Proceso básico para hacer negocios
1. Consulta del cliente: generalmente, antes de que el cliente realice un pedido, se realizará una Consulta de pedido relevante al departamento comercial para comprender algunos detalles.
2． Cotización: El departamento comercial responde a las consultas de los clientes de manera oportuna y determina el nombre del producto, modelo, fabricante, cantidad, fecha de entrega, método de pago, especificaciones de empaque y tipo de gabinete, etc. Performa Invoice realiza una cotización formal al cliente.
3. Obtenga el pedido: después de la negociación, reciba la orden de compra formal del cliente.
4. Realizar el pedido de producción: después de recibir la confirmación del pedido del cliente, realice un pedido a la fábrica y organice el plan de producción.
5. Aprobación comercial: después de recibir el pedido, el departamento comercial primero elaborará un formulario de aprobación comercial. Complete el "Formulario de revisión del contrato de exportación" con sinceridad y enumere todos los gastos esperados tanto como sea posible. Para la aprobación del contrato se deberá adjuntar un fax del pedido del cliente y el contrato de compra con fábrica. El formulario de auditoría debe ser firmado por el vendedor, aprobado por el gerente del departamento y luego enviado al departamento de administración para su revisión antes de la ejecución. Si el monto es grande, o existen condiciones como anticipo y comisión, debe ser aprobado por el gerente general de la empresa. Una vez aprobado el contrato, se realiza una orden de venta y se entrega al supervisor del departamento para su seguimiento.
6. Emitir un aviso de producción: Después de determinar la fecha de entrega, el departamento comercial puede emitir un aviso de producción y notificar a la fábrica para que produzca a tiempo si se cumplen las siguientes condiciones: 6.1: Si es un cliente que paga la L/C, la L/C generalmente se confirma un mes antes de recibir la fecha de entrega. Después de recibir la carta de crédito, el vendedor y el encargado de documentos deben revisar la carta de crédito por separado para verificar si hay algún error, si se puede garantizar la fecha de entrega y. Otros posibles problemas. Si hay algún problema, el cliente debe pedirle inmediatamente que cambie el certificado. 6.2: Si es un cliente que paga por T/T, confirme que se haya recibido el depósito. 6.3: Si es un cliente de crédito o cobra divisas a través del banco D/A, etc., el administrador debe confirmarlo.
7． Inspección 7.1: Una semana antes de la fecha de entrega se deberá avisar al inspector de la empresa para que inspeccione la mercancía. 7.2: Si el cliente desea inspeccionar la mercancía por sí mismo o por el personal de inspección designado, deberá concertar una cita con el cliente para inspeccionar la mercancía una semana antes de la fecha de entrega e informar al departamento de planificación de la fecha de inspección. 7.3: Si el cliente especifica una empresa de inspección externa o una empresa justa para inspeccionar la mercancía, debe comunicarse con la empresa de inspección dos semanas antes de la fecha de entrega para programar una cita para el tiempo de inspección y asegurarse de que el tiempo se programe antes de la fecha de entrega. fecha de entrega. Después de la confirmación, se notificará a la fábrica el tiempo de inspección.
8. Preparar documentos básicos. Información de embalaje proporcionada por la fábrica, producción de contratos de exportación, facturas comerciales de exportación, listas de embalaje y otros documentos (deben ser producidos por el comercializador comercial y entregados al encargado de documentos).
9． Inspección de productos básicos: si se trata de un producto sujeto a inspección de productos básicos legal nacional, los requisitos de inspección de productos básicos deben indicarse al realizar un pedido a la fábrica y se debe proporcionar el contrato de exportación, la factura y otra información requerida para la inspección de productos básicos. Además, se debe informar a la fábrica sobre el futuro puerto de exportación del producto para que pueda realizar la inspección del producto. El vale/comprobante de reemplazo del certificado de inspección de productos básicos debe obtenerse una semana antes del envío.
(El siguiente es el proceso de envío)
10. Fletamento de un buque y reserva de almacén: 10.1. Si el contrato firmado con el cliente es en términos FOB CHINA, normalmente el cliente designará una agencia de transporte o empresa naviera. Debe comunicarse con el transportista lo antes posible para informar su intención de envío, comprender el puerto de exportación que se organizará, el cronograma de envío, etc., y confirmar si la entrega de la fábrica puede ser al menos una semana antes que el cronograma de envío, y si El programa de envío puede cumplir con los requisitos del cliente. Se debe enviar un aviso de pedido de almacén por escrito (ING ORDER) a la empresa de transporte dos semanas antes de la fecha de entrega, y el documento de reserva de almacén normalmente se puede obtener una semana antes de zarpar. 10.2. Si el vendedor paga el flete, deberá consultar a la empresa de transporte o naviera lo antes posible sobre la fecha de envío, tarifa del flete, puerto de salida, etc. Después de la comparación, seleccione una compañía naviera con precio favorable, buena reputación y fecha de salida adecuada, e informe al vendedor para que informe al huésped. Si el huésped no está de acuerdo, se deberá seleccionar otra empresa de envío que esté aprobada por el huésped. Determinar la posición por escrito dos semanas antes de zarpar, el procedimiento es el mismo que el anterior. 10.3. Si las mercancías no son suficientes para un contenedor pequeño y deben transportarse a granel, reserve espacio de almacenamiento de carga a granel a la empresa de transporte. Cuando obtiene el documento de almacenamiento, también necesita conocer la hora límite de aduanas, los requisitos de declaración de aduanas para el almacenamiento, etc. 10.4. Al reservar un almacén con una empresa de transporte, asegúrese de enviar por fax el documento escrito de reserva del almacén, indicando la fecha de envío programada, el tipo y cantidad del contenedor, el puerto de destino, etc., para evitar errores.
11． Organizar el remolque: 11.1. Una vez preparadas e inspeccionadas las mercancías, se confía a una empresa de remolque la recogida y carga de los contenedores. Las empresas de remolque deben elegir empresas seguras, confiables y con precios razonables para firmar acuerdos de cooperación a largo plazo para garantizar la seguridad y la puntualidad. Envíe por fax la siguiente información a la empresa de remolque: confirmación de la reserva del almacén/documento de liberación del contenedor, empresa de transporte, número de reserva del almacén, carta de autorización de remolque del contenedor, indicando el tiempo de carga, el tipo y la cantidad del contenedor, la dirección de carga, el agente de aduanas y el puerto de envío, etc. Si hay una empresa de inspección inspeccionando el contenedor, haga una declaración especial y no llegue tarde. Y exigir que se envíe una copia de la información del gabinete, indicando el número del gabinete, el número de placa, el número de conductor y de contacto, etc. 11.2. Envíe por fax una copia de la información de carga a la fábrica, indicando el tiempo de carga del gabinete, el tipo de gabinete, el número de reserva, el número de pedido, el número de placa y el número de contacto del conductor. 11.3． Se requiere que la fábrica envíe por fax un aviso de carga al departamento comercial tan pronto como sea posible después de que el contenedor salga de la fábrica, indicando la hora a la que el contenedor salió de la fábrica, la cantidad de carga real, etc., y registrando el número de embalaje y el número de sello como la información del conocimiento de embarque. Se requiere que la fábrica recuerde sellarlo después de cargarlo en el gabinete.
12. Declaración de aduanas encomendada: mientras arrastra el contenedor, envíe la información requerida para la declaración de aduanas al agente de aduanas cooperativo, encomiende la declaración de aduanas de exportación y realice la inspección de productos, el despacho de aduanas y las órdenes de cambio. Por lo general, se permiten dos días para el despacho de aduana (antes de que se corte el barco). Al confiar la declaración de aduana, se debe proporcionar información de carga del contenedor, incluida la mercancía y la cantidad, el puerto, la compañía naviera, el número de almacén, el número de contenedor, la hora de apertura y cierre del barco, la empresa de remolque, el tipo y cantidad del contenedor y las personas de contacto de nuestra empresa. llamadas telefónicas, etc.
13. Obtener los documentos de envío: 13.1. La información complementaria del conocimiento de embarque debe enviarse por fax a la compañía naviera o al agente de carga dentro de los dos días posteriores al zarpe. El reabastecimiento de materiales debe realizarse de acuerdo con los requisitos de la carta de crédito o del cliente, y se debe proporcionar la cantidad correcta de mercancías, así como algunos requisitos especiales, incluido el requisito de que la compañía naviera emita un certificado de envío junto con el guía de carga. 13.2. Instar a las compañías navieras a que emitan muestras de conocimientos de embarque y facturas de flete lo antes posible. Después de comprobar cuidadosamente que la muestra es correcta, confirme el contenido del conocimiento de embarque por escrito a la empresa de transporte. Si el conocimiento de embarque requiere confirmación por parte del cliente, primero debe enviar por fax la muestra del conocimiento de embarque al cliente y luego solicitar a la compañía de transporte que emita la copia original después de la confirmación. 13.3. Pague el flete y los cargos varios de manera oportuna. Después del pago, notifique a la compañía naviera para obtener el conocimiento de embarque y otros documentos de transporte de manera oportuna. Se debe registrar el pago del flete.
14. Preparación de otros documentos 14.1. Factura comercial: Entre los documentos requeridos por la L/C, la factura comercial es la más estricta. La fecha de la factura deberá determinarse después de la fecha de emisión y antes de la fecha de entrega. La descripción de los bienes en la factura debe ser exactamente la misma que la de la carta de crédito, y los montos tanto en letras minúsculas como en mayúsculas deben ser correctos. Los términos de la factura deben mostrarse en la carta de crédito y la marca de envío debe mostrarse. Si la factura debe ser certificada por la embajada de la otra parte, generalmente debe hacerse con 20 días de anticipación. 14.2. Certificado de origen FORMA: El Certificado de origen FORMA debe solicitarse en la Oficina de Inspección y Cuarentena antes del envío. Cabe señalar que la fecha de envío debe ser anterior a la fecha de entrega y de salida de la carta de crédito, y posterior a la fecha de factura. Si no se puede hacer antes del envío, se emitirá un certificado después del proceso y se deberán proporcionar documentos como formulario de declaración de aduana, conocimiento de embarque, etc. Para las mercancías transbordadas a través de Hong Kong, el certificado FORMULARIO A normalmente debe ser firmado por la China Commodity Inspection Company en Hong Kong para demostrar que las mercancías no han sido reprocesadas en Hong Kong. 14.3. Certificado de origen general: el certificado de origen general se puede solicitar en el Consejo de China para la Promoción del Comercio Internacional y los requisitos son menores. Los reemplazos se pueden realizar poco después del envío. Si el certificado de origen necesita ser firmado por la embajada, se debe hacer con 20 días de anticipación al igual que la factura. 14.4. Notificación de envío: generalmente es necesario notificar a los clientes los detalles del envío unos días después de la salida, incluido el nombre del barco, el número de vuelo, la fecha de salida, la fecha prevista de llegada, los bienes y la cantidad, la cantidad, la cantidad de paquetes y las marcas de envío. Agente portuario de destino, etc. A veces, la carta de crédito requiere prueba de entrega, como informe de fax, recibo de carta, etc. Preste atención para procesarla dentro del tiempo solicitado por el cliente. 14.5. Lista de embalaje: La lista de embalaje debe indicar claramente cómo se embalan los productos. Es necesario mostrar la cantidad en cada caja, el peso bruto, el peso neto y el tamaño exterior de cada caja. El volumen total calculado en base a las dimensiones de la caja exterior debe coincidir con el volumen total indicado. La marca y el número de casilla deben mostrarse para que los clientes puedan encontrarlos fácilmente. El peso y volumen de la lista de embalaje deben coincidir con el conocimiento de embarque.
15. Entrega de documentos: 15.1. Si se utiliza carta de crédito para cobrar divisas, todos los documentos deben prepararse dentro del tiempo especificado para su presentación y los documentos deben revisarse estrictamente para garantizar que no haya errores antes de enviarlos al banco para su negociación. 15.2． Si se utiliza T/T para cobrar divisas, el conocimiento de embarque se enviará por fax al cliente para su pago inmediatamente después de obtenerlo. Una vez confirmado el saldo, se enviará el conocimiento de embarque original y otros documentos a. el cliente. 15.3. Si se cobra T/T, se requiere el pago completo antes de que se pueda fabricar el gabinete, y el gabinete debe trasladarse después de recibir el pago. Después de recibir el conocimiento de embarque, puede enviar inmediatamente el conocimiento de embarque original al cliente.
16. Registro de empresas: cada empresa de exportación debe registrarse lo antes posible después de su finalización, incluido el registro por computadora y el registro por escrito, para facilitar futuras consultas, estadísticas, etc.
17． Archivo de documentos: se debe conservar un conjunto completo de todos los documentos, carta de crédito y documentos de negociación para referencia futura.
18． Los empleados de documentos generalmente deben prestar atención a recopilar cambios en las tarifas de flete, fechas de envío, rutas y otra información para ayudar con las cotizaciones de los vendedores.