Aplicación del sistema Oa para la gestión de documentos oficiales
La solución de gestión de documentos oficiales del sistema OA es la siguiente:
El sistema de gestión de documentos oficiales Panwei OA cumple con el "Estándar de documentos oficiales electrónicos para agencias gubernamentales y del partido GB/T 33476- 33483" y está equipado con tecnología de oficina móvil basada en procesos. A lo largo del proceso de gestión de documentos oficiales, con la combinación de aplicaciones ricas, no solo conserva los hábitos tradicionales de procesamiento de documentos oficiales sino que también mejora la eficiencia de la circulación de documentos oficiales y promueve aún más la integración de "Internet + servicios gubernamentales".
1. Aspectos destacados de la implementación del Plan de Gestión de Documentos Oficiales de Pan-Micro OA
1. Electrónica de documentos oficiales, recepción, distribución e intercambio eficiente
Las empresas estatales y las agencias gubernamentales y del partido realizan operaciones diarias. Debemos girar en torno a los "documentos oficiales". Los estrictos requisitos de formato, los complejos procedimientos de aprobación y la dependencia de la gestión tradicional en papel desde la redacción hasta la emisión requieren mucha mano de obra y tiempo simplemente para sellar uno por uno y buscar la aprobación de los líderes.
No sólo no se puede garantizar la eficiencia, sino que también afectará el horario de trabajo del líder y la información puede filtrarse fácilmente. Cuando se trata de documentos entre organizaciones y entre líneas, sólo podemos confiar en la transmisión "manual". No se puede controlar todo el proceso de circulación y no se puede garantizar la eficacia.
(Proceso de gestión electrónica de documentos oficiales de Pan-micro)
Pan-micro OA toma como línea principal los documentos oficiales bajo una configuración de proceso flexible, combinado con otras aplicaciones características, el formato de escritura. y la ruta de circulación están unificadas, y varios Un estado de coordinación y cooperación para garantizar el flujo fluido de las órdenes gubernamentales.
Gestión documental integrada
Formato completo de documento oficial estandarizado a nivel nacional, con su correspondiente proceso de aprobación a través del sistema OA.
Al redactar, tanto la plantilla de texto principal como la plantilla roja se pueden llamar automáticamente en el sistema, y el formato del documento se estandariza y unifica.
(Seleccione el tipo de documento oficial—capture la información de las unidades emisoras y receptoras)
Durante el proceso de llenado del formulario, el sistema captura automáticamente la información de las unidades emisoras y receptoras. unidades receptoras, y la información se bloquea rápidamente sin necesidad de buscar ni escribir a mano.
Circulación flexible: Utilice OA para agregar libremente procesos según las necesidades de circulación de documentos oficiales. Para los documentos oficiales que deben circular de manera flexible, el centro de procesamiento de documentos puede agregar libremente aprobadores del siguiente paso y seleccionarlos según sea necesario, lo cual es altamente adaptable.
Gestión inteligente de la recopilación de documentos
El sistema OA está equipado con recordatorios inteligentes de la recopilación de documentos. Los documentos oficiales serán notificados tan pronto como lleguen, para que puedas consultarlos a tiempo sin perderlos. Cada usuario tiene su propio archivo móvil.
Además, la integración multisistema no solo unifica los canales de recolección, sino que también enriquece los métodos de recolección externos. Puede recibir documentos por correo electrónico, escanearlos o intercambiarlos. Todos los documentos oficiales recibidos son registrados y generados automáticamente por el sistema y se incluyen en los archivos para facilitar su seguimiento y búsqueda.
Procesar en cualquier momento: después de recibir el documento, las opiniones de aprobación de cada nodo se registran claramente. Puede emitir rápidamente documentos oficiales según sea necesario y transferir tareas con un solo clic, como convocar reuniones, organizar tareas, etc., y cada sección coopera con usted para implementarla fácilmente.
(Asociar el proceso de transferencia, completar el formulario de transferencia)
El intercambio de documentos oficiales es seguro y rápido
Existen documentos detallados para el intercambio de Documentos oficiales entre diferentes unidades y diferentes organizaciones. Enviar y recibir registros. Si la otra parte firma para recibir y el progreso del procesamiento se puede monitorear en tiempo real en el sistema. Quién lo ha modificado y dónde se ha modificado se puede registrar en detalle en el sistema.
(Registro oficial de estado de intercambio de documentos)
Si hay un error o falla en el envío, puedes simplemente cancelarlo y reenviarlo. Es fácil de usar y todo el proceso es transparente. supervisado.
Seguimiento de todo el proceso, dejando rastros de modificaciones
Establecer un portal para formar una ventana de inspección de la información de los documentos oficiales. Quién creó el documento oficial, quién lo verificó, cuáles fueron las opiniones de aprobación, información de modificación, etc. se registran claramente para una fácil verificación en cualquier momento.
El progreso de la circulación de documentos oficiales se puede monitorear a través del proceso en cualquier nodo, se le puede informar a tiempo y puede ser supervisado y supervisado de manera oportuna.
(Inspección de información de documentos oficiales)
Resumen: Gestión electrónica completa de documentos oficiales, redacción rápida, aprobación eficiente, seguimiento de todo el proceso, reglas sólidas, procedimientos estandarizados, implementación de responsabilidades, y una supervisión reforzada.
2. Múltiples combinaciones de funciones especiales, innovadoras y fáciles de usar
El uso del sistema de gestión de documentos oficiales pan-micro se basa en la conveniencia para mejorar la eficiencia de transmisión de documentos oficiales de los usuarios. La introducción continua de complementos especiales para enriquecer funciones, ayudar en la gestión de documentos y mejorar la experiencia del usuario. La eficiencia y la facilidad de uso son las claves para que OA ingrese a cada vez más organizaciones.
Plantillas rojas
La aprobación y emisión de documentos oficiales selecciona automáticamente las plantillas rojas, y la aplicación con un solo clic genera archivos de encabezado rojos, que son fáciles de usar y tienen estilos estandarizados.
Firma electrónica
No es necesario sellar uno a uno al emitir documentos rojos.
Llame directamente al sistema de firma, seleccione según los permisos y se sellará automáticamente, será una administración unificada y fácil de usar.
(Firma electrónica)
Código QR del documento oficial
Los documentos públicos pueden generar códigos QR con un clic para facilitar la circulación. Simplemente escanee el código QR en el documento para registrar información básica, como el nombre del documento, el número, el creador, el contenido del documento y otra información, que se puede ingresar de manera inteligente sin necesidad de copias escaneadas.
Firmas manuscritas, lecturas circulares y retención de escritura
Acostumbrado al hábito tradicional de escribir firmas y comentarios en documentos oficiales en cualquier momento, Panwei OA puede escribir a mano, circular y leer, y marcar en cualquier momento a través de dispositivos móviles. Capaz de retener la escritura a mano y mantener el hábito del liderazgo de firmar y aprobar.
(Firma manuscrita del documento oficial)
Proceso de supervisión del asistente de documentos oficial
Diferentes instituciones y diferentes departamentos pueden establecer un asistente de documentos oficial, que puede supervisar en cualquier tiempo dentro del alcance de la autoridad La circulación de documentos oficiales puede mejorar la eficiencia de la circulación de documentos oficiales y la eficiencia de la circulación.
Resumen informativo de documentos oficiales
Según los hábitos tradicionales de revisión de documentos oficiales, se utiliza un formulario para resumir toda la información relevante en la circulación de documentos oficiales. Como redactores, opiniones de aprobación, etc., los resultados de la aprobación en todos los niveles son claros de un vistazo y se pueden navegar fácilmente.
Informe de documentos oficiales
Estadísticas sobre el número de documentos oficiales emitidos desde diferentes ángulos, qué tipo de documentos oficiales se utilizan más, qué unidades tienen intercambios frecuentes de documentos oficiales y cuántos documentos oficiales Los documentos deben procesarse, a través de gráficos claros puede comprender la tendencia.
(Informe de documento oficial)
Resumen: Las pequeñas funciones destacadas ayudan a las operaciones de documentos oficiales, satisfacen plenamente las necesidades de procesamiento de documentos oficiales y se adaptan a los hábitos de procesamiento de documentos oficiales.
3. Los documentos oficiales se trasladan y procesan, y pueden revisarse y aprobarse en cualquier momento
Los documentos oficiales tienen prisa por ser revisados y aprobados, pero el líder no está. En la unidad, los documentos importantes no están marcados y lleva mucho tiempo transmitir la información en su lugar. Pasar mucho tiempo buscando líderes retrasará la puntualidad de la información.
El sistema Panwei OA sincroniza la gestión de documentos con dispositivos móviles a través de un motor de modelado móvil. Los teléfonos móviles y las tabletas se pueden transformar en maletines móviles y se pueden procesar en cualquier momento y lugar.
Conozca la información del documento oficial para realizarla de manera oportuna. Puede verificar, firmar y aprobar, y marcar con un círculo la información clave usando su teléfono móvil, para no perderse información importante.
Resumen: Combinando la oficina móvil y la gestión de documentos oficiales, el teléfono móvil es el archivo, y los documentos oficiales importantes se pueden procesar en cualquier momento y en cualquier lugar, de forma inteligente y sin demoras.
2. El valor de implementación específico del plan pan-micro de gestión de documentos oficiales
Con el avance de los asuntos del gobierno electrónico, los métodos inteligentes de gestión de documentos oficiales se han convertido en un medio importante para el gobierno y unidades empresariales para gestionar los asuntos de documentos oficiales.
Paperless: El potente sistema de gestión documental oficial optimiza y estandariza el proceso documental oficial y proporciona control sin papel durante todo el proceso.
Multifuncional: la función de modelado se amplía y aplica continuamente para satisfacer las necesidades de diversos procesamientos de documentos oficiales. Es flexible y se puede combinar.
Sin límites: los límites entre unidades, departamentos y líneas están completamente conectados con un sistema y un teléfono móvil para el procesamiento colaborativo.