Requisitos básicos para la redacción de documentos oficiales

El tema es el comandante y el programa del artículo, y es el núcleo del artículo. El tema proviene del material y el tema no puede ser lo primero. Debemos partir de la realidad y derivar el tema del material. Las principales formas de expresión de temas estilísticos prácticos son: ① Explicación directa; ② Concentración única (3) Método de servicio italiano; ⑤ Hacer buen uso de los títulos.

Los principales vínculos en la disposición de la estructura del artículo incluyen: elegir ángulos; establecer pistas; organizar los párrafos; diseñar el principio y el final y manejar las transiciones y el cuidado. La estructura del artículo debe ser rigurosa (rigurosa, minuciosa e impecable), natural (lógicamente rigurosa, abrirse y cerrarse libremente), completa (bien proporcionada y plena, redonda de principio a fin) y unificada (armoniosa de principio a fin). final, nunca contradictorio o autocontradictorio).

Los métodos de expresión comúnmente utilizados en este artículo incluyen narrativa, descripción, discusión y explicación. El método de discusión se puede dividir en: ①método de ejemplo; ②método de analogía; absurdo.

Requisitos básicos para el uso del lenguaje: adecuado, adecuado, preciso, fluido, conciso, vívido y potente.

2. Características y tipos de documentos oficiales

Los documentos oficiales, también conocidos como documentos oficiales, son registros de información con estilo estandarizado y efecto legal que se forman y utilizan directamente en actividades sociales. Sus diferencias específicas con respecto a los libros, información, materiales y otras cosas son: ① emitidos por autores legales; (2) que tienen efecto de cumplimiento legal; (3) que tienen una actitud estandarizada; (4) que cumplen con los procedimientos legales;

Según diferentes estándares, los documentos oficiales se pueden clasificar de la siguiente manera desde diferentes perspectivas:

(1) Según el campo de actividades oficiales, los documentos oficiales se pueden dividir en documentos oficiales generales y documentos oficiales especiales.

(2) Según el grado en que el contenido involucra secretos de estado, los documentos oficiales se pueden dividir en seis categorías: públicos, públicos nacionales, uso interno, secretos, confidenciales y ultrasecretos.

(3) Según la dirección de redacción, los documentos oficiales se pueden dividir en tres categorías: escritura ascendente, escritura descendente y escritura paralela.

(4) Según la naturaleza del contenido, los documentos oficiales se pueden dividir en normativos, orientación de liderazgo, publicidad, documentos y peticiones, consultas y certificación.

(5) Según los requisitos del plazo de procesamiento, los documentos oficiales se pueden dividir en tres categorías: documentos oficiales ordinarios, documentos oficiales urgentes y documentos oficiales urgentes especiales.

(6) Los documentos oficiales se pueden dividir en dos categorías: documentos recibidos y documentos emitidos según sus fuentes.

3. Documentos oficiales de uso común en el sistema gubernamental

(1) Documentos normativos

Reglamentos. Los reglamentos de diversos departamentos del Consejo de Estado y de los gobiernos populares locales no se denominarán "reglamentos" si se utilizan para establecer disposiciones integrales y sistemáticas sobre un determinado aspecto del trabajo administrativo.

Reglas. Solía ​​​​hacer algún trabajo administrativo en un área determinada.

Método. Se utiliza para hacer disposiciones más específicas sobre una tarea administrativa.

(2) Documentos de orientación de liderazgo

La orden se utiliza para emitir reglamentos y normas administrativas de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes; para anunciar importantes medidas administrativas obligatorias en materia de turismo para recompensar y castigar; personal; revocar decisiones inapropiadas de agencias de nivel inferior;

Decide. Se utiliza para hacer arreglos para asuntos importantes o acciones importantes.

Señales. Se utiliza para organizar el trabajo de agencias subordinadas y aclarar los principios rectores de las actividades laborales.

Responder. Se utiliza para responder a instrucciones de agencias subordinadas.

Atención. Se utiliza para revisar y aprobar documentos oficiales de agencias de nivel inferior, reenviar documentos oficiales de agencias de nivel superior y agencias que no están afiliadas entre sí y emitir regulaciones para que las agencias de nivel inferior manejen asuntos que deben conocerse conjuntamente; o implementado por las unidades pertinentes; nombramiento, destitución y utilización de cuadros;

Informar. Se utiliza para elogiar el progreso, criticar errores y transmitir espíritus o situaciones importantes.

(3) Documentos publicados

Anuncio. Se utiliza para anunciar asuntos importantes o legales en el país y en el extranjero.

Atención. Se utiliza para anunciar asuntos a los que se debe prestar atención o conocer dentro de un rango determinado.

(4) Carta de apelación

Acción. Se utiliza para asuntos presentados por los gobiernos populares de todos los niveles al congreso popular del mismo nivel o a su comité permanente para su deliberación de acuerdo con los procedimientos legales.

Pide instrucciones. Se utiliza para solicitar instrucciones y aprobación de los superiores.

Informe. Se utiliza para informar del trabajo a los superiores, reflejar situaciones, exponer opiniones o sugerencias y responder consultas de los superiores.

Informe de investigación. Se utiliza para reflejar los resultados de investigaciones e investigaciones y revelar la verdad y las leyes de las cosas.

(5) Documentos de negociación

Carta. Para consultar, responder, hacer y responder preguntas entre agencias no afiliadas, solicitar aprobación de las autoridades pertinentes, etc.

(6) Documentos de la reunión

Actas de la reunión. Se utiliza para grabar y comunicar reuniones y asuntos acordados.

4. Estilo de documento oficial general de las agencias del partido y del gobierno

(1) Documentos normativos

Disposiciones. Es utilizado por la organización central del partido para formular reglas y regulaciones para regular el trabajo y las actividades de las organizaciones del partido y el comportamiento de los miembros del partido.

Reglas. Un código de conducta vinculante que establece un alcance específico de trabajo y asuntos.

(2) Documentos de orientación de liderazgo

Resolución. Se utiliza para asuntos importantes de toma de decisiones discutidos y aprobados en la reunión.

Decide. Se utiliza para tomar decisiones y arreglos sobre asuntos importantes.

Señales. Se utiliza para asignar trabajo a agencias de nivel inferior y proponer principios y requisitos para realizar el trabajo.

Opinión. Proporcionar opiniones y soluciones a temas importantes.

Atención. Se utiliza para emitir regulaciones internas del partido, nombrar y destituir cuadros, transmitir instrucciones de superiores, remitir documentos oficiales de órganos de nivel superior y no inferior, aprobar documentos oficiales de órganos de nivel inferior y emitir asuntos que necesiten ser manejados por órganos de nivel inferior en colaboración con las unidades pertinentes.

Informar. Se utiliza para elogiar el progreso, criticar errores, transmitir un espíritu importante e intercambiar información importante.

Responder. Se utiliza para responder a solicitudes de agencias de nivel inferior.

(3) Documentos publicados

Anuncio. Se utiliza para anunciar públicamente decisiones o eventos importantes.

(4) Documentos de solicitud

Informe. Se utiliza para informar trabajos a autoridades superiores, reflejar situaciones, hacer sugerencias y responder consultas de autoridades superiores.

Pide instrucciones. Se utiliza para solicitar instrucciones y aprobación de los superiores.

(5) Trabajo de negociación

Carta. Se utiliza para consultas entre agencias, hacer y responder preguntas y solicitar aprobación de autoridades competentes relevantes sin afiliación.

(6) Documentos de la reunión

Actas de la reunión. Se utiliza para registrar el espíritu principal y los puntos acordados de la reunión.

5. Sentido común sobre la estructura de los estilos de documentos oficiales

Los atributos especiales que distinguen el estilo aplicado de otros estilos incluyen la aplicabilidad directa, la autenticidad general y la estandarización de la estructura y el formato.

Los documentos oficiales son documentos prácticos especiales. Lo que los distingue de los documentos prácticos generales es que están obligados a utilizar la forma vernácula y utilizar tres expresiones básicas: discusión, explicación y narración.

Los componentes básicos de un documento oficial son: título, texto, autor, fecha, sello o firma y materia.

Otros componentes del documento oficial incluyen prefijo, número de documento, emisor, nivel de confidencialidad, urgencia, principal agencia remitente, anexos y sus marcas, agencia copiadora, notas e instrucciones de emisión.

Un sello o firma es un signo que acredita la legalidad, autenticidad y validez de un documento oficial.

6. Normas oficiales de formato de documentos

Nivel de confidencialidad: Después de las etiquetas que indican "alto secreto", "confidencial" y "secreto", agregue "★", y agregue una fecha límite si necesario (si se mantiene confidencial durante ★5 años), utilice negrita 3 o 4.

Nivel de urgencia: "Urgente" o "Urgente", el tamaño de fuente y el tamaño de fuente son los mismos que el nivel de confidencialidad en la siguiente línea.

Número de documento: debajo del prefijo, en el centro; si hay firmante, a la izquierda, en fila. El número 3 o 4 imita la letra.

Emisor: Deje un espacio a la derecha del número del documento, y el tamaño de fuente será el mismo que el número del documento.

Título: el título consta de hechos, motivos y lenguaje (se puede guardar), y el número de palabras generalmente no excede las 50 palabras, excepto el título de leyes y reglamentos, no se requiere título; ; la forma específica es hasta los hombros, trapezoidal, trapezoide invertido, división numérica. Los documentos formales que hayan sido discutidos y aprobados en la reunión deben llevar título, es decir, colocarse entre paréntesis.

Adjuntos: Los adjuntos deben estar marcados con título, número de piezas y número de copias. Los números de los archivos adjuntos se eliminan después de la fecha debajo del texto.

Nota: Organice los comentarios debajo de la fecha, use 4 o 4, imitando la dinastía Song.

7. Manuscritos de documentos oficiales

(1) Borrador. No tiene el efecto de un documento formal y a menudo se marca como borrador de discusión, borrador de solicitud, borrador, primer borrador, segundo borrador, tercer borrador, etc.

(2) Borrador final. Tener la validez de un documento oficial es la base estándar para emitir vales originales. Existen señales legales y válidas (distribución, etc.).

③Texto original. Un original es un estándar en un formato formal y lleva un sello o firma que indica autenticidad, autoridad y validez.

(4)Versión de prueba. Durante el período de prueba, tiene los efectos jurídicos de un documento formal.

(5) Versión temporal.

Tiene el efecto jurídico de un documento oficial dentro de un período temporal determinado.

(6) Copiar. El original (impreso al mismo tiempo que el original) no difiere en apariencia del original y tiene el mismo efecto legal. Las copias (como transcripciones y copias) que son copias de documentos oficiales no tienen el efecto legal de documentos oficiales; y debe estar marcado con la palabra "copiar".

(7)Modificación. Puede marcar "(Edición revisada)" al final del título, o puede hacer un título debajo del título e indicar "Año y mes de revisión" entre paréntesis.

8. Requisitos básicos para la redacción de documentos oficiales

Ajustarse a las normas, ser realista, coherente, conciso, riguroso, preciso, estandarizado, completo, claro y duradero.

9. Reglas de escritura

Situaciones en las que se puede utilizar la escritura de salto de nivel: primero, debido a la urgencia especial, si se envía paso a paso, retrasará la oportunidad y causará grandes pérdidas. segundo, es necesario someterse al comité directo muchas veces el problema no se puede resolver por mucho tiempo después de pedir instrucciones al superior tercero, hay asuntos específicos asignados y designados por el superior para ser reportados directamente más allá del superior; nivel; cuarto, hay asuntos específicos que no involucran el alcance de la autoridad de la agencia superpuesta que deben ser investigados, respondidos o contactados directamente; quinto, es necesario informar y acusar a la autoridad directamente superior;

Las agencias administrativas no pueden emitir directamente documentos oficiales obligatorios a las organizaciones del partido, ni pueden informar directamente sobre el trabajo o solicitar instrucciones o aprobación a las organizaciones del partido en nombre de las agencias administrativas.

10. El uso del lenguaje en la redacción de documentos oficiales

Las características del lenguaje oficial del documento: solemne, exacto, conciso, conciso, riguroso y estandarizado.

Cuando se requiere un número de año histórico en un documento oficial, se debe marcar primero el año del calendario gregoriano y luego entre paréntesis el número del año histórico, como por ejemplo 1912 (el primer año de la República de China).

Al expresar cantidades, use múltiplos o fracciones para indicar un aumento, y solo use fracciones para indicar una disminución.

11. Redacción en varios idiomas

(1) Documentos normativos. Los documentos oficiales normativos generalmente incluyen el título del documento, la fecha de publicación o aprobación, el título del capítulo y el texto principal; el título de un documento oficial normativo consta de dos partes: la causa (problema) y el propósito del comienzo del texto principal; es estandarizar el contenido central y el "programa" rector del documento oficial.

(2) Toma de decisiones. El título consta de la autoridad que lo expide, la materia y el idioma.

(3) Resolución. No hay mucha diferencia en su naturaleza, función y decisión. Su característica es que debe ser discutido y aprobado en reunión.

(4)Notificación. El título consta de la autoridad que lo expide, la materia y el idioma.

(5)Notificación. El título consta de la autoridad emisora, el objeto del elogio o crítica, la naturaleza del hecho (situación) y el lenguaje (notificación).

(6)Responder. El título indica la autoridad emisora, el motivo y el idioma. Si es necesario, también se puede expresar en el título la actitud de "acuerdo" y "aprobación".

(7)Notificación. El título consta de la autoridad emisora, el motivo y el idioma. En ocasiones se puede omitir el motivo o solo se puede marcar el idioma.

(8) Solicitar instrucciones. El título consta del nombre de la autoridad emisora, la materia y el idioma.

(9) Carta. Según el grado de formalidad y solemnidad, las cartas se pueden dividir en cartas formales y cartas informales, según sean proactivas o no, las cartas se pueden dividir en cartas de envío y cartas de respuesta; La carta oficial es formal, correcta y abarca cuestiones relativamente importantes; es un memorando relativamente flexible (se omite el título, el número del documento, etc.) y abarca cuestiones generales específicas;

12. Principios básicos de la tramitación de documentos

(1) Principios jurídicos. Se refiere a la legalización e institucionalización de métodos, procedimientos y códigos de conducta de manejo. (2) El principio de buscar la verdad a partir de los hechos; (3) El principio de técnica integral; (4) El principio de oportunidad; (5) El principio de centralización y unificación; y gobierno; (7) El principio de confidencialidad; (8) El principio de simplificación

13 Procedimientos generales para la tramitación de la recaudación

(1) Recepción y desvío de documentos oficiales

Firmar recibo. Se refiere a los documentos oficiales recibidos después de completar los procedimientos requeridos de confirmación, inventario, verificación, inspección y aprobación. Los formularios de registro se dividen en tipo fino, tipo tarjeta y tipo único.

Registro de correo extranjero. Después de recibir el recibo, el personal de envío y recepción debe realizar un breve registro del recibo.

Abrir el precinto. Una vez completado el registro de los documentos externos, deben entregarse al personal interno de envío y recepción, y pueden abrirse uniformemente o enviarse a los líderes pertinentes para que los abran personalmente.

Registro de documentos recibidos. El personal interno y externo debe mantener registros detallados de los recibos.

Oficina independiente. El personal relevante distribuirá los documentos oficiales a los líderes relevantes y al personal del departamento correspondiente para su lectura y procesamiento.

Los administradores de documentos de extractos preparan resúmenes, extractos, resúmenes y recopilan datos relevantes para que algunos documentos importantes se procesen.

(2) Procesamiento de recibos

Propuesto. El jefe de departamento o miembros específicos del personal relevante brindan opiniones sobre la eliminación para que los líderes relevantes las revisen y tomen decisiones.

Aprobarlo. El líder de la agencia o el jefe del departamento brinda opiniones sobre cómo manejar el asunto.

Compromiso. El personal relevante debe manejar específicamente los asuntos y cuestiones a los que se refiere el documento oficial en función de sus opiniones.

Atención. El responsable deberá visar la carta oficial de compromiso como referencia.

(3) Organizar las investigaciones de circulación y recordatorio.

Organizar la circulación. Permitir la circulación efectiva de documentos oficiales entre los empleados.

Urgencia. Supervisar e inspeccionar la ejecución del proceso de manejo de documentos por parte de la agencia de gestión de procesamiento de documentos o empresa funeraria.

Míralo. Coordinar la verificación de la implementación real de documentos oficiales importantes por parte de la agencia de gestión de procesamiento de documentos oficiales u otras agencias especializadas.

(4) Tramitación de documentos oficiales cumplimentados

Incluyendo: marcado y archivo, reembolso, almacenamiento temporal y destrucción.

14. Procedimientos y métodos de posprocesamiento

(1) Formación del manuscrito

Borrador. Redactar documentos oficiales y manuscritos.

Consulta. Cuando el contenido del documento oficial involucre deberes y facultades de otros organismos o departamentos relevantes del mismo nivel, se requiere su consentimiento y asistencia independientemente de si está involucrado o no.

Consulta el borrador. El manuscrito será revisado en su totalidad por una persona dedicada antes de enviarlo a los líderes relevantes para su firma o aprobación en la reunión.

Pregunta. Se refiere a la anotación de la revisión final del manuscrito por parte del líder de la agencia o el jefe del departamento con autoridad especial, y luego finaliza oficialmente el manuscrito. Según la identidad, estatus y procedimientos de trabajo del emisor, la emisión se puede dividir en firma oficial, firma de agencia, firma de verificación y contrafirma.

(2) Elaboración de documentos oficiales

Registro y envío. Una vez formado el borrador final, se anotan y escriben las actividades requeridas para la emisión para que las opiniones de emisión sean más específicas y técnicas.

Imprimir. Preparar documentos oficiales para envío externo.

Sello o firmado. Selle el sello oficial del organismo emisor en el documento oficial impreso o solicite al líder correspondiente que lo firme.

(3) Entrega externa de documentos oficiales

Embalaje. Organizar y empaquetar documentos según lo especificado.

Enviar el documento reempaquetado al destinatario de forma adecuada.

(4) Procesamiento de documentos oficiales cumplimentados

Incluyendo marcado, archivo, almacenamiento temporal y destrucción.

15. Métodos y alcance de la destrucción de documentos

Los principales métodos de destrucción incluyen: incineración, repulping, trituración, limpieza y desmagnetización (discos, tambores, cintas).

Para destruir documentos oficiales de diversas maneras, se deben seguir los siguientes procedimientos: el departamento de documentos organiza una evaluación de los documentos oficiales después de confirmar que deben ser destruidos, deben verificarlos y registrarlos uno por uno; ; presentarlos a los líderes pertinentes de la agencia o la agencia superior para su aprobación, después de su aprobación, destruirlos. Ningún individuo podrá destruir documentos oficiales sin permiso.