivo adjunto (o con un número de serie). más tarde.
8.2.5 Fecha escrita
Utilice caracteres chinos para marcar el año, mes y día; escriba "cero" como "O"; consulte 8.2.6 para conocer la posición de marcado; la fecha escrita.
8.2.6 Marca de validez de documentos oficiales
La marca de validez de un documento oficial es una forma de expresión que acredita la validez del documento oficial. Incluye el sello de la autoridad emisora o el nombre del firmante. Hay dos tipos de marcas válidas para documentos oficiales: una es cómo una única agencia emisora identifica las marcas válidas de un documento oficial y la otra es cómo una agencia emisora conjunta identifica las marcas válidas de un documento oficial.
8.2.6.1 Sello único de emisión
Para documentos oficiales emitidos por un solo organismo, no se firmará el nombre del organismo emisor en el lugar de refrendación, solo se marcará la fecha . La fecha debe escribirse cuatro caracteres a la derecha; el sello debe estar dentro de L líneas del texto, la hora de escritura debe ser recta y centrada y el sello debe estar en rojo.
Cuando no haya texto debajo del sello, use el método de configuración inferior, es decir, solo presione el arco debajo de la fecha escrita.
Cuando haya texto debajo del sello, use; el método del centro, es decir, al escribir La fecha se estampa en la línea central del sello.
8.2.6.2 Sellado de costuras
Cuando se requieran dos sellos para escritura conjunta, se deberá escribir primero la fecha, siendo 7 caracteres a izquierda y derecha el sello del organizador; en el frente; dos sellos están fechados y el sello es rojo. Sólo utilizando el mismo método de estampado se puede garantizar que los sellos estén dispuestos de manera ordenada. Los dos sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí, y la distancia entre ellos no es mayor a 3 mm.
Cuando un documento conjunto requiera más de tres sellos, para evitar sellos en blanco, se usará el nombre de la autoridad emisora ((abreviatura) están dispuestas en las posiciones correspondientes en el orden de sellado, y estampadas o sobreimpresas con sellos. El sello del organizador está al frente, con un máximo de 3 en cada fila, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página, si hay uno o dos sellos en la última fila, se disponen en el medio; los sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí; en la parte inferior de la última fila de sellos, los 2 caracteres de la derecha indican el tiempo de escritura.
8.2.6.3 Nota sobre circunstancias especiales
Cuando el espacio en blanco que queda después de componer el documento oficial no puede acomodar el sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre palabras para garantizar que el sello y el texto principal estén dentro del mismo espacio del mismo lado, no está permitido utilizar el método de marcar "Esta página no tiene texto" para solucionar el problema.
Anotaciones
Si hay anotaciones en el documento oficial, deben marcarse con "Estilo de canción falsa" número 3, "Espacio izquierdo" número 2 y corchetes en una línea debajo del fecha de escritura.
Versión 8.3
8.3.1 Palabras clave
Las "palabras de tema" están marcadas en negrita tipo 3 en la esquina superior izquierda, seguidas de A de ancho completo dos puntos; utilice la tercera viñeta al principio de la palabra Song Hippo Little Chef; hay una palabra entre los títulos.
Copia a la autoridad
Si existe una copia del documento oficial, se debe subrayar con L debajo del asunto, debe haber una palabra a izquierda y derecha, marcada; "CC" en fuente Song de imitación No. 3, seguido de dos puntos de ancho completo; Separe las autoridades Cc con comas y alinéelas con las autoridades Cc después de los dos puntos al regresar; agregue un punto después de la última autoridad Cc. Si la agencia principal de envío se mueve bajo el encabezamiento de materia, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia carbón.
8.3.3 Organización editorial y fecha de lanzamiento
Ubicado bajo la organización CC (no hay ninguna organización CC bajo el título de asunto), ocupando la posición de la línea L para imitar; el estilo de la canción. El espacio izquierdo de la autoridad emisora es L y la fecha de emisión es 1. La fecha de emisión se basará en la fecha de impresión del documento oficial y estará marcada con números arábigos.
Línea de fondo en la versión 8.3.4
Agrega una línea de fondo debajo de cada elemento del sello, con el mismo ancho que el sello.
8.3.5 Posición del sello
El sello debe colocarse en la última cara del documento oficial (Sello 4), y el último elemento del sello debe colocarse en la última línea.
Página 9
Márcalo con un número arábigo blanco con el número 4,5, y colócalo en la línea inferior en el centro del plato.
Coloca una línea de palabra número 4 en los lados izquierdo y derecho del número, a 7 mm del borde inferior del centro de la placa. El número de página única es L en el espacio derecho y el número de página doble es 1 en el espacio izquierdo. Las páginas en blanco y las páginas que siguen a una página en blanco no identifican los números de página.
10 Formularios en documentos oficiales
Si se requieren páginas adicionales para documentos oficiales, los números de página deben colocarse en el lado izquierdo del formulario en papel A4 horizontal. El número de página única debe ser. debe colocarse en la esquina inferior izquierda del formulario, y el número de página doble debe colocarse en la esquina inferior izquierda del formulario. En la esquina superior izquierda de la tabla, el encabezado de una sola página está en el lado reservado y el. El encabezado de doble página está en el lado recortado.
Si el documento debe adjuntarse con un formulario en papel A3 y la última página es un formulario en papel A3, el tercer y cuarto sobre (no se pueden emitir números de página) deben estar en blanco y el sobre A3. El formulario en papel debe pegarse en los tres sobres anteriores, en lugar de en la última página del documento (el cuarto sobre).
Formato específico de 11 documentos oficiales
11.1 Formato de carta
La distancia entre el borde superior del nombre de la autoridad emisora y el borde superior de la página es de 30 mm. Se recomienda utilizar una fuente Song estándar pequeña. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora. 4 mm debajo del nombre completo de la autoridad emisora es una línea Wuwen (gruesa en la parte superior y delgada en la parte inferior). En la página siguiente hay una línea Wuwen (delgada en la parte superior y gruesa en la parte inferior), ambas de 170 mm de largo. Hay 28 palabras en medio de cada línea. Los números de página no se muestran en la página de inicio. El nombre de la autoridad emisora y las líneas dobles están impresos en rojo. El número del documento se encuentra en el borde superior derecho del centro de versiones, 1 línea debajo de la línea de texto. La línea L vacía debajo del número de archivo indica el título del archivo. Si necesita determinar el nivel de confidencialidad o urgencia, puede colocarlo en el cuadro superior en el borde izquierdo del centro de la versión L de la línea Wuwen. La identificación de otros elementos entre dos líneas se explica en esta norma a partir del elemento correspondiente.
11.2 Formato de comando
La marca de comando consta del nombre de la agencia emisora más "pedido" o "pedido", y el tamaño de fuente lo determina la agencia emisora. El borde superior de la marca de pedido está a 20 mm del borde superior del centro del tablero, y hay 2 líneas en blanco en el borde inferior para el número de identificación de centrado; hay dos líneas de texto de identificación debajo del número de pedido; /p>
La línea en blanco 1 debajo del texto indica la firma del emisor. La línea en blanco 2 a la izquierda indica el cargo del emisor. Debe indicarse el nombre completo del emisor de una directiva u orden emitida conjuntamente. . Debajo de la firma del firmante, la línea 1 y la palabra 2 a la derecha indican la fecha de redacción. Otros elementos se interpretan a partir de elementos relevantes de esta norma.
11.3 Formato del acta de la reunión
El logotipo del acta de la reunión consta de “×××××××Acta de la reunión”. La posición del logo es la misma que en 8. L.4, el tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora. El acta de la reunión no fue sellada. Otros elementos se interpretan a partir de elementos relevantes de esta norma.
12 estilos
Los márgenes y el tamaño central del documento A4 se muestran en la Figura 1; el diseño de la primera página del documento oficial se muestra en la Figura 2; p>
El diseño de la primera página del documento oficial presentado se muestra en la Figura 3; el diseño de la última página del documento oficial se muestra en la Figura 4; p>El diseño de página 1 se muestra en la Figura 5; el diseño 2 de la última página del documento conjunto se muestra en la Figura 6.